Czym jest trójkąt projektu i jak może pomóc Twojemu zespołowi?

Trójkąt projektu ilustruje problem potrójnego ograniczenia – potrzebę zrównoważenia zakresu projektu, jego kosztów i czasu realizacji w celu zapewnienia wysokiej jakości produktu końcowego. Każdy kierownik projektu, który wie z pierwszej ręki, jak trudno jest utrzymać produktywność zespołu przy zbyt małej ilości czasu, niewystarczającym budżecie i zbyt dużym zakresie, miał już do czynienia z trójkątem projektu.

Jeśli jedna zmienna trójkąta projektu zostanie zmieniona, kompromisy w pozostałych dwóch zmiennych trójkąta są nieuniknione. Zadaniem kierownika projektu jest zrównoważenie wszystkich trzech elementów, tak aby projekt zmieścił się w budżecie i harmonogramie przy jednoczesnym spełnieniu specyfikacji zakresu projektu.

Poniżej przedstawiamy trzy zmienne trójkąta projektu oraz wyjaśniamy, jak są one powiązane i jak kierownicy projektów mogą je zrównoważyć, aby projekt zakończył się sukcesem.

Czym jest trójkąt projektu?

Na trójkąt projektu składają się trzy zmienne, które wpływają na jakość projektu: zakres, koszt i czas.

Trójkąt doskonale ilustruje związek między tymi trzema zmiennymi: jeśli jedna z nich zostanie zmieniona, pozostałe dwie również muszą zostać dostosowane, aby trójkąt pozostał w równowadze. Jeśli jeden element zostanie poruszony, a inne nie zostaną dostosowane, trójkąt zostanie naruszony, co wpłynie na jakość projektu.

Zadaniem kierownika projektu jest zrównoważenie trzech zmiennych trójkąta, aby osiągnąć najlepszą możliwą jakość przy zachowaniu budżetu, terminów i specyfikacji projektu.

Związek między zakresem, kosztem i czasem

W trójkącie projektu występują dwa rodzaje zależności. Pierwsza to związek między zakresem a pozostałymi dwiema zmiennymi projektu. Zakres jest wprost proporcjonalny do czasu i kosztu, tj. porusza się w tym samym kierunku: wraz ze wzrostem zakresu, czas i koszt muszą również wzrosnąć, aby umożliwić realizację większego projektu.

Druga zależność to związek między czasem a kosztem, który jest odwrotnie proporcjonalny. Te dwa czynniki poruszają się w przeciwnych kierunkach: aby obniżyć koszty, należy wydłużyć czas realizacji. Jeśli jednak nagle pojawi się presja czasu, będziesz potrzebować dodatkowego budżetu, aby dostosować się do krótszych terminów.

Tych dwóch zależności nie można zmienić: bez względu na to, co zrobisz, nie możesz zmienić jednej zmiennej bez spowodowania zmian (wprost lub odwrotnie proporcjonalnych) w pozostałych dwóch bokach trójkąta. Dlatego trójkąt projektu jest często nazywany żelaznym trójkątem ograniczeń. Bez względu na to, jak dobry jest kierownik projektu, nie może dowolnie zmieniać żelaznego trójkąta.

Potrójne ograniczenie

Utrzymanie wszystkich trzech elementów w ryzach wymaga od kierownika projektu dogłębnego zrozumienia każdej zmiennej i elastyczności w dostosowywaniu się do zmian w trakcie trwania projektu.

Zakres

Zakres to wielkość projektu pod względem jakości, szczegółowości i rozmiaru produktów końcowych projektu. Im większy projekt, tym więcej czasu i środków będzie potrzebnych do jego realizacji.

Zakres projektu może obejmować:

• Złożoność projektu

• Ilość produktów końcowych

• Jakość produktów końcowych

• Wydajność (np. liczbę jednoczesnych użytkowników obsługiwanych przez aplikację)

• Poziom szczegółowości

• Liczbę i złożoność funkcji

Pamiętaj, aby unikać „pełzania zakresu”, finalizując plany projektów i uzyskując zgodę interesariuszy przed rozpoczęciem produkcji.

Koszt

W trójkącie projektu koszt nie ogranicza się do środków pieniężnych. Ten bok trójkąta jest często nazywany „zasobami” i obejmuje wszystkie narzędzia, sprzęt i wsparcie niezbędne do realizacji projektu.

Koszt może obejmować:

• Budżet finansowy

• Liczbę członków zespołu

• Sprzęt i wyposażenie

• Kluczowe szanse

Zmienna koszt/zasoby nie ogranicza się do środków pieniężnych. Ogólnie rzecz biorąc, wszystkim elementom w ramach tej zmiennej można przypisać wartość finansową. Na przykład zwiększenie liczby pracowników wymaga dodatkowego budżetu na wynagrodzenia, a dłuższe korzystanie z biur wymaga dodatkowego budżetu na pokrycie kosztów energii elektrycznej.

