ビジネスパーソンが押さえておくべき 16 のビジネスエチケット

ビジネスの世界で働く人は、アイコンタクト、ボディランゲージ、ドレスコード、食事のマナーをはじめさまざまなルールを守らなければなりません。多くの企業がよりカジュアルな文化に移行していますが、正しいビジネスエチケットを理解しておくと、多くのメリットがあります。この記事では、ビジネスエチケットとは何か、そして押さえておくべき基本的なマナーをいくつかご紹介します。

ビジネスエチケットとは？

ビジネスエチケットとは、会社のイメージを守り、互いへの敬意を表すために、組織で働く人が守るべきマナーや態度です。ビジネスエチケットは、文化によって異なる場合もありますが、すべての人がある一定の基準を理解し、それに従うことで、組織に一体感が生まれます。

ビジネスエチケットの中には暗黙の了解もありますが、多くの場合は組織のメンバー間で基本的なルールについての共通認識があるため、全員で一体感のあるイメージを与えられます。また、チームでビジネスエチケットを守っていると、職場でのコミュニケーションを効果的に行えるようになります。

ビジネスエチケットの 5 つの基本ルール

ビジネスエチケットの基本ルールは文化的背景によって異なるため、自分が育った文化とは異なる文化に属する企業で働く場合、ビジネスエチケットを理解できるかどうかは非常に大きな問題です。しかし、世界共通の普遍的なルールを覚えておけば、現状を維持しながら、自分の会社に特有のグループダイナミクスやチームのルールを学んでいけます。

次の 5 つは、あなたがきちんとした第一印象を与え、チームメンバーに対して敬意を示すために重要なビジネスエチケットです。

1. 時間を守る

仕事の面接でも、毎日のスタンドアップミーティングでも、ビジネスシーンにおいて時間に正確であることは、あなたがほかの人のスケジュールを尊重しているという印象を与えます。これまで時間を守ることをあまり重視していなかったなら、タイムマネジメントのコツを活用してスケジュールを管理し、いつも To-Do リストを把握しておきましょう。

　「時間を守る」ことの意味が微妙に変わることもあります。たとえば、あらゆることがわずかに遅れて進むような慣習になっている文化もあるため注意が必要です。判断がつかなければ、時間通りに行動し、必要に応じてそこから調整するのがおすすめです。

2. チームメンバーに挨拶する

ほかのメンバーに挨拶することは、職場の環境がカジュアルかフォーマルに限らず、大切なビジネスエチケットです。ビジネスディナーや会議の席で誰かが部屋に入ってきたら声をかけ、文化的な慣習に従って握手などでその場にふさわしい挨拶をしましょう。

在宅勤務をしていて、毎日 Zoom で会議に出席する場合も、同じルールが当てはまります。すべての会議でカメラをオンにする必要はなくても、発言したり、チームメンバーに挨拶したりすれば、あなたが話を聞いていることが全員に伝わり、メンバーたちは自分の存在に気づいてもらえていると感じます。

3. 適切な服装をする

適切な服装とは主観的なもので、オフィス勤務か在宅勤務かでも異なります。毎日、出社が必要な企業では、仕事で関係者やクライアントと顔を合わせる時間が多いため、社員全員にビジネスカジュアルな服装を求める場合があります。一方、ハイブリッドな労働環境の企業では、快適さと生産性を優先するために、楽な服装を奨励していることもあります。

適切な服装がどんなものか判断に迷ったら、マネージャーや上司にアドバイスを求めましょう。特に新しい職に就いたばかりの場合は、不安になって当然ですが、遠慮せず、初日の前に、オフィスの方針をメールで簡単に問い合わせてください。あるいは面接時のことを振り返り、ほかの人たちが何を着ていたか思い出して、それに合わせた服装をすることもできます。

4. 共有スペースを大切にする

リモートで働いていても、たまにはオフィスに行ったり、あるいはチームメンバーとバーチャルスペースを共有したりすることがあります。チームメンバーと共有するオフィススペースは、給湯室や化粧室、プリンターやコピー機のある部屋、ラウンジなどです。バーチャルな共有スペースには、Google ドライブのフォルダーやプロジェクト管理ソフトウェアなどが含まれます。

