O segredo para dinâmicas de grupo excelentes

Seja você um gestor de projetos de primeira viagem ou um líder de equipe experiente, todos temos uma coisa em comum: queremos que as pessoas que orientamos tenham sucesso. Também queremos que os nossos colegas de equipe colaborem, interajam e se conectem uns com os outros para que possam realizar o seu melhor trabalho sem dificuldade. Mas como despertar um bom trabalho em equipe se os integrantes não se entendem? 

É aí que entram as dinâmicas de grupo. Quando entendemos o que leva a uma boa dinâmica no grupo, podemos capacitar os membros a se comunicarem com mais clareza, colaborarem de forma mais efetiva e realizarem juntos mais trabalhos de alto impacto. 

O que são dinâmicas de grupo?

As dinâmicas de grupo são as interações, atitudes e comportamentos de um conjunto de pessoas que trabalham juntas. O termo foi usado pela primeira vez pelo psicólogo social Kurt Lewin para descrever como os grupos agem e reagem às mudanças nas circunstâncias. 

Essas dinâmicas não surgem do nada, elas se desenvolvem a partir da forma como as pessoas se veem em relação aos seus colegas ou entre eles. Por exemplo, podemos ter uma dinâmica positiva no grupo se os integrantes se sentirem à vontade para colaborar. Por outro lado, podemos observar dinâmicas negativas no grupo quando duas pessoas tentam liderar um projeto e não escutam a opinião do outro. 

Na Asana, acreditamos que dinâmicas boas de grupo começam com uma excelente cultura organizacional. Quando os membros da equipe se sentem acolhidos sendo quem realmente são, eles colaboram e comunicam-se de forma mais efetiva. 

Para que todos os nossos colaboradores façam o seu melhor trabalho e para cumprirmos a nossa missão, todos na Asana devem se sentir respeitados, valorizados e incluídos.”

O que é um grupo? 

Grupo é um conjunto de pessoas que trabalham juntas. Os grupos podem ser formais, como colegas de equipe com o mesmo gestor, uma equipe multidisciplinar de projeto ou membros de um departamento; e podem ser informais, como colegas de trabalho que compartilham os mesmos interesses ou identidades. 

Por exemplo, na Asana, criamos grupos informais chamados de Grupos de recursos de funcionários. Mais de dois terços dos nossos funcionários fazem parte de um ou mais grupos, que apoiam diversas comunidades para criar espaços seguros, positivos e inclusivos para que os nossos funcionários de diferentes grupos funcionais possam se unir.

Como os grupos são formados

Bruce Tuckman descreveu inicialmente como os grupos são formados em 1965, na sua teoria dos estágios de Tuckman para o desenvolvimento de grupos. Segundo ele, há cinco estágios no desenvolvimento de um grupo:

• Formação. É quando o grupo se reúne pela primeira vez. Se estiverem trabalhando em um projeto, poderão alinhar as metas e definir o plano do projeto. Neste estágio de desenvolvimento, os membros do grupo se comportam de forma independente e a maioria das conversas entre os membros é cordial, porém distante.

• Confrontação. O segundo estágio de desenvolvimento geralmente começa com alguma discordância, o que estimula os integrantes do grupo a compartilharem as suas opiniões de forma mais ativa e serem honestos uns com os outros. Essa honestidade gera confiança dentro do grupo.

• Normalização. Depois que o grupo resolveu os conflitos ou discordâncias iniciais, as interações no grupo se tornam cooperativas e amistosas. Neste estágio de desenvolvimento, o grupo começa a estabelecer normas, mesmo que não se discuta ou registre essas normas. Ao contrário da independência na fase de Formação, na fase de Normalização, os membros do grupo tendem a tomar decisões em conjunto e priorizar a coesão do grupo. O perigo da fase de Normalização é que os integrantes podem hesitar em compartilhar a sua opinião, o que pode levar à estagnação. 

• Execução. É a fase de melhor desempenho do grupo. Os membros são capazes de executar o trabalho de forma independente e de resolver os problemas em conjunto. Em vez de se preocuparem em como são vistos pelos demais, os membros estão mais concentrados nas metas do grupo. 

• Dissolução. Tuckman acrescentou este estágio em 1977 para descrever a separação do grupo após o fim do projeto. Se o grupo estava trabalhando bem em conjunto, a dissolução desta estrutura pode deixar um sentimento de perda.

