Kamienie milowe projektu: wyznaczaj je, osiągaj i celebruj

Jeśli jesteś fanem zarządzania projektami (a mamy nadzieję, że tak właśnie jest), wiesz, że dobry plan to oszczędność czasu i zasobów. Z danych Project Management Institute wynika, że „organizacje, które inwestują w zarządzanie projektami, tracą 13 razy mniej pieniędzy, dzięki większej liczbie strategicznych inicjatyw realizowanych z sukcesem”.

Nie wszystkie plany są jednak takie same. Załóżmy, że właśnie pracujesz nad swoim najnowszym planem. Uwzględnia on cele, zadania, właścicieli zadań oraz terminy. Obejmuje także wszystkie zależności i produkty końcowe. Liczysz więc, że poprowadzi Twój zespół do osiągnięcia sukcesu. Jednak czy Twój plan uwzględnia również kamienie milowe projektu?

Jeśli Twój projekt nie posiada kamieni milowych, sporo na tym traci. Kamienie milowe ułatwiają Twoją pracę jako lidera projektu, ponieważ wyznaczają zespołowi konkretną ścieżkę działań, a jednocześnie dostarczają informacji o postępach projektu jego interesariuszom. Dobra wiadomość jest taka, że kamienie milowe można łatwo dodać do każdego projektu (nawet takiego, który jest już w toku realizacji), a ponadto zapewniają one wiele korzyści.

Przyjrzyjmy się więc, czym są kamienie milowe projektu i co możesz dzięki nim zyskać.

Czym jest kamień milowy projektu?

Kamienie milowe projektu wyznaczają określone punkty na jego osi czasu. Są to punkty kontrolne wskazujące wykonanie działań lub grup działań albo początek nowej fazy działań w ramach projektu. Kamienie milowe różnią się od innych elementów osi czasu tym, że same w sobie nie pochłaniają żadnego czasu. Służą raczej temu, aby sygnalizować, że projekt jest realizowany zgodnie z planem.

Dlaczego kamienie milowe projektu są ważne?

Kamienie milowe mają w sobie wielką moc, ponieważ są miernikiem postępów projektu. Pomagają motywować zespół i koordynować jego działania, zapewniając każdemu wgląd w postępy oraz możliwość oceny priorytetów. Ponadto pomagają w monitorowaniu terminów, identyfikowaniu ważnych dat oraz potencjalnych wąskich gardeł w projekcie. Gdyby usunąć z osi czasu projektu wszystkie zadania, kamienie milowe nadal wyznaczałyby jego kluczowe etapy lub fazy.

Kamienie milowe projektu można łatwo pomylić z innymi aspektami zarządzania projektami, dlatego przyjrzyjmy się różnicom między nimi.

Kamienie milowe a cele

Cele reprezentują to, co chcesz osiągnąć, z kolei kamienie milowe wskazują, co zostało już osiągnięte. Możesz więc potraktować je jako etapy na drodze do osiągnięcia celu.

Przykład: zespół marketingowy pracujący nad ogólnofirmową inicjatywą rebrandingową – dużym projektem obejmującym wiele różnych elementów – może postawić sobie za cel ukończenie projektu przed końcem trzeciego kwartału. W tym wypadku może wykorzystać kamienie milowe, aby wskazać kluczowe decyzje lub działania, takie jak wybór palety kolorów, stworzenie szablonów projektowych, zatwierdzenie planu premiery itp.

Kamienie milowe a fazy projektu

Kamienie milowe często pokrywają się z datami rozpoczęcia lub zakończenia poszczególnych faz projektu (takich jak inicjacja, planowanie, realizacja i zamknięcie). Każda faza projektu może trwać od kilku tygodni do wielu miesięcy, obejmując wiele zadań i angażując różnych członków zespołu. Kamień milowy jest zdarzeniem o czasie trwania „0” i służy pokazywaniu postępów w projekcie, które są istotne do odnotowania oraz zaraportowania.

Przykład: w przypadku projektu rebrandingu, faza inicjacji może obejmować wiele zadań, takich jak utworzenie grup fokusowych do zebrania pomysłów na nowy branding, czy kreatywne sesje burzy mózgów. Kamień milowy zbiegający się z zakończeniem fazy inicjacji oznaczałby gotowość zespołu do przejścia do fazy planowania.

Kamienie milowe a produkty końcowe projektu

Produkt końcowy projektu oznacza produkt lub rezultat, natomiast kamień milowy jest wydarzeniem w czasie. Produkty końcowe są czasem dowodem na osiągnięcie kamienia milowego.

Przykład: w przypadku projektu rebrandigu, produkty końcowe mogłyby obejmować: zaktualizowaną księgę marki w formacie PDF oraz powiązane z nią pliki z logo. Ukończenie tych projektów jest warte odnotowania (a nawet celebracji!), więc menedżer ds. marketingu mógłby dodać kamień milowy odnotowujący to osiągnięcie.

Kamienie milowe a zadania

Zadania są elementami składowymi projektu a ich realizacja pochłania zasoby czasowe. Kamienie milowe nie mają czasu trwania. Służą raczej pokazaniu, że dana grupa zadań została już ukończona.

