Undici modelli di progetto per partire col piede giusto

A tutti piace vedere un progetto che procede senza intoppi: il piano è chiaro, tutti sanno quello che devono fare e quali sono le scadenze, e il progetto viene completato in tempo e rispettando il budget. Ma cosa succede se la persona incaricata di pianificare e gestire il progetto sei tu?

La pianificazione di un progetto richiede tempo e, per farlo partire, tanto lavoro manuale e ripetitivo, ad esempio creare sezioni e modelli di attività e distribuire le informazioni agli stakeholder e ai collaboratori. I modelli di progetto possono aiutarti a ridurre il carico di lavoro a inizio progetto, in modo che sia tu che i membri del tuo team possiate iniziare nel migliore dei modi. Inoltre, un buon modello di progetto non semplifica l'inizio di un solo progetto, ma ti aiuta a creare correttamente i design di progetto futuri.

Cos'è un modello di progetto?

Invece di dover pianificare un progetto da zero, un modello di progetto ti dà una base dalla quale partire. A seconda dello strumento utilizzato, il tuo modello di progetto potrebbe includere sezioni, incarichi di esempio, etichette delle attività e molto altro. Un modello di progetto ti consente di avere una soluzione "plug and play" e di partire in vantaggio.

In che modo i modelli aiutano la pianificazione di un progetto?

Un piano di progetto mostra tutte le componenti chiave di cui il tuo team deve essere a conoscenze per raggiungere gli obiettivi del progetto con successo. Un buon piano di progetto definisce i deliverable, l'ambito del progetto e il programma del progetto. In particolare, un buon piano dovrebbe tenere sotto controllo i sette aspetti fondamentali di un progetto elencati di seguito.

• obiettivi

• metriche del successo

• stakeholder e ruoli

• budget

• traguardi e risultati finali

• cronologia e programma

• Piano di comunicazione

Questi elementi non saranno inseriti in tutti i modelli di progetto per impostazione predefinita. Tuttavia, un buon modello di progetto ti fornirà delle attività di esempio per aiutare te e il tuo team a rispondere alle necessità del progetto, pianificare i deliverable e a partire in tempo record.

Trovare lo strumento giusto per creare modelli di progetto

La qualità dello strumento utilizzato per creare modelli di progetto è importante quanto la qualità del modello di progetto stesso, se non di più. Esistono diversi strumenti di project management creati per aiutare i team a pianificare i progetti, ma non sono tutti uguali.

Ovviamente vorrai uno strumento che offre modelli di progetto semplici e gratuiti, ma non dovrebbe essere l'unica voce presente sulla tua lista dei desideri. Per trovare lo strumento di creazione di modelli di progetto che soddisfa tutte le tue esigenze, cercane uno abbastanza flessibile, che consenta al tuo team di pianificare progetti complessi, che partano dal deliverable iniziale all'obiettivo finale del progetto.

Crediamo che Asana sia un ottimo punto di partenza. Asana è uno strumento di gestione del lavoro che consente al tuo team di coordinare non solo i progetti, ma anche i processi. Le piattaforme di gestione del lavoro aiutano il tuo team a completare progetti individuali, ma ti aiutano anche a creare processi ripetibili e sistemi affidabili che il tuo team può utilizzare non solo per un progetto, ma per tutti.

Undici modelli di piani di progetto semplici e gratuiti

Se non ti ritieni un project manager professionista e non sai da dove cominciare, sei nel posto giusto. Di seguito troverai 11 modelli che ti aiuteranno a far partire il tuo prossimo progetto in men che non si dica.

1. Modello di progetto semplice: inizia

Non esistono progetti identici, ma tutti i piani di progetto hanno alcuni elementi di base in comune. Obiettivi, deliverable e cronologie chiare danno una struttura al tuo piano di progetto.

Inoltre, ti aiutano a suddividere in passaggi più piccoli e concreti quel progetto di grandi dimensioni che ti mette in difficoltà. Assicurati di creare il tuo team di progetto, ovvero le persone che ti aiuteranno a portarlo a termine, e di definire chiaramente i ruoli di ogni persona coinvolta.

Se non sai ancora da dove cominciare, prova il nostro modello di piano di progetto semplice. Ti aiuterà a organizzare le attività da svolgere all'interno del progetto in una pianificazione e in un insieme di traguardi, oltre a mostrarti con facilità i livelli di priorità e gli stati delle attività.

2. Modello per product marketing: pianifica il prossimo lancio

I manager del product marketing hanno tante responsabilità. Fanno ricerche di mercato per delineare la strategia di prodotto, definiscono il messaggio e il posizionamento e lanciano nuovi prodotti sul mercato. Sono inoltre i project manager de facto di un lancio di prodotto poiché coordinano i team di prodotto, marketing e creativi per assicurarsi che i nuovi prodotti siano pronti per la consegna e che le risorse di lancio vengano consegnate in tempo.

