RACI チャートのテンプレート

私たちは毎日、数多くの決定を下します。そして多くの場合、仕事では決定にスピードが求められます。決定が遅れるとプロジェクトの納品物や、最終的には会社の目標についても遅れやミスコミュニケーションが発生する可能性があります。だからこそ、誰が意思決定権を持ち、誰が質問に対応し、誰が最終的に承認するのか、役割をはっきりさせておくことが重要です。

RACI チャート (別名「RACI 図」、RACI の読みは「レイシー」) を使うと、意思決定の役割を定義し、プロジェクトを始める前にどの内容に誰が関わっているのか明らかにできます。そうすることでステークホルダーからの同意も得やすくなり、実際に着手する際も、誰が何を担当しているのか確認できます。つまり、RACI チャートとはプロジェクトの役割をシンプルかつ明確に示してくれるものです。さらに RACI チャートのテンプレートがあれば、どのチームでも気軽に RACI チャートが作れます。

RACI チャートとは？

RACI チャートは、プロジェクト成果物に対するプロジェクトチームの役割と責任を定義するための図表です。「RACI」とは、以下 4 つの役割の頭文字を取ったものです。

• Responsible (実行責任者): 特定のプロジェクトタスクを担当する人。この実行責任者は、各タスクについて一人だけであることが重要です。実行責任者が複数いると、他の実行責任者の判断を待ったりしなければならず、プロジェクトの遅れにつながります。また、ステークホルダーも誰に質問すればいいのかわからず混乱のもととなります。

• Accountable (説明責任者): タスクの遂行を監督する人。つまり、その仕事が確実に完了するようにする人のことです。混乱を避けるために、この説明責任者も通常は各タスクにつき一人のみです。

• Consulted (協業先): 作業を次の段階に進める前、または完了とする前に、内容を確認して承認する人。協業先は複数人いる場合もあります。

• Informed (報告先): 作業に直接関与していない場合もあるが、プロジェクトの進捗について常に報告を受ける必要のある人。プロジェクト全体を通してきちんとステークホルダーに報告することで、早期から同意を得やすくなり、全員が喜ぶ製品を作り上げることができます。

RACI チャートは、多くの部門横断チームや上級管理職を抱える大規模な組織では特に有効ですが、1 人のメンバーがさまざまな役割を同時に受け持つような、小規模なチームでも役立ちます。また、RACI チャートによって各チームメンバーの意見が反映されやすくなるため、複雑な問題の解決にも役立ちます。

RACI チャートテンプレートとは？

RACI チャートテンプレートとは、RACI チャートを作成するために事前に用意されたテンプレートです。これを使うことで会社全体で RACI チャートの形式を統一できます。すべての成果物について毎回 RACI チャートを作成する必要はなくても、計画や組織の規模が大きく、色々なプロジェクトで定期的に RACI チャートを使用しているのであれば、テンプレートが役立ちます。会社の RACI チャートをテンプレート化することで、プロジェクトで使用される RACI モデルが一貫され、混乱を防ぎ、会社全体の効率が上がります。

RACI チャートテンプレートを使うメリット

RACI チャートテンプレートを使うことにはたくさんのメリットがありますが、一番のメリットは会社で使う RACI チャートのベースとなるものを作成できることです。RACI チャートテンプレートがあることで RACI チャート作成のハードルが下がるので、RACI チャートの使用率も上がります。

これは重要なことです。タスクの担当者を明確にすることで、メンバー一人ひとりが自分の役割を意識し、効率的にコラボレーションできるようになります。結果的に社員の意欲も高まり、生産性も上がります。簡単に言えば、RACI チャートテンプレートがあれば少ない労力で多くを達成できるということです。

複雑なプロジェクトや成果物の多い計画や組織では、テンプレートを使うことで一貫して RACI モデルを使用できます。この一貫性があることで、プロジェクトのマイルストーンやタスクごとに、誰が何を担当しているのかがよりわかりやすくなります。会社全体の RACI チャートの形式が統一されているので、チームや部門が違ってもチャートの使い方は変わりません。一貫した RACI チャートを使うことで混乱が減り、メンバーと仕事のつながりも深くなります。

RACI チャートテンプレートの使い方

RACI チャートテンプレートを使うには、まずプロジェクト計画を確認し、どのプロジェクト成果物で RACI チャートが必要かを判断します。テンプレートから新しい RACI チャートを作成し、成果物ごとに必要なタスクをリストアップします。必要に応じてセクションやマイルストーンも追加して、タスクリストをプロジェクトの段階ごとに分割します。たとえば制作の仕事であれば、初期、中期、後期や、制作前、制作中、制作後といった段階分けができます。

