Modelo de itens realizáveis

Quando as tarefas não são definidas com clareza, você perde tempo e energia alternando entre itens vagos e não relacionados, o que é exaustivo e pouco eficaz. Em vez disso, crie um modelo de itens realizáveis e defina, para cada tarefa, o que deve ser feito, por quem e quando. É possível duplicar o modelo a cada nova lista para lidar com as tarefas, agora realizáveis, de uma maneira mais organizada e eficiente.

O que é um modelo de itens realizáveis?

Itens realizáveis são as tarefas com um “quem” (membro da equipe que recebeu a atribuição), um “o quê” (descrição) e um “quando” (prazo) anexados a elas. Eles são usados em fluxos de trabalho repetitivos ou em processos ponta a ponta que conectam tarefas, equipes e prazos. O modelo de itens realizáveis é uma maneira de guardar uma lista de coisas a fazer bem definidas que pode ser replicada em trabalhos recorrentes. Por exemplo, se a equipe administra o blog da empresa, é possível criar um modelo de itens realizáveis para os lançamentos trimestrais, de modo a monitorar quais publicações devem ser escritas e definir os responsáveis por elas, além das datas de publicação ou conclusão. 

Lista de itens realizáveis versus lista de pendências

As listas geralmente são criadas para monitorar tanto os itens realizáveis quanto as pendências, mas há algumas diferenças essenciais entre os dois modelos:

• Uma lista de itens realizáveis organiza o trabalho que deve ser feito de modo que ele se mova através de um fluxo de trabalho. Estas não são tarefas quaisquer: tudo numa lista de itens realizáveis está relacionado e é parte de um planejamento de projeto mais abrangente. Quando são concluídos em conjunto, estes itens realizáveis ajudam a atingir as iniciativas e metas mais amplas.

• Como o próprio nome sugere, os itens realizáveis podem ser postos em ação, enquanto que os itens das listas de pendências podem ser vagos e mal definidos. Por exemplo, digamos que seja necessário atualizar o seu modelo de Integração de novos funcionários. Uma tarefa numa lista de pendências ficaria pela identificação desse afazer, enquanto que um item realizável teria uma definição (o que deve ser feito para atualizar o modelo?), um membro da equipe responsável e uma data esperada de conclusão.

Quando usar o modelo de lista de itens realizáveis

Você pode usar um modelo de lista de itens realizáveis em qualquer área onde for necessário concluir uma série de tarefas. Os modelos de listas de itens realizáveis são personalizáveis e podem ser configurados visualmente com quadros Kanban e diagramas de Gantt, assim como listas de tarefas digitais mais tradicionais. Você também pode usar todos ao mesmo tempo, pois na Asana é possível criar um projeto para o seu modelo de itens realizáveis e alternar entre as visualizações conforme necessário. Após criar o modelo, também é possível incluir dependências que ajudam na coordenação do trabalho em equipes numerosas.

Por serem tão versáteis, os modelos de listas de itens realizáveis podem ser usados em diversos cenários. Apresentamos alguns deles a seguir.

• Projetos repetitivos: se o mesmo conjunto de ações é repetido em iniciativas recorrentes, um modelo pode simplificar o processo. Por exemplo, em atualizações trimestrais de produtos, é possível criar um modelo que sempre inclua as mesmas tarefas realizáveis. 

• Colaboração com outras pessoas: um modelo pode ser bastante útil quando diversos membros da equipe precisam administrar e acessar suas próprias versões da lista de itens realizáveis. Isso é feito de uma melhor maneira com o uso de software de gestão de projetos, porque assim todos podem trabalhar a partir de um núcleo central de informação.

• Envio de relatórios de progresso: quando as partes interessadas precisam receber atualizações em tempo real, elas podem revisar o modelo de lista de itens realizáveis da equipe para ver como está o trabalho no projeto atual. Se tiverem perguntas sobre a continuidade de alguma iniciativa, elas saberão exatamente quem devem contratar consultando o responsável atribuído a cada item.

Como criar um modelo de lista de itens realizáveis

Um modelo eficaz de lista de itens realizáveis é progressivo. Ele começa com uma sessão de “backlog” ou “a fazer”, passando a uma sessão “em progresso” e assim por diante, de um estágio para o outro do ciclo de vida do projeto até que a tarefa seja concluída.

