Planejamento para 30 / 60 / 90 dias: uma forma fácil de integrar novos colaboradores

Todos sabem que os primeiros 90 dias em uma empresa podem intimidar qualquer um. Isso não é culpa de ninguém, nem do programa de integração. O fato é que há muitas coisas para os novos membros aprenderem, como: utilizar ferramentas diferentes, compreender as normas da equipe e ajustar as próprias expectativas. Porém, quando você orienta os seus recém-contratados e esclarece as expectativas, eles têm condições de começar essa nova jornada com o pé direito.

O planejamento para 30 / 60 / 90 dias é a cartilha do novo colaborador durante o processo de integração. Esse plano de ação ajuda o membro a definir metas alcançáveis e cumprir requisitos essenciais enquanto se ambienta na nova função. Neste artigo, apresentamos os componentes fundamentais de um plano para 30 / 60 / 90 dias e detalhamos os benefícios de adotá-lo.

O que é um planejamento para 30 / 60 / 90 dias?

Este plano serve como um roteiro para os primeiros 90 dias de um novo membro na equipe e o ajuda a se familiarizar com as políticas da empresa, o trabalho da equipe e as metas de aprendizagem. Depois de ler esse planejamento, o recém-contratado estará apto a entender quais são os marcos e entregáveis esperados durante os primeiros 90 dias, bem como as metas SMART de longo prazo.

Leia a seguir alguns exemplos de parâmetros:

• 1–30 dias: os primeiros 30 dias envolvem treinamento intensivo para exercer a nova função. É neste momento que o recém-contratado aprende o máximo possível acerca das políticas da empresa, a estrutura da equipe e as responsabilidades do cargo. 

• 31–60 dias: ao longo dos próximos 30 dias, o novo colaborador terá a oportunidade de realizar novas tarefas para pôr em prática o que foi aprendido. Trata-se de um período de aprendizagem crucial, que dá o espaço necessário para o funcionário errar e evoluir. 

• 61–90 dias: no terceiro mês de emprego, o recém-contratado já começou a dominar as habilidades necessárias ao trabalho e pode ir em busca das metas SMART delineadas no plano de 30 / 60 / 90 dias. A esta altura, o novo colaborador provavelmente está apto a atender as expectativas definidas por você. 

O objetivo do planejamento para 30 / 60 / 90 dias é se assegurar de que todos os novos colaboradores se sintam bem-vindos na empresa e compreendam as responsabilidades da função que eles exercem. Tal planejamento pode ter partes em comum a todos os recém-contratados, como fontes de consulta e políticas da empresa, por exemplo. Porém, muitos elementos serão exclusivos à função e às responsabilidades de cada indivíduo.

O que esperar dos novos colaboradores nos primeiros 90 dias?

Nesse período, o foco do recém-contratado é se integrar à cultura da empresa e dominar o que foi especificado na descrição da vaga. Também haverá tempo para que os novos funcionários ajudem com tarefas que vão além do processo de integração. Contudo, os principais objetivos deles nessa etapa inicial devem se limitar à adaptação.

Veja a seguir algumas metas que você pode definir para o recém-contratado durante os primeiros 90 dias:

• Entender a missão da empresa.

• Estudar a estrutura organizacional, inclusive funções de gerência e cargos de colegas de equipe.

• Compreender as responsabilidades definidas na descrição do emprego.

• Entender o roteiro do projeto, do início ao fim.

• Definir objetivos de curto prazo que conduzam a metas de longo prazo.

Recomendamos agendar uma análise de desempenho para avaliar o progresso do novo funcionário ao final dos 90 dias de integração. Durante esse período, faça comentários construtivos a respeito dos objetivos alcançados e do que ele pode fazer para continuar a evoluir na função.

Como criar um planejamento de 30 / 60 / 90 dias

Geralmente, o planejamento é desenvolvido antes da integração do funcionário ou imediatamente após ele começar a trabalhar. Por isso, é provável que você ainda não conheça muito bem a personalidade ou os pontos fortes do novo colaborador. Em vez de criar um plano específico para as habilidades dele, pense nas suas expectativas para a nova função ao personalizar cada planejamento. 

