Jak przygotować budżet projektu i go nie przekroczyć

Budżet to siła napędowa, która umożliwia wprowadzenie projektu w życie. Jako kierownik projektu możesz wybrać najskuteczniejszy sposób na rozplanowanie i wykorzystanie pieniędzy oraz innych zasobów, aby pomyślnie i terminowo zrealizować swój projekt.

Ponieważ budżet jest niezbędny, aby popychać prace do przodu, wiedza dotycząca utworzenia i przestrzegania planu budżetowego jest jedną z kluczowych umiejętności kierownika projektu.

Czym jest budżet projektu?

Budżet projektu to plan, który szczegółowo opisuje ile pieniędzy, na co i w jakim terminie wydasz. Wczesne utworzenie planu budżetu oraz dokładne przestrzeganie go w miarę realizacji działań pozwala zredukować ryzyko wyczerpania zasobów lub przekroczenia budżetu, co często się zdarza. Respondenci ankiety przeprowadzonej w 2021 roku przez Project Management Institute (PMI) zadeklarowali, że w ciągu ubiegłych 12 miesięcy tylko 62% projektów w ich organizacji zostało wykonanych w ramach wstępnie ustalonego budżetu.

Ustalenie budżetu przed rozpoczęciem pracy pomaga określić jej zakres i kontrolować koszt. Jest to również idealny sposób na przedstawienie swojego projektu interesariuszom, ponieważ szczegółowy plan pozwoli im zrozumieć, w jaki sposób przydzielone Ci fundusze przyczynią się do realizacji założeń projektu. W miarę postępów pracy możesz używać budżetu jako punktu odniesienia, porównując faktyczny koszt z planem, co umożliwi szybkie wykrycie odchyleń.

Jak utworzyć budżet projektu w 9 krokach

Utworzenie budżetu może wydawać się wyzwaniem, ale w rzeczywistości wystarczy wykonać kilka kroków, które opisujemy szczegółowo poniżej:

1. Wyznacz cele projektu

Cele projektu to wszystko, co chcesz osiągnąć po jego zakończeniu. Dobrze jest określić je na początku, ponieważ pomagają one zrozumieć, dlaczego projekt jest realizowany i wskazują kierunek podczas tworzenia planu projektu. 

Najlepsze cele są dokładne i powtarzalne, aby można było z nich korzystać jako wyznacznika podczas mierzenia sukcesu projektu. Aby utworzyć jasne cele użyj metodologii SMART. Skrót SMART pochodzi od angielskich słów specific (skonkretyzowany), measurable (mierzalny), achievable (osiągalny), realistic (realistyczny) oraz time-bound (określony w czasie). Załóżmy, że chcesz zwiększyć liczbę odwiedzin na swojej stronie internetowej. Dotyczący tego cel typu SMART brzmiałby następująco: „Zwiększyć liczbę odwiedzin na stronie głównej o 10% do końca tego kwartału”.

2. Określ zakres projektu

Po wyznaczeniu celów możesz określić zakres prac, które należy wykonać, aby je osiągnąć. Zakres projektu wyznacza jego granice, czyli opisuje nad czym będziesz pracować, a nad czym nie oraz jakie produkty końcowe projektu chcesz utworzyć i w jakim czasie. Określając zakres projektu, weź pod uwagę:

• Dostępne zasoby: zanim wyznaczysz konkretne produkty końcowe, weź pod uwagę, jakimi zasobami dysponujesz. Jeśli nie można przekroczyć budżetu ani zwiększyć mocy przerobowych zespołu, konieczne może być odpowiednie dostosowanie produktów końcowych. To właśnie dlatego dobrze jest zastanowić się nad ograniczeniami zanim zagłębisz się w szczegółowy opis produktów końcowych i wymaganych zasobów. 

• Ograniczenia czasowe: czy projekt ten jest ograniczony czasowo, czy też można wydłużyć termin jego realizacji? Sztywny harmonogram projektu może wpłynąć na koszt zasobów. Na przykład freelancerzy mogą zażądać wyższej stawki za ekspresową dostawę w przypadku krótkich terminów wykonania. 

• Co nie jest celem projektu: co wykracza poza zakres projektu? Określenie tego, czego nie chcesz osiągnąć może pomóc w uniknięciu pełzania zakresu i potencjalnego przekroczenia budżetu. 

