Cos'è l'analisi degli stakeholder e perché è importante?

Pensa al tuo progetto come a un film nominato all'Oscar. Dopo averlo vinto, devi andare sul palco e fare il discorso. Chi ringrazi?

Nel project management, ringrazieresti gli stakeholder del progetto, ovvero quelle persone che avevano interessi nel progetto e che ti hanno aiutato a portarlo a termine. Esistono diversi tipi di stakeholder di progetto, dalle persone che svolgono effettivamente il lavoro a quelle che semplicemente lo approvano, passando per le persone per le quali stai lavorando, e tutte sono importanti.

Che tu ci creda o no, identificare gli stakeholder di un progetto può essere più difficile che scrivere il discorso per gli Oscar. Ed è qui che torna utile la mappa degli stakeholder. Creando questa mappa puoi identificare e gestire con facilità gli stakeholder del progetto. In questo articolo ti spiegheremo come fare e aumentare l'impatto del tuo progetto. Ecco come.

Cos'è uno stakeholder nella gestione di un progetto?

Gli stakeholder di un progetto sono quelle persone che possono influenzare il progetto a cui stai lavorando o che possono esserne influenzate. Gli stakeholder possono far parte di qualsiasi livello dell'organizzazione, dai collaboratori individuali ai dirigenti di alto livello, ma sono tutti coinvolti nel tuo progetto e sono importanti. Anche se gli stakeholder non sono direttamente coinvolti nel lavoro quotidiano relativo a un progetto, potrebbero essere comunque influenzati dal suo risultato.

Cos'è una mappa degli stakeholder?

Una mappa degli stakeholder è un metodo per identificare gli stakeholder del progetto e l'impatto che possono avere in base a due aspetti fondamentali: l'impatto e l'interesse. Una mappa degli stakeholder può aiutarti a comprendere chi ha un impatto alto o basso sul tuo progetto e chi ha un interesse alto o basso nel lavoro che stai svolgendo. In questo modo, puoi comunicare efficacemente con tutti gli stakeholder del progetto, nel modo che funziona meglio per loro.

Cos'è la gestione degli stakeholder?

Una volta creata una mappa, la gestione degli stakeholder è il processo di comunicazione con gli stakeholder del progetto. Con la gestione degli stakeholder, puoi assicurarti di stare condividendo le informazioni giuste al momento giusto, che siano aggiornamenti relativi alle attività, resoconti regolari sullo stato del progetto o panoramiche più ampie relative al progetto.

Una grossa parte della gestione degli stakeholder del progetto è la creazione di un piano di comunicazione. Come parte del piano, chiarisci quale canale (email, messaggi, piattaforma di gestione del lavoro) gli stakeholder dovrebbero usare e quando, con che frequenza i vari dettagli verranno comunicati e chi sarà responsabile per ogni canale.

Come identificare gli stakeholder del progetto

A grandi linee, quasi tutti possono essere influenzati dal risultato del tuo progetto. Ma nel caso della gestione dei progetti, gli stakeholder sono le persone coinvolte (in qualche modo) nel processo decisionale del progetto. Queste persone potrebbero essere stakeholder importanti che devono approvare i deliverable o membri del team che svolgono il lavoro per andare dal punto A al punto B. I destinatari potrebbero essere anch'essi stakeholder, in quanto saranno le persone più influenzate dalle decisioni che prendi.

Fondamentalmente, puoi identificare gli stakeholder del progetto facendoti una semplice domanda: “Il lavoro che sto facendo influenzerà questa persona?” Se la risposta è sì, probabilmente quella persona è uno stakeholder.

È importante notare che non tutte le persone che verranno influenzate dal tuo progetto hanno diritto di parola sul suo svolgimento. Gli stakeholder principali, come quelli di cui parleremo in questo articolo, sono quelli che hanno questo diritto. Sapere chi sono gli stakeholder principali può aiutarti a migliorare le relazioni con loro e a ottenere il consenso delle persone che contano di più.

