O que é uma equipe de projeto e por que ela é necessária à sua empresa?

Na gestão de projetos, construir a equipe certa é como montar um móvel complexo composto por várias peças: requer visão e um planejamento cuidadoso, mas que, se feito da forma correta, faz toda a diferença.

Mas antes de montar uma equipe de projeto, precisamos entender exatamente o que ela é e quais funções ela deve incluir. Neste artigo, detalharemos os aspectos fundamentais de uma equipe de projeto e explicaremos como uma equipe bem estruturada pode capacitar os seus colaboradores a realizar os trabalhos de maior impacto. 

O que é uma equipe de projeto?

Uma equipe de projeto é um grupo de pessoas que trabalham juntas para realizar um projeto. Costuma ser multidisciplinar, ou seja, é composta por indivíduos de diferentes grupos ou departamentos da organização que têm um objetivo em comum. Essas equipes são responsáveis por concluir a iniciativa com êxito, de acordo com o agendamento do projeto e os seus objetivos gerais.

Normalmente, a equipe é composta por um gestor de projetos, que supervisiona e gere a equipe, e pelos membros, que realizam as tarefas específicas do projeto. Estes membros podem ser internos (funcionários em período integral, por exemplo) ou externos (como freelancers). Além destes, uma equipe pode envolver outras partes, incluindo pessoas que não fazem a gestão direta nem executam as atividades do projeto, mas que mesmo assim têm interesse no seu sucesso e variadas capacidades de tomada de decisão. 

Quais são as funções comuns em uma equipe de projeto?

Não existe uma fórmula que sirva para todas. As equipes de projeto da sua organização provavelmente serão diferentes a cada iniciativa, dependendo de fatores como o seu tamanho e os seus objetivos. Seja qual for o objetivo final, ter uma equipe com a combinação certa de habilidades é fundamental para o sucesso do projeto. 

Veja a seguir as funções mais comuns que compõem uma equipe de projeto: 

1. O gestor do projeto

Conhecido também como o líder do projeto, o gestor de projetos costuma ser o responsável por coordenar, supervisionar e conduzir o projeto e a sua equipe. Também é responsável por assegurar que tudo corra sem grandes complicações, desde a reunião inicial até a retrospectiva do projeto.

Os gestores controlam o projeto e orientam a equipe, estabelecendo expectativas, atribuindo tarefas e coordenando o trabalho. São como mentores que guiam os colaboradores e facilitam a colaboração e a comunicação entre os integrantes da equipe. 

As principais responsabilidades de um gestor incluem:

• Trabalhar com a gestão de alto nível para desenvolver um plano e traçar as metas de um projeto.

• Alocar recursos para o projeto e elaborar um plano de gestão de recursos.

• Determinar o escopo do projeto e mantê-lo dentro dos limites estabelecidos no plano de gestão de escopo. 

• Gerir e comunicar-se com os membros da equipe de projeto.

• Atribuir tarefas e delegar atividades do projeto a cada membro da equipe. 

• Manter o projeto dentro do cronograma e desenvolver soluções se houver mudanças de prioridade ou se surgirem obstáculos.  

• Monitorar os indicadores-chave de desempenho (KPIs) e fazer ajustes de forma proativa, caso o projeto não esteja no caminho certo para cumprir as metas.

• Coordenar a comunicação entre os integrantes da equipe e resolver qualquer conflito que possa surgir na equipe.

• Definir expectativas e manter as partes interessadas atualizadas por meio da gestão de partes interessadas.

Digamos que a sua agência de marketing esteja desenvolvendo a reformulação de um site. Neste projeto, o gestor seria responsável por: definir o tempo e os recursos necessários para realizá-lo; controlar as operações diárias da reformulação do site, incluindo dar feedbacks e manter o projeto em dia; e gerir cada membro da equipe. 

2. Os membros da equipe do projeto

Um membro da equipe é o encarregado de produzir o trabalho que contribui para a realização bem-sucedida do projeto. Geralmente, são colaboradores individuais que agregam as suas habilidades especializadas e específicas à equipe e ao projeto. Podem ser funcionários em período integral ou parcial, que trabalham internamente na empresa ou como terceirizados. 

Podemos pensar nos gestores como os supervisores do projeto e os membros como os seus executores. Lembre-se: equipes de projeto costumam ser multidisciplinares, portanto, os seus integrantes muitas vezes fazem parte de departamentos diferentes da organização. Então, para trabalharem de forma intersetorial e desenvolverem um trabalho de alto impacto, essas equipes independentes precisam de uma tecnologia eficaz. Um bom exemplo disso seria uma plataforma de gestão do trabalho com integrações de ferramentas. 