Por que as dinâmicas de grupo são importantes

Boas dinâmicas de grupo facilitam a colaboração e a comunicação porque diminuem as barreiras para o trabalho em equipe. Quando as conversas fluem facilmente, trabalhar em conjunto se torna natural. Mas chegar neste ponto requer tempo, prática e apoio.

As dinâmicas de grupo são uma ferramenta que nos ajuda a obter uma comunicação e colaboração melhores. Se a sua equipe não está progredindo como você gostaria, estimular dinâmicas positivas no grupo pode ajudar a melhorar a produtividade para que a equipe possa alcançar as metas.

O papel da comunicação nas dinâmicas dos grupos

Muitas vezes, a falta de clareza na comunicação pode gerar confusão, conflitos e dinâmicas negativas no grupo. Quando elucidamos as expectativas e os canais de comunicação, permitimos que a equipe se comunique com clareza e efetividade. 

Comece criando um plano de comunicação para esclarecer qual canal os membros devem utilizar e em que ocasião, além de definir com que frequência os diferentes detalhes serão transmitidos e quem será responsável por cada um dos canais. Por exemplo, na Asana, usamos: 

• E-mail para a comunicação com clientes ou parceiros externos.

• Slack para a comunicação em tempo real sobre atualizações diárias e dúvidas rápidas com os membros da equipe.

• Asana para a comunicação assíncrona sobre o trabalho, inclusive detalhes das tarefas, atualizações de status ou documentos importantes do projeto.

• Zoom ou Google Meet para reuniões com a equipe, inclusive debates de ideias sobre o projeto. 

Como resolver dinâmicas negativas no grupo

Quando o grupo tem dinâmicas negativas, os seus membros podem ter dificuldade para realizar o trabalho. Em casos extremos, as dinâmicas negativas podem gerar mágoas e demandar a resolução de conflitos. Se o seu grupo tiver dinâmicas negativas, primeiro entenda a origem delas para, então, identificar as causas do problema e chegar a uma solução.

Antes de resolver as dinâmicas negativas do grupo, é necessário reconhecer os sinais. As dinâmicas negativas podem se apresentar como diferentes ações e comportamentos, dependendo do grupo. Alguns sinais a serem observados são:

• Frustração frequente de membros do grupo;

• Membros que não se sentem à vontade um com o outro;

• Membros que se sentem confusos, em conflito ou têm baixa autoestima em relação aos seus colegas;

• Membros que não estão colaborando ou se comunicando; 

• Pequenos grupos, subgrupos ou círculos fechados que excluem outros membros; e

• Grupos de amizades excludentes. 

Depois de identificar as dinâmicas negativas do grupo, podemos buscar uma solução para estes problemas com base na sua causa. Veja algumas causas comuns de dinâmicas negativas e como resolvê-las no seu grupo.

Percepção da inércia social

• Problema: os membros do grupo sentem que um ou mais colegas não estão fazendo a sua parte.

• Solução: identifique o que está causando a inércia social e dê apoio àquele membro do grupo. 

A inércia social é um fenômeno psicológico advindo da percepção de que alguns indivíduos trabalham menos quando estão em grupo. Quando os membros do grupo pensam que os demais não estão fazendo a sua parte, pode gerar frustração e diminuir a motivação do grupo. Se este for o seu caso, leia o nosso artigo para saber por que a inércia social tem mais a ver com clareza do que com produtividade e o que você pode fazer para ajudar.

Estilos de comunicação incompatíveis

• Problema: membros do grupo estão usando estilos de comunicação passiva ou agressiva, que impedem uma boa comunicação.

• Solução: ajude os membros a se expressarem de forma assertiva. 

Os estilos de comunicação definem como os membros do grupo interagem e se comunicam. Como pode imaginar, alguns estilos de comunicação podem gerar conflitos no ambiente de trabalho. Por exemplo, um comunicador agressivo pode fazer com que os outros tenham dificuldade de expressar a sua opinião. Se um membro estiver apresentando um estilo negativo de comunicação, podemos identificar por que razão ele se comunica desta forma e ajudá-lo a ser mais assertivo. Leia o nosso guia de estilos de comunicação para gerentes e saiba como fazer isso.

Falta de criatividade e inovação

• Problema: membros do grupo estão com dificuldade para resolver os problemas de forma criativa.

