O que é uma tomada de decisão RAPID?

O nervosismo é normal quando se tem de tomar uma grande decisão no trabalho. Afinal, nunca se sabe ao certo como as coisas vão acabar. Felizmente, as estruturas de tomada de decisão baseada em dados podem ajudar a diminuir o nervosismo com a atribuição clara das funções e responsabilidades por cada decisão.

Conheça a tomada de decisões RAPID, uma estrutura que ajuda a delegar membros da equipe a funções específicas. O método RAPID é particularmente útil para tomar decisões maiores que envolvem muitos colaboradores, porque cada colaborador sabe que tipo de feedback deve fornecer. RAPID é uma sigla para cinco funções, cada qual responsável por diferentes aspectos do processo de tomada de decisão.

O que é o modelo de tomada de decisão RAPID?

Desenvolvido pela Bain & Company, o modelo de tomada de decisão RAPID é usado para delegar funções-chave a diferentes pessoas durante o processo de tomada de decisão. RAPID é uma sigla para as diferentes funções que cada pessoa pode desempenhar no processo de tomada de decisão. A sigla significa:

• Recommend (recomendar)

• Agree (acordar)

• Perform (realizar)

• Input (informar)

• Decide (decidir)

Tenha em mente que essa ordem normalmente não corresponderá à do seu processo de tomada de decisão. Por exemplo, convém consultar e coletar informações (“informar”) primeiro para a maioria das decisões, mesmo que esse seja o quarto item da sigla. O número de pessoas envolvidas no seu processo RAPID também deve variar. Em equipes menores, a mesma pessoa pode assumir mais de uma função. Em organizações maiores, pode haver uma equipe de força-tarefa para cada função. 

Livre-se do conhecimento fragmentado e incomunicado: otimize a sua estrutura organizacional para fortalecer a colaboração entre as equipes

Neste e-book, você aprende a estruturar a sua organização para impedir a formação de ilhas de conhecimento, acelerar o progresso e manter o alinhamento diante de mudanças.

Acessar os insights

Quando usar o método RAPID

Ironicamente, a estrutura RAPID (do inglês, “rápido”) não pretende ser um processo rápido. Em vez disso, tem como foco ajudar você a tomar decisões importantes de forma ponderada e precisa, mesmo que isso demore um pouco mais. Dito isto, as decisões RAPID tendem a levar menos tempo do que um processo de tomada de decisão desorganizado. Ao atribuir claramente as funções e responsabilidades de cada colaborador, você está comunicando exatamente que tipo de feedback cada um deles pode (e não pode) dar. 

O RAPID é um processo ponderado e construtivo, mas não se destina a todos os problemas. O processo naturalmente se presta a questões mais complexas que exigem muita informação das partes interessadas.

Em geral, você não precisará do RAPID para:

• Problemas simples.

• Decisões urgentes.

• Decisões que podem ser tomadas por uma pessoa.

Tomada de decisão RAPID vs. gráficos RACI

Tanto RAPID quanto a RACI são estruturas para ajudar a determinar as funções, mas cada uma especializa-se num cenário específico. Os gráficos RACI ajudam a determinar as funções para os projetos, enquanto as funções RAPID são normalmente atribuídas para decisões importantes.

• Gráficos RACI: usados para definir as funções do projeto, a fim de esclarecer as responsabilidades pela tomada de decisão circunscrita a um projeto específico. Eles são uma maneira de identificar as funções e responsabilidades da sua equipe de projeto para qualquer tarefa, marco ou entregável do projeto. 

• RAPID: usado para definir funções para indivíduos ou grupos a fim de tomar decisões sobre questões complexas. Muitas vezes, envolve um grande número de partes interessadas e muitas informações são necessárias ao se usar o RAPID.

Por exemplo, um gráfico RACI pode determinar que um engenheiro é responsável pelo desenvolvimento do produto durante a sua rotina de trabalho. Uma estrutura RAPID pode designar temporariamente o mesmo engenheiro para um comitê de contratação. 

Os cinco papéis na tomada de decisão RAPID

As funções RAPID são atribuídas a uma única pessoa ou grupo de pessoas que lidam com a tomada de decisões de uma organização. Uma pessoa pode desempenhar várias funções ou pode haver várias pessoas em uma função. O RAPID deve ser flexível e, ao mesmo tempo, fornecer uma estrutura que priorize uma boa tomada de decisão.