Pamiętaj, że wyznaczanie zakresu projektu polega na określeniu limitów. Pomoże to zrozumieć co chcesz osiągnąć, jaki rodzaj prac wykonasz i jakie produkty końcowe chcesz osiągnąć.

3. Rozłóż produkty końcowe projektu na mniejsze części

Utwórz listę zawierającą wszystkie produkty końcowe projektu i rozłóż je na mniejsze części. Załóżmy, że jednym z produktów końcowych projektu jest opublikowanie posta na blogu. Można rozłożyć go na następujące elementy:

• Przygotować wersję roboczą artykułu

• Wykonać korektę artykułu

• Zaprojektować obrazy

• Przygotować wersję testową artykułu w Wordpressie

• Udostępnić artykuł w mediach społecznościowych

Dzięki tej metodzie będzie można uwzględnić w budżecie wszystkie ukryte koszty. Jeśli na przykład szacowane koszty obejmują tylko publikację artykułu na bloga, łatwo jest zapomnieć o dodaniu do nich godzinowej stawki dla edytora czy cenę płatnych postów w mediach społecznościowych.

Jeśli zamiast listy preferujesz wykres, spróbuj utworzyć strukturę podziału pracy. Jest to wizualne narzędzie, które pozwala podzielić pracę na mniejsze elementy, poczynając od głównego celu, który rozgałęzia się do produktów końcowych i zależności.

4. Utwórz listę potrzebnych zasobów

Po dokładnym opisaniu wszystkich produktów końcowych i ich elementów, czas na sporządzenie listy zasobów wymaganych do utworzenia każdego z nich. Pamiętaj, aby dodać do niej jak najwięcej szczegółów. „Zasoby” oznaczają nie tylko członków zespołu czy sprzęt. Termin ten może obejmować też koszty pośrednie, takie jak szkolenie czy miejsce, w którym wykonuje się pracę.

Poniżej przedstawiamy kilka popularnych kategorii kosztów, które pomogą Ci rozpocząć pracę:

• Członkowie zespołu: kto jest odpowiedzialny za wykonanie pracy? Zanotuj, czy wystarczy skorzystać z zasobów wewnętrznych czy też konieczne będzie zatrudnienie dodatkowych wykonawców.

• Zamówienia: co należy zrobić w celu zdobycia dodatkowych zasobów? Może jeden z członków zespołu powinien sprawdzić najlepsze produkty, skontaktować się z przedstawicielami sprzedaży czy zakupić narzędzia.  

• Szkolenie: czy członkowie zespołu potrzebują czasu lub innych zasobów, aby szybko wdrożyć się do nowych zadań? Weź pod uwagę czas, jaki może być wymagany do przeszkolenia nowych pracowników, czy ukończenia kursów potrzebnych do zdobycia nowych umiejętności. 

• Sprzęt: jakie narzędzia będą Wam potrzebne? Może to obejmować na przykład dodatkowe monitory, oprogramowanie do projektowania, a nawet usługi internetowe. 

• Przestrzeń do pracy: gdzie będzie pracował Twój zespół? Zastanów się, czy musisz zarezerwować sale do spotkań czy znaleźć miejsce dla nowych członków zespołu. 

• Gromadzenie danych: jakich danych potrzebujesz? Czy będziesz polegać na badaniach użytkowników, analizie danych internetowych czy ankietach? 

• Usługi profesjonalne: czy musisz zatrudnić zewnętrznych ekspertów, na przykład konsultantów prawnych czy marketingowych? 

• Koszty podróży: czy Twój zespół potrzebuje transportu, zakwaterowania albo wyżywienia? 

5. Oszacuj koszt

Budżet to po prostu podsumowanie szacowanych kosztów. Istnieje kilka metod, które pomogą Ci stworzyć jak najdokładniejsze szacunki. Nie musisz ograniczać się do jednej z nich, więc połącz ze sobą te, które najlepiej sprawdzą się w przypadku Twojego projektu.

Oto kilka metod szacowania kosztów, z których możesz skorzystać:

Oszacuj koszt każdego elementu osobno i zsumuj je ze sobą

Metoda ta często nazywana jest szacowaniem od podstaw. Najlepiej sprawdza się ona jeśli wiesz dokładnie jakie produkty końcowe i powiązane z nimi elementy chcesz otrzymać w wyniku swojego projektu. Jeśli posiadasz strukturę podziału pracy to wykorzystanie tej metody będzie bardzo łatwe.

