Sete ferramentas de planejamento de eventos que todo organizador deveria usar

O planejamento de eventos é uma tarefa estressante. Na lista anual do CareerCast sobre os trabalhos mais estressantes, o cargo de coordenador de eventos vem logo depois dos cargos de policial, piloto de avião e bombeiro. Contudo, trabalhar com eventos nunca é algo monótono, especialmente em 2020, quando tantos organizadores de eventos tiveram que transformar a maioria dos seus eventos presenciais em virtuais, devido à pandemia.

Para levar um evento até os convidados (presencial ou virtualmente), é necessário fazer diversas tarefas ao mesmo tempo e ter um nível de organização excepcional. E é por isso que há tantos aplicativos no mercado hoje em dia — ferramentas que podem ajudar com praticamente todos os aspectos da organização, execução e acompanhamento de eventos.

Até demais, para ser sincera.

O ideal é investir o seu tempo na realização de um trabalho excelente, e não na excessiva organização para o trabalho. O objetivo é descobrir para quais problemas você está tentando encontrar uma solução e usar as ferramentas certas (e nada mais) para que isso aconteça.

Veja a seguir as sete ferramentas com que você pode contar para simplificar a organização de eventos e aumentar a sua produtividade.

Ferramentas de gestão de relacionamento com clientes (CRM)

Para qualquer empresa que se preocupe com os seus clientes (ou seja: todas as empresas que organizam eventos), não existe ferramenta mais importante do que uma ferramenta de CRM (gestão de relacionamento com clientes). Um CRM ajuda a organizar as informações dos participantes e a manter relacionamentos sólidos antes e depois do evento.

Obter as informações sobre os participantes de forma fácil e direta é muito importante. Depois que as informações dos participantes, clientes ou possíveis clientes já estiverem armazenadas no seu CRM, será possível monitorar e gerenciar a progressão de cada pessoa no transcorrer do tempo, idealmente até o fechamento do tão esperado acordo final. Monitorar essa progressão é crucial para evidenciar o retorno sobre o investimento de cada evento que você organizar e o impacto que a sua equipe tem na receita.

Aqui vão duas excelentes opções:

• Salesforce: a Salesforce é uma avançada ferramenta de CRM que também se integra a uma enorme quantidade de outras ferramentas. Ela ajuda a criar, acompanhar e fortalecer leads antes e depois dos eventos.

• Hubspot: embora não seja um gigante da tecnologia como a Salesforce, a Hubspot oferece uma robusta ferramenta de CRM, inúmeras integrações e a Hubspot Academy. Além disso, a empresa oferece uma versão gratuita para quem trabalha com orçamento apertado ou quer testar o produto antes de adquiri-lo.

Gerenciamento das inscrições dos participantes

Quando se trata de gerenciar as inscrições para um evento, existem dois lados a serem levados em consideração: o lado dos participantes e o lado do organizador do evento (ou seja, o seu).

No que se refere ao lado dos participantes, para obter a maior quantidade de inscritos, é necessário oferecer ao usuário um processo de inscrição simples e prático. Quanto ao seu lado, é necessário utilizar um software cuja estrutura interna permita gerenciar as inscrições, sem estresse ou imprevistos, organizando de forma tranquila e significativa todos os valiosos dados coletados.

A ferramenta que você escolher deverá oferecer mais do que simples transações. Além de ajudar a gerenciar o evento do começo ao fim, precisa também fornecer dados e relatórios importantes que você possa usar para tomar decisões estratégicas nos momentos certos. Veja abaixo duas ferramentas que recomendamos:

• Eventbrite: por meio de análises visuais, gráficos e relatórios, a Eventbrite oferece informações detalhadas sobre as pessoas que participarão do seu evento. Com o aplicativo Eventbrite Organizador, é possível monitorar as vendas de ingressos em tempo real diretamente do seu telefone, além de simplificar o check-in móvel no evento e se manter informado com o monitoramento instantâneo da presença dos participantes.

• Bevy: a Bevy é uma ferramenta que permite organizar eventos comunitários presenciais ou virtuais. Ela é uma plataforma completa que ajuda a planejar, promover e executar todos os tipos de evento, além de se integrar a outras ferramentas que você já utiliza e oferecer análises que proporcionam informações abrangentes.

Interação por e-mail com os participantes

De acordo com uma nova pesquisa da Eventbrite, 73% dos profissionais que trabalham com eventos afirmaram que o e-mail era uma das principais estratégias de marketing que deveriam ser aprimoradas em 2019. Não há canal melhor para entrar (e permanecer) em contato com possíveis participantes.

Por outro lado, 52% dos entrevistados disseram pensar que seria mais difícil aumentar as vendas por e-mail no mesmo ano. É por isso que uma plataforma de marketing por e-mail é essencial para acompanhar os seus esforços e aumentar as vendas.

Listamos abaixo duas opções avançadas de interação por e-mail com os participantes:

• Marketo: um dos líderes do mercado de marketing por e-mail, a Marketo oferece a possibilidade de monitorar comportamentos e direcionar campanhas a determinadas pessoas. Se estiver realizando um evento para possíveis clientes que você queira monitorar e com quem deseje desenvolver um relacionamento para, então, converter em vendas, a Marketo é uma excelente ferramenta.

• Iterable: a Iterable é uma ótima ferramenta de marketing por e-mail para alcançar um grande número de pessoas que já usem o seu produto. Se você estiver organizando um evento para clientes, a Iterable talvez seja a ferramenta ideal.

Planejamento do projeto de um evento, do começo ao fim

Quando os eventos transcorrem em harmonia, os participantes conseguem verdadeiramente aproveitá-los, seja em um grande salão de um centro de convenções ou na sala de suas próprias casas, assistindo a um webinário. Contudo, para que isso aconteça, os organizadores de eventos precisam aperfeiçoar a estratégia para conseguir controlar cada detalhe e cumprir todos os prazos.

E é aí que reside a importância de uma plataforma de gestão do trabalho, como a Asana.

Desde a primeira sessão de debate de ideias até a atribuição de tarefas aos participantes e o monitoramento dos marcos, uma plataforma de gestão do trabalho permite monitorar cada mínimo detalhe em um único lugar. Com diferentes maneiras de visualizar o seu trabalho, você pode alternar facilmente da visualização de lista para a de calendário ou de cronograma, assegurando-se de que as tarefas e os prazos estejam corretamente alinhados.

Use a Asana para criar um projeto para cada organização de evento e inserir todas as etapas no seu cronograma de trabalhos. Em seguida, compartilhe o projeto (e os fluxos de trabalho, as funções e os prazos) com as pessoas na sua organização que estão envolvidas com o evento, para que saibam quem está fazendo o quê e quais são os prazos, e possam monitorar o andamento à medida que o planejamento progredir.

É possível dar início aos seus eventos com mais rapidez contando com o modelo de planejamento de eventos da Asana para monitorar as listas de pendências e os progressos específicos aos fluxos de trabalho de eventos, ou criando o seu próprio modelo de planejamento de eventos — esteja você trabalhando em uma grande organização ou tendo tudo sob a sua responsabilidade.

As ferramentas de planejamento de eventos são apenas o começo

Quando se escolhe cuidadosamente ferramentas de planejamento de eventos que se integram bem entre si, as vantagens obtidas vão muito além do valor financeiro investido. Quanto menos você precisar se preocupar com as suas ferramentas e o seu conjunto tecnológico, mais tempo terá para se concentrar na organização de um evento incrível.