Modelo de reuniões a dois

Para atuar como um excelente gestor, você precisa promover uma cultura de confiança na sua equipe. Isso requer que os membros se sintam à vontade para se expressarem e compartilharem a sua opinião, o que só é possível com um espaço seguro que incentive conversas desse tipo. A melhor forma de fazer isso é conduzindo reuniões a dois.

O que é uma reunião a dois ou em dupla?

Trata-se de uma reunião particular entre dois membros de equipe, comumente um gestor e o seu subordinado direto. Nela, o funcionário pode contar as novidades em relação ao status do projeto, repassar as metas profissionais e compartilhar feedback ou perguntas. 

Marque reuniões a dois recorrentes com cada um dos seus subordinados diretos ou com quem está sob a sua tutela para recapitular o que aconteceu na última semana e o que está programado para a semana seguinte. De preferência, procure agendar estas reuniões semanalmente ou quinzenalmente, para que os seus funcionários saibam que contam com um espaço dedicado no seu calendário. 

Você passa tanto tempo buscando talentos, que vale a pena ajudá-los a crescer e a se tornarem a melhor versão de si mesmos.”

O que é um modelo de reunião a dois?

As reuniões a dois são cruciais, mas, sem estrutura e pauta claras, podem por vezes parecer desprovidas de sentido. Para que você e o seu subordinado direto aproveitem ao máximo o tempo juntos, você precisa de um espaço onde possa compartilhar as pautas de reunião e registrar as ações a realizar. 

É aí que entra o modelo de reunião a dois, que facilita o trabalho de configurar e acompanhar o que você e o seu funcionário querem discutir no dia em questão, dar seguimento aos passos futuros que forem identificados e acompanhar o desenvolvimento de longo prazo na carreira e as metas profissionais do funcionário. Depois, você pode replicar o modelo para criar um espaço particular dedicado para cada subordinado direto.

Com um modelo de reunião a dois, é possível: 

• Monitorar as ações a realizar, os respectivos responsáveis e datas de conclusão.

• Monitorar as metas de longo prazo para a carreira.

• Dar e receber feedback assíncrono com os funcionários para ajudá-los a levar o trabalho adiante mais depressa.

• Proporcionar rapidamente aos novos funcionários um local de referência.

• Planejar os pontos de discussão da reunião antes de falar.

• Agilizar a colaboração, sobretudo para equipes remotas.

• Dar acompanhamento a perguntas levantadas na reunião.

Dicas para usar um projeto de reunião a dois

O seu modelo de reunião em dupla é apenas um ponto de partida. Depois de atualizá-lo para incluir as seções e categorias que deseja discutir, replique o modelo para cada subordinado direto. 

Você pode usar o seu projeto de reuniões a dois da seguinte forma: 

• Adicione tópicos ao longo da semana e incentive os seus funcionários a fazer o mesmo. Isso pode ajudar a definir de antemão a pauta da reunião a dois, para que não se esqueça de incluir nenhum tópico prioritário. 

• Durante a reunião, mantenha o projeto aberto para acompanhar e registrar quaisquer ações a realizar. Faça com que as suas reuniões semanais sejam atuáveis, importantes e benéficas para você e os seus subordinados diretos.

• Construa uma base de operações para consolidar as perguntas, metas e fluxos de trabalho dos seus subordinados diretos. O seu projeto a dois deve ser um espaço particular onde você e o seu funcionário possam colaborar.

• Compartilhe atualizações de status e impasses em tempo real e de forma assíncrona. Isso pode ajudar a acompanhar as iniciativas de funcionários sem recorrer a uma microgestão. Repasse o que os funcionários fizeram na última semana para ajudá-los a entender onde podem melhorar.

• Compartilhe feedback construtivo regularmente para evitar surpresas durante avaliações mais aprofundadas. Tenha certeza de que os seus funcionários recebam feedback suficiente (positivo ou construtivo), para que possam crescer e melhorar no cargo que ocupam.

• Utilize o seu projeto para monitorar metas de carreira de mais longo prazo. Isto não apenas serve para lembrar a você e ao seu subordinado direto quais são as metas de carreira, como também serve de fonte de consulta ao fazer avaliações de desempenho.

• Guarde informações de referência, documentos e metas em um só lugar. 

O que incluir no modelo de reunião a dois

O seu modelo deve incluir o seguinte:

• Uma sessão para tópicos a serem discutidos ao vivo.

• Uma sessão para perguntas assíncronas.

• Uma maneira de registrar as ações a realizar.

• Uma maneira de acompanhar o crescimento profissional a longo prazo.

• Um lugar para guardar recursos e referências.

