12 wskazówek, jak efektywnie komunikować się w środowisku pracy

W dzisiejszych czasach jesteśmy w niemal ciągłym kontakcie z naszymi współpracownikami. Być może za bardzo się nad tym nie zastanawiasz mówiąc „cześć” współpracownikowi, pijąc wirtualną kawę z członkiem zespołu zdalnego, czy wysyłając zespołowi zabawny GIF z kotem w piżamie – co jest zupełnie normalne. I mimo że jest to komunikacja w pracy, istnieje różnica pomiędzy tymi rodzajami wiadomości a komunikacją w środowisku pracy.

Komunikacja w środowisku pracy odnosi się do porozumiewania się w pracy na tematy z nią związane. Wiedza o czasie i sposobie efektywnego komunikowania się może pomóc Ci w zredukowaniu nieporozumień, zwiększeniu poczucia zadowolenia w zespole, umocnieniu współpracy i zaufania. Zespoły, które wiedzą, jak efektywnie się komunikować w sprawach związanych z pracą mogą skuteczniej stawiać czoła wyzwaniom. Niemniej jednak, budowanie pozytywnych nawyków komunikacyjnych wymaga czasu i wysiłku – dlatego też, chcemy Ci w tym pomóc. Oto 12 sposobów na poprawę umiejętności komunikacyjnych w środowisku pracy.

Czym jest „komunikacja w środowisku pracy”

Komunikacja w środowisku pracy to wszelkiego rodzaju sposoby komunikowania się na tematy z nią związane. Obejmuje ona przekazywanie informacji o poszczególnych zadaniach, udostępnianie aktualizacji statusu projektów lub przekazywanie informacji zwrotnych przełożonym i pracownikom. Wiedza o tym, jak się komunikować w środowisku pracy stanowi kluczowy element efektywnej współpracy. Nieumiejętność jasnej komunikacji może skutkować nieporozumieniami, zamieszaniem, a nawet nieumyślnym zranieniu uczuć drugiej osoby.

Komunikacja w środowisku pracy może obejmować komunikację bezpośrednią, pisemną, poprzez platformę do wideokonferencji lub na spotkaniu grupowym. Może się ona również odbywać w czasie rzeczywistym lub asynchronicznie, na przykład poprzez wiadomości e-mail, nagranie wideo lub platformę – np. narzędzie do zarządzania projektami. Niektóre z przykładów komunikacji w środowisku pracy obejmują:

• Spotkania zespołowe

• Spotkania 1:1

• Otrzymywanie informacji

• Informowanie o statusie lub postępie projektu

• Współpracę nad zadaniami międzyfunkcyjnymi

• Komunikację niewerbalną

Elementy dobrej komunikacji

Skoro już wiesz, jakie typy komunikacji obejmuje komunikacja w środowisku pracy, kolejne pytanie brzmi: jak można je ulepszyć? Istnieje kilka zasad dobrej komunikacji, którymi możesz się kierować bez względu na jej typ. Przede wszystkim, dobra komunikacja:

• Zmierza do osiągnięcia przejrzystości. Nieważne, czy wysyłasz wiadomość przez Slack, tworzysz wiadomość e-mail, czy udzielasz spontanicznej odpowiedzi, staraj się przekazywać informacje w jasny sposób.

• Ma na celu rozwiązywanie konfliktów, a nie ich tworzenie. Powodem, dla którego komunikujesz się jest rozwiązanie problemu albo wspieranie efektywnej współpracy nad zadaniem lub projektem. Dzięki dobrej komunikacji możesz wykryć czynniki blokujące lub przekazać informacje zwrotne – upewnij się jednak, że jej celem jest polepszenie aktualnej sytuacji.

• Działa w obie strony. Każdy przykład komunikacji w środowisku pracy jest wymianą informacji – nawet jeśli jedna osoba komunikuje się tylko niewerbalnie.

