O que é trabalho focado? Sete formas de melhorar a concentração

Duas vezes ao ano, Bill Gates, o cofundador da Microsoft, recolhe-se a uma cabana na floresta para ler e ficar imerso nos seus pensamentos. Durante essas “think weeks” (palavras de Bill Gates que significam “semanas de reflexão”), ele se isola do mundo externo, sem e-mails, telefonemas ou acesso à internet, para ficar a sós com uma pilha de papéis contendo sugestões de inovações e investimentos dos funcionários da Microsoft. 

Gates elimina todas as distrações ao seu redor com o intuito de priorizar o trabalho focado: um estado de concentração que maximiza a criatividade e a atenção. A tática claramente tem funcionado, pois o trabalho feito durante as “think weeks” resultaram em inovações como o lançamento do Internet Explorer em 1995.

Contudo, não é necessário retirar-se a uma cabana rústica para tirar proveito máximo do trabalho focado. Muitos de nós não podemos nos dar ao luxo de passar dias ou semanas em isolamento, mas ainda assim é possível incorporar o trabalho focado à rotina com alguns hábitos simples. 

O que é trabalho focado? 

O trabalho focado é um estado de profunda concentração que permite aprender coisas complexas e criar trabalhos com qualidade e rapidez. O termo foi cunhado por Cal Newport, professor de ciência da computação da Georgetown University e autor de “Trabalho focado: como ter sucesso em um mundo distraído”. Nesse livro, Newport define o trabalho focado como um estado de concentração livre de distrações, quando o cérebro alcança o potencial máximo de funcionamento.

A grosso modo, a teoria de trabalho focado do Newport afirma que, para sermos verdadeiramente produtivos, é necessário desconectar todas as ferramentas de comunicação e trabalhar sem interrupções durante longos períodos, todos os dias. Mesmo que você não possa se afastar dos meios de comunicação da sua equipe por completo, procure ficar entre 60 e 90 minutos trabalhando sem distrações.

Trabalho focado vs. trabalho “superficial”

Newport define o trabalho superficial como tarefas de cunho administrativo que podem ser realizadas em meio a distrações: coordenação de trabalho e tarefas de comunicação fáceis de repetir. 

Na Asana, chamamos tais atividades de “pormenores organizacionais do trabalho”. Segundo a nossa pesquisa, os profissionais intelectuais passam 60% do tempo com tarefas de coordenação, que englobam respostas a e-mails, coordenação de projetos e agendamento de reuniões. Não é realístico almejar a eliminação de todos os trabalhos superficiais, mas, ao reduzir o tempo gasto neles, abre-se espaço para as tarefas de alto impacto mais importantes. 

Os benefícios do trabalho focado

O trabalho focado é eficaz por dois motivos: auxilia a evitar distrações e reprograma o cérebro para ajudar a aumentar a velocidade de aprendizagem de coisas complexas, viabilizando trabalhos mais rápidos e melhores. Veja como funciona: 

O trabalho focado ajuda a evitar distrações 

Eliminar distrações é um componente essencial do trabalho focado, e há uma boa razão para isso. Ao alternar entre tarefas (como consultar o celular durante a elaboração de uma proposta de projeto), uma fração da sua atenção permanece na tarefa anterior. Ou seja, mesmo quando você retoma a escrita, parte do cérebro ainda está pensando na mensagem que acabou de ver. Tal fenômeno chama-se resíduo de atenção e tem um impacto considerável. Pesquisas apontam que se pode levar até 20 minutos para recuperar o ritmo após uma interrupção. Logo, se você consulta o celular duas vezes em uma hora, acaba perdendo dois terços do tempo de concentração. 

O trabalho focado reprograma o cérebro 

O trabalho focado é a melhor maneira de aprender novas habilidades de forma rápida. Em concentração profunda, o seu cérebro cria caminhos de aprendizagem e reforça as conexões entre os neurônios para que atuem de modo mais ágil. Por isso, ao dedicar toda a sua atenção a uma habilidade específica, você está reprogramando o cérebro para ajudar a desempenhá-la com mais eficácia. Além disso, pesquisas indicam que a reprogramação somente é possível quando nos concentramos numa única tarefa por vez e evitamos distrações (ou seja: trabalhamos com foco). 