Recursos integrados

• Marcos. Os marcos representam momentos importantes do projeto. Com marcos definidos ao longo do projeto, você possibilita que os membros da equipe e as partes interessadas vejam o ritmo do seu progresso em direção a uma meta. Pense nos marcos como uma oportunidade de celebrar pequenas vitórias no percurso que levará à meta mais significativa do projeto. 

• Campos personalizados. Estes componentes são a melhor forma de rotular, classificar e filtrar o trabalho. Crie campos personalizados exclusivos para qualquer informação necessária: prioridade, status, e-mail ou número de telefone, etc. Utilize os campos personalizados para ordenar e agendar os seus afazeres, assim você fica sabendo o que fazer primeiro. Além disso, compartilhe os mesmos campos personalizados em diferentes tarefas e projetos para assegurar a consistência por toda a organização.

• Metas. Na Asana, as metas estão associadas diretamente ao trabalho necessário para alcançá-las, facilitando que os membros da equipe visualizem o fruto das suas próprias contribuições. Afinal, muitas vezes as metas parecem distantes do trabalho que realizamos para atingi-las. Com a equipe e as metas da empresa conectadas ao trabalho subjacente, os membros têm acesso em tempo real e clareza sobre a contribuição dos seus próprios esforços para o sucesso da equipe e da empresa. Assim, eles ficam mais capacitados para tomar decisões melhores, identificando quais são os projetos alinhados à estratégia da empresa e priorizando os trabalhos que oferecem resultados mensuráveis.  

• Inclusão de tarefas em vários projetos. O processo de trabalho é multissetorial por natureza. Logo, as equipes precisam de soluções eficazes para coordená-lo entre diferentes departamentos. Contudo, se cada setor tiver um sistema de arquivos independente, o trabalho pode acabar estagnado e compartimentalizado. Com a Asana, é mais fácil monitorar e fazer a gestão de tarefas em múltiplos projetos. Além de reduzir trabalhos repetidos e melhorar a visibilidade entre equipes, a Asana ajuda a sua equipe a visualizar o contexto das tarefas, entender quem está fazendo o quê, e manter a conexão entre a sua equipe e as suas respectivas tarefas.

Aplicativos recomendados

• Zoom. A Asana e o Zoom firmaram uma parceria para ajudar as equipes a realizar reuniões mais relevantes e focadas. Com a integração Zoom + Asana, fica mais fácil preparar-se para uma reunião, ter conversas que podem ser colocadas em prática e acessar todas as informações ao final da chamada. As reuniões começam na Asana, onde as pautas de reunião compartilhadas proporcionam visibilidade e contexto sobre o que será debatido. Durante a reunião, os membros da equipe podem criar tarefas rapidamente dentro do Zoom, para que os detalhes e coisas a fazer não se percam. E, assim que a reunião termina, a integração Zoom + Asana já envia a transcrição e a gravação da reunião à Asana, para que todos os colaboradores e participantes possam rever a reunião sempre que necessário.

• Vimeo. Textos podem até passar a mensagem, mas é difícil comunicar o tom, a emoção e as expressões humanas por escrito. Com as mensagens de vídeo na Asana, proporcionadas pelo Vimeo, é possível dar às equipes todo o contexto de que elas precisam sem ter de marcar reuniões. Grave um vídeo curto de si, da sua tela ou dos dois, depois inclua os vídeos nas tarefas, nos projetos, nas mensagens e nos comentários para dar mais clareza e contexto. Em seguida, a Asana cria automaticamente uma transcrição da gravação, o que faz com que a mensagem possa ser lida e pesquisada. Assim se pode dar feedback, fazer perguntas e atribuir tarefas sem precisar sair da Asana.

• Loom. Ao usar os vídeos da Loom, você conseguirá inserir contextualização e clareza, além de dar o seu toque pessoal, na Visão geral do projeto. É possível incorporar os vídeos da Loom para explicar o projeto, definir expectativas e enfatizar os marcos principais. Uma mensagem de vídeo da Loom acrescenta contextualização e detalhes específicos para deixar a sua equipe atualizada sobre o projeto mais rapidamente. E o melhor é que a sua equipe poderá assistir aos vídeos sem precisar sair da Asana.

• Microsoft Teams. Com a integração entre o Microsoft Teams e a Asana, é possível buscar pelas informações necessárias sem sair do Teams. Conecte facilmente as conversas do Teams a itens realizáveis na Asana sem sair do aplicativo da Microsoft. Você também pode criar, atribuir e visualizar tarefas durante uma reunião do Teams sem precisar mudar para o navegador.

Perguntas frequentes