Invece di ripartire da zero per ogni lancio di cui sei responsabile, usa il nostro modello di lancio del product marketing per creare il tuo piano. Grazie all'inclusione di passaggi come l'impostazione degli obiettivi di lancio e la definizione di una strategia di canale, non ti scorderai gli elementi fondamentali del lancio di un prodotto.

3. Modello di calendario dei contenuti: rispetta le scadenze di pubblicazione

Gestire un calendario dei contenuti è un progetto continuativo che richiede di tenere sotto controllo tanti aspetti. Dall'assegnazione del lavoro agli autori alla produzione di risorse visive, passando per la coordinazione delle revisioni e delle modifiche del copy, qualsiasi contenuto che crei è come se fosse un mini progetto con passaggi definiti chiaramente.

Per tenere sotto controllo la produzione di contenuti, sfrutta il nostro modello del calendario dei contenuti. Con questo modello potrai gestire tutti i contenuti in fase di scrittura, modifica e pubblicazione in un unico posto, dalla fase di ideazione al loro completamento.

4. Modello per campagna di marketing: definisci il tuo piano

La pianificazione e l'esecuzione sono gli elementi chiavi di una campagna di marketing di successo. Ma se è la prima volta che ne gestisci una, potresti sentire il peso del pensare a tutti gli aspetti del lavoro che vanno completati. Quali risorse devono essere create? Chi le creerà? E se si perde qualcosa?

Con il nostro modello di campagna di marketing, potrai definire tutto il piano della campagna e gestire la sua realizzazione quotidiana con il tuo team. Usalo per tenere sotto controllo le risorse e i deliverable, pianificare ed eseguire la tua strategia di canale e molto altro.

5. Modello di gestione delle agenzie: azzecca la tua prossima collaborazione

Per la maggior parte dei progetti, probabilmente dovrai creare un team formato da collaboratori interni. Tuttavia, in alcuni casi potresti rivolgerti a un'agenzia creativa o di marketing per svolgere il tuo progetto. Che sia una campagna pubblicitaria, un restyling del marchio o un'iniziativa di ricerca, una collaborazione di successo parte da un piano chiaro e da una coordinazione continua e affiatata, che può diventare una sfida se si collabora soprattutto tramite email o teleconferenze settimanali.

Fortunatamente esiste un modello per gestire il tuo prossimo progetto con un'agenzia esterna. Usalo per redigere il tuo brief creativo, tenere sotto controllo i deliverable, le attività in corso, i livelli di priorità e i budget in un unico posto, in modo da poterti concentrare sul collaborare per creare lavoro di ottima qualità.

6. Modello per ricerche sugli utenti: organizzare progetti di ricerca UX

La ricerca sugli utenti è una parte fondamentale del processo di sviluppo di un prodotto. È in questa fase che i product manager e i ricercatori che si occupano di esperienza utente vengono a conoscenza dei bisogni e degli obiettivi dei loro clienti, scoprendo informazioni approfondite che rivelano opportunità per il prodotto completamente nuove.

Guidare un progetto di ricerca non è un compito facile. Dal trovare i partecipanti, al raccogliere e analizzare i dati e creare raccomandazioni, ci sono tanti aspetti da pianificare e gestire. Il nostro modello per ricerche sugli utenti facilita la definizione degli obiettivi e delle domande relative alle ricerche con il tuo team e mantiene organizzate le vostre osservazioni. In questo modo, i frutti del vostro lavoro non si perderanno in un file di testo o in un foglio di calcolo.

7. Modello per pianificazione sprint: gestire team agili

La pianificazione degli sprint aiuta i team tecnici e di progetto Agile ad assegnare la priorità alle attività e a decidere chi potrà occuparsi di determinati progetti. La pianificazione degli sprint, insieme alle riunioni stand-up quotidiane e alle retrospettive di sprint, fanno parte di un framework Scrum più ampio.

Il tuo team è impegnato e non vuoi un modello di pianificazione degli sprint difficile da organizzare o consultare. Allo stesso tempo, hai bisogno di accedere a diversi dati relativi al progetto, tra cui i dettagli del prodotto, chi sta lavorando a cosa, lo stato del lavoro, il livello di priorità e le date di scadenza. Con il nostro modello per pianificazione degli sprint, avrai a disposizione il framework per completare questo tipo di lavoro, riuscendo a far risparmiare tempo al tuo team per muoversi rapidamente, creare velocemente e consegnare spesso.