Qual é a importância do trabalho focado?

A capacidade de trabalhar em estado concentrado não é somente uma vantagem no mundo profissional de hoje — é também uma forma de encontrar satisfação e significância em tarefas diárias. Confira a seguir como o trabalho focado pode melhorar o seu desempenho e enriquecer a sua rotina: 

Melhora a qualidade do trabalho

Com concentração, é possível aprender assuntos desafiadores e realizar entregas rápidas e de alta qualidade, duas habilidades que podem alavancar o seu sucesso (e o da sua equipe) no mercado de trabalho atual. 

• Leve menos tempo para aprender conceitos complexos: a aprendizagem é essencial a qualquer trabalho, não importa o setor. Por exemplo: gestores de TI precisam saber como resolver problemas tecnológicos em escala organizacional, contabilistas devem entender de direito tributário e engenheiros de software têm de aprender novas linguagens de programação. Portanto, a capacidade de usar o trabalho focado para adquirir novas habilidades aumenta o seu valor como profissional.

• Crie trabalhos de alta qualidade com rapidez: aprender novas habilidades não significa, necessariamente, produzir bons resultados. Este segundo aspecto do trabalho focado ajuda a utilizar as suas habilidades para gerar um impacto positivo. Por exemplo: a concentração profunda pode auxiliar um gestor de projetos a aprender como escrever uma proposta de projeto e, em seguida, a criar uma proposta mais detalhada a fim de obter recursos para uma nova iniciativa. 

É uma habilidade rara

De acordo com a nossa pesquisa, os profissionais intelectuais gastam 60% do tempo em coordenação em vez de no trabalho qualificado e estratégico para o qual foram contratados. Essa tendência ao trabalho superficial em detrimento da verdadeira produtividade gera uma oportunidade para as equipes que priorizam o trabalho focado, pois produzirão resultados melhores do que a concorrência. 

Embora o trabalho focado seja raro, não precisa ser assim. Há maneiras concretas que você pode utilizar para ajudar a sua equipe a trabalhar concentrada, tais como: facilitar a realização de tarefas que consomem tempo, esclarecer as prioridades e aumentar a transparência na equipe. Verifique se vocês estão:

• Definindo normas de comunicação.

• Otimizando o trabalho numa mesma ferramenta.

• Agendando reuniões realmente necessárias. 

Proporciona bem-estar

O trabalho focado, além de ser uma forma de produzir mais, também nos traz satisfação. Isso porque o trabalho focado é um tipo de estado de fluxo, uma região cognitiva intrinsecamente recompensadora que representa o equilíbrio ideal entre as suas habilidades e o desafio diante de você. 

Como benefício adicional, a concentração profunda ajuda a gerar valor para o mundo e a criar coisas que importam, o que pode proporcionar uma nova satisfação à vida profissional. Pesquisas da neurologia mostram que a percepção do mundo é moldada pelas coisas que nos chamam a atenção. Logo, se você passar o tempo trabalhando em modo focado, a sua mente verá o mundo como um lugar repleto de significado e importância. 

Viver com foco é viver com qualidade.”

Sete formas para incorporar o trabalho focado na sua rotina

A mente é como um músculo, portanto é possível desenvolver a capacidade de trabalhar com foco por meio de prática e constância ao longo do tempo. Apresentamos sete regras para ajudar a criar o hábito de trabalhar com foco.  

1. Escolha uma filosofia de trabalho focado

Para se concentrar, você precisa de um plano adequado à sua agenda e preferências de trabalho. No livro de Newport, o autor detalha quatro diferentes abordagens (ou “filosofias”) a se ter em mente ao agendar sessões de trabalho focado. Dependendo do seu estilo de vida, algumas abordagens podem ser mais eficazes que outras: 

• Filosofia rítmica: nesta abordagem, você define um hábito e um ritmo regulares para trabalhar em modo focado, designando períodos de 1 a 4 horas no mesmo período todos os dias. Ao programar as sessões de trabalho focado, lembre-se de que a maioria das pessoas não consegue sustentar mais de quatro horas de concentração por dia. Você pode, por exemplo, agendar uma sessão de foco entre 8 e 10 da manhã em cada dia útil. O segredo dessa estratégia é ter constância, que pode ser alcançada quando você assume o compromisso de se concentrar por um período de tempo específico a cada dia. Para conseguir implementar a estratégia, experimente usar uma técnica de gestão de tempo, como o time blocking.