Primeiro passo: faça perguntas

Quando contratar uma nova pessoa, comece o planejamento olhando para o panorama geral da organização e analisando de que forma o recém-contratado se encaixa no quebra-cabeça. Pergunte-se tudo o que puder sobre as funções do cargo, o processo de integração e a equipe. Para iniciar o brainstorm, experimente estas perguntas:

• Qual necessidade você espera que a pessoa atenda? 

• Você trouxe a pessoa para resolver qual problema especificamente?

• O que a pessoa precisa saber para ter êxito?

• Quais serão as responsabilidades diárias do novo colaborador?

• De que forma o novo funcionário participará no desenvolvimento dos projetos?

O objetivo final do planejamento para 30 / 60 / 90 dias é que o recém-contratado tenha uma clara noção de como serão os primeiros três meses de trabalho. Quando as perguntas acima são respondidas oportunamente, você prepara o terreno para que o seu colaborador tenha sucesso e desenvolva as habilidades necessárias à função.

Segundo passo: defina expectativas realistas

Este planejamento não se trata de uma lista de afazeres diários para o recém-contratado cumprir. Na verdade, a sua meta é apresentar uma perspectiva geral da organização de forma que o colaborador entenda onde ele se encaixa. 

Ao criar o planejamento para 30 / 60 / 90 dias, lembre-se de que há um limite para a quantidade de informações que o novo membro pode aprender nos primeiros meses de trabalho. Mesmo que você tenha necessidades urgentes a resolver, evite sobrecarregá-lo com obrigações demais. 

Pense em qual seria uma carga de trabalho razoável e reduza-a durante os primeiros 30 dias, no mínimo. Afinal, é esperado que exista uma curva de aprendizagem. Caso note que o novo colaborador está assimilando rápido, você pode atribuir mais trabalhos, conforme adequado. 

Terceiro passo: crie metas SMART

Segundo um estudo de 2014 elaborado pela BambooHR, as empresas perdem, em média, um sexto dos recém-contratados por mês durante os três primeiros meses. Quando os novos colaboradores recebem metas SMART assim que chegam à equipe, eles podem trabalhar para atingir tais objetivos, o que aumenta a taxa de retenção de funcionários. 

A meta específica do novo funcionário dependerá da função e hierarquia que ele exercerá na empresa. Confira a seguir alguns exemplos de metas SMART de 90 dias para diferentes cargos:

• Escritor: publicar, com sucesso, três artigos para um dos clientes. Inclui-se nisso todo o processo de publicação, desde o controle de qualidade até edições internas, edições do cliente e edições finais. 

• Suporte ao cliente: cooperar com os colegas de equipe para atender e concluir 30 tíquetes. Isso inclui aprender o sistema interno de informática e resolver diversos problemas técnicos inesperados. 

• Agência: colaborar com os principais interessados para desenvolver uma campanha promocional. Depois, divulgar a campanha para blogueiros e conseguir que seja publicada em pelo menos três sites relevantes para o cliente.

O foco para os primeiros 90 dias do recém-contratado deve estar, de fato, em ajudá-lo a se ajustar à nova função. Ainda assim, é importante acrescentar metas mensuráveis ao plano de ação do funcionário, pois dessa forma ele terá um projeto no qual trabalhar e não sentirá que está apenas à sombra dos colegas. 

Quarto passo: atribua um mentor

O plano de 30 / 60 / 90 dias não se trata de um documento para você entregar ao novo funcionário e deixar que ele cumpra as obrigações por conta própria. Na verdade, o planejamento deve servir como referência enquanto o recém-contratado colabora com você e outros colegas de equipe na realização de tarefas. 

Durante a elaboração do plano, designe um mentor para acompanhar o novo integrante e lhe oferecer as orientações necessárias. Esta será a primeira pessoa a quem o recém-contratado recorrerá nas primeiras semanas em caso de dúvidas. Bons mentores são capazes de guiar colegas para que estes não se sintam oprimidos no novo ambiente de trabalho.

