Cos'è un risultato finale nella gestione dei progetti?

Ogni progetto ha un obiettivo. Che stiate apportando degli aggiornamenti al vostro sito web o costruendo la nuova Torre Eiffel, tu e il tuo team lavorate per ottenere qualcosa. In definitiva, realizzare un progetto di successo significa raggiungere un risultato da mostrare al suo termine, che si tratti di una cosa tangibile, come un nuovo prodotto o un ebook, o una cosa immateriale, come una diminuzione del tasso di abbandono dei clienti o un aumento del punteggio NPS.

Ciò che speri di ottenere alla fine di un progetto è un risultato finale. Sapere quali sono i risultati che vuoi ottenere e comunicarli chiaramente al tuo team e alle parti interessate può aiutarti a raggiungere gli obiettivi di quel progetto. In questo articolo, ti spiegheremo tutto ciò che devi sapere per identificare, definire e conseguire i risultati finali dei tuoi progetti.

Cosa sono i risultati finali di un progetto?

I risultati finali di un progetto sono l'esito che ti aspetti di ottenere alla sua fine. Possono essere qualsiasi cosa: un nuovo prodotto, una campagna di marketing, un aggiornamento delle funzionalità, una presentazione di vendita, una diminuzione del tasso di abbandono o un aumento del punteggio NPS, solo per citarne alcuni. Il tuo progetto può avere uno o più risultati finali, ma identificare chiaramente cosa vuoi conseguire può aiutare il tuo team a coordinarsi e assegnare priorità alle attività, al fine di portare a termine il lavoro più importante.

Se lavori da poco nella gestione dei progetti, potresti aver sentito altri termini che sembrano simili a un risultato finale di un progetto. Di seguito, ti illustriamo alcune differenze.

Risultati finali e obiettivi di un progetto

Gli obiettivi di un progetto ti aiuteranno a definirne i risultati finali. Gli obiettivi però sono più ampi dei risultati finali. Quando definisci gli obiettivi, determini anche i benefici e gli esiti che ti aspetti da quei risultati finali, soprattutto se collegati a progetti e obiettivi aziendali su larga scala.

Esempio di obiettivo di un progetto: aumentare la sicurezza aziendale introducendo il Single Sign-On e l'autenticazione a due fattori.

Esempio di un risultato finale: implementare il nuovo servizio SSO per l'intera azienda.

Risultati finali e traguardi di un progetto

I traguardi sono tappe chiave che ti aspetti di raggiungere durante un progetto. Rappresentano la realizzazione di una parte significativa del lavoro, ma si incontrano durante, non alla fine, del tuo progetto. Pensa ai traguardi di un progetto come agli elementi costitutivi che ti aiutano a raggiungere i risultati finali.

Esempio di un risultato finale: lanciare una nuova campagna di marketing della marca su social media a pagamento, annunci su YouTube e a mezzo stampa.

Esempio di traguardo di un progetto: incaricare un'agenzia della produzione del materiale creativo.

I due tipi di risultati finali

Conoscere la tipologia dei risultati finali è importante per conseguirli, modellarli e consegnarli una volta terminato un progetto. Esistono due tipi di risultati finali e il tipo di progetto a cui lavori determinerà quale devi conseguire.

Risultati finali esterni

È questo ciò a cui probabilmente pensi quando senti parlare di "risultati finali di un progetto". I risultati finali esterni sono tutto ciò che produci per i clienti, come un prodotto o una nuova funzionalità, una campagna di marketing o sui social media, o una presentazione di vendita. I risultati finali esterni ti aiuteranno a mantenere la tua base di clienti o ad acquisirne di nuovi.

Risultati finali interni

Un risultato finale interno, come suggerisce il nome, è qualcosa che va a beneficio della tua azienda ma potrebbe non avere un impatto diretto sui tuoi clienti, come un corso di formazione aziendale o un resoconto trimestrale sul budget. Se l'utilizzatore finale a cui è destinato progetto è la tua azienda, probabilmente quello da conseguire è un risultato finale interno.

Cinque suggerimenti per gestire e monitorare i risultati finali di un progetto

1. Definisci chiaramente i tuoi risultati finali

Per poter raggiungere i risultati finali del tuo progetto, devi prima sapere quali sono. L'ideale è delinearli quando crei il tuo piano di progetto e definisci gli obiettivi. In questo modo, il tuo team ha un'idea chiara di ciò a cui deve lavorare fin dall'inizio, nonché una tabella di marcia definita di come procedere.

Ci sono alcuni aspetti da tenere in considerazione quando definisci i risultati finali del tuo progetto.

• Cosa si vuole ottenere con quel progetto?

• Come verrà misurato il successo del progetto?

• I risultati finali da produrre sono interni o esterni?

• Quale risultato finale va fornito al cliente esterno o al team interno?

2. Condividi i tuoi risultati finali con i principali stakeholder

Conoscere i risultati del tuo progetto sarà inutile se non hai il supporto delle principali parti interessate. Assicurati di aggiornare tutti gli stakeholder chiave sui risultati in maniera efficace e con regolarità. Se non l'hai già fatto, condividi il piano di progetto con loro, in modo che possano sempre accedere alle informazioni più importanti del progetto.

