4 metody ustalania ról i obowiązków dla sukcesu zespołu

Znasz to uczucie chaosu podczas zarządzania projektem bez czytelnych ról i obowiązków? Jeden członek zespołu kontynuuje pracę nad designem, a inny nad treścią. Obaj piszą tekst do umieszczenia w obrazach, ponieważ sądzili, że jest to związane z ich rolą. Z powodu błędów komunikacji i powielania pracy napisanie tekstów trwa dłużej, więc musisz opóźnić projekt.

Podążanie za planem projektu bez wyznaczenia czytelnych ról i obowiązków jest trudne. Określenie ról w zespole ułatwia jego członkom prowadzenie współpracy oraz wydajniejszą realizację projektów. Jeśli jako kierownik chcesz zwiększyć produktywność zespołu, wyznacz na wczesnym etapie projektu zadania dla każdego członka zespołu. 

W tym przewodniku objaśnimy, jak wyznaczyć role i obowiązki w zespole oraz opiszemy, dlaczego jest to korzystne dla zespołu.

1. Określ, co musi zostać zrobione

Możesz wykonać poniższe kroki podczas wyznaczania ról i obowiązków zarówno na poziomie organizacji, jak i projektu. Pierwszym krokiem podczas wyznaczania ról zespołu jest określenie zadań do wykonania. Niektóre pytania, które możesz sobie zadać podczas określania tych zadań, to:

• Czy wcześniejsze projekty zostały ukończone pomyślnie?

• Jeśli nie, co mogło zostać zrobione lepiej?

• Jakie zadania nadal znajdują się na liście zadań do wykonania zespołu?

• Jakie zadania każdy członek zespołu wykonuje każdego dnia?

• Czy te zadania są zgodne ze stanowiskiem każdego członka zespołu?

Gdy wiesz, ile pracy należy wykonać, możesz odpowiednio rozdzielić zadania.

2. Określ luki w obowiązkach

Chociaż krok ten jest najbardziej istotny podczas określania ról na poziomie organizacji, możesz także mieć luki obowiązków w swoich projektach.

Po utworzeniu listy zadań do wykonania porównaj i zestaw te zadania z pracą członków zespołu. Porównanie to ułatwi znalezienie luk w obowiązkach. Luki te mogły pojawić się nieumyślnie, jeśli początkowy opis wymagań stanowiska był niejasny lub członek zespołu został dołączony do zadań przez inne osoby.

Po znalezieniu luk w odpowiedzialności staną się one punktem wyjściowym do reorganizacji zespołu. Możesz następnie przypisać członków zespołu ponownie do początkowych ról i wyznaczyć osoby odpowiedzialne za dodatkowe zadania, którymi się zajmowali.

3. Nakreśl czytelnie role za pomocą macierzy RACI

Macierz RACI to wspaniałe narzędzie do tworzenia przejrzystego podziału ról członków zespołu. Akronim RACI obejmuje angielskie słowa Responsible, Accountable, Consulted i Informed odpowiadające następującym rolom: osoba odpowiedzialna, osoba nadzorująca, kontrybutor i osoba informowana. Możesz utworzyć macierz lub tabelę RACI, umieszczając zadania na osi Y oraz członków zespołu na osi X. 

Przypisz jedną z czterech liter akronimu RACI do każdego zadania i członka zespołu. Dzięki temu członkowie zespołu będą wiedzieć, jaka jest ich rola w każdym zadaniu. 

Poniższa legenda objaśnia szczegółowo role zespołu najlepiej działające z każdą z liter wykresu RACI.

• R = Responsible (osoba odpowiedzialna). Osoba ta wykonuje pracę. Zawsze powinna być tylko jedna osoba odpowiedzialna za zadanie, aby pozostali członkowie zespołu wiedzieli, do kogo zwracać się z pytaniami i prośbami o aktualizacje.

• A = Accountable (osoba nadzorująca). Jest to osoba odpowiedzialna za zatwierdzanie pracy, więc prawdopodobnie będzie nią kierownik.

• C = Consulted (kontrybutor). Ta osoba powinna wyrażać opinie na temat pracy. Może nią być członek zespołu lub osoba z innego zespołu.

• I = Informed (osoba informowana). Osoba ta powinna być informowana o postępach i wynikach pracy, ale nie ma ona wpływu na pracę podczas jej wykonywania. 

Dodatkowe wskazówki dotyczące macierzy RACI: 

• Zawsze powinna być tylko jedna osoba odpowiedzialna za dane zadanie (R), aby członkowie zespołu wiedzieli, kto zarządza pracą. Jeśli w zadaniu będzie więcej niż jedna osoba odpowiedzialna, może dojść do nieporozumień.

• Mimo tego, że dla każdego zadania powinna być wyznaczona tylko jedna osoba nadzorująca (A), ta sama osoba może być także osobą odpowiedzialną (AR). 

• Warto także ograniczyć liczbę informowanych osób, aby niepotrzebnie nie komplikować projektu (oznacz mało osób literą „I”).

Za pomocą macierzy RACI możesz wyznaczyć czytelne oczekiwania dla członków zespołu oraz odnosić się do niej podczas realizacji projektów. 

4. Poproś członków zespołu o opinie

Poproszenie członków zespołu o szczerą opinię po utworzeniu macierzy RACI może wzmocnić współpracę w zespole oraz zapewnić dodatkowe informacje na temat przydatności przypisanych ról.

Gdy członkowie zespołu mogą wyrażać swoje opinie, rozwijasz zdrową dynamikę zespołu w miejscu pracy przez wspieranie komunikacji.