Essa estrutura se pauta pelas cinco funções do RAPID:

1. Recomendar (R)

O indivíduo responsável por recomendar é semelhante a um líder de equipe porque tem muita influência sobre como o processo deve decorrer. Nessa função, ele é responsável por propor e executar muito do trabalho real envolvido na tomada de decisões. Devido a essa influência, a função de recomendar pode ser preenchida por um único indivíduo ou por uma força-tarefa. 

Vamos supor que você precise decidir se deve ou não atualizar o seu software. Quem recomenda é responsável por criar uma proposta para o novo software e fazer a coordenação entre as outras funções para reunir informações relevantes. 

2. Concordar (A)

Quem assume a função de concordar tem uma autoridade significativa. O seu trabalho é ajudar quem recomenda a tomar a melhor decisão possível. Embora todas as opiniões dos principais interessados possam ser consideradas durante o processo de decisão RAPID, a sua decisão final deve considerar a contribuição de quem está na função de concordar. Não é necessário atribuir a função de concordar a cada decisão, apenas às mais especializadas. 

Usando o exemplo acima, quem deve concordar pode ser o desenvolvedor de software que mostra o código exato a ser usado para se obter uma funcionalidade livre de erros. E isso é algo inegociável: se você não quer bugs no software, você tem que considerar a contribuição do seu desenvolvedor.

3. Executar (P)

A função de executar é responsável por implementar qualquer decisão que seja tomada. Esta é a última etapa do processo de tomada de decisão, mas ainda assim você deve atribuí-la com antecedência. Dessa forma, o executor fica a par de todos os detalhes, o que é importante em processos complexos. Ao recrutar o profissional antes que ele seja necessário, você pode passar mais rapidamente da idealização para a implementação.

Continuando com o exemplo, o executor provavelmente seria o desenvolvedor de software que de fato criaria o programa. Poderia também ser o gestor de projetos responsável por uma equipe de desenvolvimento, que por sua vez projetaria o software.

4. Informar (I)

Embora esteja em penúltimo lugar na sigla, informar é normalmente a primeira função RAPID que se atribui. Normalmente, há várias pessoas responsáveis por informar, incluindo especialistas qualificados, partes interessadas e quem será afetado pela decisão. A responsabilidade da função de informar é fornecer todas as informações e conselhos a serem considerados durante todo o processo de tomada de decisão. Embora se assemelhe à de concordar, a função de informar não tem a palavra final. Em vez disso, ela apenas se presta a apresentar informações.

Por exemplo, um gestor de projetos pode compor a equipe encarregada por informar e pode fazer diversas análises, como uma análise de custo-benefício, para ajudar o decisor a determinar se o projeto é viável. Nesse caso, um desenvolvedor de software também pode compor a equipe encarregada por informar para fornecer informações técnicas relevantes sobre o que seria necessário para criar um software.

5. Decidir (D)

A função de decidir é conferida à pessoa que toma a decisão final. Para tomar uma decisão de alta qualidade, os indivíduos devem entender todos os lados da história, prós e contras e saber os impactos que a decisão terá sobre todos os envolvidos. O decisor deve levar em consideração as informações e opiniões de quem tem a função de concordar, embora não precise necessariamente compartilhar a opinião dessa pessoa. 

Retomando o nosso exemplo para encerrar, o tomador de decisão provavelmente seria de uma equipe diferente (não de software), para que pudesse revisar todos os dados relevantes objetivamente antes de decidir se se criaria o software. Observe que o decisor não precisa estar na liderança. Aliás, é útil atribuir a função de decidir a alguém que não seja líder de equipe ou executivo da empresa para reduzir o viés na tomada de decisão.

Livre-se do conhecimento fragmentado e incomunicado: otimize a sua estrutura organizacional para fortalecer a colaboração entre as equipes

Neste e-book, você aprende a estruturar a sua organização para impedir a formação de ilhas de conhecimento, acelerar o progresso e manter o alinhamento diante de mudanças.

Acessar os insights

Exemplo de ação RAPID

Vamos ver como você pode usar o RAPID no seu trabalho diário. Por exemplo, vamos supor que você faça parte da equipe responsável pela precificação de produtos. A definição do preço é uma decisão enorme que afeta a receita, o crescimento e o inevitável sucesso do seu modelo de negócios. Se o preço do produto é muito alto, você pode perder clientes. Mas, se for muito baixo, você está deixando de lado os ganhos.