3. Coordina il lavoro con uno strumento di gestione visuale dei progetti

Per raggiungere i risultati finali del tuo progetto, devi monitorare efficacemente il lavoro del tuo team, in modo da sapere esattamente chi sta facendo cosa e per quando. Per farlo, hai bisogno di un punto centrale di riferimento. Con un software di gestione dei progetti, l'intero team ha un modo per monitorare e portare avanti il lavoro e sapere sempre chi si sta occupando delle diverse attività e quali sono le scadenze. In questo modo, puoi condividere l'obiettivo del progetto e monitorare il lavoro del tuo team in tempo reale.

Esistono tre tipologie principali di gestione visiva dei progetti.

• Le bacheche Kanban ti aiutano a osservare il lavoro mentre si muove attraverso le sue varie fasi, in quanto viene visualizzato in una bacheca organizzata in colonne. Le singole attività, rappresentate da schede, si spostano da una colonna all'altra fino a quando non vengono completate. Con le bacheche Kanban, puoi ottenere una panoramica immediata di come il progetto procede verso i risultati finali, in base a dove si trova ogni singola attività.

• Per visualizzare il tuo progetto in una sequenza temporale, utilizza i diagrammi di Gantt, in cui le attività sono rappresentate come barre orizzontali in una visualizzazione simile a un grafico a barre. In questo modo, non solo puoi vedere la scadenza di un'attività, ma anche quanto tempo serve per completarla. Monitora processi complessi, come il lancio di prodotti o la pianificazione di eventi con un software per i diagrammi di Gantt, che di solito ha anche un modo per visualizzare i traguardi dei progetti in maniera più efficace. Con un diagramma di Gantt, puoi monitorare esattamente a che punto sei nella sequenza temporale dei tuoi progetti e come stai progredendo verso i risultati finali.

• Un calendario di progetto offre una vista unica e centralizzata di tutto il lavoro da svolgere nell'arco di un intero mese. Come suggerisce il nome, un calendario di progetto è simile a un calendario tradizionale e ti permette di trascinare le attività sulla data di scadenza corretta. È un ottimo modo per monitorare la produzione mensile, come il calendario editoriale o il calendario dei contenuti dei social media. Questo tipo di gestione visiva dei progetti può aiutarti a portare a termine tutte le tue attività quotidiane importanti per raggiungere i risultati alla fine del progetto.

4. Tieni aggiornato il tuo team con i resoconti sullo stato

Un resoconto sullo stato del progetto è un aggiornamento tempestivo con informazioni importanti sull'avanzamento verso i risultati finali. In questo modo, puoi mantenere il ritmo all'interno del team per consegnare i risultati in tempo. Se dovessi rimanere indietro, sarà comunque possibile recuperare, invece di affannarti per raggiungere i risultati alla fine del progetto.

In Asana, consigliamo di inviare resoconti settimanali o quindicinali per mantenere i team aggiornati sugli obiettivi e sui risultati dei progetti. I resoconti sullo stato del progetto sono anche un ottimo modo per condividere il quadro generale con quegli stakeholder che non possono seguire nei dettagli i progressi di un progetto.

Il modo migliore per condividere un aggiornamento sullo stato di un progetto è farlo nello stesso posto in cui monitori il lavoro. Invece di perdere tempo a raccogliere manualmente i dati da una varietà di fonti, cerca uno strumento di gestione del lavoro che offra la possibilità di creare resoconti e di monitorare lo stato di progetti, in modo da poter ottenere informazioni in tempo reale semplicemente cliccando su un pulsante.

5. Valuta la riuscita di un progetto quando finisce

L'augurio è che tu consegua tutti i risultati finali dei tuoi progetti. Anche se ci riuscissi, è comunque importante raccogliere dati statistici e valutare il successo del tuo progetto. Hai raggiunto i risultati finali ma non hai rispettato i tempi previsti? O lo hai fatto senza dover impiegare tutto il tempo e le risorse a tua disposizione? Nel caso di un risultato finale esterno, come hanno reagito le parti interessate esterne? Organizza un debriefing con il tuo team di progetto per analizzare quanto fatto e ricavarne insegnamenti per i progetti futuri.

Dai un'occhiata a questi esempi prima di scrivere i risultati finali di un progetto

Il risultato finale che creerai dipenderà dagli obiettivi e dal piano del progetto e dovrebbe essere ragionevole per l'ambito del progetto. In altre parole, non cercare di conseguire qualcosa che non saresti mai in grado di realizzare nei tempi previsti o con le risorse che hai. Scrivere un ottimo risultato finale può aiutarti a realizzare un progetto di successo e raggiungere i tuoi obiettivi. Ecco alcuni progetti comuni e risultati finali realistici per ognuno di essi.

Piano di campagna di marketing

• Tipo di risultato finale: esterno

• Esempio di risultato finale esterno: un video di 60 secondi girato dal vivo in formato per YouTube.