As principais responsabilidades dos membros de equipes de projeto incluem:

• Produzir entregáveis e trabalhos individuais que contribuem para o sucesso e os objetivos gerais do projeto.

• Fornecer conhecimento e feedback dependendo das suas áreas de especialidade.

• Colaborar com os outros membros nas atividades do projeto.

• Realizar as suas tarefas individuais no prazo e conforme as prioridades. 

Vamos voltar ao nosso exemplo da reformulação do site. Neste projeto, a equipe pode ser composta por colaboradores de departamentos como design, redação e desenvolvimento. As suas tarefas e entregáveis podem incluir o desenvolvimento de uma nova paleta de cores ou tipografia para o site, o esboço de novos designs para a página inicial, a elaboração de textos e a codificação do site final. 

3. O patrocinador do projeto 

O patrocinador do projeto, também conhecido como patrocinador executivo, é a pessoa responsável pelo sucesso geral do projeto. O patrocinador é geralmente um executivo da empresa ou um membro da alta administração que atua como um promotor do projeto, ajudando a alocar os recursos, promover o projeto e assegurar a sua aceitação. 

Considerando a hierarquia da equipe do projeto, o patrocinador está acima do gestor e serve como um guia e mediador entre o gestor do projeto e a alta administração. Enquanto o gestor está envolvido nas operações cotidianas, o patrocinador pode entrar em cena para obter feedback sobre o projeto ou atualizações de status diárias, semanais, mensais ou trimestrais. 

As principais responsabilidades do patrocinador do projeto incluem:

• Promover o projeto durante o estágio de planejamento inicial para obter adesão e garantir o seu financiamento. 

• Alinhar o projeto às metas estratégicas do negócio e demonstrar às partes interessadas como o sucesso do projeto aportará valor à empresa. 

• Designar um gestor para o projeto e atuar como um mentor para essa pessoa durante todo o ciclo de vida do projeto.

• Dar orientações ou aprovar decisões de alto nível. 

• Ser um mediador entre o gestor do projeto e os integrantes da liderança executiva. 

• Manter os executivos seniores informados do progresso do projeto e dos status ou atualizações dos entregáveis, conforme necessário.

• Encerrar o projeto, o que inclui avaliar o desempenho e assegurar uma entrega bem-sucedida. 

Para concluir o nosso exemplo, o patrocinador do projeto de reformulação do site seria um executivo da agência de marketing, como um diretor sênior de criação, que poderia ter promovido o projeto e tomado a frente para conseguir que o site da agência fosse renovado. Após o início do projeto, a sua principal função seria orientar o gestor do projeto e manter a liderança executiva informada sobre o progresso do novo site. 

Bônus: funções complementares no projeto

Uma equipe básica de projeto quase sempre consiste em um gestor, os diversos membros e um patrocinador. Porém, como os projetos tendem a variar muito em tamanho e escopo, os gestores precisam ajustar a equipe conforme as necessidades de cada projeto. 

Relacionamos a seguir algumas funções que uma equipe de projeto pode ou não ter, dependendo do tamanho e dos objetivos do projeto:

• Analistas de negócios: a principal função de um analista de negócios é assegurar que as operações de negócio sejam eficientes e identificar pontos de melhoria. Em uma equipe de projeto, o analista ajuda a definir as metas e garantir que o projeto agregue valor à empresa.  

• Líderes de equipe: em projetos pequenos, apenas um gestor é suficiente para supervisionar toda a equipe. Contudo, em projetos maiores, os colaboradores podem ser estruturados em equipes menores, o que dificulta o controle por parte do gestor. Nesse caso, os líderes de equipe atuam diretamente abaixo do gestor do projeto e monitoram o trabalho de indivíduos específicos ou de equipes menores dentro da hierarquia da equipe geral do projeto. Os líderes de equipe costumam ser a ponte entre o gestor do projeto e os integrantes da equipe. 

• Comitê de condução do projeto: é um grupo de pessoas, geralmente gestores seniores ou executivos de alto nível, que “dirigem” o projeto, orientando e dando suporte durante todo o seu ciclo de vida. Nem todos os projetos precisam de um comitê de direção, mas pode ser útil em projetos que envolvem muitas partes interessadas.

