Come creare e gestire un calendario di progetto per far sì che il tuo team raggiunga il successo

Ci sono dei giorni in cui più che al lavoro ti sembra di essere su un campo di battaglia? Ecco alcuni segnali: il lavoro è suddiviso in compartimenti stagni e mal organizzato, le diverse attività dei progetti non sono collegate tra loro e spesso le scadenze non vengono rispettate. Hai scarsa o nessuna visibilità sui flussi di lavoro del tuo team e, di conseguenza, ti trovi a fare due volte la stessa cosa a causa della mancanza di comunicazione. La buona notizia è che molti di questi problemi possono essere risolti con un calendario di progetto.

Ma non temere, sei in buona compagnia. I dati del sondaggio Pulse of the Profession del 2019 mostrano che le organizzazioni hanno sprecato quasi il 12% dei loro investimenti in spese di progetto a causa di prestazioni poco efficienti. La gestione dei progetti può aiutarti a ripartire da una base solida, trasformando il caos in ordine.

Ancora meglio, puoi gestire la tua giornata lavorativa con un calendario di progetto, un elemento essenziale del processo di gestione dei progetti che ridurrà lo spreco di tempo e risorse. Che tu stia raccogliendo tutti gli elementi per creare una scaletta dei contenuti, per il lancio di un prodotto o la roadmap di un evento, sapendo cosa è già successo e cosa c'è in programma sentirai di avere il controllo della situazione.

Cos'è un calendario di progetto?

Un calendario di progetto raccoglie tutte le attività in uno spazio visibile e centralizzato a cui tutto il team può accedere. In questo modo, potrai avere una panoramica generale del programma del progetto così da poter vedere le scadenze di ogni attività. Inoltre, i singoli collaboratori potranno pianificare in anticipo e organizzare il lavoro dei progetti più importanti. Con un buon calendario di progetto, sarai sempre al corrente di ciò che succede e saprai esattamente cosa dovrai fare oggi, la prossima settimana e oltre. E, poiché anche il tuo team può accedervi, tutti possono vedere facilmente quali attività devono essere completate e quali sono in programma.

Tipi di calendari di progetto

Cos'è la prima cosa che ti viene in mente quando pensi a un calendario di progetto? A un foglio di calcolo Excel formattato per sembrare un calendario o a un sistema come Google Calendar? Oppure pensi fuori dagli schemi e immagini un calendario in uno strumento di project management?

Esistono vari modi per creare un calendario di progetto, e parte del tuo lavoro come project manager (anche se questo non è il tuo ruolo ufficiale) è trovare un sistema che funzioni per il tuo team. Ecco una rapida anteprima dei pro e dei contro dei tre modi principali per creare un calendario di progetto.

I pro e i contro di un calendario di progetto in Excel

Forse, il modo più tradizionale di creare un calendario di progetto è farlo in un foglio di calcolo Excel, in cui modificherai le righe e le colonne per farlo somigliare a un tradizionale calendario mensile.

Pro

• Probabilmente, il tuo team ha già accesso a questo strumento e sa come usarlo.

• Excel include modelli di calendario di progetto, quindi non devi iniziare da zero.

• Puoi espandere e comprimere le celle a seconda di quante informazioni aggiungi.

Contro

• Poiché Excel non è stato progettato specificamente per creare calendari di progetto, potrebbe essere difficile registrare e monitorare il lavoro con questo strumento.

• È difficile includere dettagli, file e altro lavoro supplementare a cui il tuo team potrebbe aver bisogno di accedere.

• Una volta creato un calendario di progetto su Excel, potrebbe essere difficile riformattarlo o modificarne l'aspetto.

I pro e i contro di un calendario di progetto su Google Calendar

Un altro modo per creare un calendario di progetto è quello di utilizzare un sistema di gestione del calendario come Google Calendar, in cui gli eventi corrispondono alle attività in programma.

Pro

• Probabilmente, il tuo team ha già accesso a questo strumento e sa come usarlo.

