Como criar agendamentos de projetos para facilitar o trabalho

Um novo projeto no trabalho costuma indicar o início de mais uma aventura repleta de participantes, prazos, entregáveis e ferramentas. Seja para o lançamento de um novo produto, o evento de um fornecedor, o calendário editorial anual, ou até mesmo a integração de funcionários, o seu projeto precisará de um calendário.

Capacitar-se para criar o calendário de um projeto com planejamentos, responsabilidades e processos é fundamental para manter a sua equipe em dia, saber o que cada um está fazendo e para quando, e ver como todas as partes se conectam. Embora possa demorar um pouco no início, um calendário de projeto bem elaborado aumentará a eficiência, a responsabilidade e a clareza. Essas três palavras são como música para os ouvidos de qualquer pessoa (especialmente para quem confiou o projeto a você: o seu chefe). Você também poderá reduzir o número de ferramentas que deveriam ajudar a fazer a gestão de um projeto, mas que, na verdade, apenas dificultam o processo.

Talvez o seu cartão de visita não inclua o título de gestor de projetos abaixo do seu nome, mas acredite: para este projeto específico, e para tantos outros que estão por vir, essa é a sua verdadeira função. Assuma-a! Quando você aprender a pensar como um gestor de projetos, estará no caminho certo para voltar a deixar o trabalho eficiente.

Como criar calendários de projetos

Agora que você está pronto e disposto a seguir em frente como um gestor de projetos, está na hora de começar a planejar e elaborar o calendário do seu projeto. Como o processo de agendamento da gestão do projeto talvez lhe pareça pouco familiar, fornecemos a seguir uma lista das etapas que você pode seguir ao criar o planejamento do seu projeto:

1. Defina as metas do seu projeto. Anote os principais marcos ou entregáveis que serão essenciais para o êxito deste projeto.

2. Identifique todos os participantes. Faça uma lista de todas as pessoas que precisam participar do seu projeto, mesmo que sua função envolva uma simples aprovação.

3. Determine o seu prazo final. Quando você precisa ter o projeto completamente concluído? Assegure-se de ter tempo suficiente para lidar com os conflitos que certamente surgirão.

4. Liste cada etapa ou tarefa.Divida os marcos e entregáveis definidos na Etapa 1 em tarefas menores e subtarefas para garantir que nada seja esquecido.

5. Atribua um membro da equipe como responsável por cada tarefa.Decida quem cuidará de cada tarefa e subtarefa, e seja transparente em relação aos prazos. Lembre-se de que seus colegas provavelmente têm outros projetos em andamento, portanto, considere a carga de trabalho de cada um para que não se sintam sobrecarregados.

6. Ao definir as datas de conclusão de cada tarefa, comece pelo fim. Determine qual será a duração de cada tarefa (data de início e data final) sem se esquecer de que os atrasos são quase certamente inevitáveis. Outro fator importante a considerar é a sequência, afinal, algumas tarefas devem ser concluídas antes que outras possam começar.

7. Organize o calendário do seu projeto em uma única ferramenta e compartilhe-o com a sua equipe.

   Você criou o planejamento do seu projeto com êxito. Agora, deve organizá-lo de modo que todos os envolvidos possam visualizá-lo e trabalhar a partir dele. Encontrar uma ferramenta que lhe ajude a fazer ambas as coisas será vital para o seu sucesso.

Quando já tiver um calendário de projeto configurado, o tempo necessário para fazer a gestão prática do seu projeto diminuirá, e você (e a sua equipe) terão mais horas disponíveis para dedicar ao trabalho que importa. Afinal, não é por esse motivo que você foi contratado?

Exemplos de calendários de projetos

Depois de seguir todas as etapas acima, você terá uma programação clara que descreve o agendamento e as etapas do seu projeto. Veja a seguir alguns exemplos:

Exemplo de agendamento de planejamento de eventos

Planejando um evento virtual? O seu calendário delineará tudo o que precisa ser feito — e quando — até chegar o grande dia!

Exemplo de agendamento de lançamento de produtos

Para o seu próximo produto, crie uma estrutura analítica do trabalho ao delinear todas as etapas e dependências necessárias, e, então, visualize-as em um projeto fácil de compartilhar para manter a equipe em dia.