• Outras partes interessadas: uma parte interessada no projeto é qualquer pessoa que tenha um interesse ou possa ser impactada pelo projeto. Embora geralmente sejam executivos seniores, também podem ser colegas ou equipes multidisciplinares que não estejam atuando diretamente no projeto, mas que seriam afetados pelo seu resultado. As partes interessadas também podem ser externas, como clientes, consumidores, investidores ou até mesmo acionistas. 

Três motivos por que a sua empresa precisa de equipes de projeto

Agora que você já sabe o que é uma equipe de projeto, talvez esteja se perguntando por que a sua organização precisa de uma. Equipes de projeto ajudam empresas de todos os tamanhos a colaborar e criar, mas são principalmente úteis em grandes corporações, onde os gargalos em relação ao tamanho da equipe e à comunicação isolada podem atrapalhar a colaboração. 

As equipes de projeto ajudam as grandes organizações ao:

1. Facilitar a colaboração entre as diferentes áreas

Todos concordam que, quanto maior a organização, mais equipes e membros de equipe são necessários. E isso pode criar gargalos. Pense da seguinte forma, equipes isoladas costumam ter a sua própria “linguagem”, isto é, elas já estabeleceram processos e ferramentas, comunicam-se de um jeito particular, e armazenam os arquivos e realizam o trabalho em lugares específicos. Isso pode até funcionar em equipes que permanecem isoladas, mas quando precisamos da colaboração entre áreas diferentes, por exemplo, ao reunir membros das equipes de marketing, vendas e engenharia para trabalharem em uma iniciativa, é bem provável que teremos mais do que apenas alguns obstáculos pelo caminho.

É por isso que a colaboração multidisciplinar é tão importante. Ao definir responsabilidades claras e alinhar todos às mesmas metas estratégicas, as equipes de projeto ajudam a otimizar e simplificar a comunicação e o trabalho complexo em equipe.  

2. Aumentar a eficiência organizacional

Conforme as organizações crescem, fica cada vez mais difícil otimizar e produzir um trabalho que envolva áreas diferentes. Ao conectar os membros da equipe e reduzir o isolamento organizacional, as equipes de projeto maximizam a eficiência e diminuem as redundâncias que podem custar tempo e dinheiro. Além disso, projetos bem-sucedidos conduzidos por equipes de projeto podem proporcionar insights sobre como otimizar processos e fluxos de trabalho, podendo gerar uma eficiência de negócios maior a longo prazo. 

3. Impulsionar um trabalho de alto impacto

Integrantes da equipe com funções claramente definidas e que estão alinhados aos resultados estratégicos são capazes de se concentrar no desenvolvimento de trabalhos importantes. Ao reduzir os atritos causados pelo isolamento dos departamentos, as equipes de projeto permitem que todos na organização contribuam com o seu maior potencial. Com isso, a empresa se torna mais colaborativa e competitiva. 

Sete maneiras de capacitar as equipes de projeto a entregar um trabalho de alto impacto 

Quando o assunto é conduzir satisfatoriamente uma equipe de projeto, entender as funções e responsabilidades é importante, mas não é só isso. Equipes excelentes de projeto são colaborativas, criativas e capazes de se comunicar de forma eficaz. 

Veja a seguir como construir uma equipe excelente de projeto e, assim, prepará-la para entregar resultados de alto impacto essenciais para os negócios. 

1. Saiba escolher os membros certos para a equipe 

O primeiro passo para criar uma equipe de projeto é escolher os integrantes certos. A combinação de habilidades necessárias dependerá do propósito e dos objetivos do projeto. Por exemplo, se a sua empresa estiver construindo um site para um cliente, o gestor do projeto vai querer compor a sua equipe com pessoas de áreas técnicas e criativas, além de colaboradores que tenham contato com o cliente, como executivos de contas. Por outro lado, se a sua organização estiver reformulando o processo de integração, os membros da equipe deste projeto podem ser de áreas mais administrativas e com foco nos negócios, como recursos humanos, análise de negócios e operações de pessoal. 

Além das habilidades profissionais, é importante que os gestores de projeto considerem as habilidades sociocomportamentais que desejam trazer para a equipe, tais como adaptabilidade, comunicação, pensamento crítico e capacidade motivacional. Encontrar pessoas com diferentes habilidades e estilos que se complementam é fundamental para formar uma equipe dinâmica que dará vida ao projeto.  

2. Ajude a definir e alinhar o plano do projeto com clareza

Clareza é fundamental para o sucesso do projeto. Antes de dar início, é importante definir claramente os objetivos e as métricas de sucesso do projeto. Desse modo, podemos deixar todos alinhados sobre o que isso significa para eles. 