É importante designar um mentor que não seja, ao mesmo tempo, o gerente do novo funcionário. Dessa forma, o recém-contratado terá alguém para responder perguntas sobre a sinergia e as normas da equipe. Na função de gerente, você poderá se dedicar a questões mais amplas, como metas de longo prazo e boas práticas de colaboração entre a equipe.

Quinto passo: estabeleça contatos regulares

Ao criar este planejamento, é fundamental lembrar de se manter flexível. Mesmo que o seu plano pareça traçar exatamente o que você espera do recém-contratado, nada garante que os primeiros 90 dias correrão conforme as expectativas. 

Por exemplo: talvez uma equipe precise que o novo colaborador a ajude durante a primeira semana de trabalho, o que pode atrapalhar as metas SMART estipuladas inicialmente. Também é possível que o recém-contrato aprenda mais rápido ou devagar do que o previsto. Se você entender que este planejamento é uma referência, e não um cronograma, ficará mais contente com os esforços dedicados a ele.

Componentes essenciais do planejamento para 30 / 60 / 90 dias

O conteúdo deste planejamento é exclusivo para o novo funcionário da sua organização, mas a estrutura geral deve seguir um padrão. Veja os componentes essenciais a seguir:

• Missão da organização: de forma sucinta, declare a missão do seu negócio no topo do documento. Assim, o novo colaborador terá uma ideia dos ideais que permeiam a empresa. 

• Pontos de orientação: geralmente apresentam informações sobre a cultura organizacional e detalham os valores centrais da empresa. Você pode incluir instruções como “Faça perguntas... Valorize relações... Trabalhe em equipe... Priorize a sua saúde”.

• Apresentação da equipe: nesta seção, coloque fotos e descrições das pessoas que trabalharão mais próximas do novo funcionário. Isso será uma ótima referência para auxiliá-lo a aprender os nomes e funções dos colegas de equipe. 

• Roteiro do primeiro dia: esta é a única seção do planejamento que detalha o cronograma do novo colaborador. O roteiro pode até mudar, mas tente ao máximo deixar claro para o recém-contratado o que você espera que seja feito no primeiro dia de trabalho, apresentando informações de acesso ou instruções de como configurar o e-mail e correio de voz. Assim, ele não se sentirá perdido ou inseguro a respeito do que fazer ou para onde ir. 

• Maiores prioridades: nesta seção do planejamento, ofereça um panorama geral sobre as responsabilidades do cargo e das necessidades que o recém-contratado precisa atender. 

• Metas SMART: conforme mencionamos, as metas SMART elencadas no planejamento precisam ser mensuráveis e associadas ao cargo do novo colaborador para que ele possa alcançá-las ao longo dos primeiros 90 dias de trabalho. 

• Recursos: na seção de recursos, faça uma lista com links para o manual da empresa, a descrição da vaga, o diretório da equipe e outras referências pertinentes. Fique à vontade para incluir todos os recursos que possam ser úteis à jornada do funcionário no novo cargo e empresa.

Use as orientações acima como modelo na criação e personalização de um planejamento de 30 / 60 / 90 dias que funcione para cada novo colaborador a ser integrado.

Otimize o processo de integração com ferramentas de gestão do trabalho

Se o seu trabalho é presencial, faz todo o sentido imprimir o planejamento de 30 / 60 / 90 dias e entregá-lo ao novo funcionário no primeiro dia de trabalho. Porém, para integrar alguém à distância, será necessário um planejamento on-line. Uma forma eficiente de fazer isso é utilizar um software de gestão de projetos. Depois de compartilhar o plano, você poderá usar o software para acompanhar e monitorar o progresso do novo membro da equipe.

Esse tipo de software permite otimizar o processo de integração atribuindo ações diárias e realizáveis. Desse modo, quando o recém-contratado completar os primeiros 90 dias no novo emprego, ele estará apto a fazer uma transição tranquila para um papel mais ativo na equipe. Quer ajudar ao sucesso do seu novo colaborador? Confira o nosso modelo gratuito para a integração de funcionários.