Exemplo de agendamento de campanha de marketing

Saiba exatamente o que está ocorrendo em qualquer data da sua campanha de marketing com um planejamento de projeto que agenda todos os detalhes:

Etapas seguintes à conclusão do calendário do seu projeto

O objetivo de um cronograma de projeto é fazer com que o trabalho seja realizado com mais eficiência. Ver o panorama geral do seu projeto e criar um planejamento bem pensado ajuda a ter menos estresse e mais produtividade. Após concluir o seu planejamento, ainda faltam duas etapas essenciais.

Compartilhe-o com a sua equipe

Ao compartilhar o calendário do seu projeto, os membros da equipe saberão claramente quais são as suas responsabilidades no projeto, e terão um recurso que lhes dará insights sobre as suas partes no planejamento. Comece enviando o calendário do projeto para todos os envolvidos e peça-lhes feedback específico, como dúvidas, preocupações ou ideias.

Mantenha-se organizado com um local central para todas as respostas e defina um prazo concreto para que os membros da equipe ajam em tempo hábil. Após coletar todo o feedback, crie uma versão atualizada do agendamento do projeto e compartilhe-o novamente com todos os participantes. Assegure, também, que o agendamento do projeto esteja incluído nos documentos de planejamento de projeto mais importantes, como o brief do projeto e o sumário executivo.

Adapte-o conforme progride

Parece que Heráclito estava certo, na Grécia antiga, quando refletiu que a única coisa permanente é a mudança. Isso também se aplica ao planejamento do seu projeto. Após dar início ao projeto, não se esqueça de conferir com frequência o seu calendário. Adapte-o conforme necessário sempre que surgirem imprevistos.

Fazer a gestão do agendamento e de todos os ativos do projeto num lugar central ajudará todos a contar com um único ponto de referência, além de garantir o uso da versão mais recente do agendamento do projeto.

Aumente a eficiência: converta os seus planejamentos e calendários em modelos

Para economizar ainda mais tempo ao planejar projetos, use um modelo comprovado para não ter que reinventar a roda sempre que der início a um novo projeto.

Se o projeto atual for de um evento anual, como a exposição de um fornecedor, é fácil deduzir que ter agora um agendamento de projeto consistente e bem definido vai permitir criar o projeto do próximo ano a partir dele. E quais outros projetos incluem sempre os mesmos processos? Por exemplo, a exposição do seu fornecedor talvez tenha tarefas similares às do almoço com o cliente que você realizará ainda este ano. Ter um modelo de agendamento de projeto ajudará a lançar projetos no futuro de forma mais rápida e eficiente.

Onde criar um calendário de projeto?

Se você já assume a sua nova função como gestor de projetos e adotou uma maneira mais eficiente de abordar o seu trabalho ao criar agendamentos de projetos, talvez esteja na hora de fazer upgrade para uma ferramenta multifuncional. (Sim, elas existem!)

As ferramentas de gestão do trabalho estão disponíveis para ajudar a criar agendamentos de projetos dinâmicos e cronogramas estilo diagrama de Gantt que proporcionam visibilidade em todas as etapas e para todos os participantes. Diga adeus aos e-mails, planilhas e chats que não se comunicam entre si.

Desenvolver e gerir o calendário do seu projeto em um sistema centralizado lhe permite elaborar cada etapa e definir a sua duração com um calendário de projeto, além de criar tarefas e subtarefas e atribuir tudo isso às pessoas apropriadas. Quando for necessário ajustar o planejamento do seu projeto, você poderá fazê-lo rapidamente com a ferramenta, e todos os participantes serão notificados. As diferentes visualizações do seu calendário se adequam a todos os estilos de trabalho e aprendizado. Além disso, os seus fluxos de trabalho ocorrerão sem complicações, pois você sempre saberá o que cada um está fazendo e para quando.

Trabalhe de forma mais inteligente com calendários de projetos

Parabéns, gestor ou gestora de projetos! Você está no caminho certo para trabalhar de forma mais inteligente, contando já com a lógica e as etapas necessárias para começar a renovar — e revitalizar — o processo ds seus projetos. Uma solução de gestão do trabalho como a Asana lhe permite fazer tudo o que falamos acima e muito mais. Considere-a como a ferramenta multifuncional para ter êxito em seus projetos. Desejamos a você um ótimo planejamento!