Zakres prac a określenie zakresu pracy: jakie są różnice?

Zdarza się, że do realizacji projektu musisz zatrudnić zewnętrznych dostawców, ponieważ wymaga on więcej zasobów, niż dostępne jest w Twojej organizacji. Dokument określający zakres prac ułatwia pomyślną współpracę z zewnętrznymi wykonawcami, agencją czy dostawcami, poprawia komunikację i umożliwia terminowe ukończenie projektu.

Na czym jednak polega różnica pomiędzy zakresem prac a określeniem zakresu prac i co powinny zawierać oba te dokumenty? W tym artykule, pokażemy w jaki sposób odróżnić je od siebie i wyjaśnimy, dlaczego są one istotnymi narzędziami do zarządzania projektami.

Pamiętaj, że ten artykuł nie zastępuje profesjonalnej porady prawnej, więc należy skonsultować się ze swoim zespołem prawnym, aby określić kroki, które są najkorzystniejsze w Twojej sytuacji.

Zakres prac a określenie zakresu pracy

Choć zarówno zakres prac jak i określenie zakresu pracy są często skrótowo nazywane SOW, nie należy ich ze sobą mylić.

Zakres prac to narzędzie umożliwiające określenie i udostępnienie ważnych kwestii biznesowych i celów produktu. W zależności od indywidualnych wymagań projektu, przygotowanie samego zakresu prac może wystarczyć. Jeśli jednak Twój zespół współpracuje z zewnętrznym klientem lub agencją, konieczne może być utworzenie określenia zakresu pracy. Ten dokument nakierowany na odbiorców zewnętrznych to ogólny zarys produktów końcowych projektu, jego wymagań, celów, harmonogramu i kosztów. Pozwala on dokładnie wyjaśnić zespołowi projektowemu i interesariuszom co należy zrobić, aby pomyślnie zrealizować projekt.

Przyjrzymy się bliżej obu tym dokumentom, rozpoczynając od zakresu prac.

Czym jest zakres prac?

Zakres prac to innymi słowy przewodnik, który pozwoli członkom Twojego zespołu zrozumieć co obejmuje dany projekt, a co nie. Zakres prac zazwyczaj odpowiada na pytania dotyczące wymagań projektu i wyjaśnia, w jaki sposób osiągnięte zostaną jego cele. Ten dokument przedstawia zazwyczaj krótko prace, które należy wykonać i obejmuje szczegółowe informacje na temat produktów końcowych projektu, osi czasu, kamieni milowych i raportów.

Zakres prac może być osobnym dokumentem, jeśli nie jest konieczne przygotowanie także określenia zakresu pracy. Aby to sprawdzić, skonsultuj się z zespołem prawnym w swojej organizacji.

Kiedy należy przygotować zakres prac?

Zakres prac stanowi podstawę dobrze zaplanowanego projektu i może pomóc w jego sprawnej realizacji. Ten dokument pozwoli członkom Twojego zespołu i interesariuszom uzgodnić wymagania projektu i wykryć potencjalne zagrożenia, które mogą opóźnić jego pomyślne zakończenie.

Przykładowo, podczas przygotowywania zakresu prac, Twój zespół zauważy, że planowana data ukończenia jednego z zadań doprowadzi do konfliktu z innym zadaniem i może odpowiednio dostosować harmonogram oraz zakres prac.

Zakres prac pomaga również wyjaśnić, jakie są produkty końcowe projektu, umożliwiając ich terminowe dostarczenie bez opóźnień ani dodatkowych kosztów.

Czym jest określenie zakresu pracy (SOW)?

Określenie zakresu pracy to dokument, który stanowi umowę pomiędzy dwoma stronami, co pomaga uzgodnić cele projektu. Określenie zakresu pracy to rozbudowana wersja zakresu prac. Dokument ten należy przygotować na początku projektu i uwzględnić w nim wszystkie niezbędne kwestie, od celów projektu, aż po indywidualne zadania, koszt projektu, jego harmonogram i więcej.