Piano di vendita

• Tipo di risultato finale: interno

• Esempio di risultato finale interno: solida pianificazione delle vendite e delle operazioni, che illustri nei dettagli la strategia di vendita in entrata e in uscita, obiettivi di fatturato, clienti target e strumenti di vendita per l'anno fiscale 2022.

Piano di test di usabilità

• Tipo di risultato finale: esterno

• Esempio di risultato finale esterno: completare sessione test di usabilità con almeno 20 partecipanti il 4 agosto.

Lancio del marketing di prodotto

• Tipo di risultato finale: esterno

• Esempio di risultato finale esterno: promozione delle nuove funzionalità del prodotto tramite social, web e relazioni pubbliche.

Pianificazione di eventi aziendali

• Tipo di risultato finale: interno

• Esempio di risultato finale interno: festa aziendale virtuale il 18 dicembre.

Come Deputy ha migliorato la gestione dell'azienda con Asana

Deputy semplifica l'organizzazione delle risorse umane, in quanto consente ai datori di lavoro di organizzare facilmente i turni e monitorare le ore di lavoro. Inoltre, i dipendenti possono utilizzare l'app per registrare le ore lavorate e scambiarsi i turni. Organizzazioni di tutte le dimensioni, dalle PMI alle grandi imprese, utilizzano Deputy, tra cui Amazon, Aesop, Nike, Messina e Reliant Healthcare.

Gestire la tecnologia su larga scala è già difficile di per sé, ma una mancanza di processi standard può rendere le cose caotiche. In Deputy, i team utilizzavano strumenti di gestione del lavoro diversi, relegando informazioni in compartimenti stagni e causando problemi di comunicazione e perdite di dati. Queste inefficienze riducevano la chiarezza dei progetti e dei risultati finali in tutta l'azienda.

Deputy ha deciso allora di utilizzare un solo strumento di gestione della forza lavoro, al fine di semplificare la collaborazione e aumentare la trasparenza in tutta l'azienda. La scelta è ricaduta su Asana, perché soddisfaceva le esigenze aziendali e offriva la migliore esperienza utente.

È stato un sollievo avere tutto in un unico posto. Con Asana è molto più facile fare in modo che tutti remino nella stessa direzione.”

Asana è ora utilizzata in tutta l'azienda dai vari reparti.

• Il reparto marketing utilizza i moduli di Asana per ricevere le richieste e gestisce tutte le campagne sulla piattaforma. Questo ha reso più facile la collaborazione all'interno del team.

• Il servizio clienti monitora la creazione degli articoli per il centro assistenza, per garantire che tutti gli argomenti siano trattati in modo esaustivo.

• Gli addetti al successo del cliente gestiscono le implementazioni ai clienti in Asana, in modo che siano chiare tempistiche e responsabilità.

• L'ufficio contabilità e altri team aziendali si affidano alla piattaforma per gestire il proprio lavoro abituale, come la chiusura contabile di fine mese e i progetti di grandi dimensioni.

• Il Project Management Office (PMO) monitora i grandi progetti come la conformità e il trasferimento degli uffici. Le attività di Asana assicurano che nessun dettaglio venga trascurato.

• I tecnici aziendali pianificano i propri sprint trimestrali e mensili in Asana e la utilizzano per gestire progetti come l'implementazione di Zendesk per il team di assistenza clienti.

Nel complesso, Asana ha creato un unico punto di riferimento, che offre trasparenza sul lavoro svolto in tutta l'azienda e garantisce che ogni reparto si muova nella stessa direzione. La maggiore visibilità su progetti e risultati finali ha anche migliorato la fiducia, un aspetto particolarmente importante in un momento come questo, in cui è diffuso il lavoro da remoto e il 59% dei dipendenti lavora in orari asincroni.

Con Asana, i membri dei team possono facilmente vedere in tempo reale a cosa stanno lavorando gli altri e quando possono aspettarsi che i risultati finali vengano raggiunti. Quando ha terminato la propria parte, tutto ciò che un dipendente deve fare è contrassegnare un risultato finale come completato, affinché le persone giuste vengano informate, senza bisogno di inviare email. Ciò ha contribuito a promuovere l'efficienza in tutta l'organizzazione, perché responsabilità, risultati finali e scadenze sono chiari.

Per saperne di più su come Deputy utilizza Asana a livello aziendale, leggi il caso di studio completo.

Consegui i risultati finali di tutti i tuoi progetti

È una bella sensazione quella che si prova quando si ottiene ciò che si vuole, e conseguire i risultati finali di un progetto non è da meno. In definitiva, conseguire i risultati finali di un progetto dipende da come questi sono stati definiti e comunicati e dal monitoraggio degli obiettivi durante il progetto. Per dare al tuo team chiarezza e visibilità, prova uno strumento di gestione del lavoro.

Asana è uno strumento di gestione del lavoro progettato per aiutare i team a rimanere coordinati, rispettare le scadenze e raggiungere i propri obiettivi. Scopri di più su Asana.