タスクのリストアップが完了したら、各タスクについて RACI の役割を割り当てます。プロジェクトの進捗状況を示す列も追加して、リアルタイムで更新しましょう。テンプレートの効果を最大限に発揮するには、プロジェクト管理ツールでのテンプレート作成がおすすめです。プロジェクト管理ツールを使えばステークホルダーと非同期的に情報を共有でき、ステータスミーティングも減らし、チームのリーダーだけでなく、メンバーの時間も節約できます。

テンプレートが完成したら、それをチームや部門で共有しましょう。テンプレートを使う一番の利点は一貫性の確保なので、RACI チャートを必要とするすべてのメンバーがアクセスできるようにしましょう。ステークホルダーが必要な情報を見つけたり、質問したりしやすいように、詳細も追加しましょう。役割の担当者がその部門の専門である場合は、それを強調することで RACI の役割がよく考えて割り振られていることがわかり、ステークホルダーの同意も得やすくなります。

連携で Asana テンプレートをもっと便利に

Asana では、以下の機能や連携を使うことでチームのニーズに合った RACI チャートテンプレートを作成できます。

組み込まれている機能

• リストビュー: リストビューは、プロジェクトの全情報を一目で確認できるグリッド形式のビューです。To-Do リストやスプレッドシートのように、リストビューではすべてのタスクが一度に表示されるので、タスクのタイトルや期日だけでなく、優先度やステータスなど、関連するカスタムフィールドも確認できます。チーム全体が、誰がいつまでに何をするのかを把握することで、コラボレーションをスムーズに行えるようになります。

• 承認リクエスト: 場合によっては、タスクを完了させるだけでなく、成果物が承認されるかどうか知る必要があります。承認リクエストとは、タスクを「承認」「差し戻し」「却下」するオプションが備わった、Asana の特別なタスクです。これにより、タスクの担当者は、自分の仕事が承認されたかどうかを知り、とるべきアクションについて明確な指示を受け取れます。

• カスタムフィールド: カスタムフィールドは、仕事のタグ付け、ソート、絞り込みにぴったりの方法です。優先度やステータス、メールや電話番号など、追跡が必要なあらゆる情報に対してそれぞれカスタムフィールドを作成できます。カスタムフィールドを使用して To-Do をソートし、スケジュールを組むことで、何から手を付けるべきかが瞬時にわかります。また、さまざまなタスクやプロジェクトを横断して同じカスタムフィールドを使用すれば、組織全体で一貫性のある管理ができます。

• タイムラインビュー: タイムラインビューは、ガントチャート式のプロジェクトビューで、すべてのタスクを横方向の棒グラフで表示します。各タスクの開始日と終了日はもちろん、タスク間の依存関係も確認できます。タイムラインビューを使うと、計画の各部がどのように関連しているかを簡単に把握できます。さらに、すべての作業を一度に見渡せるため、依存関係の競合を事前に見つけて対処でき、すべての目標を予定通りに達成できます。

アプリ

• Google Workspace: Asana タスクウィンドウに組み込まれた Google Workspace ファイル選択機能を使って、Asana でファイルをタスクに直接添付しましょう。マイドライブ内のファイルを、数クリックで簡単にタスクに添付できます。

• Slack: Slack 上にあるアイデアや仕事リクエスト、アクションアイテムを追跡可能な Asana のタスクやコメントに変換しましょう。ちょっとした質問やアクションアイテムが、期限と担当者つきのタスクに変わります。仕事を簡単に取り込めるので、やるべきことが Slack の中に埋もれ、流れることはありません。

• Miro: Miro と Asana を連携すると、ワークフローを合理化するのも、すべてのプロジェクトの全体像を把握するのも 1 か所で可能になります。Miro のボードを Asana のプロジェクトの要旨に埋め込むと、チームメンバー同士のやりとり、ボードの確認、コメントの追加、編集がすべて Asana から直接行えます。また、Miro の既存のボードや新規のボードを Asana のテンプレートに添付すれば、タスクのコラボレーターをボードの参照やコメントの追加、編集を行うよう自動的に促せます。

• OneDrive: Asana のタスクウィンドウには Microsoft OneDrive のファイル選択機能が組み込まれているため、Word や Excel、PowerPoint などのファイルを Asana のタスクに簡単に添付できます。

FAQ