Najczęściej przygotowuje się go dla projektów, które wymagają zaangażowania zewnętrznych zasobów. Stanowi on umowę pomiędzy Twoją organizacją a klientem, agencją lub wykonawcą. Przykładowo, przygotowanie określenia zakresu pracy jest konieczne podczas współpracy z zewnętrzną agencją projektową lub wykonawcą realizującym projekt budowy na dużą skalę.

Niektóre z najbardziej złożonych dokumentów określenia zakresu pracy przygotowywane są dla umów rządowych i zazwyczaj wchodzą w skład tworzenia zapytania ofertowego lub zapytania dotyczącego szacunkowej ceny.

Określenie zakresu pracy może być przydatne także dla projektów realizowanych wewnętrznie, podczas współpracy z innym działem w Twojej firmie.

Określenie zakresu pracy jest zazwyczaj udostępniane:

• Kierownikowi lub liderowi projektu

• Wykonawcom i współpracownikom

• Wszystkim osobom zaangażowanym w realizację umowy

Skonsultuj się z zespołem prawnym w swojej organizacji, aby zdecydować czy i kiedy należy utworzyć dokument określający zakres pracy.

Kiedy należy przygotować określenie zakresu pracy?

Właściwie napisane określenie zakresu pracy w połączeniu z wydajnym narzędziem do zarządzania projektami pomoże Ci pomyślnie zrealizować projekt. Pozwala ono udokumentować wymagania i zarządzać oczekiwaniami Twojego zespołu oraz wykonawcy, ponieważ dokładny opis projektu niweluje ryzyko pojawienia się nieporozumień i konfliktów.

Po zakończeniu projektu, jego rezultaty będą miały miały odzwierciedlenie w tym dokumencie, aby zweryfikować, czy założenia określenia zakresu pracy zostały zrealizowane. W zależności od umowy i opinii zespołu prawnego, może to mieć dalsze konsekwencje, na przykład dotyczące płac, bonusów czy kar finansowych.

Jak napisać zakres prac?

Właściwie napisany zakres prac pomaga określić ważne kwestie biznesowe oraz udostępnić interesariuszom cele i szczegóły projektu.

Tworząc zakres prac wiele osób kieruje się następującymi zasadami:

• Podaj konkretne informacje. Używaj dokładnego i zrozumiałego języka, aby każdy wiedział, jakie są wymagania projektu i oczekiwane rezultaty. Dodanie listy wymiernych produktów końcowych projektu, kamieni milowych i zadań pomoże wyeliminować ryzyko nieporozumień.

• Używaj materiałów wizualnych. Materiały wizualne, takie jak struktura podziału pracy, sprawiają, że podane informacje łatwiej jest zrozumieć. Umożliwiają one również wczesne wykrycie ryzyka, na przykład wąskich gardeł, które może zagrozić pomyślnej i terminowej realizacji projektu.

• Współpracuj z interesariuszami. Wspomnieliśmy już, że podczas tego procesu należy konsultować się z działem prawnym. W tym przypadku współpraca z interesariuszami może na dłuższą metę zaoszczędzić czas potrzebny do realizacji projektu, bo wszystkie potencjalne nieporozumienia zostaną wyjaśnione już na początku.

Każdy plan zarządzania zakresem projektu jest inny. To, co należy w nim uwzględnić i na ile szczegółowa powinna być ta część będzie różnić się dla każdej branży i każdego projektu. W razie wątpliwości, skonsultuj się z zespołem prawnym swojej firmy.

Zakres prac zazwyczaj składa się z następujących elementów:

Produkty końcowe projektu

Ta część opisuje produkt lub usługę, która ma być rezultatem projektu. W tym celu warto użyć struktury podziału pracy.