Czas

Dostosowując czas, pamiętaj, że jego ilość jest tak samo ważna jak jego rodzaj. Kompromisy mogą wymagać dłuższych terminów, dostosowania oprogramowania kalendarza zespołowego, wyeliminowania faz planowania i nie tylko.

Czas może obejmować:

• Ogólny harmonogram projektu

• Godziny przepracowane nad projektem

• Harmonogramy i cele wewnętrzne

• Czas przeznaczony na planowanie i opracowanie strategii

• Liczbę faz projektu

Jeśli budżet zostanie zmniejszony lub zakres zostanie zwiększony, konieczne będzie znalezienie skutecznych sposobów kompensacji poprzez rozluźnienie jednego lub więcej ograniczeń czasowych projektu, czy to poprzez wydłużenie terminów, dodanie godzin, czy też dokonanie innych korekt w harmonogramie.

Dzika karta: innowacja

Znalezienie nowego sposobu na bardziej rentowną lub szybszą realizację zadań umożliwia dokonanie korekty bez zmiany pozostałych zmiennych trójkąta projektu.

Załóżmy, że członek Twojego zespołu znajduje sposób na poprawę funkcjonalności narzędzia potrzebnego do realizacji Twojego projektu. Takie dostosowanie metodologii produkcji może pozwolić na wykonanie większej liczby zadań w krótszym czasie lub pracę z mniejszym zespołem.

Podobnie aktualizacje procesu produkcyjnego pomagają ustandaryzować przepływ pracy i skrócić czas podejmowania decyzji, umożliwiając zespołowi wydajniejszą pracę bez poświęcania jakości. Inwestowanie w narzędzia do zarządzania, takie jak ustandaryzowane szablony z zakresu sprzedaży lub oprogramowanie do zarządzania projektami, pomaga zaoszczędzić czas i środki bez wpływu na jakość lub zakres projektu.

Strategie zarządzania trójkątem projektu

Skoro już wiesz, czym jest trójkąt projektu, oto kilka wskazówek, jak dobrze go wykorzystać w codziennej pracy. Warto również zapoznać się z pięcioma etapami zarządzania projektami w celu zidentyfikowania obszarów nakładania się pracy.

Ustal priorytety

Główną ideą stojącą za trójkątem projektu jest to, że projekt z trzema sztywno ustalonymi zmiennymi nie może zakończyć się sukcesem. Przynajmniej jedna z nich musi być elastyczna, aby wiedzieć, w jakich aspektach ma się swobodę w dokonywaniu niezbędnych korekt.

Jeśli utrzymanie budżetu jest dla Ciebie priorytetem, nieoczekiwaną przeszkodę można rozwiązać przesuwając termin zamiast zatrudniając większą liczbę pracowników. Jeśli harmonogram Twojego klienta jest sztywny, dobrym pomysłem jest uzyskanie z góry dodatkowego zatwierdzenia budżetu. W ten sposób zabezpieczasz zasoby potrzebne do sprostania wyzwaniom bez powodowania opóźnień w produkcji.

Jasno określ oczekiwania

Gdy poznasz granice i priorytety swojego projektu, zakomunikuj je jasno klientowi i wszystkim interesariuszom, aby uniknąć niespełnienia oczekiwań i niezadowolenia klientów.

W branżach, w których często pojawiają się nieoczekiwane komplikacje, takich jak budownictwo i inżynieria, umowy zawierają określone elementy, dzięki którym kierownik projektu i wszyscy interesariusze mają ten sam punkt widzenia jeszcze przed rozpoczęciem projektu. Te elementy obejmują:

1. Budżety na wypadek nieprzewidzianych zdarzeń uprzednio zatwierdzone przez klienta

2. Listę najczęściej występujących potencjalnych czynników opóźniających (pogoda, klęski żywiołowe, wydarzenia lokalne itp.)

3. Listę powszechnie stosowanych planów działania dla każdego opóźnienia, w których oszacowane są koszty i opóźnienia, które należy dodać w przypadku każdego nieprzewidzianego zdarzenia

Upewnij się, że interesariusze dobrze rozumieją rodzaje zdarzeń, które mogą wystąpić, oraz ich potencjalne konsekwencje kosztowe i czasowe. Zwróć także uwagę na preferencje klienta, aby móc się do nich później odnieść, gdy konieczne będzie dokonanie korekty w trójkącie projektu. Dzięki temu po ukończeniu projektu nie będzie nieporozumień co do tego, dlaczego dokonano tych korekt.