• Poiché la maggior parte di questi sistemi offre la possibilità di gestire più calendari alla volta, puoi visualizzare simultaneamente il tuo calendario personale e quello degli eventi di lavoro della tua azienda.

• Gli eventi del calendario hanno solitamente un titolo e una descrizione, quindi puoi usare il titolo dell'evento come titolo dell'attività e aggiungere ulteriore contesto nella descrizione.

Contro

• I sistemi per la gestione del calendario come Google Calendar sono stati progettati per mostrare eventi, non attività e deliverable.

• Avere diversi "eventi" in un giorno può essere stressante.

• Cercare di visualizzare simultaneamente le attività in programma nello stesso strumento che usi per le riunioni può generare confusione e disorganizzazione.

I pro e i contro di usare uno strumento di project management per il tuo calendario di progetto

Gli strumenti di gestione dei progetti sono dotati di funzionalità robuste per aiutare te e il tuo team a coordinare e portare avanti i progetti più ambiziosi. Con uno strumento di gestione dei progetti, il tuo team può visualizzare il progetto in diversi modi: su un calendario, in una bacheca Kanban e su una cronologia.

Pro

• Gli strumenti di gestione dei progetti ti permettono di visualizzare le attività del tuo progetto più da vicino: clicca su ogni attività per maggiori dettagli, contesto e allegati rilevanti.

• Puoi integrare facilmente il tuo calendario di progetto nei tuoi strumenti aziendali preferiti, così che il tuo team possa accedere a tutti i file e al contesto di cui ha bisogno per svolgere il proprio lavoro in un unico posto.

• In uno strumento di gestione dei progetti puoi alternare le viste per visualizzare le stesse informazioni del progetto in modi diversi, come il calendario, una bacheca Kanban, la lista di cose da fare e la cronologia. In questo modo, le parti interessate possono vedere le attività nel modo che più preferiscono.

Contro

• Il tuo team potrebbe non avere dimestichezza con uno strumento di project management.

• Gli stakeholder interfunzionali dovranno accedere a questo strumento per visualizzare il tuo calendario di progetto.

Come faccio a creare un calendario di progetto?

Iniziamo! Per creare i tuoi calendari per la pianificazione dei progetti, ti suggeriamo di utilizzare uno strumento di project management che ti offre una serie di preziose funzionalità, consentendoti di:

• creare e spostare facilmente le attività

• modificare le date di scadenza

• designare i titolari delle attività

• condividere materiali

• migliorare e semplificare la comunicazione

• visualizzare tutto il lavoro del tuo team in uno spazio centralizzato

• passare da una vista all'altra,  come calendario, diagramma di Gantt o bacheca Kanban

• rispettare le scadenze

• utilizzare le integrazioni

Bene, torniamo alla creazione del tuo calendario. Ecco le azioni concrete che dovrai mettere in pratica:

1. Definisci i passaggi. Pianifica la procedura da seguire dall'inizio alla fine per portare a termine il progetto. Individua eventuali dipendenze. Per il momento, non preoccuparti delle tempistiche.

2. Definisci le date di inizio e di fine. Ora, dai uno sguardo generale ai passaggi e aggiungi date realistiche a ognuno di essi.

3. Individua gli stakeholder. Assegna ogni passaggio al membro del team adeguato, rendendo chiare le responsabilità.

4. Apporta tutte le modifiche necessarie. Il tuo calendario di progetto è un documento dinamico. Assicurati di controllarlo spesso e di distribuire il lavoro man mano che il tuo piano di progetto si evolve.

Condividi il tuo calendario di progetto con le parti interessate una volta che è stato creato, in modo che tutti siano allineati e capiscano cosa ci si aspetta da loro nei giorni, settimane o mesi a venire. Incoraggia i membri del team a usarlo ogni giorno per comunicare i loro progressi e condividere i documenti.