Modello di ordine del giorno delle riunioni del consiglio di amministrazione: creare verbali delle riunioni

Per il tuo consiglio di amministrazione è fondamentale che le riunioni siano produttive, ma per pianificarne una ci vuole impegno. Il consiglio di amministrazione deve avere a disposizione un metodo semplice per pianificare, condividere e archiviare le informazioni fondamentali per le riunioni future, senza dover sprecare tempo a cercarle in email o fogli di calcolo.

Pianifica riunioni efficaci e fattibili con il nostro modello. Il nostro modello di ordine del giorno delle riunioni del consiglio di amministrazione è il posto in cui condividere l'ordine del giorno in anticipo, individuare le attività da svolgere e archiviare documenti importanti, ad esempio verbali passati o documenti di riferimento.

Modello per la gestione di richieste di lavoro: semplifica la procedura di ricezione

Quando le richieste di lavoro vengono inviate da diverse piattaforme e in diversi formati, se ne può perdere rapidamente il controllo. Per far sì che nulla vada perso, ti serve un luogo centralizzato nel quale gestire e monitorare le richieste. Inoltre, per semplificare il flusso di lavoro del tuo team, avrai anche bisogno di una procedura per riceverle, che ti garantisca di avere le stesse informazioni in ogni richiesta.

Per farla breve, avrai bisogno di un modello per la gestione delle richieste di lavoro. Che tu stia ricevendo brief di creatività, richieste di lavoro o richieste IT, è fondamentale avere una fonte di verità centralizzata per queste richieste. In seguito, combina il modello per la gestione delle richieste di lavoro con i moduli, per assicurarti di ricevere tutti i dettagli fondamentali quando le richieste vengono inviate.

10. Modello di piano di vendita: stabilisci obiettivi ambiziosi

Il tuo piano operativo e di vendita non dovrebbe essere un documento che crei all’inizio di un ciclo di vendita e poi metti da parte. Affinché i tuoi team di vendita possano creare e mantenere una base solida, devono poter accedere a un piano di vendita strutturato e finalizzato.

Grazie a un modello di piano di vendita efficace, avrai a disposizione un metodo semplice e centralizzato per registrare gli obiettivi del team di vendita, i destinatari, gli obiettivi dei ricavi, le strategie e gli ostacoli che si potrebbero presentare. Prova il nostro modello di piano di vendita per scoprire la struttura che ti serve per preparare ogni aspetto del tuo piano di vendita.

11. Checklist per la gestione dei nuovi dipendenti: standardizza l'onboarding

I manager impiegano talmente tanto tempo e si impegnano così a fondo per trovare il candidato giusto che la preparazione al suo arrivo può essere fatta di corsa. Tuttavia, per offrire al nuovo dipendente un'esperienza ottimale, potresti standardizzare il processo di onboarding e fare in modo che tutti i responsabili delle assunzioni svolgano questo compito con successo.

La checklist per la gestione dei nuovi dipendenti è un processo standardizzato che tutti i manager devono seguire. La checklist dovrebbe includere le attività fondamentali che ogni manager dovrebbe svolgere, tra cui email di benvenuto, riunioni individuali per presentarsi, richieste di configurazione da parte del reparto IT e molto altro. Anche se ogni reparto avrà diverse tradizioni e requisiti di formazione, la standardizzazione dell'esperienza generica di onboarding con il nostro modello di checklist per la gestione dei nuovi dipendenti farà in modo che tutti i manager e tutti i dipendenti affrontino l'onboarding con successo.

Modelli di progetto personalizzati

Potrebbero esserci dei casi in cui il tuo team ha dei flussi di lavoro specifici che desideri inserire in un modello. In questo caso, vorrai avere la possibilità di trasformare in modelli i progetti completati in precedenza, mantenendo alcuni dettagli, ad esempio le attività, i traguardi fondamentali e le fasi. Una volta creato un piano di progetto solido, il passo successivo è trasformarlo in un modello che potrai utilizzare in futuro.

Con uno strumento di gestione del lavoro come Asana, puoi trasformare qualsiasi progetto completato in passato in un modello. A quel punto, tutto quello che dovrai fare sarà scegliere la data di inizio e di fine del progetto e potrai iniziarlo partendo da un piano di progetto solido e personalizzato.

Modelli di progetto migliori = migliore pianificazione dei progetti

Far partire un nuovo progetto può essere un'esperienza stressante, soprattutto se sei la persona incaricata della pianificazione e della gestione.

Non importa di quale progetto tu sia responsabile. Lanci di prodotto, campagne marketing, di tutto e di più: i modelli ti danno un punto di partenza in modo da non dover iniziare da zero ogni volta. E quando usi uno strumento di project management come Asana, i tuoi progetti probabilmente rispetteranno le scadenze.

Pronto a pianificare il prossimo progetto? Prova un modello di progetto creato da Asana.