Możesz też porównać ze sobą szacunkowy koszt otrzymany w wyniku użycia tej i innych metod opisanych poniżej, na przykład porównując koszt poszczególnych elementów w zakończonych uprzednio projektach.

Pracuj wstecz od określonej kwoty

Ta metoda polega na wybraniu kwoty i rozłożeniu jej na produkty końcowe i kamienie milowe projektu. Pracowanie wstecz może być trudne zwłaszcza, kiedy nie jest jasne ile może kosztować utworzenie poszczególnych produktów końcowych, ale metoda ta sprawdzi się w sytuacji, kiedy chcesz sprawdzić, co możesz osiągnąć w ramach określonego budżetu.

Jeśli musisz skorzystać z tej metody, spróbuj połączyć ją z inną. Przykładowo, po określeniu co można wykonać wykorzystaj szacowanie od podstaw, aby upewnić się, że nie przeoczysz żadnego ważnego elementu.

Porównaj budżet podobnych projektów

Zakończone projekty to idealne źródło danych, ponieważ stanowią one prawdziwy zapis tego, w jaki sposób fundusze zostały wykorzystane w przeszłości. Właśnie dlatego mogą one pomóc Ci sprawdzić, co zostało przeoczone lub w jaki sposób wystąpienie nieoczekiwanych okoliczności wpływa na budżet. Jeśli jest to możliwe, postaraj się przejrzeć dokument zawierający wnioski wyciągnięte z podobnego projektu.

Rozważ różne scenariusze

Szacowanie kosztów może być trudne w przypadku złożonych projektów o wielu możliwych rezultatach. Przykładowo, jeśli planujesz wydarzenie na świeżym powietrzu w kwietniu, koszt może zmienić się w zależności od pogody, ponieważ może być konieczne wypożyczenie namiotów lub wiatraków, jeśli będzie zbyt ciepło, ogrzewania, jeśli będzie zbyt zimno lub wynajęcie sali w przypadku deszczu.

W tym przypadku pomocne będzie oszacowanie osobnego budżetu dla każdego z tych scenariuszy. W zależności od tego, na ile elastyczny jest Twój budżet, możesz przygotować się na zaistnienie najbardziej kosztownego scenariusza. Alternatywnie, oblicz koszt wszystkich trzech, a jako budżet przyjmij ich średnią.

6. Stwórz fundusz awaryjny

Czasem dzieje się coś niespodziewanego. Narzędzia przestają działać, harmonogram ulega zmianie albo pojawia się pandemia, która komplikuje pracę. Może też pojawić się nieoczekiwana szansa na obniżenie kosztów, na przykład otrzymanie zniżki na zakup któregoś z zasobów. Fundusz awaryjny pomaga przygotować się na nagłą zmianę planów i zazwyczaj zaleca się ustalenie go na poziomie 5-10% całego budżetu.

Ze względu na szacunkową naturę budżetu nigdy nie należy zapominać o funduszu awaryjnym. Jeśli okaże się, że Twój budżet był w 100% dokładny, zawsze możesz wykorzystać pozostałe fundusze na poprawę wyników swojej firmy.

7. Opracuj swój budżet

Wszystkie produkty końcowe projektu są już określone, zasoby zostały przydzielone, a koszty oszacowane. Pozostaje teraz tylko stworzyć dokument budżetowy. Powinien on obejmować kilka kluczowych elementów:

• Listę elementów składających się na każdy produkt końcowy projektu i wymagane zasoby wraz z kosztem każdego z nich. 

• Oś czasu wskazującą, kiedy będziesz potrzebować każdego z zasobów i kiedy wydasz fundusze.

• Osobę odpowiedzialną za każdy element budżetu. Na przykład możesz napisać, że zastępca redaktora jest odpowiedzialny za monitorowanie godzin przepracowanych przez freelancerów i otrzymane od nich faktury. 

• Przejrzystą dokumentację dotyczącą tego, z której części budżetu firmy zostanie opłacona dana pozycja. Przykładowo, budżet działu marketingowego może opłacić stworzenie reklam wideo, a budżet działu IT – aktualizację oprogramowania.

