Seis estratégias para tomar decisões em grupo rapidamente

Tomar decisões que afetam um grupo de pessoas é uma grande responsabilidade. E pode ser ainda mais complicado quando envolve decisões cruciais de negócios, em que temos de considerar as finanças, as necessidades do investidor e as metas de diferentes departamentos. Estabelecer previamente uma estrutura para tomadas de decisão nos ajuda a reduzir as distrações externas e a seguir uma série de etapas predeterminadas para chegarmos à decisão mais lógica em grupo. Com um processo decisório, as equipes multidisciplinares podem tomar as decisões certas, sem demora.

O que é uma técnica de tomada de decisão em grupo?

Trata-se de um sistema decisório que pode ajudar um grupo com múltiplos tomadores de decisões. Estes sistemas podem ser úteis principalmente quando as decisões envolvem diversas equipes e departamentos, pois proporcionam aos responsáveis pelas decisões perspectivas diferentes de equipes multidisciplinares. A melhor técnica de tomada de decisão em grupo leva em consideração a opinião de todos deste grupo. Usar a técnica certa para o projeto certo pode ajudar a equipe a economizar tempo, aumentar a eficiência e promover a colaboração. 

Cinco dicas para tomar boas decisões em grupo

Tomar boas decisões em grupo é importante, principalmente ao trabalhar com equipes multidisciplinares. Para assegurar que a opinião de todos seja considerada, use estas dicas: 

1. Esclareça o objetivo e a categoria da decisão. Tomar decisões em grupo pode ser difícil quando envolve diversas áreas, pois cada equipe tem os seus próprios objetivos e necessidades para a decisão final. Além disso, é importante considerar a categoria da decisão: o primeiro tipo envolve as decisões extremamente difíceis de reverter; já o segundo, são as decisões que podem ser facilmente resolvidas e revertidas se o resultado não for o esperado. Lembre-se de deixar claro para a equipe o quão definitiva é a decisão. 

2. Mantenha os grupos decisórios pequenos, porém diversificados. Mesmo que a sua decisão afete muitas pessoas, ter um grupo decisório pequeno ajuda a manter a agilidade. Além do mais, é importante que o grupo seja diversificado para estimular a discussão entre pessoas com diferentes pontos de vista. Ao escolher os integrantes do grupo, procure incluir membros das equipes que serão mais afetadas pela decisão e certifique-se de que os líderes de equipe recebam as sugestões dos seus respectivos membros, para que a decisão não fique restrita aos cargos executivos.

3. Use um gráfico RACI. Usar um gráfico RACI antes de tomar uma decisão assegura que todos os integrantes do grupo decisório saibam as suas funções e responsabilidades neste processo específico.

4. Promova um espaço seguro para discussão. Tomar decisões requer muita reflexão, debates e troca de ideias. Promover um espaço seguro é uma parte importante da criação de um ambiente de trabalho psicologicamente seguro para os colaboradores. Quanto mais disposta a sua equipe estiver a compartilhar ideias, mais provável será que ela tome ótimas decisões para a empresa. 

5. Comunique a decisão final com clareza. Depois de tomar a decisão, ela deve ser informada de maneira eficiente a todos os afetados por ela. É uma boa oportunidade de desenvolver um plano de comunicação para assegurar que todos tenham as informações necessárias.

As seis diferentes técnicas de tomada de decisão em grupo

Sem um sistema, tomar decisões em grupo se torna uma tarefa ainda mais desafiadora, sobretudo para os líderes empresariais que precisam considerar os objetivos de diferentes departamentos para tomar as decisões. Veja a seguir seis processos de tomada de decisão que podem ajudar os grupos a chegar à decisão certa para todos.

1. Brainstorm tradicional

Uma simples sessão de brainstorm é uma das maneiras mais fáceis de fazer as ideias fluírem em um grupo de pessoas. Durante o debate, todos apresentam possíveis decisões e compartilham as suas ideias com a equipe, porém nenhuma sugestão é descartada por enquanto. Embora seja uma ótima estratégia para pensar em possíveis soluções, raramente é usada para chegar a uma decisão final. 

Serve para: gerar novas ideias, obter sugestões de todos do grupo.

2. Análise em árvore de decisão

A árvore de decisão é um diagrama que mostra como uma decisão pode acarretar vários resultados diferentes. É como um efeito borboleta: a equipe verá as possíveis consequências de uma única decisão. Essa técnica funciona muito bem quando se busca uma solução para um problema de longo prazo, além de ser uma ótima estratégia para equipes multidisciplinares, pois todos podem visualizar como isso afeta as diversas partes do negócio.  A árvore de decisão pode ajudar a equipe a identificar riscos em potencial e problemas decorrentes de outras soluções, o que pode economizar tempo e dinheiro no longo prazo. 

Serve para: identificar como uma única decisão pode afetar diferentes equipes ou departamentos.

3. Método Delphi

Nomeado em homenagem ao Oráculo de Delfos (Delphi, em inglês), este método designa uma pessoa no grupo como o principal responsável pela decisão. A equipe então coleta ideias em um brainstorm geral e as encaminha ao líder do grupo, que elimina algumas opções. Em seguida, a decisão volta à equipe para que os integrantes discutam e também eliminem opções. O processo se repete até chegarem à decisão final. Essa técnica funciona muito bem em equipes que possuem um gestor de projeto dedicado, como as equipes ágeis (ou Agile) ou Scrum.

Serve para: refinar um grupo grande de opções até restar apenas uma; bom para equipes com um gestor de projetos dedicado.

4. Método dialético

Para realizar uma investigação dialética, a equipe deve ter duas opções dentre as quais decidir. A partir daí, a equipe será divida em dois grupos: um vai debater os prós e o outro vai debater os contras de cada decisão. É uma ótima estratégia se a equipe estiver indecisa entre duas alternativas, pois ela poderá discutir minuciosamente os lados positivos e negativos de cada uma. 

Serve para: escolher entre duas possibilidades para tomar a decisão final.

5. Técnica de grupo nominal

Se a decisão final do grupo envolve um assunto delicado ou se você quer oferecer à sua equipe a possibilidade de contribuir anonimamente para a decisão, a técnica de grupo nominal é uma boa alternativa. Nela, cada membro do grupo fornecerá sugestões ou comentários por escrito, em meio físico ou digital, explicando por que ele acredita que esta seja a melhor solução. Após ouvir os argumentos e discussões de todos, a equipe classificará as opções do melhor ao pior e, enfim, a que ficar em primeiro lugar será a decisão final.

Serve para: oferecer anonimato aos membros do grupo.

6. Mapeamento por consenso

O processo começa com estratégias tradicionais de brainstorm. Depois, as ideias semelhantes são agrupadas em categorias, para que a equipe possa decompor cada solução potencial por categoria, em vez de ter inúmeras opções individuais. Por exemplo, se a sua equipe estiver pensando em implementar um software de gestão do trabalho, você poderá segmentar as opções com base no caso de uso de cada equipe. Com isso, as diferentes opções serão classificadas por necessidade ou caso de uso. Por fim, elimine as opções que não se encaixam em nenhuma categoria. O mapeamento por consenso é mais indicado para problemas complexos de âmbito corporativo, pois leva em conta diferentes categorias ou necessidades de um problema específico. 

Serve para: problemas complexos ou decisões de nível corporativo.