• Solução: estimule a cocriação e as discussões para despertar uma boa colaboração e evitar a resignação ao consenso, conhecida como pensamento de grupo (em inglês, groupthink). 

Um dos riscos durante o estágio de Normalização é que o grupo se torna tão coeso que os integrantes param de desafiar uns aos outros. A discordância é, na verdade, uma parte essencial da colaboração: para cocriar a melhor solução, os membros do grupo precisam construir juntos uma ideia. Se você perceber que as pessoas no grupo estão seguindo o fluxo em vez de contribuir com novas ideias, desafie-as a trazerem soluções mais criativas. 

Muita (ou pouca) autonomia

• Problema: o grupo parece ter se estagnado na fase de Confrontação do desenvolvimento: os integrantes não conseguiram definir e seguir as normas do grupo. 

• Solução: reavalie o seu estilo de gestão, se necessário.

O líder do grupo deve abrir espaço para os membros contribuírem com suas ideias e serem criativos e inovadores. Mas veja se não está simplesmente “deixando as coisas acontecerem” ao gerir o seu grupo. Por outro lado, abra espaço suficiente para o grupo desenvolver suas normas e se conectar. Há uma linha tênue entre orientar o grupo para a direção certa e deixá-lo desenvolver os próprios processos. Na dúvida, incentive os membros a colaborar, mas lembre-se de que é você quem toma a decisão final, se for necessário.

Transforme o seu grupo em uma equipe

Lidar com as dinâmicas negativas e ajudar o grupo a trabalhar em conjunto de forma mais eficaz nos possibilita alcançar as metas compartilhadas e aumentar a motivação do grupo. No entanto, a melhor coisa que podemos fazer para promover as dinâmicas no grupo é ajudá-lo a se ver como uma equipe, e não apenas um conjunto de pessoas. 

Diferença entre um grupo e uma equipe

Um grupo é composto por pessoas que trabalham juntas. Mesmo que os membros trabalhem juntos durante um projeto, eles não necessariamente se veem como parte do todo. Geralmente, os membros do grupo são vagamente conectados por um objetivo, mas é provável que não tenham um propósito compartilhado ou um conjunto de valores que orientam o seu trabalho. 

Por outro lado, equipe é um grupo de pessoas com um propósito compartilhado e um objetivo em comum. Os membros de uma equipe se empenham não apenas com o próprio sucesso, mas também com o sucesso da equipe. Equipes são mais motivadas e unidas do que os grupos porque os seus membros se veem como parte de algo maior. Os integrantes de uma equipe compartilham um objetivo específico e buscam alcançá-lo juntos.

Como passar de grupo para equipe

Como podemos capacitar o grupo para que se considere uma equipe? É mais fácil em alguns casos, por exemplo, podemos transformar um grupo multidisciplinar em uma equipe ao colocar o foco no objetivo do projeto multidisciplinar. 

Algumas situações não têm uma meta compartilhada clara. Por exemplo, um grupo de pessoas com o mesmo gestor pode trabalhar em projetos completamente diferentes com metas separadas. O gestor pode realizar atividades para fortalecer o espírito de equipe e aproximar os membros do grupo. Porém, a forma mais fácil de desenvolver uma equipe é compartilhar os valores.

Crie valores compartilhados para fortalecer a equipe 

Compartilhar valores põe automaticamente todos na mesma equipe, pois todos seguirão os mesmos princípios. Com os valores compartilhados, podemos pular a etapa de Formação e ir direto à execução do trabalho de alto impacto. 

Os nossos valores são o nosso norte. E as pessoas representam os pontos de contato nos programas, comunicações e comportamentos na empresa. Buscamos manter uma cultura na qual todos os funcionários se sentem conectados uns aos outros e à nossa missão, em um ambiente onde todos possam prosperar.”

Podemos estabelecer valores compartilhados pela equipe, departamento ou empresa como um todo. A maioria das empresas já possui valores compartilhados e, se a sua tiver, leve estes valores ao seu trabalho cotidiano. Recordar ao grupo de que possui valores compartilhados pode ajudar a pular a fase de Normalização, pois estes valores já são as normas. Em vez de enfrentar dificuldades para aprender a trabalhar em conjunto, os membros da equipe podem despertar a colaboração, pois todos têm os mesmos valores. 