Korzyści z otwartej komunikacji w środowisku pracy

Jasna, efektywna komunikacja w środowisku pracy może pomóc:

• Wzmocnić zaangażowanie i poczucie przynależności pracowników

• Zwiększyć wkład członków zespołu

• Zwiększyć produktywność

• Stworzyć zdrowe środowisko do pracy i kulturę organizacyjną

• Zredukować konflikty

• Zwiększyć retencję pracowników

7 wskazówek, jak efektywnie komunikować się w środowisku pracy

Efektywna komunikacja w środowisku pracy dotyczy miejsca, sposobu i czasu, w jakim się komunikujesz. Wypróbuj tych siedmiu wskazówek, aby poprawić swoje umiejętności komunikacyjne.

1. Wiedz, gdzie się porozumiewać na dane tematy

Komunikacja przybiera wiele różnych form – osobistą, mailową, poprzez komunikator i platformy do zarządzania pracą. Aby maksymalnie zwiększyć jej efektywność, upewnij się, że stosujesz się do obowiązujących zasad dotyczących komunikacji i wymieniasz się wiadomościami na właściwy temat i we właściwym miejscu.

Czasami wiedza, gdzie należy się komunikować to połowa sukcesu. Być może Twoja firma korzysta z różnych narzędzi do komunikacji, co sprawia, że każdy musi znać ich przeznaczenie. Które narzędzie jest odpowiednie dla Twojego pytania lub komentarza? Musisz komunikować się w czasie rzeczywistym, czy możesz wysłać wiadomość asynchroniczną? Jeśli nie masz pewności, zapytaj członka zespołu lub przełożonego, jaki kanał jest odpowiedni dla danego typu wiadomości. To bardzo ważne, aby wszyscy mieli na ten temat jasność. Na przykład, w Asanie używamy następujących narzędzi:

• Slack

• Asana

• Gmail

• Zoom

2. Popraw swoje umiejętności współpracy

Współpraca jest podstawą efektywnej pracy zespołowej. Aby poprawić swoje umiejętności współpracy zespołowej, musisz praktykować otwartą i szczerą komunikację. Nie znaczy to jednak, że musisz się zawsze na wszystko zgadzać – umiejętność wyrażania własnego zdania i osiągania porozumienia mimo różnic również stanowi jeden z kluczowych elementów współpracy.

Umiejętności współpracy i komunikacji trochę przypominają sytuację z jajkiem i kurą. Możesz stworzyć dobre warunki do współpracy dzięki efektywnej komunikacji, ale kluczowym elementem skutecznej komunikacji jest znajomość zasad współpracy. W praktyce oznacza to, że musisz pracować nad ulepszaniem zarówno umiejętności współpracy, jak i komunikacji. Usprawniając współpracę zespołową, poprawisz również umiejętności przekazywania informacji i opinii w środowisku pracy – a w rezultacie, dzięki szczerej komunikacji, współpraca stanie się łatwiejsza.

3. Rozmawiaj osobiście, kiedy tylko możesz

Prawdopodobnie najlepszym i najbardziej sprawdzonym sposobem, aby uniknąć nieporozumień jest rozmowa twarzą w twarz. Jeśli pracujesz w zespole wirtualnym, porozumiewanie się poprzez konferencję wideo również stanowi dobre rozwiązanie. Komunikacja osobista jest szczególnie istotna w przypadku, gdy musisz przekazać mniej przyjemne informacje. Utrzymanie tonu przekazu może być utrudnione w komunikacji pisemnej, więc najlepiej byłoby, aby członek zespołu miał możliwość obserwacji Twojej mimiki twarzy i języka ciała.

W przypadku zespołów zdalnych i rozproszonych, sprawdzi się również rozmowa telefoniczna zamiast konferencji wideo. Zmęczenie wynikające z rozmów wideo staje się coraz powszechniejsze i może utrudniać współpracę oraz komunikację w zdalnych zespołach. Rozmowa telefoniczna zmniejsza napięcie wizualne, jednocześnie dając Ci możliwość do usłyszenia głosu i wychwycenia tonu wypowiedzi członka zespołu.

4. Zwracaj uwagę na język ciała i ton głosu

Komunikacja dotyczy nie tylko tego, o czym mówisz, ale również sposobu, w jaki to przekazujesz. Upewnij się, że nie krzyżujesz ramion lub nie sprawiasz wrażenia osoby nieprzyjaznej. Często język ciała nie ma związku z bieżącą sytuacją – możliwe, że wynika on ze zmęczenia, stresu lub problemów osobistych. Członkowie Twojego zespołu nie znają jednak kontekstu i mogą postrzegać Twoje zachowanie jako wynik złości lub irytacji. Szczególnie w przypadku trudnych rozmów postaraj się kontrolować swój język ciała i mimikę twarzy, aby uniknąć przekazywania niezamierzonych sygnałów.