あなたが共有スペースをどう扱うかは、社会人としてのあなたがどう見られるかに直結します。さまざまなものに正しくラベルをつけ、整理整頓を心掛け、同じスペースを使っている人たちに気遣いを示すことが大切です。自分が使ったあとを物理的に片づける、会社で決められたオンラインでのプロセスを行うなど、共有スペースに関するビジネスエチケットを守りましょう。

5. 心の知能指数を高める

心の知能とは、自分自身と他者の感情に気づき、制御し、理解する能力です。心の知能スキルを有効に発揮すれば、チームメンバーに共感し、困難を乗り越えるにも役立ちます。心の知能はビジネスエチケットのルールそのものではありませんが、職場において何らかの対立が起きた場合に、あなたの助けになってくれます。

たとえば、仕事が遅れているのに、上司が突然、締め切りのある大規模なプロジェクトをあなたに割り当てたとします。そんなときは、心の知能の高さを生かして上司と話し合い、仕事の優先順位を把握しましょう。あなたの仕事はすでに遅れているため、負担が過剰になる心配を伝えて、一部の仕事の優先順位を下げたり、重要性の低いタスクをほかのメンバーに任せたりといった方法を上司と一緒に考えるとよいでしょう。

リモートワーカーのビジネスエチケット

バーチャルチームへの移行がますます進む中、ビジネスエチケットの定義やその実情も変化しています。リアルで会う場合は、適切な服装で、礼儀正しくしっかりと握手を交わすことが求められますが、リモートで働く場合は、メールや電話、ビデオ会議などに関するエチケットの基本を押さえる必要があります。

メールとチームのコミュニケーションに関わるエチケット

メールを書くことも、Slack、Asana などのツールを使ってチームとコミュニケーションをとることも、一見、簡単に見えますが、ビジネスでのオンラインコミュニケーションは、個人的なコミュニケーションとは異なります。正しくメールを送り、オンラインでのエチケットを守るために以下のヒントを参考にしてください。

• 読み直す: メールを読み直して手を入れることは、経験則として絶対に実行したいプロセスです。メーラーやプロジェクト管理プラットフォームに校正ツールが備わっていても、念のため、送信する前に必ずメールを読み直しましょう。

• 礼儀正しく、ビジネスパーソンらしい文章で: メールを受け取る相手と面と向かって話していなくても、あなたの声のトーンは言葉遣いからにじみ出るものです。礼儀正しく、ビジネスパーソンらしい文を書くことが大切です。たとえば、「……いただけましたら幸いです」「おかげさまで」「念のためご確認いただけますか」「ご遠慮なくお知らせください」「ご連絡をお待ちしております」といった丁寧なフレーズを使いましょう。

• 速やかに返信する: ほかのチームメンバーやクライアントから連絡があるということは、何か用事があるからです。速やかに相手に返信することも、メールやチームのコミュニケーションに関する正しいエチケットです。また、これには不在時の自動返信を設定することも含まれます。数分以内に返信する必要はありませんが、1 ～ 2 営業日以内に返信することを目指しましょう。

• 簡潔を心がける: メールの文面を簡潔にすることで、あなたの意図がすばやく伝わり、読み手の時間を取りません。長過ぎるメールに重要なメッセージを埋もれさせてしまうと、相手から期待通りの返事が来る可能性は低くなります。

誰に向かって書いているのかを忘れないようにすれば、メールやメッセージの内容が変わってきます。Asana や Slack でほかのチームメンバーとコミュニケーションをとる際には、カジュアルなトーンで書いても構いませんが、クライアント宛てのメールはよりかしこまった文体で書く必要があります。

電話のエチケット

ビジネスのコミュニケーションは、電話で行われる場合も多々あります。クライアントやビジネスパートナーと電話で話す際には、次の点に注意してビジネスマナーを守りましょう。

