チームとリモートワークでコラボレーションする方法

ホワイトボードのある会議室の予約ができない、誰かの肩を軽く叩いて短い会話を交わす機会がない、そしてランチの間に一緒にブレインストーミングすることができないような場合、効率的にチームとコラボレーションするにはどうしたらよいでしょうか？リモートワークには課題が伴う場合があります。すでにストレスの多い状況下で初めてやるような場合には、なおさらです。

あなたや所属する会社にとってリモートワークが新しいものである場合でも、チームとコラボレーションやコミュニケーションを行いながら自宅で効率よく働く方法を知っている場合でも、プロセスを少しだけ簡単に修正するだけで大きな違いを生むことができます。

リモートコラボレーションはチームワークがすべて

デジタルコミュニケーションがほぼ当たり前のようになってきている一方、ボディランゲージや対面コミュニケーションなどが使えなくなると、職場において難しい状況になりえます。非言語の手がかりがあれば、例え小さなものであっても、解釈のされ方に応じてポジティブな影響を生むこともあれば、士気の低下をもたらすこともあるからです。

だからこそ、Harvard Business Review の記事は、物理的距離を取ったり、ソーシャルディスタンスの実践を行ったりする際、アフィニティディスタンス (価値や、信頼、チームワークに関連する距離感) を縮めることが大事だと伝えています。言い換えれば、チームが物理的に近くなくても、価値観が一致していること、信頼が築かれ維持されていること、そしてチームワークが強固に保たれていることは非常に重要ということです。

具体的な実現方法は？

• コミュニケーションのガイドラインを作りましょう。チームとして、特定のコミュニケーションにどのコミュニケーションツールを使うのかを決めましょう。たとえば、Asana では短いチャットには Slack、大きなプロジェクトやコラボレーションには Asana、外部ベンダーやパートナーとのコミュニケーションにはメールを使っています。コミュニケーションプランを使ってチームとして決めたことを文書化し、ガイドラインを探しやすい場所に投稿しましょう。

• コミュニケーションの適切なバランスを見つけましょう。効率を求めると、短いコミュニケーションや会話に頼りがちになることがあります。リモートワークをしている間に効果的なコミュニケーションを行うには、重要な参照プロジェクトや情報を添付またはリンクし、詳細を示すスクリーンショットを含め、感情を伝える絵文字や GIF を使い、手軽にチャットをする場合は電話をかけるようにしましょう。

• ビデオ通話の基準を設定しましょう。あなたのチームにまだビデオ通話の文化がない場合は、今が始めるよいタイミングです。ビデオ通話をすることで、感情の読み取り (ボディランゲージを少し使えるため) や、ラポールの構築ができ、会話をはっきりと伝えることができ、これらすべてが信頼関係の向上につながります。

• お祝いやチームの絆を深めるスペースを作りましょう。チームのお祝いや絆を深めるための時間を確保することは、仕事を終わらせるのと同じくらい大事です。誰かがマイルストーンに達したら、チームにお祝いのメッセージを送りましょう。ビデオ通話で 30 分の誕生日パーティーを開催し楽しみましょう。1 か月に一度、オンラインでゲームをプレイする時間を設けましょう (プロのコツ: Scattergories というゲームはオンラインでとても有効です)。皆がリラックスし、お互いをよく知ることができれば、一緒に働くことがより簡単に、楽しいものになります。

ミーティングをきちんと計画してリモートチームのコラボレーションを改善する

今は、ミーティングのプロフェッショナルになるにはよいタイミングです。ビデオ通話はかつてないほど人気です。ただし、ボタンをクリックするだけでアクセスできるからといって、必ずしも簡単であるとは言えません。カレンダーを確認してみたら、短縮できるミーティングや、完全になくすことのできるミーティングがないでしょうか？

カレンダーと会議を見直し、職場におけるリモートコラボレーションを促進する方法をご紹介します。

• アジェンダを作成して送りましょう。まず、毎回のミーティングの目的を特定して目標を設定します。次に、ディスカッションのトピックの概要やアクションアイテム、タイミングなどを記述したアジェンダを作りましょう。参加者が事前に内容を知り、貢献する方法を考えられるように、ミーティングの前にアジェンダを共有しましょう。自分に関係のないミーティングならスキップするという判断もできます。それにより、ミーティングがより効果的なものになり、順調に進めることがでます。

