Nove strategie per gestire facilmente più progetti contemporaneamente

Se stai gestendo un team o un programma, probabilmente hai più progetti in corso allo stesso tempo. Ma monitorare tutti gli elementi può diventare complicato. Senza un buon processo per gestire più progetti, è difficile sapere a quale lavoro dare la priorità, come aiutare il tuo team a gestire efficacemente il proprio carico di lavoro e se tutto procede secondo i piani.

Fortunatamente esiste un metodo migliore. Se ti stai affannando per cercare di organizzare e gestire il lavoro nei diversi progetti o vuoi assicurarti che il tuo team abbia un carico di lavoro gestibile, queste dieci strategie ti aiuteranno a mantenere tutto sotto controllo.

1. Scegli un posto per ospitare tutti i tuoi progetti

• Problema: mancanza di visibilità in tutti i tuoi progetti.

• Soluzione: pianificare e gestire tutti i progetti del tuo team in un unico posto.

Per esempio, se stai gestendo una roadmap di prodotto con più lanci di prodotti, vorrai sapere esattamente quanti lanci ci sono, cosa include ciascuno di essi e quando è previsto. Pianificare e gestire tutti i tuoi lanci in un unico posto ti permette di visualizzare rapidamente tutto ciò che è in corso e lo stato della tua roadmap completa. Cosa dovresti usare come strumento di gestione multiprogetto? Se non ne stai già usando uno, una piattaforma di gestione del lavoro o di progetto è il miglior strumento per questo tipo di lavoro e, idealmente, uno che sia flessibile, facile da usare e collaborativo. Noi di Asana (ovviamente) pensiamo che Asana sia un'ottima opzione da considerare.

2. Definisci obiettivi, piani, responsabilità e aspettative fin dall'inizio

• Problema: hai riscontrato delle incongruenze nelle consegne e nei processi.

• Soluzione: definisci chiaramente obiettivi, piani e responsabilità.

Senza un flusso di lavoro standard o un processo di pianificazione del progetto, ogni progetto è probabilmente gestito in modo diverso. Di conseguenza, le consegne sono in ritardo, il tempo viene sprecato per creare ogni volta un nuovo processo, ed è molto probabile che qualcosa venga dimenticato.

Per risolvere questa situazione, assicurati che il piano, il processo e le responsabilità all'interno del team siano chiari fin dall'inizio. A livello di progetto, questo significa definire chiaramente gli obiettivi, ogni passaggio e parte del lavoro che deve essere completato, quando ognuno di essi deve essere programmato e chi ne sarà il responsabile. Assicurati di riservare del tempo per i feedback e le approvazioni, che vengono spesso tralasciati quando si sta lavorando in fretta e furia su un progetto che non ha un piano ben definito.

Successivamente, delinea i piani, i processi e le responsabilità a livello di programma. Stabilisci obiettivi a livello di team e comunica chiaramente i progetti che vi aiuteranno a raggiungerli. I tuoi obiettivi di progetto dovrebbero aiutare il team a raggiungerli e, a loro volta, questi obiettivi di team aiuteranno la tua azienda a raggiungere i suoi obiettivi.

Per raccogliere i frutti del project management, stabilisci alcune convenzioni a livello di team. Per esempio, per i progetti di grandi dimensioni potresti chiedere ai project lead di creare un brief prima di definire il piano di progetto. Inoltre, crea dei modelli per i progetti che si ripetono. In questo modo potrai garantire che i progetti vengano realizzati sempre allo stesso modo, così da non dover ricordarsi a memoria quali sono i passaggi da seguire.

3. Dai priorità al lavoro che avrà maggiore impatto

• Problema: non sai a quali progetti del team dare la priorità.

• Soluzione: osserva come i progetti ti conducono a obiettivi aziendali più grandi. Quale avrà un maggiore impatto? Inizia da qui.