• Filosofia jornalística: dentre os quatro, este método é o mais flexível e permite encaixar o trabalho focado em qualquer parte da sua agenda. Por exemplo, é possível dedicar um tempo de trabalho focado quando houver pelo menos 90 minutos disponíveis entre duas reuniões. Observe que esta abordagem requer que você consiga entrar no modo de concentração por vontade própria, o que pode ser difícil para principiantes. Se estiver começando agora e a sua agenda de reuniões for previsível, talvez você se adapte melhor à filosofia rítmica.  

• Filosofia monástica: com esta abordagem, você elimina por completo ou reduz drasticamente o trabalho superficial em todos os aspectos da sua vida. Um exemplo: o escritor de ficção científica Neal Stephenson é conhecido por evitar contatos verbais ou por e-mail a fim de deixar a mente livre para a atividade de escrita. Por conta dessa tática, é quase impossível falar com Stephenson, mas isso ajudou a torná-lo um autor extremamente produtivo, com mais de 80 obras publicadas. Caso queira implementar a filosofia monástica no trabalho, considere usar estratégias de gestão que minimizam os pormenores organizacionais, como o método GTD.

• Filosofia bimodal: neste método, você designa longos períodos (no mínimo um dia inteiro) para trabalhar em modo focado e dedica o tempo restante às demais tarefas. O agendamento bimodal é uma alternativa mais flexível à filosofia monástica. Isto é, em vez de eliminar totalmente o trabalho superficial, você passa um ou mais dias trabalhando de maneira focada, e depois retoma as suas outras obrigações. Um bom exemplo desta estratégia são as “think weeks” do Bill Gates mencionadas na introdução deste artigo. O cofundador da Microsoft isola-se numa cabana na floresta duas vezes por ano para passar algumas semanas lendo e gerando ideias. Na Asana, temos a nossa própria versão da filosofia bimodal: a Quarta-feira sem reuniões, uma iniciativa que encoraja os membros das equipes a se concentrarem no trabalho sem que sofram interrupções.

Quando organizo a minha vida para ter períodos de tempo longos e ininterruptos, sou capaz de escrever romances. À medida que esses períodos se distanciam e fragmentam, porém, a minha produtividade como romancista decai radicalmente.”

2. Crie rituais para aumentar a concentração

Pesquisas apontam que o nosso cérebro se lembra de associações específicas. Quando você une dois elementos (como sal e pimenta ou mesa organizada e concentração), a sua mente aprende essa combinação e passa a esperar por ela posteriormente. Isso significa que é possível criar rituais para desencadear a concentração e avisar ao cérebro que chegou a hora de se concentrar. Por exemplo: se você sempre organiza a mesa de trabalho antes de escrever, o ambiente arrumado tornará mais fácil a atividade de escrita. 

Ao criar um ritual de trabalho focado, pense nestas perguntas: 

• Onde vou trabalhar? Leve em consideração o ambiente a ser criado. Talvez você decida trabalhar no escritório com a porta fechada e a mesa organizada, por exemplo. 

• Quando e por quanto tempo vou trabalhar? Um exemplo: você pode escolher trabalhar no primeiro horário da manhã durante 90 minutos antes de fazer um intervalo. 

• Como vou trabalhar? Defina regras para guiar a concentração, como: usar ou não a Internet, quantas palavras escreverá a cada 20 minutos ou onde guardar o celular. 

• De que forma posso favorecer o meu trabalho? Organize com antecedência os materiais que lhe serão necessários, como documentos de referência, café ou alimentos. 

É possível incorporar ainda mais métodos para dar início à sua concentração, tais quais: acender uma vela, escutar um tipo de música específico ou vestir-se de uma maneira específica. 