Oś czasu

Dołącz do dokumentu oś czasu lub wykres Gantta, który dokładnie opisuje najważniejsze etapy projektu. Ta sekcja pełni funkcję wizualnego harmonogramu projektu, który będzie wskazywać Twojemu zespołowi i innym interesariuszom drogę od początku do końca.

Kamienie milowe

Podobnie jak zakres prac, kamienie milowe pomagają rozłożyć projekt na mniejsze części. Zapisz wszystkie kamienie milowe w swoim projekcie, aby łatwiej było monitorować postępy i przestrzegać harmonogramu.

Raportowanie

Zakres prac zazwyczaj obejmuje również, jakie raporty będziesz tworzyć podczas realizacji projektu. Niezależnie od tego, czy chodzi o raport o statusie dostarczany klientowi, raport o postępach, otrzymywany od dostawcy czy raport finansowy, który pozwala przenalizować różnice pomiędzy budżetem a wynikami – zakres prac powinien opisywać co mają zawierać te dokumenty, kto jest odpowiedzialny za ich utworzenie i kiedy oczekiwana jest ich dostarczenie.

Raporty te stanowią podstawę komunikacji podczas realizacji projektu i zapewniają wszystkim zainteresowanym dostęp do danych oraz informacji, których potrzebują, aby być na bieżąco z postępami projektu.

Niektóre dokumenty opisujące zakres prac obejmują także glosariusz, słownik skrótów i inne sekcje, dogłębnie opisujące warunki pomyślnej realizacji projektu.

Jak napisać określenie zakresu pracy

Zakres prac można dołączyć do określenia zakresu pracy, aby wyjaśnić zewnętrznym partnerom dokładny zakres obowiązków. Przemyślane i dokładne określenie zakresu pracy pozwala skoordynować działania zespołu pod kątem szczegółów projektu.

Niejasności w określeniu zakresu pracy mogą prowadzić do nieporozumień pomiędzy stronami zaangażowanymi w realizację projektu. Właśnie dlatego tak ważne jest dokładne i przejrzyste opisanie wszystkich zadań oraz szczegółów.

Poniżej przedstawiamy kilka strategii przydatnych podczas przygotowywania określenia zakresu pracy:

1. Rozłóż projekt na etapy. Zapoznanie się z pojedynczą, długą listą zadań może wydawać się przytłaczające. Rozłożenie projektu na etapy pozwala zmniejszyć presję zespołu i interesariuszy.

2. Używaj krótkich, jasnych stwierdzeń. Posługiwanie się krótkimi, przejrzystymi stwierdzeniami zmniejsza ryzyko wystąpienia nieporozumień. Jeśli chcesz używać akronimów lub skrótów, dołącz do dokumentu glosariusz, aby wszyscy wiedzieli, czego one dotyczą.

3. Wyjaśnij cel projektu. Cele projektu pozwalają interesariuszom zrozumieć, dlaczego ważne jest jego wykonanie.

4. Określ cel projektu i wyjaśnij, jak chcesz go osiągnąć. Jasno zdefiniowany cel projektu pomoże Ci utrzymać prace na właściwych torach i uniknąć nieporozumień dotyczących oczekiwanych rezultatów i sposobów ich osiągnięcia.

5. Wspólnie wyznaczcie kamienie milowe i sposoby mierzenia sukcesu. Zaangażowanie interesariuszy i członków zespołu już na etapie określania zakresu pracy to podstawa płynnej i pomyślnej współpracy.

6. Określ jasne, proste i wymierne granice. Jasne przedstawienie ograniczeń, takich jak zakres projektu, jego cele i kluczowe fazy pomoże Ci uniknąć konfliktów na dalszym etapie jego realizacji. Postaraj się określić wymierne ograniczenia, aby zmniejszyć ryzyko, że zostaną one źle zrozumiane.

7. Zawsze pamiętaj, aby skonsultować się z działem prawnym. Dzięki temu będziesz mieć pewność, że wszystkie powyższe kroki zostały właściwie i dokładnie wykonane. Strony trzecie, takie jak zespół prawny w Twojej firmie, mogą zauważyć potencjalnie ryzykowne elementy i pomóc Ci odpowiednio zmienić dokument.