• 議事録を取り、後で配布しましょう。ミーティングの進行役は、共有されたアジェンダが記された書類やタスクなどに議事録を取り、ディスカッションの詳細を記録するようにしましょう。ミーティング後、他のプロジェクトへの参照リンクを記入し、書類やタスクを参加者全員に配りましょう。ノートを取る人を一人決め、他の全員がメモや記録を取らずに参加に集中できるようにしましょう。議事録は、参加できなかった人にとっても役に立ちます。

• スタンドアップミーティングを試しましょう。定期的なステータスミーティングがある場合は、全員のカレンダーに 30 分から 60 分の時間を予約するのではなく、15 分のスタンドアップミーティングへ変更することを考えてみましょう。スタンドアップミーティングとは、テック界の用語で、チームの全員がすでにやったこと、次にやること、そして現状ある問題について 1 〜 2 文で簡単に日々のステータスを共有するミーティングのことを言います。これは、鳥の目で俯瞰し、コラボレーションにおける機会を見つけ、お互いの近況をチェックしあうために有効な方法です。

リモートコラボレーションと集中する時間のバランスを取る

協働やコラボレーションと同じくらい重要なことが、自分だけの集中するための時間を見つけることです。そして、チームも同じことができるように計らいましょう。深く集中すること、気が散るデジタル刺激を減らすこと、定期的にアプリをいじったり通知をチェックしたりしてしまうような欲求と戦うことは、誰にとっても最優先事項です。少しだけ先を考えて、仕事のためのよい枠組みを作れば、あなたにとってもチームにとっても集中するための時間を確保することが簡単になります。

実行するためのいくつかの方法:

• ミーティングの不参加を表明しましょう。そうです。そのままの意味です。カレンダーの予定に辟易していませんか？優先事項のリストに目を通し、それぞれのミーティングの目的と他の参加者を確認し、自分が参加するべきか否かをしっかりと考えましょう。もし答えが「ノー」であるのなら、参加を断り、必要があれば議事録を送ってもらうよう頼みましょう。

• 気晴らしの時間を決めましょう。1 日の中で小さなブレイクタイムを挟むことは必要なときに集中するのに役立ちます。コツは、短時間のつもりの休憩が、午後まで続く昼寝休憩や、Instagram をいじるような時間にならないように気をつけることです。特定の時間を活動的な仕事をしない時間として分けておき、数ブロックの散歩や、お菓子を食べる時間、ニュースを読む時間などに割き、割り当てられた時間に責任を持つようにしましょう。ブレイクタイムはよいものですし、頭もすっきりとして、仕事を達成するためのより多くのエネルギーをもって、また仕事を再開できるようになるはずです。

• 通知をオフにしてサイレントモードを使いましょう。一日の中の特定の時間、気が散るものを遮断し、フローを維持して仕事に集中できるようにするのもよいでしょう。最も大事なもの以外のすべての通知を無効にしてコントロールしましょう。何か見逃している気がして心配な場合は、数時間毎にリマインダーをセットして受信箱や Slack をすばやくチェックしてから仕事に戻りましょう。同じように、サイレントモードがあるツールを使っている場合は、集中する必要があるときにオンにしましょう。集中するための時間を取っておき、チームメイトが同じように通知をオフにできるように配慮し、まとまった時間があるときには気が散るものを遮断して最良の仕事ができるようにしましょう。

チームとリモートでコラボレーションしましょう

リモートチームやハイブリッドなチームで働いているなら、あなたは一人ではない、ということを忘れないでください。例え私たち全員が (程度の違いはあれど) ソーシャルディスタンスを実践していたとしても、誰もが効率的に仕事をしようと努力しているのです。うまくいっている方法があれば同僚の人と共有し、他に何かヒントがあるかどうか聞いてみましょう。

また、難しいことは難しいと認め、チームと協働して優雅に乗り越えましょう。変化に混乱は付きものです。その事実を認め、あなたの一日や、チームや同僚とのやり取りを再定義することで、それが力になります。