I due tipi di stakeholder che potresti incontrare nel tuo progetto

A grandi linee, esistono due tipi di stakeholder di un progetto: interni ed esterni. Quelli interni sono probabilmente le persone a cui pensi quando pensi a uno stakeholder. Sono le persone che lavorano nella tua azienda, dai subordinati ai direttori, che sono coinvolte nel tuo progetto. D'altro canto, gli stakeholder esterni sono le persone che non fanno parte della tua azienda. Potrebbero essere clienti, un'agenzia o un appaltatore, utenti, investitori, fornitori o altri collaboratori esterni.

Tipi di stakeholder interni

• Project manager

• Membri del team che lavorano al progetto

• Manager del portfolio del progetto e/o manager del programma

• Sponsor del progetto, se ne hai uno.

• Direttori esecutivi

• Altri team interfunzionali interni

Tipi di stakeholder esterni

• Clienti

• Appaltatori

• Subappaltatori

• Utenti

• Investitori

• Fornitori

Vantaggi dell'analisi degli stakeholder

Gli stakeholder capaci hanno tanto da offrire al tuo progetto. Durante la fase di pianificazione, ti guidano per indicare la direzione del progetto. Gli stakeholder interni possono aiutarti a sviluppare un budget o un piano di gestione delle risorse. Sapere chi sono gli stakeholder esterni ti puoi aiutare a definire la finalità del progetto e gli obiettivi del progetto. Una volta che il progetto è partito, gli stakeholder migliori possono trovare supporto, aiutare quando le cose vanno male e a tenere alta la motivazione del team.

Capire chiaramente chi sono gli stakeholder può aiutarti a ottenere consenso e a realizzare il tuo progetto in maniera efficace. Inoltre, l'analisi degli stakeholder ti può aiutare a:

• ottenere maggiore supporto e più risorse

• aumentare la visibilità del progetto, soprattutto verso i dirigenti coinvolti

• evitare ostacoli costosi più avanti nel ciclo del progetto

• comunicare al momento giusto utilizzando i canali corretti

• condividere con gli stakeholder le informazioni che li interessano

Come creare una mappa degli stakeholder in quattro passaggi

Identificare e gestire gli stakeholder è un ottimo modo per far sì che il tuo progetto abbia successo. Una volta ottenuto il consenso da parte degli stakeholder principali, ti daranno l'aiuto che può essere fondamentale durante il ciclo di vita del progetto. In alternativa, senza stakeholder che ti supportano, potresti trovarti a dover definirne le aspettative a metà progetto, e ciò potrebbe portare a modifiche e rischi inutili. Per evitare questa situazione, segui questi quattro passaggi per creare una mappa degli stakeholder efficace.

Passaggio 1: identifica gli stakeholder

Prima di gestirne le aspettative, devi sapere chi sono gli stakeholder del tuo progetto. Assicurati di prendere in considerazione sia quelli interni che quelli esterni. Per capire chi sono queste persone, chiediti:

• A chi interessa questo progetto?

• Chi verrà influenzato da questo progetto?

• Chi può influenzare questo progetto?

• Chi può approvare/rifiutare questo progetto?

Se hai bisogno di aiuto per monitorare gli stakeholder, prendi in considerazione la creazione di un grafico RACI o un registro degli stakeholder per monitorare chi sono queste persone, perché sono importanti e quale sarà il loro impatto sul progetto. Prima di passare al secondo passaggio, fai un ultimo sanity test. Chiediti:

• Ci sono altri stakeholder interni che dovrei prendere in considerazione, ad esempio manager delle risorse o manager dei portfolio di progetto?

• Ho incluso tutti i leader e i manager principali?

• Ci sono degli stakeholder esterni che non ho coinvolto che potrebbero essere influenzati dal risultato di questo progetto?

Passaggio 2: determina i livelli di influenza-interesse degli stakeholder

Promuovere il coinvolgimento degli stakeholder può alzare l'asticella della qualità del tuo progetto. Il metodo migliore per ottenere un elevato coinvolgimento è creare una mappa che sia chiara e che definisca il livello di influenza-interesse di ogni stakeholder. Questa griglia, che a volte viene chiamata griglia potere-interesse o matrice dell'interesse, è il metodo migliore per avere davanti agli occhi i quattro gruppi principali di stakeholder.