8. Poinformuj członków swojego zespołu i regularnie się z nimi kontaktuj. Kiedy dokument z określeniem zakresu prac jest ukończony i zatwierdzony, upewnij się, że członkowie Twojego zespołu i interesariusze znają wszystkie jego szczegóły, a w trakcie realizacji projektu komunikuj się z nimi na bieżąco, aby monitorować, czy każdy przestrzega tego, co zostało wcześniej uzgodnione.

Określenie zakresu pracy może dotyczyć kwestii prawnych, ale to narzędzie do zarządzania pracą umożliwi Ci monitorowanie procesów i wyników podczas realizacji projektu. Kiedy ukończysz przygotowywanie określenia zakresu pracy, przenieś wszystkie ważne informacje, zadania i terminy do planu projektu, aby połączyć zespół z interesariuszami i współpracować z nimi w czasie rzeczywistym.

Co wchodzi w skład dokumentu określenia zakresu pracy?

Określenie zakresu pracy zazwyczaj składa się z trzynastu sekcji. Każda z nich dotyczy konkretnego aspektu projektu i jest napisana z myślą o interesariuszach, zaangażowanych w jego realizację. W zależności od zakresu prac i branży, dokument ten może mieć więcej lub mniej sekcji.

Przygotowując wersję roboczą określenia zakresu pracy skonsultuj się z zespołem prawnym w swojej firmie, aby zapewnić zgodność z wymaganiami swojej branży, organizacji, klienta, wykonawcy lub innych interesariuszy.

Przykładowe określenie zakresu pracy może składać się z następujących sekcji:

1. Wprowadzenie  

Określenie zakresu pracy rozpoczyna się zazwyczaj od krótkiego wprowadzenia, aby każda osoba, która czyta dokument od razu wiedziała czego dotyczy dany projekt i kto jest zaangażowany w jego realizację.

2. Cel projektu

Druga sekcja wyjaśnia, dlaczego projekt jest realizowany. Zazwyczaj zawiera ona zarys celów projektu i powód jego realizacji, aby odbiorca miał jasność co do tego, dlaczego projekt jest ważny.

3. Zakres prac  

Zakres prac to prawdopodobnie najbardziej szczegółowa część określenia zakresu pracy. Ta sekcja opisuje w jaki sposób chcesz zrealizować cele projektu.

4. Miejsce pracy  

Czwarta sekcja zazwyczaj dotyczy miejsca, w którym realizowany jest projekt. Przykładowo, czy Twój projekt będzie realizowany zdalnie, czy też należy spotkać się w siedzibie firmy, aby go wykonać.

5. Szczegółowy opis zadań  

W kolejnej części dokumentu, zakres prac zostanie rozłożony na mniejsze zadania, które należy wykonać. Ta sekcja zawiera informacje, dzięki którym wszystkie zainteresowane osoby dowiedzą się, jakie kroki muszą podjąć, aby pomyślnie zrealizować projekt. W zależności od zakresu prac, można dodać do niej strukturę podziału pracy przedstawiającą pojedyncze zadania w formie wizualnej, co ułatwi odbiorcy jej zrozumienie.

6. Kamienie milowe  

Poza szczegółami dotyczącymi konkretnych zadań, określenie zakresu pracy może również obejmować sekcję z wymiernymi kamieniami milowymi projektu. Pomoże ona rozłożyć projekt na jeszcze mniejsze elementy i zwiększyć szanse, że jego cele zostaną osiągnięte na czas.

7. Produkty końcowe projektu  

Ta sekcja zawiera listę wymaganych produktów końcowych projektu oraz daty ich wykonania. Lista ta powinna opisywać konkretne, wymierne produkty końcowe, nie pozostawiając miejsca na niejasności.