Como usamos os valores compartilhados na Asana

Na Asana, acreditamos que os valores da empresa nos orientam rumo à nossa missão. Todas as equipes Asana, em todo o mundo, compartilham o mesmo conjunto de nove valores da empresa:

• Missão. Somos pessoas movidas pelos nossos propósitos e dedicadas a trabalhar por algo que vai além de nós mesmos. Ter a nossa missão como um dos valores nos permite focar constantemente na razão pela qual estamos construindo a Asana. 

• Fazer grandes coisas rapidamente. Comprometemo-nos a ter excelência e agilidade naquilo que fazemos, sem sacrificar um aspecto em detrimento do outro. 

• Clareza. Nosso produto e cultura visam garantir que as equipes saibam quem está fazendo o quê, quais são os prazos e os porquês. Isso possibilita melhores experiências de trabalho e traz melhores resultados. 

• Cocriação. Na maioria das vezes, as grandes realizações são o resultado do esforço de uma equipe, e não de uma única pessoa. Dedicamo-nos ao máximo, deixamos o ego de lado, e trabalhamos com empatia e confiança para atingirmos juntos grandes realizações.

• Assumir e atribuir responsabilidades. Ter integridade nos nossos compromissos significa não só aproveitar as oportunidades empolgantes, mas também assumir a responsabilidade quando é preciso deixar as coisas para depois. Aceitamos integralmente os nossos compromissos, e capacitamos e confiamos nos outros para que possam assumir os seus. 

• Atenção plena. Nosso foco está no momento presente, e procuramos nos dar o tempo necessário para refletir — e o espaço necessário para incorporar — tudo aquilo que aprendemos. Essas práticas nos permitem crescer e melhorar coletivamente em tudo o que fazemos, além de contribuírem para a constante evolução da nossa cultura. 

• Recusa de falsos meios-termos. Procuramos nos manter curiosos, criativos e abertos a novas perspectivas. Ter de escolher entre um extremo ou outro sempre nos privará de alguma coisa, e por isso nos empenhamos em procurar uma terceira opção que contenha as verdades de ambos os lados.

• Ser verdadeiro (consigo e com os demais). Sabemos que o nosso melhor trabalho está relacionado com a autenticidade, que, por sua vez, favorece o crescimento e a colaboração. Chegamos com todo o nosso ser para trabalhar, e nos comprometemos a criar um ambiente inclusivo no qual todas as pessoas se sintam seguras e incentivadas a ser quem verdadeiramente são. 

• Atitude de coração. Acolhemos o que nos torna humanos: reservamos alguns momentos para brincar e nos divertir, e criamos experiências significativas para o nosso próprio bem-estar. Por que um unicórnio voa pela tela quando concluímos uma tarefa? Nossa resposta traz outra pergunta: E por que não?

Os valores compartilhados formam um conjunto básico de crenças adotadas por todos da equipe. Por exemplo, os nossos valores compartilhados na Asana nos ajudam a estabelecer imediatamente como um grupo vai interagir: os membros devem cocriar soluções ao mesmo tempo que assumem e atribuem responsabilidades. Do mesmo modo, quando os membros assumem projetos maiores, eles terão uma referência de como agir: rejeitar falsos meios-termos e fazer um trabalho excelente com agilidade. De maneira mais informal, valores como a atitude de coração e a atenção plena nos ajudam a estar presente para as nossas equipes e nos escritórios todos os dias. 

Sabemos que as grandes conquistas são, quase sempre, o resultado não de um, mas de muitos. Embora o nosso valor de rejeitar falsos meios-termos reflita a nossa maneira de desenvolver a cultura da empresa, a forma como continuamos a fazer isso me faz pensar em outro valor: cocriação. Cada colaborador tem uma função e uma responsabilidade que contribuem para a manutenção e o crescimento da cultura da Asana.”

Boas dinâmicas de grupo começam com uma pessoa

Você aprenderá a desenvolver dinâmicas boas no grupo com o tempo. Ao desenvolver habilidades sociocomportamentais de comunicação e colaboração, você capacita a sua equipe a realizar o melhor trabalho. Sempre que possível, crie valores compartilhados oportuna e regularmente, com isso transformando o seu grupo em uma verdadeira equipe.

Para saber mais, leia o nosso artigo sobre a comunicação eficaz no local de trabalho.