5. Praktykuj komunikację dwustronną

Słuchanie jest równie ważnym elementem komunikacji w środowisku pracy, jak mówienie. Efektywna współpraca polega nie tylko na przedstawianiu własnych pomysłów, ale również na słuchaniu pomysłów innych osób.

Wyróżniamy dwa typy słuchania: słuchanie, aby odpowiedzieć i słuchanie, aby zrozumieć. W trakcie tego pierwszego skupiasz się na swojej przyszłej odpowiedzi zamiast na tym, co druga osoba chce zakomunikować. Ten typ słuchania może sprawić, że nie uchwycisz kluczowych informacji albo powtórzysz to, co właśnie zostało powiedziane.

Zamiast tego wypróbuj słuchania ze zrozumieniem – wysłuchaj, co ma do powiedzenia druga osoba, nie zastanawiając się w tym czasie nad własną odpowiedzią. Jeśli myślisz o poruszeniu jakiegoś tematu, zanotuj go i wróć do czynnego słuchania, zamiast próbować zapamiętać, to, co chcesz powiedzieć w późniejszym czasie.

6. Trzymaj się faktów, a nie historii

„Fakty kontra historie” to technika zalecana przez współzałożycielkę Conscious Leadership Group, Dianę Chapman. W tym przypadku „fakty” to sytuacje, które rzeczywiście zaistniały i mogłyby zostać potwierdzone przez inne osoby. Z drugiej strony, „historia” to Twoja interpretacja danej sytuacji.

Załóżmy, że Twój przełożony przekazał Ci informację zwrotną podczas spotkania zespołowego. Jest to fakt. Zupełnie Cię to zaskoczyło i czujesz, że przełożony podzielił się tą opinią na forum całego zespołu (zamiast na spotkaniu 1:1), ponieważ nie jest zadowolony z Twojej pracy. To jest właśnie „historia”, gdyż nie jesteś w stanie zweryfikować, czy jest ona prawdziwa, czy nie.

Historie są nieuniknione – wszyscy tworzymy je na podstawie faktów. Postaraj się jednak oddzielić historie od faktów, a także unikaj działań związanych z historiami dopóki ich nie zweryfikujesz. W tym przypadku, możesz na przykład porozmawiać z menedżerem podczas następnego spotkania 1:1 i zapytać, dlaczego podzielił się informacją zwrotną na spotkaniu zespołowym.

7. Upewnij się, że rozmawiasz z odpowiednią osobą

Efektywna komunikacja w środowisku pracy dotyczy nie tylko tego, o czym rozmawiasz, ale również, komu przekazujesz informacje. Nieprawidłowy przekaz informacji często występuje w przypadku, gdy rozmawiasz z niewłaściwymi osobami lub gdy rozmowa toczy się w niewłaściwych okolicznościach.

Any tego uniknąć, upewnij się, że w rozmowie uczestniczą odpowiednie osoby lub przekazujesz wiadomość do właściwych odbiorców. Jeśli nie masz pewności, do kogo powinny dotrzeć dane informacje, postaraj się zidentyfikować interesariuszy projektu, którzy mogli zostać pominięci.

5 sposobów na to, jak liderzy mogą udoskonalić umiejętności komunikacyjne

Jeśli stoisz na czele zespołu, do Ciebie należy ustanowienie i wprowadzenie zasad komunikacji w zespole. Właściwe przekazywanie informacji przekłada się na zdrowszą kulturę w firmie, większe zaufanie wśród pracowników, a także umożliwia rozbicie silosów informacyjnych pomiędzy zespołami międzyfunkcyjnymi. Oto kilka dobrych praktyk, które Ci w tym pomogą:

1. Zidentyfikuj i rozwiąż wszelkie problemy

Zanim zaczniesz ulepszać umiejętności komunikacyjne zespołu, upewnij się, że nie ma żadnych problemów leżących u podstaw szczerej komunikacji. Czy wszyscy czują się swobodnie podczas otwartych rozmów? Czy istnieje coś, co może sprawiać, że członek zespołu nie może czuć się w pełni sobą?

