Cinco dicas de especialistas para realizar reuniões virtuais eficientes

As reuniões estão presentes em empresas de todos os tamanhos e formatos, e é necessário um esforço consciente para garantir que sejam práticas e produtivas em vez de uma lista interminável de atualizações de status. À medida que equipes de todo o mundo passaram a trabalhar exclusivamente à distância, muitas delas tiveram que repensar todos os aspectos das suas reuniões, desde o conteúdo até a cadência. Para ajudar a facilitar este reajuste para as equipes que estão neste processo de transição, pedimos aos nossos clientes e à comunidade para compartilharem suas estratégias, dicas e conselhos favoritos sobre como realizar reuniões virtuais eficientes. Veja a seguir o que eles disseram.

1. Reuniões individuais: tenha uma conversa amigável antes de se aprofundar na reunião

As reuniões individuais, ou seja, momentos específicos para estar em contato regularmente, criar empatia, orientar e apoiar, são um elemento essencial da nossa cultura, mas criar empatia em um ambiente remoto pode ser uma tarefa difícil. Em uma reunião virtual, podemos ter a tentação de nos aprofundarmos de imediato no assunto da pauta ou no tema a tratar. Anne Raimondi, diretora de clientes na Guru, ressalta que as reuniões individuais à distância devem começar com uma conversa amigável de três a cinco minutos para saber como está a vida pessoal de seu colega e fazer perguntas do tipo “Como está se sentindo?”, “Precisa de alguma coisa?” e “Como posso ajudar?”.

Na Guru, destinamos intencionalmente de três a cinco minutos no início de cada reunião individual e de equipe a uma conversa amigável, para não entrarmos logo de início no conteúdo e na pauta da reunião.”

2. Reuniões de equipe: os três “Pês”

L. David Kingsley, vice-presidente sênior e diretor de pessoas na Vlocity, disse que para alguns funcionários, atuar em um ambiente de trabalho remoto é como estar na pele de Bill Murray no filme “Feitiço do Tempo”, a menos que os líderes façam um esforço consciente para que todos participem da conversa, e também mudem as abordagens utilizadas para contribuir para o alinhamento e realização dos objetivos da equipe. As reuniões de equipe são uma ótima oportunidade para os líderes incluírem variações nas formas como se comunicam com a equipe. David estruturou recentemente uma das reuniões da sua equipe em torno do que ele chama de os três “Pês”. Cada membro da equipe foi solicitado a levar um dos três “Pês” — uma planta, um pet (animal de estimação) ou uma pessoa — do seu ambiente de trabalho remoto para a reunião. A ordem era intencional: aqueles que levassem plantas seriam os primeiros a apresentar; em segundo lugar, os que levassem pets; e por último, os que levassem pessoas (por exemplo, crianças ou cônjuges). Conforme David nos explicou:

Isso deu às pessoas que moram sozinhas a chance de compartilhar algo pessoal, assim como eu, quando meu filho entra no escritório e sobe na cadeira. Ele é uma gracinha e todos querem ver o bebê fofinho. Da mesma maneira, cada um tem algo pessoal que gostaria de compartilhar. Especialmente em momentos como este, é fundamental nos concentrarmos primeiro em nossas necessidades mais humanas de compartilhar e conectar uns aos outros. ”

O evento foi uma ótima oportunidade para criarmos laços e relações. Os membros da equipe falaram sobre suas plantas, que quase sempre tinham nomes, com uma paixão comparável à dos membros que apresentaram seus pets, cônjuges e familiares. E, o mais importante, todos se sentiram incluídos e apoiados.

3. Eventos virtuais: um exercício de subtração

Assim como em muitas empresas, foi necessário transformar alguns de nossos eventos presenciais já planejados em eventos virtuais. Uma reação precipitada pode levar a querer tornar o evento virtual o mais fiel possível ao evento presencial. Entretanto, essa não costuma ser a melhor abordagem.

A Anne nos recorda que os eventos virtuais devem ser uma oportunidade de subtrair e simplificar, e não de simular. É essencial reavaliar os objetivos do evento, bem como encontrar a melhor forma de os alcançar em um formato on-line. Recentemente, Anne e sua equipe optaram por transformar um evento presencial de três dias em uma série de módulos on-line com duração de várias semanas. Como resultado, esperam que os participantes estejam mais bem preparados para absorver o conteúdo de maneira virtual, pois ele já não será abordado em uma única sessão muito longa.

Ao mudar para um evento virtual, tivemos que dar à equipe tempo e liberdade para que não sentissem que era necessário modificar seus planos originais para se adequar ao formato on-line. Permitimos que eles se pronunciassem: ‘Isso já não faz mais sentido.’ Perguntamos a eles: ‘Quais coisas vocês eliminariam por serem específicas ao evento presencial e que agora seriam inúteis ou sem valor, ou nos fariam perder tempo e a nossos clientes atuais ou potenciais?’ ”

4. Reuniões gerais — empatia antes de abordar os temas

Para muitas empresas, as reuniões gerais são a principal forma de comunicar as atualizações do negócio. Durante estes momentos de incerteza e dificuldade, as reuniões gerais também não ocorrem num contexto de normalidade, por isso o seu formato deve ser revisto de forma a priorizar o bem-estar dos funcionários.

Na Vlocity, Kingsley e sua equipe reformularam as reuniões semanais de modo que a primeira metade se destinasse a fazer uma renovação de propósitos de cada um dos funcionários, o que inclui uma série de perguntas elaboradas por Theresa Ludvigson, vice-presidente de integração global e programas de fidelidade na Salesforce:

• O que tenho a agradecer hoje?

• Com quem vou me contatar hoje ou perguntar se está tudo bem?

• De quais expectativas de “normalidade” estou me desapegando hoje?

• Como vou sair hoje?

• Como vou me exercitar?

• Que positividade estou criando, cultivando ou atraindo hoje?

Perguntas como estas ajudam a trazer uma base sólida para todos e a adotar uma perspectiva saudável durante períodos difíceis.

5. Apresentações virtuais: reserve um tempo para as falhas

Contratempos técnicos são quase inevitáveis durante as reuniões virtuais, especialmente quando se alterna frequentemente entre os diversos apresentadores. De acordo com o especialista em comportamento organizacional Bob Sutton, os participantes e apresentadores devem presumir que as apresentações virtuais serão 25% mais demoradas do que as presenciais, considerando o mesmo conteúdo. Segundo Bob, a questão não é se ou quantas falhas técnicas ocorrerão, mas sim como os apresentadores lidarão com elas.

Falhas técnicas fazem parte das reuniões virtuais. Elas devem ser tratadas com perseverança e elegância, não com nervosismo e culpa. ”

Reuniões mais eficientes, esteja onde estiver

Lembre-se de que realizar reuniões eficientes pode ser um desafio mesmo em circunstâncias normais. Agora, mais do que nunca, é provável que a antiga abordagem da equipe em relação às reuniões não funcione da mesma maneira no ambiente virtual. Portanto, antes de pressionar o botão “enviar” do próximo convite de calendário, reflita sobre estas dicas e considere como você pode adequar a pauta ou o formato para estarem mais alinhados ao seu público remoto. Dedicar-se a fazer mudanças conscientes não apenas aprimorará o conteúdo, como também contribuirá para que a sua equipe se sinta ainda mais reconhecida e apoiada.

Para obter mais dicas e insights, confira o nosso guia de recursos para trabalho remoto. Ou, se estiver pronto para começar, experimente a Asana gratuitamente agora mesmo e ajude a sua equipe a se conectar e a colaborar ao trabalhar à distância.