直接会わなくてもチームのモチベーションを保つ 5 つの方法

チームと過ごすハッピーアワーや、ランチ、コーヒーを飲みながらお喋りする時間などには、通常他の人と一緒にするという共通点があります。しかし、リモートチームに関しては、そうした職場で人をつなぎ止めるための実績のあり信頼できる基本要素が欠けており、クリエイティブさがなければそのギャップを埋めることが難しくなってしまいます。

リモートチームのモチベーションを保つということは、サポートされていると実感させる方法を知っているかどうかにかかってきます。対面の打ち合わせがないのであれば、コミュニケーションとコラボレーションを行うための新しい方法を取り入れましょう。プロジェクトの可視性を上げて、チームの仕事がより大きな計画の中でどのような役割を果たすのかチームが理解できるようにしましょう。チームがお互いにサポートし合い、真の意味でつながり、そして共に先へ進めるような機会を作りましょう。

リモートチームの管理を続けていく中で、次の 5 つの戦略はチームに力を与え、チームメンバーや仕事とのつながりを感じさせるのに役立ちます。

1. 可能な限りオーバーコミュニケーションを行う

リモートワークをしていると疎外感を感じてしまいがちです。特に、計画するとき、フィードバックを行うとき、賞賛するときは少しオーバーにコミュニケーションを取ることが重要です。直接のやり取りであれば微笑むだけでも十分ですが、リモートワークをしている際はもっと意図的に感情とトーンを伝えるようにしましょう。建設的に批判をしたいのであれば、相手の立場になって考えてみましょう。あなたの伝えたいことが誤解されてしまう可能性がありますか？そうであれば、より明確にコミュニケーションが取れる方法がないか探してみましょう。

オーバーコミュニケーションとは、明確な意図もなく頻繁にメールや更新情報を送ることではありません。何か新しいことに取り組むときはチームに新しい情報を確実に伝え、新しい感情が生まれたときはそれを共有する場を設けることを重視しましょう。物事が変化するときには知らせて、必要なコンテキスト情報を把握できるようにしましょう。部門を横断する対話を促進して、関係者全員の認識を一致させましょう。Asana のように、全チームが信頼できる中心的な情報源を維持することは、そうしたことを実現するための素晴らしい方法です。

2. 連絡が取れる時間を確保する

前述のとおり、リモートワークでは孤独を感じがちですが、チームメンバーが大変な思いをしているときほどこれを実感することはありません。コミュニケーションの大半が Slack、メール、または Asana を通じて行われているのであれば、いつ、どのようにあなたに連絡を取るべきかをチームが知るのは困難かもしれません。

自分のスケジュールの空き状況を明確にし、チームが時間を合わせてあなたと話せるようにガイドラインを提供しましょう。ミーティングを受け付けられる時間帯を確保してもいいですし、定期的な 1on1 ミーティングの予定を入れてもよいでしょう。チームがあなたに連絡を取れるよう空きを作ることで、近況や気持ちを聴いたり、ヘルプ、アドバイス、お祝いの言葉をかけたりできることを暗黙的に伝えましょう。

このようにミーティングのための時間を追加で設定すると、自分の作業時間が少し減るかもしれません。しかし、こうした時間を確保することで、チーム全体がより多くの仕事をこなすために役立ちます。事実、「仕事の解剖学」インデックスによれば、サポートされていると感じている従業員や、自分たちの仕事が他のチームにどのような影響を与えているかを明確に理解している従業員は、そうではない場合と比べてモチベーションが 2 倍に上がります。あなたがチームの本当の気持ちを聴くことのできる機会を設ければ、チームは最高の仕事ができるようになります。

3. 対面の会話を大切にする

チームと直接に顔を合わせることはできませんが、ビデオ通話が鍵を握るツールになります。動画は価値のあるコンテキストを提供するので、リモートワークの体験が電話やメールよりも人間味を感じさせるものになります。すべてのミーティングをビデオ通話にする必要はありませんが、ポリシーを作成して、動画が望ましい、または必要とされる場合はいつかを決めましょう。

また、チームにとっては、まるでオフィスにいるように楽しく対面で会話するということはとても重要です。仮想的なハッピーアワーやランチを毎週 1 回開催したり、チームに毎週ゲームをやろうと持ちかけてみましょう。井戸端会議を行うことはできなくなりましたが、リラックスした会話を行うためのスペースを作ればチームはつながり続けるはずです。

4. ストレス解消のためのスペースを提供する

リモートワークへの移行は難しいものですし、チームはストレスを感じているはずです。ストレスを完全に取り除けなくても、ストレスを解消し今の気持ちをシェアできるようなチャンネルを作るのは、モチベーションを保つための素晴らしい方法の 1 つです。気持ちを正直に話すことができれば、リモートワークが終わる頃にはチームは今まで以上のつながりを感じられていることでしょう。

始めるために役立ついくつかのアイデアを紹介します。

• チームがつながれるチャンネルを作りましょう。チームやプロジェクト専用のメッセージチャンネルがあると思いますが、今は従業員が仕事以外のことについて話し合えるチャンネルを作るのに最高のタイミングです。Asana は、#wear-asana-wednesday、#book-club、#downdog (ペットの写真を投稿する場所) のようなチャンネルを運用しています。

• 「不在」や「サイレント」などの機能を使うようにチームに促しましょう。チームが「自宅」と「リモートワーク」の差別化を図り、息抜きをする手助けをして、「常に ON」の気持ちになってしまわないようにしましょう。通知をオフにし、チームにオフラインであることを伝えることは、とても素晴らしい方法です。

• リモートワーク期間も休暇が取れることをリマインドしましょう。リモートワークへの移行にあたり、チームメンバーが旅行をキャンセルする必要があった場合、旅行をするために申請した有給休暇もキャンセルしているかもしれません。「ステイケーション」(自宅でのバケーション) を取るためだけだったとしても、有給休暇を取るよう勧めてみましょう。

• 可能であれば柔軟なスケジュールとメンタルヘルスのケアを。チームの中には他のメンバーと比べてリモートワークが難しい人がいるかもしれません。特に子育てをしている人は仕事と子供の教育の両立につとめていることでしょう。どのチームの状況も異なりますが、可能であれば、従業員がきちんと自分の責任を果たせるように、柔軟なスケジュールを組めるようにして、メンタルヘルスのケアのために休憩を取ることを推奨しましょう。

5. 地域コミュニティを支援するための戦略をシェアする

今、あなたのチームはコロナウイルスによる社会への影響をコントロールできていないという感覚に陥り葛藤しているかもしれません。支援できる内容をまとめたドキュメントや Asana のプロジェクトなどを共有して、地域のコミュニティに貢献しましょう。テイクアウトを提供している地元のレストランや、コミュニティを支援している非営利団体、地域のボランティアにリモートで参加できる機会などを、皆がシェアできるようなブレインストーミングセッションをしましょう。

チームがモチベーションを感じ、会社だけでなくもっと広いコミュニティへのつながりを感じられるようになれば、仕事にもフルコミットできるようになります。

リモートチームを管理し、やる気にさせるには

チームのモチベーションを保つ最良の方法は、チームのつながりを保ち続けること、素の自分を出せるようにすること、そしてどこで働いていたとしてもサポートするという意思を示すことです。リモートワークでのモチベーションの維持についてさらに知りたい方は、チームのコラボレーションやつながりを Asana がどうサポートするのかご確認ください。