Jedną z najbardziej wartościowych rzeczy, jaką możesz zrobić jako lider jest upewnienie się, że Twoi pracownicy mogą w pełni czuć się sobą (lub na tyle, na ile rzeczywiście chcą). Niezależnie, czy oznacza to wyrażanie odmiennego zdania, rozmowy o pasjach poza pracą lub szczerość odnośnie do typu komunikacji, który najbardziej im odpowiada – upewnij się, że rozumiesz potrzeby każdego członka zespołu oraz, że są one spełniane w ramach środowiska zespołowego.

Jedną z kwestii, która często pojawiała się w ankietach dotyczących zaangażowania pracowników było usprawnienie przekazywania informacji i poprawa komunikacji w organizacji, więc postanowiliśmy poszukać sposobu, który by nam to umożliwił.”

2. Często proś o informację zwrotną

Jeśli nie poprosisz o informację zwrotną odnośnie Twojego stylu komunikacji, możesz nigdy jej nie otrzymać. Mimo że komunikacja w środowisku pracy ma wpływ na każdą inną interakcję, członkowie zespołu mogą nie pomyśleć o niej w kontekście informacji zwrotnych. Prosząc współpracowników o informacje zwrotne na temat Twojego stylu komunikacji, możesz dalej ulepszać i rozwijać strategię jasnej komunikacji w swoim zespole.

3. Zrozum style komunikacji w zespole

Innym, efektywnym sposobem, aby komunikować się z zespołem jest zapytanie go o preferowaną drogę komunikacji. Nie powinna ona być tajemnicą czy zabawą w zgadywanie – znajomość preferowanych kanałów komunikacji (np. wideokonferencje lub rozmowy telefoniczne) i pory spotkań (np. poranne lub popołudniowe spotkania) pomoże Ci stworzyć środowisko, w którym każdy będzie mógł się rozwijać.

Oto kilka ważnych pytań, które możesz zadać członkom zespołu:

• Czy są oni rannymi ptaszkami, czy raczej nocnymi markami?

• Czy preferują oni ustrukturyzowane spotkania zamiast burz mózgów?

• Jak przebiega ich proces myślowy: czy wolą myśleć głośno, spontanicznie, czy przelewając myśli na papier?

• Z jakim typem osobowości identyfikują się: introwertycznym, ekstrawertycznym czy ambiwertycznym?

• Czy czują, że znają innych członków zespołu, czy woleliby więcej aktywności wpływających na zacieśnianie więzi w zespole?

• Jaki typ spotkań lub zadań najbardziej pobudza ich do działania?

4. Poświęć czas na aktywności sprzyjające budowaniu zespołu i przełamywaniu lodów

Lepsze poznanie zespołu jest istotnym elementem w odkryciu odpowiedniego sposobu komunikacji. Szczególnie ważne jest poświęcenie czasu na pogłębienie więzi z zespołem poza pracą. Aktywności, takie jak pytania na przełamanie lodów, pomogą wprowadzić odrobinę zabawy i swobodnej atmosfery do każdego spotkania.

5. Nadaj ton

Pamiętaj: sposób, w jaki komunikujesz się i współpracujesz będzie miał wpływ na cały zespół. To Ty odpowiadasz za określenie standardów otwartego i jasnego przekazywania informacji. Kiedy to zrobisz i przedstawisz te standardy innym, zespół podąży za Twoim przykładem.

Co kilka miesięcy zapytaj swój zespół o to, jak ocenia wasz sposób komunikacji. Czy w ostatnich miesiącach pojawiły się zwyczaje, które chcesz podtrzymać lub porzucić? Regularne myślenie o sposobie komunikowania się w zespole – w przeciwieństwie do ustalania praktyk i zapominania o nich – pomoże Ci uczynić metody komunikacji bardziej zamierzonymi.

W miarę rozwoju organizacji, często pojawiają się wąskie gardła komunikacyjne. Te nieefektywności szkodzą Hope for Haiti, ponieważ jeśli nie będziemy działać płynnie, trudno nam będzie pomóc jak największej liczbie osób. Jesteśmy odpowiedzialni za poprawę w tej kwestii.”

