O que é um fluxograma? Aprenda os símbolos, tipos e como interpretá-los

O fluxograma ilustra as etapas, sequências e decisões de um processo ou fluxo de trabalho. Embora haja vários outros tipos, um fluxograma básico é a forma mais simples de um mapa de processo. Trata-se de uma ferramenta robusta para planejar, visualizar, documentar e otimizar processos em diversas áreas de conhecimento.

Os engenheiros Frank e Lillian Gilbreth apresentaram o fluxograma para a American Society of Mechanical Engineers (ASME, ou Sociedade Estadunidense de Engenheiros Mecânicos) em 1921. Desde então, a ferramenta foi aprimorada e padronizada para otimizar processos em inúmeros setores.

Se quer entender melhor os diferentes tipos de fluxogramas e símbolos, você está no lugar certo. Apresentaremos, também, formas de criá-los e alguns exemplos para lhe dar inspiração.

Quando usar fluxogramas

Os fluxogramas podem ajudar em muitas situações.

1. Documentar um processo

Fluxogramas são uma forma incrível de mapear e documentar projetos ou processos colaborativos. 

2. Simplificar e visualizar ideias ou processos complexos

Nem todos na equipe terão tempo (ou recursos) para ler um documento extenso e complicado que detalha processos. O fluxograma ajuda a acompanhar o fluxo de trabalho, entender as tarefas e analisar cada etapa de maneira rápida e acessível.

 3. Organizar a equipe e atribuir tarefas de forma eficaz

Com uma representação visual do processo, fica mais fácil atribuir tarefas aos membros da equipe e organizar o trabalho deles para que tudo flua melhor.

4. Tomar decisões e justificá-las

Em geral, quando as decisões são mapeadas em fluxogramas, parecem menos intimidantes e complicadas. Esta ferramenta também ajuda a visualizar as consequências das suas decisões, o que torna mais fácil antever e justificar as próximas etapas.

5. Identificar e evitar gargalos ou problemas

O fluxograma auxilia na identificação de gargalos e dificuldades antes que se tornem um problema. Ao mapear o processo inteiro com esse guia visual, você poderá acompanhar todas as etapas e destinar tempo e recursos suficientes para cada tarefa.

6. Padronizar processos

Uma vez concluído, é possível utilizar o fluxograma em projetos e processos semelhantes. A longo prazo, isso tende a economizar tempo e reduzir desgaste para você e para a sua equipe.

7. Monitorar o andamento de um projeto 

Graças à facilidade de acompanhar etapas num fluxograma, você conseguirá identificar, a qualquer momento, a situação da equipe durante um projeto ou processo. Assim, é possível monitorar o progresso de maneira muito simples e visualizar o panorama geral das tarefas a concluir.

Símbolos em fluxogramas

Há uma grande variedade de fluxogramas: desde rascunhos visuais rápidos que ajudam a documentar ou planejar um processo, até diagramas de fluxo de trabalho abrangentes criados com softwares específicos. Para melhorar a compreensão de fluxogramas de diferentes equipes, departamentos ou até mesmo indústrias, o American National Standards Institute (ANSI, ou Instituto Estadunidense de Padrões Nacionais) definiu padrões oficiais nos anos 60, que foram adotados pela International Organization for Standardization (ISO, ou Organização Internacional para Padronização) em 1970 e recebem atualizações e otimizações recorrentes. A padronização de fluxogramas mais recente foi confirmada em 2019.

Para ler fluxogramas, siga o padrão ocidental: de cima para baixo e da esquerda para a direita. Vamos dar uma olhada nos símbolos mais comuns e entender os nomes e significados de cada um. 

• Direção do fluxo: um símbolo que conecta dois blocos entre si para indicar a direção do processo.

• Terminador: representa os pontos inicial e final no processo de um fluxograma.

• Processo: este símbolo é o componente mais corriqueiro em fluxogramas e indica uma etapa do processo.

• Comentário ou anotação: serve para adicionar informações sobre uma etapa.

• Decisão: representa uma escolha que você, ou a equipe, precisa fazer para avançar à próxima etapa do processo. Geralmente, é respondida com “verdadeiro ou falso” ou “sim ou não”.

• Dados armazenados: simboliza um arquivo de dados ou banco de dados.

• Símbolo “ou”: indica que o fluxo do processo continua em três ou mais ramificações.

• Entrada/saída: assinala o processo de receber dados externos ou enviá-los.

• Exibição: indica uma etapa que mostra informações pertinentes.

• Documento: representa um só documento.

• Atraso: possibilita planejar e representar períodos de atraso que fazem parte do processo.

• Entrada manual: evidencia dados e informações que devem ser inseridos no sistema manualmente.

• Operação manual: indica que um ajuste ou operação manual precisa ser feito no processo.

• Conector a outra página: liga dois símbolos que estão em páginas diferentes.

• Conector na mesma página: este ponto conecta dois símbolos e pode substituir linhas extensas, o que simplifica a visualização do fluxograma.

• Junção: agrupa várias ramificações para que voltem a formar um único processo.

• Processo alternativo: as linhas que levam a este símbolo costumam ser pontilhadas. Indica uma alternativa a uma etapa regular do processo, em caso de necessidade.

• Processo predefinido: representa um processo que está definido em outro lugar.