3. Priorize os trabalhos de maior impacto 

Para ter foco, é essencial definir prioridades. Geralmente, quanto mais coisas uma pessoa tenta fazer, menos ela acaba realizando. Portanto, se você deseja trabalhar em modo focado, terá de se concentrar na tarefa mais importante e ignorar as demais. Veja como fazê-lo: 

• Decida de antemão qual será o trabalho realizado em cada sessão de foco. Para se concentrar profundamente, é necessário dedicar-se somente a uma tarefa e ignorar todo o resto. Quando você escolhe o foco da sua atenção com antecedência, torna-se mais fácil evitar a realização de várias tarefas ao mesmo tempo. E caso você receba novas solicitações durante o período de foco, será menor a pressão de alternar para outra tarefa imediatamente. Experimente uma estratégia de priorização para identificar e executar as pendências mais importantes, como a matriz de Eisenhower, o princípio de Pareto ou a estratégia Eat the Frog (engolir o sapo). 

• Crie clareza definindo metas para os negócios e a equipe. Metas claras funcionam como uma bússola, pois orientam decisões e indicam quais são as tarefas mais importantes. Então, se a meta trimestral da equipe for a reformulação do design do site da empresa, será mais fácil reduzir a prioridade de solicitações de melhorias ao aplicativo, por exemplo. Lembre-se de usar uma estrutura de definição de metas para torná-las mensuráveis e específicas, como a metodologia SMART ou objetivos e principais resultados (OKRs). 

4. Monitore o que está fazendo com o tempo

É preciso investir tempo para fazer acontecer, e o trabalho focado também funciona assim. Por isso é tão importante administrar a sua agenda e controlar o tempo, afinal, se você deseja um maior período de trabalho focado, terá de criar espaço para ele. 

Apresentamos algumas estratégias para ajudar a entender e administrar o tempo: 

• Examine de que forma está passando o tempo de trabalho. Antes de reduzir o trabalho superficial para dar espaço a iniciativas que exigem maior foco, você precisa entender o tipo de trabalho que executa diariamente. Para tanto, faça uma lista com todas as atividades e tarefas que costuma realizar, e classifique cada item para descobrir quanto tempo é gasto com trabalho focado ou superficial. 

• Avalie as suas reuniões. Enumere todas as reuniões de trabalho das quais participa e dê uma nota, de 1 a 5, para o rendimento de cada uma. Também recomendamos escrever qual é o seu nível de atenção na reunião, se foram definidas ações a realizar, e se havia uma pauta pré-estabelecida. Desse modo, é possível mensurar a real produtividade das reuniões e determinar se poderiam ter sido substituídas por atualizações assíncronas.

• Programe o seu dia. Tome controle da sua agenda diária alocando blocos de tempo para cada tarefa a realizar. O Timebox e os blocos temporais (Time blocking) são duas formas comuns de fazer isso. O Timebox é uma estratégia de gestão do tempo em que se estima o tempo necessário para realizar uma tarefa e se reserva esse tempo para concluí-la. O conceito de blocos temporais é parecido, mas em vez de criar caixas de tempo para uma única tarefa, tarefas semelhantes são agrupadas e concluídas em um único bloco temporal. O Timebox é uma ótima opção para programar sessões de trabalho focado, enquanto os blocos temporais ajudam a resolver várias tarefas superficiais de uma só vez, como responder e-mails. 

5. Reduza distrações digitais

A distração é o inimigo número um da concentração. As distrações digitais, em especial, estão mais comuns do que nunca no acelerado mundo de trabalho da atualidade. Pode parecer impossível evitá-las nos dias de hoje, quando 80% dos profissionais intelectuais relatam trabalhar acompanhando a caixa de entrada de e-mails e quase três quartos dos funcionários sentem-se pressionados a fazer várias coisas ao mesmo tempo todos os dias. 

Ainda assim, é possível minimizar as distrações com algumas estratégias simples: 

• Desative as notificações. Sons, banners e notificações surgindo na tela prejudicam o foco e podem facilmente interromper o trabalho focado. Quando quiser se concentrar, use um modo “não incomodar” ou silencie as notificações do celular e aplicativos de comunicação. Para se desconectar ainda mais, feche o e-mail e aplicativos de mensagens. Lembre-se de que as notificações continuarão lá no seu próximo intervalo.