Przykład: projekt rebrandingu będzie zawierał wiele mniejszych i większych zadań, takich jak stworzenie logo, założenie kont w mediach społecznościowych i napisanie komunikatów prasowych. Z kolei kamień milowy może reprezentować wykonanie grupy powiązanych zadań.

Jak wykorzystać kamienie milowe w projekcie

Kamienie milowe można dodać do każdego projektu, aby czuwać nad jego sprawną realizacją. Są szczególnie przydatne podczas planowania harmonogramu projektu, ponieważ są powiązane z odpowiednimi zadaniami lub fazami. Wyznaczenie kamieni milowych pozwoli Ci skoncentrować się na terminach i w razie konieczności zmodyfikować plan projektu.

Kamienie milowe mogą również stanowić okazję do świętowania. Na przykład, możesz zaplanować celebrację z okazji osiągnięcia najważniejszych kamieni milowych projektu. Okazując zespołowi uznanie w ten sposób, podniesiesz jego morale, co przełoży się również na większe zaangażowanie z jego strony.

Możesz dodawać kamienie milowe do projektu na jego dowolnym etapie – nie musisz więc czekać na rozpoczęcie kolejnego projektu. A jeśli wśród Twoich projektów znajdują się takie, które często się powtarzają, dodaj kamienie milowe do swoich szablonów już teraz, aby wykorzystywać je przy każdej kolejnej okazji.

Jak zaplanować kamienie milowe w projekcie

Potraktuj kamienie milowe swojego projektu jako momenty w czasie, a nie jako cele, produkty końcowe czy zadania. Powinny one wyznaczać ważne punkty kontrolne w projekcie. Przyjrzyj się harmonogramowi swojego projektu i określ najważniejsze punkty kontrolne lub momenty. Na przykład, jeśli planujesz wprowadzenie nowego produktu na rynek, kamieniami milowymi dla Twojego projektu mogą być finalizacja materiałów związanych z wydaniem, uruchomienie strony internetowej produktu, czy wreszcie sama jego premiera.

Pytanie: z ilu kamieni milowych powinien składać się Twój projekt?

Nie ma żadnej z góry określonej liczby kamieni milowych, z jakich powinien składać się Twój projekt. Niektóre projekty mogą obejmować dwa lub trzy kamienie milowe – a inne ponad dziesięć. Zamiast skupiać się na dodaniu określonej liczby kamieni milowych, wyznacz je dla najważniejszych wydarzeń w Twoim projekcie. Pamiętaj: kamienie milowe powinny wyznaczać momenty w czasie, natomiast zadania prowadzące do ich realizacji powinny zostać odzwierciedlone w innym miejscu w projekcie.

Wyznaczanie dat dla kamieni milowych projektu

Ponieważ kamienie milowe są tylko momentem w czasie i nie służą do śledzenia procesów prowadzących do dotarcia do tego momentu, konieczne jest wyznaczenie dat dla każdego kamienia milowego – np. kiedy dana inicjatywa zostanie rozpoczęta lub uruchomiona. Załóżmy, że planujesz wirtualne wydarzenie. W tym przypadku kamień milowy powinien pokrywać się z datą wydarzenia, a nie z czynnościami przygotowawczymi prowadzącymi do jego realizacji. Kamienie milowe wyznaczają istotne momenty na osi czasu projektu oraz pomagają ocenić, czy zakończył się on sukcesem.

Przykłady kamieni milowych projektu

Kamień milowy projektu wyznacza ważny moment w czasie. Możesz używać kamieni milowych w swoich projektach do reprezentowania takich zdarzeń, jak otrzymanie kluczowych produktów końcowych, ukończenie fazy rozpoczęcia projektu, zatwierdzenie finalnego planu, określanie wymogów, zatwierdzenie projektów, ukończenie danej fazy projektu oraz wielu innych.

Oto cztery przykłady pokazujące, jak Twój zespół może wykorzystać kamienie milowe.

1. Wskazywanie kluczowych zadań. Mogą to być zadania, które muszą zostać zrealizowane w określonym czasie, bo inaczej projekt zostanie zablokowany – np. zatwierdzenie koncepcji kreatywnej w ramach kampanii marketingowej.

2. Wyznaczenie końca danej fazy lub etapu. Zakończenie fazy lub etapu ważnego zadania, takiego jak zebranie wniosków budżetowych od każdego działu w celu zaplanowania budżetu firmy.

3. Wyróżnienie ważnego wydarzenia lub produktu końcowego. Wyróżnienie ważnego wydarzenia lub produktu końcowego – np. ukończenie budowy nowego biura firmy, aby można było rozpocząć przeprowadzkę.

4. Skupienie się na osiąganiu celów i kluczowych rezultatów. Cele i kluczowe rezultaty projektu (tzw. OKR-y), takie jak osiągnięcie docelowego kwartalnego przychodu z produktu, który został niedawno wprowadzony na rynek.