8. Harmonogram  

Dodany do tej sekcji harmonogram może obejmować daty dostarczenia produktów końcowych, czas przeznaczony na wykonanie każdego zadania i rozliczane godziny. Można wspomnieć tu również o ważnych terminach, włącznie z datą rozpoczęcia i zakończenia każdego zadania.

9. Standardy i testy  

W tym miejscu należy opisać wymogi i standardy branżowe, które trzeba wziąć pod uwagę. Określenie zakresu pracy będzie opisywać również etapy testowania niezbędne, aby pomyślnie zakończyć projekt. Każdy etap powinien dodatkowo być opatrzony informacją na temat tego, kto jest zaangażowany w realizację projektu, jakich zasobów i sprzętu wymaga oraz na jakim etapie należy przeprowadzić testy.

10. Definicja sukcesu  

Ta sekcja szczegółowo opisuje, jakie warunki muszą zostać spełnione, aby interesariusze uznali projekt za zakończony powodzeniem. Jej autorami są zazwyczaj interesariusze projektu. Dzieje się tak, aby zagwarantować, że cel jest jasny dla wszystkich.

11. Wymagania  

W tej części dokumentu określającego zakres pracy należy wymienić konkretne wymagania dotyczące projektu i pracy. Mogą one obejmować sprzęt potrzebny do realizacji działań, certyfikaty, jakie musi zdobyć Twój zespół czy uprawnienia bezpieczeństwa jakie muszą uzyskać wykonawcy.

12. Płatności 

W tej sekcji opisz wszystkie koszta związane z realizacją projektu. Może to oznaczać wszystko, od kosztów zewnętrznych naliczanych na każdym etapie, aż po koszty pracy.

Wyjaśnij tu też harmonogram oraz formę płatności. Możesz opisać, czy planujesz zapłacić z wyprzedzeniem, w miarę realizacji kamieni milowych czy po pomyślnym zamknięciu projektu. Warunki płatności zazwyczaj ustala się w oparciu o harmonogram lub kamienie milowe. Skonsultuj się z zespołem prawnym i finansowym, aby sprawdzić, które rozwiązanie jest najbardziej odpowiednie dla Twojego projektu.

13. Inne  

W tej sekcji należy opisać wszystkie informacje, które nie zostały opisane powyżej, ale mają znaczenie podczas realizacji projektu. Treści te różnią się w zależności od branży, ale mogą obejmować informacje na temat kosztów podróży lub związanych z tym wymagań, ograniczeń dotyczących oprogramowania lub sprzętu oraz wsparcia i testów po zakończeniu projektu.

Skonsultuj się z zespołem prawnym w swojej firmie, aby uzyskać pomoc odnośnie wszystkich zagadnień dotyczących tej sekcji.

Użyj zakresu prac, aby uniknąć pełzania zakresu

Niezależnie od tego, czy do zdefiniowania celów projektu korzystasz z określenia zakresu pracy czy samego zakresu prac, dokumenty te mają kluczowe znaczenie, aby upewnić się, że członkowie zespołu i interesariusze są odpowiedzialni za swoją pracę oraz jej rezultaty.

Stosuj się do założeń dokumentu określającego zakres prac tak dokładnie, jak to możliwe, aby uniknąć pełzania zakresu oraz upewnić się, że projekt zostanie zrealizowany terminowo i spełni Twoje wymagania.

Zakres prac w połączeniu z oprogramowaniem do zarządzania projektami pozwoli utrzymać pracę zespołu na właściwych torach i osiągnąć cele projektu.

Ten artykuł zawiera wskazówki i informacje mające na celu pomóc Twojemu zespołowi dowiedzieć się więcej na temat określania zakresu pracy i zakresu prac. W żaden sposób nie zastępuje on profesjonalnej porady prawnej. Skonsultuj się z zespołem prawnym w swojej organizacji, aby wybrać rozwiązanie, które najlepiej sprawdzi się w Twojej sytuacji.