• Documentos múltiplos: simboliza um conjunto de documentos.

• Preparação ou inicialização: mostra uma etapa de preparação ou inicialização no processo.

Depois de aprender o significado destes símbolos, é possível ler ou criar praticamente qualquer tipo de fluxograma e visualizar melhor os processos. Ao criar um fluxograma que utiliza diferentes formatos e símbolos, lembre-se de incluir uma legenda para torná-lo acessível à equipe.

Tipos de fluxogramas

Graças ao enorme potencial desta ferramenta, os fluxogramas têm aplicação em diversos setores. É possível encontrá-los basicamente em qualquer área de conhecimento, seja educação, vendas, marketing, administração, engenharia ou produção.

Você deverá escolher dentre diferentes tipos de fluxograma dependendo do processo que deseja visualizar. Segundo Mark A. Fryman no livro Quality and Process Improvement (Aperfeiçoamento de processos e qualidade), de 2002, existem cinco tipos de fluxogramas na administração de empresas:

• O fluxograma de decisão detalha as etapas que levaram a uma escolha e pode servir como justificativa. Este gráfico ajuda a antever as consequências de diferentes decisões.

• O fluxograma de lógica é empregado para revelar lacunas, gargalos ou restrições no processo que possam causar turbulências ou problemas. 

• O fluxograma de sistema representa o fluxo de dados em um sistema e costuma ser utilizado na área de contabilidade.

• O fluxograma de produto ilustra o processo de criação de um produto e a ordem das sequências. Pode servir como um importante documento para produtos em desenvolvimento ou para aperfeiçoar um processo existente.

• Um fluxograma de processo apresenta a maneira de um processo atingir certo resultado. Provavelmente você o usará para aprimorar processos existentes ou criar novos. O diagrama de raia é um exemplo deste tipo de gráfico.

Além dos tipos de fluxogramas que Fryman criou para uso em empresas, vários outros foram desenvolvidos ao longo dos anos.

Outros tipos de fluxogramas

Alguns dos tipos de fluxogramas mais comuns foram apresentados por Alan B. Sterneckert no livro Critical Incident Management (Gestão de incidentes críticos), de 2003. Dentre eles, estão:

• O fluxograma de documento;

• O fluxograma de dados;

• O fluxograma de sistema; 

• O fluxograma de programa.

Em 1987, Andrew Veronis publicou o livro Microprocessors: Design and Application (Microprocessadores: elaboração e aplicação) que descreve os três tipos de fluxograma a seguir:

• O fluxograma de sistema;

• O fluxograma geral;

• O fluxograma detalhado.

Além dos fluxogramas já mencionados, utilizam-se outros como:

• Diagrama PERT;

• Fluxograma de fluxo de trabalho;

• Diagrama de raia;

• Diagrama de fluxo de dados (DFD, na sigla inglesa);

• Diagrama de fluxo de processos (PFD, na sigla inglesa);

• Notação e modelo de processos de negócio (BPMN 2.0, na sigla inglesa);

• Fluxograma de linguagem de especificação e descrição (SDL, na sigla inglesa);

• Fluxograma de cadeia de processos orientados por eventos (EPC, na sigla inglesa).

Caso esteja procurando um fluxograma de documentação de processos, temos um artigo sobre esse tema. Também recomendamos conferir os diagramas PERT, que são outro exemplo de fluxograma muito utilizado.

Como criar um fluxograma

Há cinco etapas que devem ser observadas ao criar um fluxograma claro e eficaz, seja para usá-lo como um rascunho pessoal ou como modelo de mapeamento de processos oficiais.

1. Defina a finalidade e o escopo. Antes de encarar a folha em branco ou a sua ferramenta de criação, determine o escopo e a finalidade do processo. Pergunte-se qual é o objetivo do seu projeto e quais são as datas de início e conclusão desejadas.

2. Ordene as tarefas de forma cronológica. Dependendo do tipo de fluxograma almejado, talvez seja necessário analisar documentos já criados, perguntar aos membros da equipe sobre experiências anteriores, ou observar um processo existente. Poderá ser útil anotar alguns dos passos em forma de lista antes de criar o primeiro esboço de um fluxograma.

3. Organize as tarefas por tipo e símbolo de fluxograma. Depois de escrever todas as tarefas e ordená-las de forma cronológica, atribua os símbolos pertinentes a cada uma para ter tudo preparado e começar a esquematizar o fluxograma.

4. Crie o fluxograma. Você pode desenhá-lo à mão ou utilizar um software ou ferramenta que permita compartilhar o fluxograma com a sua equipe facilmente. 

5. Valide e aprimore o fluxograma. Pedir a opinião de uma, duas ou até mesmo três pessoas pode ajudar a identificar gargalos e possíveis problemas. Isso permitirá aperfeiçoar o fluxograma antes que o processo comece.

Use modelos de fluxogramas para maximizar a produtividade

O objetivo dos fluxogramas é facilitar o seu trabalho, então use programas de computador ou integrações com aplicativos, como o Lucidchart, para criá-los. A integração Lucidchart + Asana adiciona diagramas, fluxogramas e mapas de processo aos seus projetos na Asana de forma bem integrada. Escolha dentre milhares de modelos para criar o fluxograma que você quiser.