Para encontrar o equilíbrio ideal, você pode usar o RAPID e criar um grupo de pessoas que usarão dados e perspectivas alternativas para ajudar você a decidir como precificar o produto. O RAPID neste cenário garante que diversas equipes, especialistas e principais interessados façam parte da decisão. Por outro lado, se você tenta precificar o seu produto sem usar o RAPID, pode acabar com um número arbitrário que não maximiza os lucros ou, pior ainda, afugenta os potenciais clientes.

Vantagens de usar o método RAPID

A vantagem de usar o RAPID para a tomada de decisões é que ele envolve uma variedade de principais interessados em decisões críticas. Em vez de depender apenas do conselho de administração ou do diretor executivo para determinar o próximo curso de ação, qualquer pessoa, em qualquer nível, tem voz ativa. 

Além disso, a estrutura RAPID ajuda a:

• Envolver mais pessoas nas decisões que as impactam diretamente. Esta é uma maneira de liderar mais democrática do que tomar decisões sem a contribuição da equipe. 

• Aumentar a transparência no processo de tomada de decisão. Assim, se você discordar, sabe com quem falar e como proceder para fazer alterações.

• Distribuir o poder em uma organização, de modo que não sejam sempre as pessoas no topo quem tomam as decisões.

• Incluir diferentes perspectivas para identificar diferentes oportunidades ou desafios. Quanto mais inclusivo for o seu RAPID, mais perspectivas (e, em última análise, soluções) você terá.

• Capacitar todos na organização a tomar decisões, o que pode ajudá-los a ter um maior senso de responsabilidade sobre o trabalho, as funções e toda a organização. 

• Criar responsabilização pelas decisões dentro da esfera de responsabilização de todas as equipes e indivíduos, para que todos sintam como afetam as escolhas da empresa.

Aspectos a observar

A tomada de decisões RAPID é uma ferramenta útil e potente, mas pode ser difícil de aplicar. Como qualquer mudança em larga escala, quando você usa o RAPID pela primeira vez, pode haver certa resistência. Conhecer e planejar-se para esses possíveis desafios com antecedência pode ajudar a facilitar a transição.

Veja o que observar:

• Dinâmicas de poder. O método RAPID destaca que certas pessoas podem ter mais poder do que outras, o que pode causar conflitos. Isso não é necessariamente algo negativo, no entanto, o poder por vezes precisa ser redistribuído. Mas isso pode causar certo desconforto. Se os conflitos surgirem quando você estiver implementando o RAPID, tente pôr em prática estratégias de resolução de conflitos que cheguem à raiz dos problemas e (espera-se) tornem a equipe mais forte no final. 

• Controle confortável. A função de responsável pelas decisões pode ser divertida e viciante. Às vezes, as pessoas relutam em abrir mão desse controle e passar a tomada de decisões para outro indivíduo. Talvez se preocupem pensando ser as únicas a poder tomar as decisões certas, ou talvez estejam apenas acostumados a manter essa posição. Mas no RAPID faz mais sentido deixar as decisões àqueles que normalmente não as tomam visando a resultados menos tendenciosos.

• Confiança excessiva na liderança. É fácil recorrer aos líderes para tomar decisões. O método RAPID incentiva a alternar a pessoa no papel de decisão, para que nem sempre seja um executivo do alto escalão ou um conselho de administração. Mas, primeiro, é preciso quebrar o hábito de assumir que os líderes são os únicos que podem tomar decisões.

Decisões RAPID em detrimento de resultados rápidos

Quando você quer decidir a camisa que vai usar, pode ser melhor fechar os olhos e apontar para uma qualquer. Mas, quando se está decidindo sobre questões gerais que terão um impacto duradouro nos negócios, na equipe ou no trabalho, o método RAPID pode ajudar a tomar uma decisão melhor do que a que você faria por conta própria. 

Livre-se do conhecimento fragmentado e incomunicado: otimize a sua estrutura organizacional para fortalecer a colaboração entre as equipes

Neste e-book, você aprende a estruturar a sua organização para impedir a formação de ilhas de conhecimento, acelerar o progresso e manter o alinhamento diante de mudanças.

Acessar os insights