Raportowanie na temat ukończenia kamieni milowych projektu

Wyznaczenie kamieni milowych to dobry początek, ale pełne korzyści dostrzeżesz dopiero śledząc je i raportując postępy w ich realizacji. Kamienie milowe stanowią świetne narzędzie do raportowania i komunikowania się z interesariuszami projektu, którzy nie chcą albo po prostu nie potrzebują otrzymywać aktualizacji na poziomie pojedynczych zadań. Wgląd w dane na bardziej ogólnym poziomie pozwala zobaczyć, które fazy zostały już ukończone, czy projekt jest na dobrej drodze do osiągnięcia kamieni milowych oraz jak blisko celu jesteś. W każdej chwili możesz jednak zagłębić się w szczegóły, przyglądając się konkretnym zadaniom powiązanym z kamieniami milowymi, co pozwoli Ci zobaczyć, które kroki i odpowiedzialne za nie osoby przyczyniły się do osiągnięcia danego kamienia milowego, a także zidentyfikować ewentualne przeszkody.

Śledzenie kamieni milowych pozwala skoncentrować się na najważniejszych zadaniach i monitorować faktyczny status projektów, a także zapewnia niezbędną wiedzę do udostępniania postępów projektu. Upewnij się, że używane przez Ciebie narzędzie do zarządzania projektami posiada funkcję udostępniania aktualizacji statusu do raportowania postępów w realizacji kamieni milowych, umożliwiając informowanie członków zespołu oraz interesariuszy o tym, co Twój zespół zdołał już osiągnąć i nad jakimi kamieniami milowymi aktualnie pracujecie.

Wskazówka PRO: co zrobić, jeśli nie osiągniesz kamieni milowych na czas?

Może zdarzyć się, że Twój zespół nie osiągnie kamienia milowego w planowanym terminie. W zależności od tego, jak ważny jest dany kamień milowy, może to spowodować poważne opóźnienia w realizacji inicjatywy lub premiery produktu.

W przypadku nieosiągnięcia kamienia milowego, zrób krok w tył z zespołem i zastanówcie się wspólne, dlaczego nie udało wam się go osiągnąć. Czy jest to wynik błędów na etapie planowania, a może po prostu kamień milowy okazał się zbyt ambitny? Przejrzycie wszystkie zadania i produkty końcowe składające się na osiągnięcie danego kamienia milowego. Czy przy którymś z nich doszło do opóźnień? Często przy tak wielu elementach trudno nadążyć za wszystkim, co się dzieje. Aby zapobiec podobnym sytuacjom w przyszłości, poszukaj narzędzia do zarządzania projektami, które dodatkowo oferuje możliwość wizualizacji całej pracy. To pozwoli Ci przeglądać Twoje projekty za pomocą różnych widoków, takich jak oś czasu, kalendarz, czy tablice Kanban.

Najczęstsze pułapki związane z kamieniami milowymi

Wyznaczanie kamieni milowych nie jest nauką, ale sztuką. Nie istnieje dobry bądź zły sposób na ich wyznaczanie. Mimo to można wymienić kilka częstych pułapek, na jakie narażone są zespoły stawiające pierwsze kroki w wyznaczaniu kamieni milowych.

• Wyznaczenie zbyt wielu kamieni milowych. Liczba potrzebnych kamieni milowych będzie zależeć od wielkości i zakresu Twojej inicjatywy. Nie stawiaj sobie za cel wyznaczania żadnej konkretnej liczby kamieni milowych. Zamiast tego, zwróć uwagę na najważniejsze zadania, które Twój zespół musi zrealizować, aby umożliwić postęp prac w projekcie.

• Wykorzystywanie kamieni milowych jako zadań. Kamienie milowe powinny reprezentować wydarzenia w czasie. Jeśli chcesz śledzić pracę potrzebną do ich osiągnięcia – użyj zadań. Następnie, wykorzystaj kamienie milowe, aby określić, kiedy dana grupa zadań powinna zostać ukończona.

• Przechowywanie kamieni milowych niezależnie od pozostałej pracy. Najlepszym sposobem na dotrzymywanie terminów i skuteczną realizację projektów jest zarządzanie całą pracą w jednym miejscu. Upewnij się, że Twoje narzędzie do zarządzania projektami umożliwia zarządzanie zadaniami, wyznaczanie kamieni milowych oraz wizualizowanie postępów projektu w jednym miejscu.

Wyznaczaj kamienie milowe i realizuj swoje projekty

Teraz już wiesz, czym są kamienie milowe projektu i w jaki sposób mogą pozytywnie wpłynąć na planowanie, realizację i raportowanie w ramach Twoich projektów. Uczyń je integralnym elementem swojego zestawu narzędzi do zarządzania projektami i często z nich korzystaj. Używając ich raz, już nie zechcesz planować swoich projektów bez nich.

Czy chcesz zaplanować kolejny projekt z wykorzystaniem kamieni milowych? Do tego celu będziesz jeszcze potrzebować właściwego narzędzia do zarządzania pracą. Wypróbuj Asanę, rynkowego lidera i najlepsze narzędzie do zarządzania projektami i zadaniami dla Twojego zespołu.