I quattro gruppi principali di stakeholder sono:

• alta influenza e alto interesse. Queste persone probabilmente sono quelle che approvano o sponsorizzano il progetto. A livello esterno, potrebbero essere partner o clienti chiave. Assicurati di comunicare regolarmente con loro e che le vostre aspettative siano allineate. Durante il corso del progetto, assicurati di collaborare con questi stakeholder: pensali come alle pedine fondamentali del tuo team di stakeholder.

• alta influenza e basso interesse. Queste persone possono bloccare o sostenere il tuo progetto, ma probabilmente non ne hanno alcun interesse. Potrebbero essere dei lontani partner interfunzionali o leader esecutivi della tua azienda. Assicurati che conoscano le informazioni fondamentali relative al tuo progetto e chiedi agli stakeholder che hanno alta influenza e alto interesse di aiutarti a gestire la relazione con queste persone in caso di bisogno. Ricordati che, anche se il loro interesse è basso, il loro lavoro potrebbe essere influenzato dal tuo, e non vuoi che questa cosa diventi una sorpresa inaspettata. Durante il corso del progetto, dai a questi stakeholder le informazioni necessarie per assicurarti che siano soddisfatti dall'avanzamento del progetto.

• bassa influenza e alto interesse. Probabilmente non avrai bisogno di approvazioni da questo gruppo di stakeholder, soprattutto sui dettagli iniziali. È più importante tenere informati questi stakeholder nel quarto passaggio. Durante il corso del progetto, tienili informati.

• bassa influenza e basso interesse. Questi sono stakeholder secondari. In base alle dimensioni e alla complessità del tuo lavoro, potresti saltuariamente inviare loro i resoconti sullo stato del progetto, oppure informarli solo alla fine. Tuttavia, durante il corso del progetto, assicurati di comunicare con loro nel caso in cui desiderassero far parte attivamente del progetto.

Passaggio 3: comprendi le necessità degli stakeholder

La realtà è che ad alcuni stakeholder potrebbero non piacere alcuni aspetti del progetto. In qualità di project manager, è tua responsabilità comprendere le loro necessità e prospettive e raggiungere una soluzione che non influenzi negativamente la riuscita del progetto. Non è compito tuo fare tutto quello che chiedono gli stakeholder, ma lo è ascoltare e comprendere le loro esigenze.

A volte, quello che può sembrare uno “stakeholder difficile” è solamente una persona che ha priorità diverse dalle tue. Può anche darsi che il tuo lavoro ostacoli il loro. Se cerchi di vedere le cose dalla loro prospettiva, hai più possibilità di trovare una soluzione e trasformare la situazione in uno scenario di reciproco vantaggio.

Quando sei in dubbio, mettiti nei panni dell'altra persona. Chiediti:

• Di cosa hanno bisogno?

• Che livello di comunicazione desiderano?

• Qual è la strategia di comunicazione più efficace?

• Esistono dei fattori o delle persone che influenzano questi stakeholder?

• In che modo puoi identificare in maniera precisa gli interessi degli stakeholder?

Passaggio 4: tieni informati gli stakeholder

Una volta che hai identificato gli stakeholder e che hai pensato alle loro necessità, assicurati di invitarli alle sessioni di programmazione del progetto e alla riunione per il lancio, se ne hai organizzate. Gli stakeholder principali dovrebbero inoltre approvare il project charter, il piano del progetto, gli obiettivi del progetto e le finalità del progetto.

Mano a mano che il tuo progetto inizia a partire, assicurati di informare tutti gli stakeholder interessati riguardo le modifiche e l'avanzamento. Oltre ad aumentare la visibilità, documentare i processi fin dagli inizi riduce il rischio di avere dei problemi di comunicazione più avanti.

Anche se dovresti invitare tipi diversi di stakeholder, assicurati di dare la priorità a quelli principali. Non ti serve l'approvazione di tutti su tutto. Quando sei in dubbio, consulta la mappa degli stakeholder per identificare con chi devi comunicare.

