C40 combate o aquecimento global com a Asana

Em 2010, Londres, Madri, Seul, Varsóvia e outras 20 cidades contavam com apenas 100 ônibus elétricos nas ruas. Hoje em dia, elas são o lar de mais de 66 mil ônibus elétricos, o que significa um aumento de 659%. Estes resultados são em parte graças à C40, uma organização que trabalha com quase 100 cidades líderes mundiais para colaborar, compartilhar conhecimentos e promover ações urgentes necessárias neste momento para enfrentar a crise climática e criar um futuro em que todas pessoas de todos os lugares possam prosperar.

Chris Schmalz é gerente de TI da organização e apoia as necessidades tecnológicas de seus 250 funcionários. Uma das equipes que Chris apoia é a medição e planejamento, que coordena e monitora as iniciativas da C40 para cidades em todo o mundo. A equipe de medição e planejamento trabalha com mais de 60 funcionários para atingir os indicadores-chave do desempenho financiados por doadores e levar adiante os projetos de ação climática, tais como o programa de ônibus elétricos.

Com planos de ação climática distribuídos pelo mundo, o trabalho da equipe de medição e planejamento tinha-se espalhado por planilhas e e-mails, criando fragmentação da informação e limitando a capacidade de expansão. Além disso, o trabalho entre fusos horários em 97 cidades foi um desafio para os gerentes, que precisavam supervisionar tudo o que as equipes vinham fazendo. Eles queriam uma ferramenta para acompanhar o progresso das centenas de projetos simultâneos, que fosse atualizada em tempo real e funcionasse como um local central para a equipe acessar as informações.

Por isso pediram ajuda a Chris. Na C40, quando um funcionário pede à TI uma solução para um problema empresarial, Chris oferece soluções previamente analisadas e testadas com base nas necessidades da equipe. Ele fez algumas considerações ao selecionar uma plataforma de gestão de trabalho para os funcionários, que deveria:

• Ser flexível (e não só para processar números como uma planilha), assim todas as equipes da C40 poderiam usá-la.

• Poder acionar diferentes fluxos de trabalho para lidar com o grande leque de trabalhos na C40.

• Gerenciar tarefas e projetos mais amplos.

Quando a equipe de medição e planejamento pediu a Chris uma ferramenta para gerir o trabalho da equipe, ele sugeriu a Asana.

Sucesso com a integração e a educação das equipes

Desde a adesão à Asana, a C40 tem tido sucesso graças ao treinamento abrangente, durante a integração, e à educação contínua. Nos últimos anos, a equipe de serviços corporativos desenvolveu um projeto de integração, liderado pelo RH e em parceria com gerentes de contratação, que apresenta aos recém-contratados os processos funcionais e empresariais, bem como projetos essenciais, para que tenham êxito em suas funções desde o primeiro dia. A equipe de TI também providencia recursos no sistema de helpdesk da empresa, incluindo links para artigos no Guia Asana e treinamento on-line.

O pessoal da equipe de medição e planejamento adotou uma estratégia semelhante ao integrar novos membros à equipe, apresentando a eles os fluxos de trabalho específicos da equipe. E, como cada recém-contratado utiliza a Asana na integração geral com o RH, os funcionários são capazes de dar início a projetos funcionais na plataforma desde o primeiro momento.

Processos claros e consistentes geram resultados no combate às mudanças climáticas

Equipes da C40 usam a Asana para gerir um grande leque de trabalhos. Confira alguns exemplos.

Gerir projetos de equipe

A equipe de medição e planejamento utiliza a Asana para monitorar os planos e discutir o andamento do seu trabalho de ação climática, de modo que todos fiquem a par das informações. Ela utiliza um projeto diferente para o plano de ação climática de cada cidade e começa com um modelo personalizado que delineia cada etapa. Cada plano consiste em cerca de 50 pacotes de trabalho, tais como a produção de um plano de redução de gases do efeito estufa, a fim de ajudar a cidade a atingir suas metas climáticas. Cada pacote de trabalho, representado por uma tarefa, pode levar vários meses até sua conclusão e envolver dezenas de subtarefas. A liderança da equipe conta com a Asana para facilitar as verificações semanais e conduzir conversas sobre o andamento do trabalho.