Assim como em outros modelos de gestão de projetos, as maiores vantagens são obtidas com o uso de uma plataforma dinâmica para monitorar os itens realizáveis, onde você pode adicionar detalhes e criar atualizações em tempo real. Pense na possibilidade de usar um formato visual, como as ferramentas de quadros Kanban, para que o acompanhamento dos itens realizáveis se torne ainda mais fácil.

A seguir apresentamos alguns dos componentes que podem ser adicionados durante a criação de cada item realizável.

• O quê: uma descrição detalhada da tarefa.

• Quem: cada item realizável deve ser atribuído a um responsável, para conhecimento de todos.

• Quando: defina prazos padronizados para as tarefas recorrentes. Por exemplo, é possível incluir uma tarefa para lembrar você que o status do projeto deve ser revisado até o último dia de cada mês.

• A urgência: descreva o nível de prioridade de cada tarefa específica, para que os membros da equipe saibam no que devem trabalhar primeiro.

Recursos integrados

• Visualização de lista. Uma visualização tipo grade que facilita a visualização imediata de todas as informações do projeto. Tal qual uma lista de pendências ou uma planilha, a visualização de lista exibe todas as tarefas ao mesmo tempo para que se possa ver os títulos das tarefas e as datas de conclusão, além de quaisquer campos personalizados relevantes, tais como prioridade, status, entre outros. Favoreça uma colaboração descomplicada dando a toda a sua equipe visibilidade sobre quem está fazendo o quê, e quando.

• Visualização em quadro. Trata-se de uma visualização tipo quadro Kanban que exibe as informações do projeto em colunas. As colunas são geralmente organizadas pelo status do trabalho (como a fazer, em andamento e concluído), mas os títulos das colunas podem ser adaptados de acordo com as necessidades do projeto. Dentro de cada coluna, as tarefas são exibidas como cartões que incluem diversas informações associadas, como o título da tarefa, a data de conclusão e campos personalizados. Acompanhe o trabalho à medida que ele se move pelos estágios e obtenha uma percepção geral e instantânea da situação do projeto.

• Gestão de recursos. A Gestão de recursos fornece uma imagem visual da capacidade da equipe ao facilitar a visualização do que os membros estão trabalhando em cada projeto, em um único lugar. Essa informação instantânea permite detectar conflitos, tomar ações em relação aos riscos e manter os projetos em dia por meio da reatribuição ou do reagendamento das tarefas. Verifique a Gestão de recursos com frequência para se certificar de que os membros da equipe não estão sobrecarregados ou ociosos. Caso uma dessas situações ocorra, as tarefas de baixa prioridade podem ser facilmente reatribuídas ou reagendadas para desbloquear as iniciativas de alta prioridade.

• Campos personalizados. Estes componentes são a melhor forma de rotular, classificar e filtrar o trabalho. Crie campos personalizados exclusivos para qualquer informação necessária: prioridade, status, e-mail ou número de telefone, etc. Utilize os campos personalizados para ordenar e agendar os seus afazeres, assim você fica sabendo o que fazer primeiro. Além disso, compartilhe os mesmos campos personalizados em diferentes tarefas e projetos para assegurar a consistência por toda a organização.

Aplicativos recomendados

• Google Workplace. Anexe arquivos diretamente a tarefas na Asana com o seletor de arquivos do Google Workplace, já integrado ao painel de tarefas da Asana. Em poucos cliques, você poderá anexar qualquer arquivo do Meu Drive.

• OneDrive. Anexe arquivos diretamente a tarefas na Asana com o seletor de arquivos do Microsoft OneDrive, já integrado ao painel de tarefas da Asana. De modo simples, você poderá anexar arquivos do Word, Excel, PowerPoint, etc.

• Loom. Ao usar os vídeos da Loom, você conseguirá inserir contextualização e clareza, além de dar o seu toque pessoal, na Visão geral do projeto. É possível incorporar os vídeos da Loom para explicar o projeto, definir expectativas e enfatizar os marcos principais. Uma mensagem de vídeo da Loom acrescenta contextualização e detalhes específicos para deixar a sua equipe atualizada sobre o projeto mais rapidamente. E o melhor é que a sua equipe poderá assistir aos vídeos sem precisar sair da Asana.

• Dropbox. Anexe arquivos diretamente às tarefas na Asana com o seletor de arquivos do Dropbox, já integrado ao painel de tarefas da Asana.

Perguntas frequentes