Potresti incontrare frequentemente alcuni degli stakeholder, ad esempio quelli che hanno alta influenza e alto interesse, per discutere il progetto e gestire gli ostacoli imprevisti. Tuttavia, per assicurarti che anche gli altri stakeholder siano informati, invia aggiornamenti sullo stato del progetto regolari che contengano gli ultimi traguardi completati, eventuali ostacoli e i passaggi successivi. Ti consigliamo di inviare un aggiornamento ogni due settimane o più frequentemente se stai gestendo un'iniziativa complessa.

Le insidie più comuni relative alla creazione di una mappa degli stakeholder

Quando si parla di comunicazione con gli stakeholder, non esiste la soluzione perfetta. Di seguito scoprirai però le insidie più comuni e come evitarle.

Mancanza di confini

• Problema: alcuni stakeholder troppo zelanti stanno provocando uno slittamento del progetto.

• Soluzione: implementa un processo di controllo di modifica.

A volte capita che stakeholder troppo zelanti abbiano un impatto negativo sul progetto. Hai impiegato molto tempo a pianificare il progetto e a definire i deliverable, ma se troppi stakeholder hanno idee per nuovi deliverable, cronologie aggiornate o budget modificati, il tuo progetto potrebbe deragliare rapidamente.

Il metodo migliore per stabilire dei confini con gli stakeholder è implementare un processo di controllo di modifica. Creando un processo per proporre, verificare e accettare le modifiche alle finalità del tuo progetto, puoi far sì che sia dinamico e aggiornato, senza preoccuparti che subisca uno slittamento. Di seguito troverai i quattro elementi del processo di controllo di modifica.

1. Lo stakeholder invia una richiesta di modifica.

2. Gli stakeholder principali verificano la richiesta.

3. La modifica viene approvata, rifiutata o rinviata.

4. Gli obiettivi e la finalità del progetto vengono modificati di conseguenza.

Dimenticarsi di includere alcuni stakeholder

• Problema: durante la fase iniziale di identificazione degli stakeholder, hai scordato uno stakeholder che è altamente interessato all'iniziativa.

• Soluzione: coinvolgi il team del progetto nella fase di identificazione degli stakeholder.

Inevitabilmente, potresti scordati di uno stakeholder interfunzionale oppure pensare a uno stakeholder e scordarti di aggiungerlo all'elenco o di calcolarne il livello di influenza-interesse. Questi tipi di errori succedono, ma è bene evitarli il più possibile, soprattutto quando riguardano stakeholder che hanno alta influenza o interesse.

Il metodo migliore per far sì che questo non accada è coinvolgere il team di progetto durante il processo di identificazione degli stakeholder. Prendi in considerazione l'organizzazione di una sessione di brainstorming per identificare e classificare tutti gli stakeholder, in modo da evitare di scordarne qualcuno. Se non hai ancora la certezza completa, fai leggere l'elenco al tuo manager o allo sponsor del progetto per assicurarti di non dimenticare nessuno. Quando sei in dubbio, chiedi!

Non inserire gli stakeholder nelle fasi iniziali

• Problema: hai già fatto partire il progetto e solo dopo hai iniziato l'analisi degli stakeholder.

• Soluzione: la prossima volta, crea subito una mappa degli stakeholder.

È un'insidia ovvia, ma ha senso inserirla nella lista. Se scordi uno stakeholder, impara la lezione per il prossimo progetto. Ad esempio, se hai ricordato di creare la mappa degli stakeholder solo dopo il lancio del progetto, prendi un appunto per ricordarti di fare il contrario la prossima volta.

La chiarezza è la chiave per gestire gli stakeholder

Per assicurarti che il progetto parta senza problemi, devi assicurarti che le aspettative degli stakeholder corrispondano ai deliverable del progetto. In altre parole, devi aumentare e incoraggiare la chiarezza in tutti gli aspetti del progetto.

Il metodo migliore per farlo è usare uno strumento di gestione del lavoro come Asana. Gli strumenti di gestione del lavoro ti aiutano a coordinare le persone e il lavoro in tutti i livelli della tua organizzazione. Per scoprire di più, leggi la nostra introduzione alla gestione del lavoro.