スプリントバックログテンプレート

スプリントは本来チームのワークフローの無駄をなくすものですが、優先順位やスケジュールが変化すると混沌としがちです。タスクを整理し、トリアージする効果的な手段がないと、チームのワークロードの把握が難しく、変更があったときに柔軟に対応できません。

そこで役立つのがスプリントバックログテンプレートです。

スプリントバックログテンプレートとは？

スプリントバックログテンプレートは、プロジェクトスプリントの計画や整理に役立つ、繰り返し使えるガイドのようなものです。推定工数や優先度、ステータスなど、タスクを整理し、予定通りに進めるために必要な情報を文書化します。スプリントの度に一から始めなくても、スプリントバックログテンプレートがあれば従うべきフォーマットが整った状態から始められます。スプリントを始める際に、テンプレートをコピーして、バックログにタスクを追加するだけです。

デジタル版のスプリントバックログテンプレートを使うメリットとは？

スプリントは常に変化する生きたプロセスです。チームは未完了タスクのリストを基に、スプリントの中でタスクに取り組んでいきます。つまり、スプリントバックログテンプレートも単なる成果物のリストではなく、チームの進捗状況をリアルタイムで反映するものである必要があります。

デジタル版のスプリントバックログテンプレートは、チームがタスクを完了すると自動で更新されるので、進捗状況を常に把握できます。その結果として、チームの作業量を効果的に管理し、変化にも柔軟に適応することができるのです。

プロジェクト管理ツールでスプリントバックログテンプレートを作成すると、次のようなメリットがあります。

• スプリントバックログの計画やコラボレーションを、中心となる一つの場所で行える。

• 現在のスプリントでチームが完了すべきすべてのタスクを俯瞰的に把握できる。

• チームの作業完了に伴ってタスクが次の段階へと移動していくため、ステークホルダーがタスクやプロジェクトの最新ステータスを確認できる。

• プロダクトバックログからスプリントバックログテンプレートに簡単にタスクを追加できるので、タスクが重複しない。

• 特別な作業を行わなくても、スプリントバックログをリスト形式やかんばんボード形式、ガントチャート形式などの表示形式に切り替えられる。

• 各成果物の担当者と期日を指定することで、誰がいつまでに何をするのかが明確になる。

• 文書やリンク、画像などを背景情報としてタスクに添付できる。

• 途中で優先順位や担当者が変わっても、期日を簡単に調整できる。

スプリントバックログテンプレートに盛り込むべき情報

スプリントバックログテンプレートでは、そのスプリントで完了する必要のあるタスクを管理しましょう。この点で、チームの今後のタスクすべてを管理するプロダクトバックログとは異なります。スプリントバックログテンプレートでは、これから始まるスプリントで取り組む成果物のみを考慮します。

タスクを整理し、予定通りに進めるために、スプリントバックログテンプレートでは以下の情報を把握できるようにしましょう。

• タスク名: タスクの簡単な説明。

• タスクタイプ: 「バグ」や「機能」といった、タスクのカテゴリ。

• 工数レベル: ストーリーポイントなどで示される、タスクの完了にかかる推定工数。

• 優先度: チームと会社の目標を考慮した上での、そのタスクの重要度。

• ユーザーストーリー: エンドユーザー視点で書かれた、各タスクの簡単な説明。ユーザーストーリーはチームに背景情報を提供するもので、通常「[ペルソナ] として、[結果] ができるように、[目標] をしたい」という形で書かれます。

• アジャイルエピック: 関連する複数のタスクをまとめた、より大きな仕事のまとまり。たとえば、スマホ用の画像を更新するタスクは、モバイルエクスペリエンス改善という大きなエピックの一部である可能性があります。

仕事のステータスを追跡するなら、タスクの完了段階に合わせたセクションを作成するのも効果的です。たとえば、「未着手」「開発中」「テスト中」「完了」などのセクションで分けられます。チームが仕事を完了する度に、タスクを対応するセクションにドラッグ & ドロップするか、タスクが自動で移動するようセットアップしましょう。

おすすめの連携や機能

スプリントプロセスをもっと合理化したいという場合は、以下の機能を活用すればさらに時間を節約し、より多くの時間を重要な仕事に割くことができます。

組み込まれている機能

• ボードビュー: ボードビューとはプロジェクトの情報を複数の列で表示するかんばんボード形式の表示スタイルです。「To-Do」「進行中」「完了」など、タスクのステータスに基づいて整理するのが一般的ですが、各列の扱いはプロジェクトのニーズに合わせて調整できます。それぞれの列ではタスクはカードとして表示され、タスク名、期日、カスタムフィールドなどの関連情報も併せて表示されます。タスクは進行するにつれてステージを進んでいくので、プロジェクトの進捗を一目で確認できます。

• 依存関係: タスクの依存関係を設定し、あるタスクが他のタスクを待機していることを示します。自分の作業が他の誰かの仕事をブロックしてしまっていることを知り、それにより優先順位を調整することができます。コラボレーションに基づいたワークフローを抱えたチームは、他のチームのどのタスクを待っているのかを簡単に確認でき、自分たちの作業に取り掛かるべき時がわかるのです。前のタスクが完了すると、依存しているタスクを開始できるという通知を担当者が受けます。あるいは、自分の作業が依存しているタスクのスケジュールが変更された場合、Asana から通知が送られ、自分の期日も調整すべきかどうかを判断できます。

• 開始日: 時には、仕事の期日を追跡するだけでなく、いつ開始すべきかを知ることも必要になります。開始日や開始時間の設定により、チームメンバーはそれぞれのタスク完了にかかる時間をより明確につかめます。開始日を設定して仕事を追跡、管理して、チームの目標と一致させ、依存関係の見落としを防ぎましょう。

• マルチホーミング (タスクを複数のプロジェクトに追加する): 仕事には部門間のつながりが不可欠です。チームはさまざまな部門と効果的に協力し合う必要があります。しかし、各部門が独自のファイルシステムを使っていると、仕事が滞り、サイロ化します。Asana を使用すると、複数プロジェクトのタスクの追跡、管理が簡単になります。これにより仕事の重複を減らし、チーム間の可視性を向上させることができるだけでなく、チームは、タスクを背景情報と一緒に確認でき、誰が何に取り組んでいるのか把握できるため、チームとタスクのつながりを維持できます。

おすすめのアプリ

• Jira: 技術部門とビジネス部門の間で、インタラクティブで、つながりのあるワークフローを作成し、製品の開発状況をリアルタイムで見える化します。これらの取り組みを Asana を離れることなく実現できます。プロジェクトのコラボレーションと引き継ぎを合理化し、Asana 内ですばやく Jira の課題ログを作成することで、適切なタイミングで技術部門とビジネス部門の間で仕事をスムーズに引き渡せるようになります。

• GitHub: GitHub のプルリクエストのステータス更新を自動的に Asana のタスクに同期します。Asana を離れることなく、プルリクエストの進捗状況を追跡し、技術部門と非技術部門による部門間のコラボレーションを改善できます。

• Google Workspace: Asana タスクウィンドウに組み込まれた Google Workspace ファイル選択機能を使って、Asana でファイルをタスクに直接添付しましょう。マイドライブ内のファイルを、数クリックで簡単にタスクに添付できます。

• Slack: Slack 上にあるアイデアや仕事のリクエスト、アクションアイテムを追跡可能な Asana のタスクやコメントに変換しましょう。ちょっとした質問やアクションアイテムが、期限と担当者つきのタスクに変わります。仕事を簡単に取り込めるので、やるべきことが Slack の中に埋もれ、流れることはありません。

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