O acompanhamento dos 50 pacotes de trabalho em 97 cidades utilizando a Asana (e os mais de 4.800 fluxos de trabalho) permite à equipe de medição e planejamento decompor o trabalho em etapas viáveis e dá orientações sobre como realizá-lo e com quem firmar parcerias. Também ajuda a equipe a criar relatórios trimestrais de doadores com base no progresso do projeto e no cumprimento dos indicadores-chave do desempenho, proporcionando mais transparência e atualizações para aqueles que financiam esse trabalho.

A Asana oferece um processo claro e consistente para todas as pessoas acompanharem o projeto e, assim, ficarem a par do seu progresso.”

Monitorar o orçamento

A definição do orçamento é crucial para as organizações sem fins lucrativos, e a C40 não é exceção. Chris utiliza a Asana para gerir e controlar os orçamentos de software da organização. Utilizando um projeto, os membros da equipe podem solicitar e autorizar compras, reunir faturas e receber aprovação da equipe de aquisições. Campos personalizados no projeto mostram detalhes como o preço e o montante da fatura, permitindo a Chris e outros membros da equipe ver detalhes orçamentais com uma rápida vista d'olhos.

Conectar o trabalho entre ferramentas

A C40 também integra a Asana com as outras ferramentas que usa. Ela transforma as mensagens instantâneas da equipe em tarefas realizáveis com a integração ao Slack. Já com o Velocity e as Planilhas Google, as equipes transformam os indicadores-chave de desempenho e o progresso do projeto em relatórios detalhados para os doadores e os principais participantes. Essas integrações asseguram que o trabalho não seja duplicado e que as informações estejam conectadas entre as diferentes ferramentas da equipe. De acordo com o Índice Anatomia do trabalho, o trabalho duplicado não era algo que apenas a C40 queria corrigir. Na verdade, em escala mundial, os funcionários perdem 236 horas por ano na duplicação de esforços. Ao manter o trabalho simplificado e evitar a duplicação com as integrações da Asana, a C40 poupa muito tempo.

A capacidade de integrar a Asana com outros aplicativos, como o Velocity (…) elimina o trabalho duplicado e assegura que as informações sejam precisas e estejam acessíveis nas diversas ferramentas.”

Simplifique, facilite e guarde

A utilização da Asana ajudou a C40 a simplificar fluxos de trabalho interdisciplinares e complexos, gerindo e acompanhando o trabalho num único local. Para a equipe de medição e planejamento, isso permite que as pessoas trabalhem de forma mais independente. Para a equipe de Chris, os complicados fluxos de trabalho (como a integração e o desligamento) estão bem detalhados para que todos saibam o que precisa ser feito e quem está responsável por ele. A organização dá o exemplo usando a Asana desde o primeiro dia e evitando a perda ou esquecimento de trabalhos, com isso ajudando os funcionários a sentirem-se capacitados e favorecendo o alcance das suas metas globais.

Com a maior visibilidade que a Asana proporciona aos projetos em andamento, as equipes da C40 puderam reduzir o número de reuniões, pois conseguem verificar o estado do trabalho em qualquer momento. E, como a Asana se integra com as outras ferramentas que utilizam, a equipe já não perde mais tempo buscando informações. Chris está tranquilo porque sabe que os seus orçamentos de TI são sempre atualizados e que a informação relevante está disponível num só local, poupando tempo e recursos financeiros.

A Asana me dá uma melhor compreensão dos custos da minha equipe no dia a dia porque as informações estão lá quando preciso delas, sendo muito fácil fazer atualizações se algo mudar.”

No próximo ano, a C40 tem grandes planos para se tornar uma organização mais integrada e interdisciplinar — desde as ferramentas que utiliza internamente até o trabalho em torno das mudanças climáticas que realiza em todo o mundo. A organização espera melhorar os fluxos de trabalho interdisciplinares e conectar as equipes internas com a Asana, a fim de alcançar resultados climáticos de forma mais rápida e eficiente.