Inne typy komunikacji w środowisku pracy

Większość rozważań dotyczących komunikacji w środowisku pracy zakłada, że praca odbywa się stacjonarnie. Istnieje jednak wiele sposobów na komunikowanie się w ramach różnych lokalizacji – od biur globalnych, po zespoły pracujące zdalnie. Większość najlepszych praktyk można zastosować do dowolnego typu zespołu, niemniej jednak istnieje kilka dodatkowych kwestii i dobrych praktyk, które możesz wykorzystać, aby pomóc zespołowi pogłębić relacje.

Zespoły rozproszone

Zespoły rozproszone pracują w obrębie wielu krajowych lub globalnych biur. Mogą one obejmować różne strefy czasowe i języki, a każde biuro posiada własną kulturę i nawyki. Nie spodziewaj się, że wszystkie zespoły rozproszone będą komunikować się w ten sam sposób – tak naprawdę, jedną z ich zalet jest różnorodność pomysłów, której doświadczysz pracując z osobami z całego świata.

Jeśli pracujesz w rozproszonym zespole, ważne jest, aby stosować regułę celowej, nadmiernej komunikacji, dzięki czemu członkowie zespołów z różnych stref czasowych i biur będą mogli pozostać ze wszystkim na bieżąco. Upewnij się, że dokumentujesz wszystko w centralnym źródle informacji dostępnym online oraz poszukaj narzędzia, które pozwoli wam udostępniać aktualizacje w czasie rzeczywistym, aby nie spowalniać pracy.

Pamiętaj, że różnice w strefach czasowych mogą wpłynąć na możliwość uczestnictwa w spotkaniach. Postaraj się zaplanować spotkania, kiedy wszyscy są dostępni lub zaproponuj nagranie spotkania i sporządzenie z niego notatek, jeśli nie wszyscy mogą w nim uczestniczyć. Ważne jest też, aby poinformować o spotkaniu wszystkie osoby i nikogo nie pominąć tylko dlatego, że pracuje w innym biurze niż większość osób z Twojego zespołu.

Współpracownicy online

Jeśli pracujesz w zespole wirtualnym, ważne jest, aby ustalić gdzie i jak często będziecie się komunikować. Wiedza o tym, które narzędzie i w jakim celu powinno być wykorzystywane może pomóc członkom zespołu utrzymać kontakt – nawet podczas pracy zdalnej.

Podczas pracy zdalnej musieliśmy ponownie nauczyć się różnych sposobów komunikacji. Slack, Asana i integracje między tymi narzędziami zastąpiły lub uzupełniły wiele typów osobistego przekazywania informacji, które były dotychczas przez nas wykorzystywane.”

Członkowie zespołów zdalnych mogą czuć się wyobcowani, dlatego zapytaj swój zespół o jego preferowane sposoby komunikacji. Niektórzy członkowie mogą preferować rozmowy telefoniczne, a inni ustrukturyzowane spotkania z jasną agendą. Ponieważ członkowie zdalnych zespołów mają mniej okazji do interakcji osobistych, ważne jest, aby wspólnie ustalić te preferencje.

Na koniec, pamiętaj o organizowaniu wydarzeń zacieśniających więzi w zespole. Bez względu na to, czy będą to aktywności służące przełamywaniu lodów na początku każdego spotkania, czy zaplanowanie czasu na rozmowę na koniec tygodnia, czas ten pozwoli członkom zespołu pozostać ze sobą w kontakcie, niezależnie od miejsca, z jakiego każdy pracuje.

Wisienka na torcie efektywnej komunikacji w środowisku pracy

Ostatnim elementem przejrzystej komunikacji jest posiadanie jednego, centralnego źródła informacji obejmującego wszystkie informacje dotyczące komunikacji i pracy. Korzystanie ze scentralizowanego systemu, takiego jak narzędzie do zarządzania pracą pomoże Ci w koordynacji pracy na wszystkich poziomach Twojego zespołu. Dowiedz się więcej o tym, w jaki sposób zarządzanie pracą ułatwia koordynowanie projektów oraz komunikację z naszego artykułu poświęconego wprowadzeniu do zarządzania pracą.