O opinie możesz poprosić na kilka sposobów. Oto kilka z nich: 

• Zorganizuj spotkanie zespołu i spytaj: „Czy ktoś chce się podzielić opinią na temat przypisanych przeze mnie ról w zespole?”.

• Zaplanuj spotkania 1:1, aby zapewnić członkom zespołu bezpieczne miejsce na wyrażenie wątpliwości.

• Przeprowadź anonimową ankietę, aby członkowie zespołu mogli udzielić szczerych odpowiedzi.

Kiedy objaśniać role i obowiązki

Role i obowiązki istnieją zarówno na poziomie organizacji, jak i projektu. Twoim zadaniem jako kierownika projektu jest określanie ich w różnych momentach dla Twojego zespołu. Na poziomie organizacji niezbędne jest utworzenie stabilnej struktury zespołu, więc zajmij się tym niezwłocznie, jeśli dostrzeżesz luki w tym obszarze. 

Gdy na przykład autor treści w Twoim zespole wykonuje wiele zadań związanych z planowaniem projektu, może to oznaczać porę na reorganizację priorytetów i zadań. Jeśli projektant cały dzień poświęca odpowiedziom na wiadomości e-mail, przeorganizuj strukturę zespołu, aby dać mu więcej czasu na pracę związaną konkretnie ze stanowiskiem każdej osoby. 

Gdy zespół pozna swoje role i obowiązki na poziomie organizacji, umożliwi to indywidualne podejście do każdego projektu. Projektant może zazwyczaj zajmować się obowiązkami związanymi z jego rolą, ale w konkretnym projekcie może być od niego wymagane również przekazywanie projektów między zespołem a klientem. 

Korzyści z ustalenia ról i obowiązków

Dzięki ustaleniu ról i obowiązków tworzysz wytrzymałą strukturę zespołu. Wydajność zespołu wzrośnie, jeśli jego członkowie będą czuli się pewnie w przypisanych im zadaniach.

Gdy członkowie zespołu mają indywidualne role, zespół czerpie także inne korzyści, takie jak:

• Zwiększona produktywność: po przypisaniu głównych obowiązków każdemu członkowi zauważysz wzrost produktywności. Gdy członkowie mają jasność odnośnie swoich ról i obowiązków, mogą prawidłowo wybrać ważną pracę i skupić się na niej.

• Poprawa procesu rekrutacyjnego: czytelne przypisanie obowiązków do różnych ról ułatwia menedżerom ds. rekrutacji znalezienie nowych pracowników spełniających wymagania zespołu. Bez czytelnej listy obowiązków osoby rekrutujące mogą mieć trudność w wyjaśnieniu kandydatom wymagań związanych ze stanowiskiem.

• Zwiększone morale zespołu: gdy członkowie zespołu nie mają pewności odnośnie zadań do wykonania, mogą zacząć powątpiewać w swoje umiejętności. Określenie ról i obowiązków może zwiększyć morale zespołu, ponieważ wszyscy będą mieli zadanie do wykonania. Możesz także przydzielić zadania członkom, którzy czują się naturalnie w danej roli, dzięki czemu wzrośnie ich pewność związana z codziennie wykonywaną pracą. 

• Więcej wydajnych zasobów: Twoja organizacja będzie marnowała mniej czasu i zasobów, jeśli członkowie zespołu będą wykonywali pracę zgodną z ich rolami. Jak przedstawiono na przykładzie powyżej, dwóch członków zespołu nieznających swoich obowiązków może doprowadzić do zdublowanej pracy. Taka zdublowana praca to zmarnowany czas projektu, co efekcie oznacza także stratę finansową. Im bardziej wydajny zespół zbudujesz, tym mniejsze będą budżet i oś czasu. 

Dzięki czytelnym i konkretnym rolom w zespole członkowie zespołu powinni czuć pewność oraz motywację do wywiązania się ze swoich obowiązków. 

Przykładowe role i obowiązki

Każda rola ma zakres odpowiedzialności pasujący do danego stanowiska. Po prawidłowym rozdzieleniu obowiązków członkowie zespołu powinni znać swoją rolę i ponosić odpowiedzialność tylko za zgodne z nią zadania. Zapoznaj się z typowymi rolami i odpowiedzialnością, która się z nimi wiąże.

Rola: kierownik projektu

Obowiązki: 

• Planowanie i prowadzenie projektu

• Tworzy zespół i go prowadzi

• Monitoruje i udostępnia postęp projektu

Rola: projektant wizualny

Obowiązki:

• Tworzy spójną wizualnie pracę

• Informuje na bieżąco członków zespołu o kamieniach milowych projektu

• Wyznacza kierunek projektów i prowadzi członków zespołu

Rola: autor treści

Obowiązki:

• Badania i pisanie treści

• Komunikacja z projektantami i kierownikami odnośnie postępu

• Sprawdzanie treści pod kątem opinii klientów

Obowiązki te mogą różnić się zależnie od kultury organizacji, środowiska pracy i umiejętności danego członka zespołu. Możesz stworzyć własny szablon obowiązków obejmujący więcej szczegółów, takich jak przełożony członka zespołu oraz wymagania stanowiska.

Stwórz mocny zespół projektowy dzięki czytelnej komunikacji i strukturze

Twoim zadaniem, jako lidera zespołu, jest przygotowanie członków zespołu do każdego projektu. Najlepszym sposobem utworzenia trwałej struktury zespołu jest otwarta komunikacja. Za pomocą oprogramowania do komunikacji możesz dotrzymywać terminów i realizować cele zespołu, upewniając się, że każdy zna swoją rolę i obowiązki, termin wykonania zadań oraz bieżący postęp pracy.