Asana で新しい仕事のやり方を実現、新規事業を創出するシグマクシス

株式会社シグマクシス マネージャー 卜部 鉄平氏

シグマクシスは、コンサルティングサービスを中心に企業と共に新たな価値創造に取り組んでいます。戦略立案だけではなく実行運営までクライアントと共に遂行するのが特徴で、私は、クライアントの事業戦略立案や新規事業開発、ジョイントベンチャー設立・運営も手掛けるヒューリスティックシェルパという部門に属しています。当社のアプローチの基本は「アグリゲーション」。事業開発においても、従来の形式にとらわれることなく、新しい手法を積極的に取り入れています。

私は、日本を代表する大企業グループ内の新規事業立ち上げに関わっています。戦略にもとづいて複数プロジェクトをフェーズ単位で立ち上げ、事業開発およびその推進を行う 5カ年にわたる取組みです。そのうち事業開発系のプロジェクトは、これまで 8 件ほど手掛けており、1つのプロジェクトチームは、7 社からなる最大 30 名のメンバーで構成されています。

コミュニケーションと管理の課題から、Asana の導入を決意

現在、同取組みにおける事業開発系のプロジェクトは、Asana で 100% 管理しています。当初は、ファイル共有サービス Box を活用し、Slack でのやり取りをベースにしていました。しかし、チームメンバーや会社の数が増えてタスクスケジュールの把握が困難になり、会話のトピックも散逸するなど、タスク管理やコミュニケーション上で大きな課題が出てきました。

そこで数ある代表的なプロジェクト・タスク管理ツールをいくつか試験的に導入して、メンバーにレビューしてもらいました。その結果、評価が良かった Asana を導入しました。

Asana を選んだ理由は、機能面と直感的にわかりやすい UI でした。また、使っていくうちに、優れた UX ( ユーザーエクスペリエンス ) も実感するようになりました。”

それまでは、全体のマスタースケジュールを計画し、そこから WBS ( Work Breakdown Structure ) に基づいたアウトプットや会議体、コミュニケーションプランなど、必要なタスクを全部描かないとプロジェクトが開始できませんでした。

しかし実際には、全タスクを事前に確定することは不可能で、最初から管理するタスクが多いと、QCDS（ Quality, Cost, Delivery, Scope ）調整や細かいタスク管理だけで膨大な時間がかかってしまいます。特に新規事業案件では、コストを抑えスピード重視で成果を出す必要があります。臨機応変な QCDS 調整力が求められ、従来のプロジェクト管理方法では対応が間に合いません。

しかし Asana では、あらかじめ全てのタスクを決める必要はありません。プロジェクトを作った後に、全体のマイルストーンを計画したら、それに沿って直近 1〜 2 週間程度の ToDo に落とし込めたタスク登録をしてひたすらそれを消化していきます。すると自然とマイルストーンをもとに、次のタスクがメンバーにより順次追加されます。あくまで直近のタスクのみを管理することになるため、突発的な QCDS やタスク調整が発生しても、管理コストがかからずに柔軟な対応が可能です。

この仕組みがスムーズにいく理由は、Asana が単なるタスク管理だけではなく、プロジェクト管理自体に最適化された UX 設計になっているためだと気付かされました。

Asana の導入で便利になったというレベルではなく、仕事のやり方の根本が変わったと感じています。”

チームの会話が自然と起こり、自然と次のタスクが発生する

私は Asana を主軸にした仕事の進め方は、木や森の成長に近いと考えています。何もなかった更地（プロジェクト）に、森に成長させるための標識（マイルストーン）を立てていきます。メンバーが標識に沿って種（未着手タスク）を埋めると、木に成長（対応中タスク）して枝（サブタスク）ができます。木が育っていくと、鳥（フォロワー）が寄ってきて自然と 会話 が始まります。木が大きく成長して本数も増えていくと、最終的にそれらが森（プロジェクト）になるイメージです。このように、一つのタスクから自然と次のタスクが発生して、次にやるべきことが見えてきます。

また他のコミュニケーションツールと違い主軸が「人」ではなく、「タスク」であるのも特徴です。タスクごとに必要なメンバーと会話は一箇所に集約され、トピックが分断せず管理がスムーズになります。これがもし Excel 管理だった場合、タスク・課題一覧表のほかに、コミュニケーションプランを作り、定期的な進捗会議が必要となり、相当な時間を費やします。Asana では、このような従来の仕事のやり方とは全く違う体験ができました。

実際に、次の業務を Asana 上の確認で代替し、時間を大幅に削減しました。

• プロジェクト全体の進捗会議をなくし、チームリーダー 6 名で月 24 時間を削減

• 各メンバーへのタスク指示や状況確認に使っていた毎日 4 時間以上を削減

Asana で、プロジェクトとメンバーの進捗管理の時間を 80% 削減。開発のスピードと質が上がりました。”

クライアント含め、所属に関係なくチーム一丸となれる

またチームワークの面でも従来とは違う体験をできます。Asana では、クライアント含め 7 社を集約管理し、全てのタスクと会話を閲覧できる状態にしているため、誰でも一部始終を見ることができます。例えば、バグが出た際に早急に対応した経緯をクライアントも見ていて、バグ対応スピードの速さや苦労に共感していただけた体験をしました。Asana の利用を通してプロジェクトの透明性が担保され、メンバーがそれぞれの所属に関係なく、チーム一丸となっている感覚を実感できました。

最適な人と会社を集めるマイクロなチーム作りを支える Asana

所属や専門の違う人たちがチームを組む仕事では、チームワークはとても重要です。中〜大規模開発ではモノシリックに何でも対応できる1社が対応する場合が多いですが、我々のプロジェクトでは、コストを最大限に抑えながらスピードを優先し、最大限の成果をえるために得意領域にあわせて、最適な人やベンダーを集めてチームを組成します。マイクロなパーツ同士を組み合わせて、１つのパーツにする考えでチーム作りをしています。元請けとサブコンという形態ではなく、全ての人たちが平等に組み合わさり、それぞれが考え行動しシンク（同調）し合っています。この場合、全ての関係者が１つの方向性を向きつつ、スムーズなコミュニケーションが求められるため、Asana なしでプロジェクトを進めることは考えられません。

従来の管理では、メンバー7名ベンダー 3 社が限界でした。 Asana の活用で、メンバー 30 名 7 社のコラボレーションが可能になりました。”

このようにプロジェクト全体の進め方とタスク管理は、Asana の活用もあり成功しています。今後は、さらに Asana を活用して自律型組織を作り、メンバーが自発的に動いて成長し合う開発チームにしたいと思っています。プロジェクトマネージャーである私がいなくても、チームワークで最善の成果を上げられる仕組み作りを目指したいと思います。そのために、まずは、OKR のような評価制度とフィードバック文化を、Asana に導入することを検討していきたいと思います。

2019年7月