Para assegurar que a sua equipe esteja pronta para o sucesso, esclareça os seguintes pontos logo no início do projeto:

• Os objetivos do projeto ou o resultado que se espera alcançar com ele. Por exemplo, o objetivo principal do projeto pode ser o lançamento do blog de uma empresa. 

• As metas do projeto ou as etapas que a equipe deve cumprir para alcançar os objetivos gerais do projeto. Continuando com o nosso exemplo do blog, as metas podem incluir a elaboração de um calendário editorial, a escolha de um sistema de gestão de conteúdo e o design e o desenvolvimento do blog. 

• O cronograma do projeto, que inclui o período geral em que a equipe vai executar e concluir o projeto. 

• O escopo do projeto, que descreve todo o trabalho necessário para finalizar o projeto e inclui os recursos e os entregáveis.  

• O orçamento do projeto, isto é, uma visão geral do custo estimado para concluir o projeto e de como alocar os gastos.

Este processo deve ser colaborativo. Convoque a equipe do projeto cedo para conversar sobre os trabalhos que parecem factíveis, os recursos que vão ser necessários e o que seria um resultado bem-sucedido deste projeto. Isso faz com que todos estejam alinhados e encarem o projeto com tranquilidade e confiança, o que é algo necessário a qualquer projeto.   

3. Estabeleça funções e responsabilidades claras da equipe  

Depois de ajudar a traçar o plano do projeto e estabelecer as metas e objetivos, é hora de definir com precisão as funções e responsabilidades da equipe. Assim como determinar as metas, definir as responsabilidades ajuda a dar clareza ao projeto, e com isso, cada membro da equipe saberá exatamente quais são as suas atribuições e prazos. Dessa maneira, reduzimos a possibilidade de falhas na comunicação e de trabalhos duplicados, ao mesmo tempo que promovemos a colaboração na equipe. 

Por exemplo, digamos que o projeto envolve um trabalho de design e a equipe do projeto tenha dois designers gráficos. O gestor do projeto terá que determinar como dividir as tarefas de design, além de atribuir responsabilidades de revisão e aprovação a outros membros da equipe. Em projetos maiores nos quais as responsabilidades não são tão claras, criar um gráfico RACI pode ajudar na definição e alinhamento das atribuições na equipe.  

4. Ajude a conduzir a comunicação aberta 

Equipes de projeto são feitas de relacionamentos e, como em todo bom relacionamento, a comunicação é essencial. Veja algumas dicas de como criar uma cultura de comunicação aberta em uma equipe de projeto.

• Seja transparente com a comunicação. Os gestores de projeto determinam a forma como a equipe se comunica. Ao liderar pelo exemplo, eles ajudam a promover a comunicação aberta e transparente nas suas equipes. Isso implica em ser franco com a equipe quando precisar fazer alterações no projeto ou nas responsabilidades, liderar com empatia e confiar na equipe para cumprir as tarefas sem ficar controlando excessivamente. Desse modo, criamos um ambiente aberto e baseado na confiança, o que refletirá em como os membros da equipe se comunicam entre si.

• Use ferramentas de comunicação de forma sistemática. Ferramentas de comunicação como o Slack, Zoom ou Gmail são a base da comunicação no espaço de trabalho. No entanto, para ser eficiente, as equipes precisam ir além de apenas usar essas ferramentas: devem usá-las de forma consistente e todos os membros devem seguir as mesmas diretrizes de comunicação. Nesse sentido, os gestores de projeto podem trabalhar com a equipe para criar um plano de comunicação e determinar as boas práticas de comunicação da equipe antes de iniciar o projeto. Para que devem ser usados os vídeos? Em que momento é preferível enviar mensagens rápidas e pontuais por Slack? Ao definir (e seguir) essas diretrizes, as equipes poderão colaborar com mais eficiência, o que resultará em um trabalho melhor e mais ágil.  

• Promova a comunicação de baixo para cima. A comunicação “bottom-up” (de baixo para cima) ajuda a fomentar um ambiente mais aberto e inclusivo, pois incentiva os membros que estão na base da hierarquia da equipe, como os novos integrantes ou colaboradores individuais, a compartilharem as suas opiniões e ideias. Para criar um espaço onde as pessoas se sintam à vontade para se manifestar, os gestores de projeto devem fazer questão de perguntar a opinião dos membros da equipe e agradecer àqueles que se manifestarem. 