• Faça da concentração um estado padrão. Ou seja, em vez de conviver com um estado de distração, lutando contra o cérebro para se concentrar e realizar tarefas, programe intervalos de foco: períodos nos quais você se permite descansar e usufruir das distrações. É possível usar essa estratégia tanto em dias de trabalho quanto na vida pessoal. Por exemplo, você pode agendar um intervalo de foco após o horário de trabalho, quando poderá navegar pela internet e conferir feeds de redes sociais, e então dedicar toda a sua atenção ao preparo de um jantar, a uma sessão de filme ou a conversas com pessoas queridas.  

• Escolha ferramentas com cuidado. Segundo a nossa pesquisa, os profissionais alternam no seu trabalho, em média, entre 10 aplicativos 25 vezes por dia. Além disso, funcionários que usam vários aplicativos ao mesmo tempo tendem a ter mais dificuldades para definir prioridades de forma eficaz. Contudo, ninguém é obrigado a usar uma ferramenta só porque ela existe. Em vez de dispersar o trabalho entre diversos aplicativos, escolha uma ferramenta de gestão de projeto que possa se integrar com suas outras ferramentas de trabalho para que você tenha um núcleo de referência com todas as informações necessárias. Desse modo, em vez de trabalhar com muitos aplicativos simultaneamente, você poderá acompanhar tudo num mesmo lugar.  

6. Separe um tempo para descansar 

O descanso é tão importante quanto o trabalho. Estipular um período diário para recarregar as baterias pode ajudar a prevenir o burnout e a tornar sustentável o seu hábito de trabalho focado. Newport recomenda desconectar-se totalmente do trabalho a fim de aproveitar ao máximo o seu tempo de descanso. Para tanto, é essencial estabelecer limites claros. Ele recomenda definir um horário rígido para encerrar o trabalho todos os dias (para o autor, é às 17h30) e evitar trabalhar aos fins de semana. Ou seja, se o expediente acabou, deixe-o para trás: nada de conferir o Slack no celular, redigir e-mails mentalmente ou pensar nas próximas reuniões. 

Em caso de dificuldades para se desconectar, tente criar um “procedimento de desligamento” e execute-o ao fim de cada dia de trabalho. Tal procedimento pode ser um período de 10 a 20 minutos no qual você abrirá a caixa de entrada pela última vez para conferir se há notificações importantes, planejar como realizar tarefas não concluídas e analisar a programação do dia seguinte. Essa prática ajudará a deixar a sua mente mais tranquila após o encerramento do dia, evitando as preocupações incômodas sobre trabalhos inacabados. 

7. Monitore o progresso das suas metas

Estipular metas claras é uma das melhores formas de sustentar a motivação e o hábito do trabalho focado a longo prazo. Inclusive, quando o impacto de diferentes técnicas motivacionais foi testado por psicólogos no desempenho dos grupos, identificou-se que a definição de metas é uma das mais eficazes. Isso acontece porque as metas geram uma motivação intrínseca: um desejo por sucesso que parte da própria pessoa, em vez de fatores externos como elogios ou remuneração.

Para criar o hábito do trabalho focado, defina metas de curto prazo a fim de obter métricas a monitorar, tais como o número de horas de concentração por dia. Newport recomenda criar uma tabela de pontuação com o intuito de registrar as horas de foco diárias e riscar as metas já concluídas. Outra opção é criar metas de longo prazo de alto nível para ajudar a incrementar o número de horas de trabalho ao longo do tempo. Por exemplo, você pode começar com uma hora por dia e aumentar esse período progressivamente até chegar a quatro horas no decorrer de três meses. Só não se esqueça de criar objetivos mensuráveis e específicos com estruturas como a metodologia de metas SMART ou objetivos e principais resultados (OKRs). 

É hora de se concentrar

O trabalho focado é um dos melhores jeitos de maximizar o seu potencial criativo, mas não se resume apenas a aumentar a produtividade. Em última análise, trabalhar em modo concentrado traz satisfação pessoal, o que pode ajudar a lhe dar energia e confiança para cumprir tarefas desafiadoras a cada dia. Em outras palavras, como diria Cal Newport: “Viver com foco é viver com qualidade”.

Acesse o modo focado reduzindo a carga de trabalho superficial sobre você e a sua equipe. A Asana possibilita coordenar o trabalho num mesmo lugar para que se perca menos tempo vasculhando documentos, solicitando aprovações e respondendo e-mails, e reste mais tempo para realizar os trabalhos de grande impacto.