• 電話をかける前にアポをとる: ビジネスの世界では、誰しも守るべきスケジュールがあります。厳しいプロジェクトのタイムラインに沿って働いているかもしれませんし、大量の仕事の優先順位を調整しようとしていることもありえます。誰かと電話で話す必要があれば、まずメールで電話のアポを取りましょう。突然電話を掛けて、相手が話をする状況になければ、マナーが悪いと思われてしまうかもしれません。

• 落ち着いた声で、はっきりと話す: 仕事の電話では声のトーンが重要になります。チームメンバーにもクライアントにも、礼儀正しいトーンで話すようにし、声の大きさや歯切れのよさにも注意してください。ビジネスの電話で、あまりにも大きな声や、逆に聞き取りにくい小さな声で話すと、あなたの伝えたいことが思うように相手に伝わらない可能性もあります。声のトーンとコミュニケーションも、文化によって異なる場合もあるため、電話で話す際には文化的知性 (カルチュラル・インテリジェンス) を念頭に置きましょう。

• 返信はすばやく: ビジネスメールと同様に、ビジネスに関する留守電メッセージにはすぐに応答することが重要です。チームメンバーやクライアントから電話のアポをとるためのメールが来たら、すぐに返信して電話で話しやすい時間を伝えましょう。

• ビジネス用の留守電応答メッセージを設定する: 不在時のためにビジネス用留守電応答メッセージを作成しておくことは、正しいビジネスエチケットです。電話をかけてきた人にあなたの名前や職務を伝え、不在であることを知らせるようにします。相手は、それを聞いたうえで、電話をかけた理由をメッセージに残してくれます。

ビデオ会議のエチケット

ビデオ会議はリモートで働く人々が互いにつながる、最も一般的な手段です。このコミュニケーション方法には、リアルタイムで大勢のチームメンバーと話せるというメリットがありますが、知っておくべき基本的なエチケットもいくつかあります。

• 自分をミュートにする: ビデオ会議で起こりがちな大きな問題の一つが、発言していない人たちの雑音です。この問題は、発言していないときは自分をミュートにすることで、簡単に解決できます。自分のマイクをオフにすれば、バーチャルルームの参加者たちの気が散ることがありません。

• 態度で聞いていることを示す: ビデオ会議では、あなたがどのような非言語的なメッセージを発言者に送っているか、ほかの人にも見えてしまいます。下を向いたり、椅子にだらしなく座っていたりすると、会話に興味がないというメッセージを送っていることになりかねません。姿勢よく座り、真剣な表情で、会話に参加していることを示す非言語コミュニケーションを使いながら、あなたが話に注目していることを話者に伝えましょう。

• 話を遮らない: ビデオ会議で誰かの発言を遮るのは、大きなトラブルを招くことがあります。複数の人がビデオ会議で発言しようとした場合にテクノロジーが対応しきれないと、話を遮ったためにビデオが不調に陥り、参加者全員に混乱を及ぼす可能性があります。

• 適切な服装をする: ビデオ会議ではあなたの上半身しか見えなくても、適切な服装をすることは重要です。ビデオ会議のための服装は会社のドレスコードに準じます。また、カメラに映るときの清潔感や身だしなみにも注意してください。

在宅勤務では、チームメンバーやクライアントと直にやりとりする場面は少なくなります。しかし、バーチャルなやりとりでも、相手にあなたの印象がいつまでも残る場合があると覚えておきましょう。不安なときは、オンラインでも、リアルな会話と同じビジネスエチケットを守って礼儀正しく応対するとよいでしょう。

ビジネスエチケットでチームのコミュニケーションを改善する

ビジネスエチケットを守る目的は、一体感のある会社のイメージを作り、チームメンバーの互いに対する敬意や尊重を育て、職場でのコミュニケーションを改善することです。チームのコミュニケーションが円滑になれば、仕事ぶりにも反映されます。

コミュニケーションを向上させる手段はそれだけではありません。適切なソフトウェアを使用すれば、チームが協力して締め切りを守り、目標に到達することを後押しできます。チームのコミュニケーションに活用できるソフトウェアなら、全員が必要なときに必要な情報を得られるようになり、チームメンバー間のコミュニケーションがスムーズになります。