• Administre com eficácia os conflitos na equipe. Os conflitos dentro da equipe podem parecer assustadores, principalmente para gestores de projeto sem muita experiência ou que ainda não enfrentaram muitos confrontos na equipe. Mas lidar com conflitos não precisa ser aterrador: com as estratégias de resolução de conflitos corretas, os gestores de projeto podem solucionar os desentendimentos e estimular o aprendizado e o crescimento na equipe. Quando um conflito acontece, os gestores podem começar conversando individualmente com os membros envolvidos para entender a origem do problema e praticar a escuta ativa. Depois de determinar a causa, será possível avançar rumo a uma solução mutuamente benéfica. 

• Mantenha a opinião aberta a feedbacks. A postura de liderança dos gestores de projeto afeta o modo como a equipe se comunica e colabora. Estar aberto a feedbacks, seja em reuniões individuais, por meio de pesquisas anônimas ou em reuniões de equipe, mostra aos colaboradores do projeto que eles estão em um ambiente receptivo, além de encorajá-los a oferecer feedback aos seus colegas. 

5. Assegure-se de dar o devido reconhecimento ao trabalho árduo da sua equipe 

Colaboradores que recebem feedbacks regularmente são mais comprometidos e tendem a prosperar no ambiente de trabalho. Para assegurar que cada membro se sinta valorizado, os gestores de projeto devem reconhecer o trabalho árduo e as conquistas da equipe com feedbacks positivos. 

Dizer aos membros que estão fazendo um bom trabalho é importante, mas há diversas maneiras de reconhecer as conquistas e fazer com que a equipe se sinta valorizada. Veja algumas sugestões de como os gestores de projeto podem mostrar reconhecimento pela equipe.

• Enviar um e-mail ou uma mensagem destacando as formas específicas em que o membro contribuiu para o sucesso do projeto.

• Fazer um agradecimento por uma das suas entregas ou contribuições no canal da equipe no Slack. 

• Compartilhar feedbacks positivos do cliente sobre a equipe e o seu trabalho.

• Levá-los para almoçar ou enviar um presente de agradecimento, como o sorvete favorito.

• Implementar um momento para compartilhar as conquistas semanais durante as reuniões de projeto e evidenciar os colaboradores que se destacaram naquela semana. 

• Comemorar com a equipe inteira em passeios ou com recompensas surpresa. 

• Reconhecer e comemorar a conclusão de marcos do projeto.  

• Oferecer bonificações ou recompensas financeiras específicas por projeto conforme as métricas de desempenho. 

• Dar visibilidade à equipe destacando o seu trabalho em reuniões da empresa ou em fóruns públicos semelhantes.

6. Ajude a equipe a crescer com feedbacks construtivos

Críticas construtivas são tão importantes quanto o reconhecimento positivo. Os dois cumprem propósitos diferentes: enquanto o feedback positivo aumenta a motivação dos funcionários e faz com que se sintam valorizados, a crítica construtiva os ajuda a aprender e a se desenvolver em suas funções.

Ouvir críticas construtivas pode ser difícil, então certifique-se de que todos estejam sendo diretos, específicos e práticos ao fazê-la. Uma boa crítica construtiva oferece ao receptor exemplos específicos de como melhorar e é importante que seja uma via de mão dupla: dê espaço para que as pessoas façam perguntas e se expliquem. Se puder, solidarize-se com o colaborador, dando exemplos de uma situação em que recebeu um feedback parecido e como isso ajudou você a melhorar. 

7. Incentive a equipe a aproveitar o sucesso do projeto e a aprender com os revezes 

O trabalho não acaba com a conclusão do projeto. Incentive os seus colaboradores a realizar uma reunião de retrospectiva para discutir o que deu certo no projeto e verificar o que poderia ter sido melhor. 

As retrospectivas são uma ótima oportunidade para aprender a executar um projeto de forma mais eficaz, como um método melhor de mitigação de riscos ou planejar proativamente para os contratempos do projeto. Mas também se pode usar ferramentas para coletar as opiniões dos membros sobre o que acharam do andamento do projeto a partir de uma perspectiva de fortalecimento da equipe. Incentive-os a dar feedbacks sinceros sobre como a equipe poderia ter obtido resultados melhores. 

Equipes eficazes geram projetos bem-sucedidos

As equipes de projeto são a base do sucesso do projeto. Ao facilitar a comunicação entre as áreas, reduzir isolamentos e alinhar os membros em relação aos resultados do projeto, as equipes bem-sucedidas promovem o trabalho criativo, colaborativo e de alto impacto.