• Całkowity koszt projektu. Jeśli jest to konieczne możesz uwzględnić indywidualną wysokość budżetu dostępnego w każdym dziale. 

• Miejsce, w którym po rozpoczęciu projektu można na bieżąco monitorować koszt faktyczny względem kosztu planowanego. 

Narzędzia do tworzenia budżetu projektu

Wybranie właściwego narzędzia do utworzenia budżetu również jest ważne. Upewnij się, że program, który wybierzesz automatycznie sumuje wprowadzane kwoty, aby nie trzeba było wykonywać ręcznych poprawek po każdej zmianie. Kolejną przydatną funkcją jest możliwość łatwego udostępniania i aktualizacji budżetu w czasie rzeczywistym, aby wiadomo było, że wszyscy członkowie projektu mają dostęp do aktualnej wersji.

Istnieje mnóstwo dostępnych opcji, od podstawowych arkuszy kalkulacyjnych aż po potężne narzędzia do zarządzania projektami. My oczywiście polecamy Asanę, ponieważ umożliwia ona sumowanie wszystkich elementów, tworzenie pól niestandardowych, przypisywanie właścicieli i łatwe udostępnianie informacji pozostałym członkom zespołu. Co więcej, oprócz tworzenia budżetu możesz również ulepszać przepływy pracy, tworzyć dokumentację dotyczącą procesów i zapisywać szablony budżetu, aby upewnić się, że nie pominiesz żadnego kroku.

8. Przygotuj plan, aby monitorować wydatki

Budżet będzie użyteczny tylko wtedy, kiedy będziesz go przestrzegać. Zaplanuj z jaką częstotliwością chcesz monitorować faktyczny koszt projektu, aby móc wcześnie wykryć problemy. Możesz również określić, jakie działania wykonasz, jeśli przekroczysz budżet lub nie wykorzystasz go w pełni.

Jedną z zalet korzystania z narzędzia, takiego jak Asana, jest to, że pozwala ono udostępniać budżet, a także śledzić go i zarządzać nim w czasie rzeczywistym. Na przykład dostępna w Asanie funkcja Uniwersalne raportowanie automatycznie pobiera dane z Twoich projektów i w jednym miejscu pokazuje koszt, status zadań oraz ukończone kamienie milowe, dzięki czemu nie musisz marnować czasu, aby poznać status projektu.

9. Uzyskaj zatwierdzenie od kluczowych interesariuszy

Po przygotowaniu planu budżetu czas udostępnić go interesariuszom projektu i poprosić ich o zatwierdzenie. Szczegółowy plan pomaga przyspieszyć ten proces, ponieważ od początku jasne jest, w jaki sposób każdy z elementów przyczynia się do realizacji założeń projektu.

Przykładowy budżet projektu

Załóżmy, że chcesz zaktualizować proces dokonywania zakupu w aplikacji mobilnej. Celem projektu jest skrócenie średniego czasu trwania całego procesu zakupu o 25% w III kw. Aby osiągnąć ten cel wyznaczono dwa priorytetowe produkty końcowe projektu i określono zasoby potrzebne do ich utworzenia.

Oto przykład prostego budżetu projektu. Zauważ, że określono w nim oś czasu, właściciela i szacunkowy koszt dla każdego elementu, a także dział, z którego będzie pochodził budżet oraz kolumny do śledzenia zatwierdzeń i faktycznie poniesionych wydatków.

Mądrze wydatkuj środki dzięki budżetowi projektu

Właściwie przygotowany budżet pomoże Ci przejść przez cały cykl życia projektu, włącznie z planowaniem, zatwierdzeniem i wdrażaniem. Gdy opanujesz sztukę tworzenia budżetów możesz mieć pewność, że Twój zespół będzie miał dostęp do wszystkich zasobów, których potrzebuje, aby osiągnąć kluczowe cele i dostarczyć produkty wysokiej jakości. A kiedy opracujesz już proces w taki sposób, aby możliwe było stałe monitorowanie kosztów, poradzisz sobie z każdym niespodziewanym wydatkiem, zyskasz zaufanie decydentów i zaczniesz z powodzeniem realizować projekty.

Czy chcesz dowiedzieć się więcej na temat zarządzania projektami? Zapoznaj się z 25 umiejętnościami zarządzania projektem niezbędnymi do odniesienia sukcesu.