Dieci suggerimenti su come gestire il tuo calendario di progetto

Come per tutti gli strumenti aziendali, esistono delle best practice anche per usare i calendari di progetto. Ecco alcuni consigli per aiutarti a gestire il tuo calendario in modo più efficace:

1. Non complicare le cose: assicurati di aggiungere i dettagli (titolare, date di scadenza, informazioni sul progetto, materiali di riferimento, ecc.) e di farlo in modo chiaro.

2. Usa un codice colore per visualizzare facilmente le attività.

3. Duplica le attività quando necessario: molte si ripeteranno così come la tipologia. Approfittane e duplica le attività o i requisiti invece di iniziare ogni volta da zero.

4. Assicurati che il carico di lavoro del team sia bilanciato: prova a individuare chi potrebbe averne troppo o troppo poco e modifica il calendario del progetto tutte le volte che lo ritieni necessario.

5. Monitora regolarmente: puoi identificare rapidamente i deliverable non consegnati in tempo consultando il calendario di progetto.

6. Apporta modifiche man mano che il lavoro avanza: gli strumenti di gestione dei progetti ti permettono di trascinare le date per modificarle facilmente.

7. Crea cronologie di progetto che mostrano la durata di ogni singola attività all'interno del tuo progetto.

8. Imposta i traguardi del progetto: questo ti consentirà di misurare l'avanzamento e condividere i successi.

9. Condividi il tuo calendario con le parti interessate: invece di rispondere alle domande sullo stato del progetto, puoi rimandare tutte le parti interessate al tuo calendario.

10. Crea modelli di calendario di progetto che puoi riutilizzare per lavori futuri.

Tre esempi di calendario di progetto

I calendari di progetto sono estremamente versatili e possono adattarsi a qualsiasi progetto. Questa flessibilità è uno degli aspetti più interessanti. Inoltre, sono riutilizzabili: se hai un tipo di progetto che tende a ripetersi, puoi creare un modello che puoi usare di nuovo, risparmiando tempo.

Ecco alcuni esempi di calendario di progetto.

1. Calendario editoriale

Un calendario di progetto editoriale ti aiuta a mantenere la produzione dei contenuti sotto controllo gestendoli tutti in un unico posto e mettendo in evidenza le date importanti e le scadenze. Attività e scadenze sono facilmente accessibili. Assegna le attività alle parti interessate (autori, redattori, designer e anche editori) e assegna a ogni articolo una data di pubblicazione in modo da sapere quali e quando sono le prossime uscite. Gestisci il tuo intero piano dei contenuti con questo modello.

2. Piano di progetto di marketing

Se il tuo progetto di marketing riguarda un evento in programma o il lancio di una campagna, un calendario di progetto è fondamentale per garantirne il successo. Una gestione efficace del progetto, attraverso un calendario, permette ai professionisti del marketing di centralizzare la comunicazione, collaborare e creare processi ripetibili. Definisci il tuo piano di marketing, includendo date, titolari e tipi di iniziative (relazioni pubbliche, social media, ecc.). Il cambiamento è costante nel mondo del marketing, e questo significa dover posticipare le scadenze rapidamente e adattare le date per mantenere il piano di marketing aggiornato. Utilizza un modello per rendere chiare le responsabilità all'intero team di marketing.

3. Roadmap di prodotto

Crea e aggiorna la tua roadmap del prodotto in uno spazio centralizzato: il tuo calendario di progetto. Qui puoi comunicare le tempistiche e la strategia mentre monitori diverse linee di prodotto in un unico posto. Potrai anche condividere la roadmap per ottenere feedback e consensi. Grazie a questo modello di calendario di progetto avrai sempre una visione chiara delle priorità aziendali e di prodotto.

Semplifica la tua vita lavorativa

Chi usa gli strumenti a proprio vantaggio è una persona saggia. Un calendario di progetto è solo un modo semplice per rendere il tuo lavoro quotidiano più fluido ed efficiente. Guarda come Redshift di Autodesk è cresciuta del 30% all'anno per tre anni consecutivi grazie alla gestione dei contenuti editoriali e all'utilizzo dei calendari di progetto su Asana.