Często przekazuj aktualizacje

Po uzgodnieniu planu działania, który obejmuje potencjalne korekty budżetu, harmonogramu i zakresu zgodnie z różnymi możliwymi sytuacjami, pamiętaj, aby informować wszystkich interesariuszy o wszelkich zmianach i prognozach przez cały czas trwania projektu.

Jeśli dostawca poinformuje Cię, że wymagane zasoby są na wyczerpaniu, poinformuj klienta i kierownika projektu, że mogą wystąpić opóźnienia. Jeśli zabraknie Ci zasobów, interesariusze są świadomi sytuacji i gotowi do wprowadzenia zmian. Nawet jeśli nie zabraknie Ci zasobów, Ty i Twój klient możecie być pewni, że byliście doskonale przygotowani na wszystkie scenariusze.

Dostosuj trójkąt do swojego stylu zarządzania

Istnieje wiele podejść do zarządzania projektami, które kładą nacisk na różne zmienne i dlatego mają różne trójkąty projektu. Poniżej podzieliliśmy siedem popularnych metod zarządzania projektami na dwie kategorie: te, które stawiają na pierwszym miejscu niski koszt i te, które stawiają na pierwszym miejscu oszczędność czasu.

Metody zarządzania projektami z naciskiem na oszczędność zasobów

Projekty o mniejszych budżetach i bardziej elastycznych harmonogramach mogą korzystać z tych metod zarządzania projektami, w których priorytetem jest efektywne wykorzystanie zasobów.

• Metodyka kaskadowa: etapy projektu są realizowane sekwencyjnie, terminy muszą zatem być elastyczne, ponieważ w przypadku opóźnienia na jednym z etapów konieczne będzie dostosowanie wszystkich kolejnych.

• Metodyka „lean”: kładzie nacisk na minimalizację kosztów i zasobów, co umożliwia wydłużenie terminów lub zmniejszenie zakresu projektu z zachowaniem budżetu.

• Kompendium wiedzy o zarządzaniu projektami (ang. Project Management Body of Knowledge, PMBoK®): odmiana tradycyjnego sekwencyjnego procesu kaskadowego, który stosuje standardy określone przez Project Management Institute w Kompendium wiedzy o zarządzaniu projektami, w celu poprawy wydajności procesu.

Metody zarządzania projektami z naciskiem na oszczędność czasu

W sytuacjach, w których liczy się czas, te metody zarządzania projektami pozwalają uniknąć niepotrzebnych przestojów i przyspieszyć procesy projektowe, aby umożliwić zespołom szybką pracę.

• Metodyka zwinna: kładzie nacisk na elastyczne procesy, dzięki czemu zespoły są przygotowane do reagowania na wnioski o zmiany przy minimalnym wzroście opóźnień lub kosztów; zespoły stosujące tę metodologię często używają dedykowanego oprogramowania do zwinnego zarządzania.

• Metodyka Scrum: specyficzny rodzaj zwinnego zarządzania projektami, spotykany najczęściej w tworzeniu oprogramowania, który opiera się na aspektach metodologii Scrum, takich jak sprinty i codzienne stand-upy zespołu, aby zminimalizować czas tracony na etapie realizacji.

• Metodyka Kanban: wykorzystuje ciągłe, oparte na współpracy procesy o wysokiej widoczności, aby ukończyć pracę w jak najkrótszym czasie; zespoły stosujące tę metodologię często używają dedykowanego oprogramowania Kanban.

• Metodyka Scrumban: łączy oparty na współpracy i ciągły charakter procesu Kanban z codziennymi stand-upami Scrum zespołu, aby skuteczniej skrócić czas realizacji.

Oczywiście celem każdej metody jest znalezienie idealnej równowagi między niskimi kosztami, szybkim czasem realizacji i wysoką jakością. Ponieważ jednak trójkąt projektu wymaga priorytetyzacji przynajmniej jednej zmiennej, metody te zmierzają w kierunku tej zmiennej, która ma największe znaczenie dla zespołu.

Wykorzystaj potrójne ograniczenie na swoją korzyść

Chociaż żelazny trójkąt i jego system trzech ograniczeń na pierwszy rzut oka mogą wydawać się ograniczające, przekonasz się, że te narzędzia faktycznie sprawiają, że projekty przebiegają płynniej. Aby to zrobić, musisz nauczyć się je stosować w procesie zarządzania projektami. Dzięki lepszemu zrozumieniu swoich ograniczeń i elastyczności można z góry uniknąć kosztownych niepowodzeń.

Ponadto żelazny trójkąt pomoże Ci wybrać odpowiednie oprogramowanie do zarządzania projektami, stworzyć procesy i zorganizować produkcję, aby Twój zespół mógł szybko rozpocząć pracę. Po tym już nic was nie powstrzyma.