Anche se potresti avere la tentazione di iniziare dai progetti più facili, resisti. Dai invece la priorità a ciò che avrà maggiore impatto sui tuoi obiettivi aziendali. "Le tue priorità principali dovrebbero allinearsi a questi obiettivi e aiutarti a fare un passo avanti verso il loro raggiungimento", afferma la scrittrice Kasey Fleisher Hickey. Quindi stabilisci le priorità del lavoro in modo strategico sia a livello macro (cioè spostando un progetto a basso impatto al prossimo trimestre) che a livello micro (organizzando la tua lista di cose da fare quotidiana in ordine di importanza).

Per esempio, il tuo team potrebbe lavorare a cinque lanci di prodotto contemporaneamente. Anche se serve lo stesso livello di impegno e lavoro per portarli a termine, un lancio ha il potenziale per avere un impatto maggiore sul guadagno dei nuovi clienti rispetto agli altri quattro. Un altro, invece, avrebbe il maggior impatto sulla fidelizzazione dei clienti e sull'LTV. Siccome sai che l'LTV ha una priorità più alta per l'azienda, assicurati di assegnare tutto il personale necessario al secondo prodotto prima di decidere chi ha tempo di occuparsi dei progetti a bassa priorità.

Non solo potrai distribuire il tempo e gestire le risorse in modo più efficace, ma non dovrai più chiederti se i tuoi progetti contribuiranno al raggiungimento degli obiettivi aziendali.

4. Aiuta il tuo team a essere flessibile quando le priorità cambiano

• Problema: il tuo team non dispone di un buon metodo per monitorare il cambio delle priorità e riassegnare il lavoro.

• Soluzione: ottenere una panoramica di tutto il lavoro del tuo team.

Stabilire le priorità del team e allineare il lavoro è fondamentale, ma lo è anche essere abbastanza flessibili per cambiare direzione quando necessario. Ma se monitori il tuo lavoro su fogli di calcolo e liste di cose da fare su più strumenti, può essere difficile sapere a cosa sta lavorando il tuo team quando ne hai bisogno. Di conseguenza, quando le priorità cambiano, non sai cosa deve essere riprogrammato, quanto sono impegnati i tuoi colleghi o come monitorare il lavoro che hai messo in attesa. Una soluzione per evitare questa situazione è implementare un processo di controllo delle modifiche.

Condividendo un'unica fonte di verità con il tuo team, puoi gestire più progetti senza preoccuparti di cambiare le priorità. Poiché il lavoro di tutti è visibile, puoi farti rapidamente un'idea della disponibilità del tuo team e delle attività in corso. In seguito, se vorrai ridefinire le priorità delle attività, potrai farlo senza preoccuparti che l'attività vada persa completamente.

Infine, ricordati di mantenere il flusso di comunicazione aperto, sia online e offline. Controlla con i membri del tuo team il loro carico di lavoro, sia dal tuo strumento di project management che durante la riunione individuale e verifica che tutto sia sotto controllo.

5. Gestisci e comunica chiaramente le aspettative

• Problema: tu e i tuoi stakeholder non siete sincronizzati sul lavoro e sulle scadenze.

• Soluzione: comunicare nello stesso posto in cui si svolge il lavoro.

Alcuni team hanno problemi di comunicazione a causa della mancanza di visibilità sul proprio lavoro, su quello dei partner aziendali e degli stakeholder interfunzionali. Quando non si conosce a fondo il lavoro degli altri, manca il contesto per capire perché le scadenze vengono spostate, se le priorità rimangono le stesse e come procede il progetto.

Quando gestisci la comunicazione nello stesso posto in cui si svolge il lavoro, tieni informati sia il tuo team che gli stakeholder interfunzionali fornendo un contesto completo di tutto il tuo lavoro. Con gli aggiornamenti in tempo reale, chiunque può accedere alle informazioni sullo stato di avanzamento del lavoro.

Il modo migliore per farlo regolarmente è trovare uno strumento di gestione del lavoro che ti permetta di condividere gli aggiornamenti sullo stato e sui progressi proprio dove si svolge il lavoro. Invece di cercare dati e aggiornamenti su fogli di calcolo, documenti e altri strumenti, è possibile raccogliere facilmente le informazioni e condividerle con gli stakeholder in pochi semplici clic.

6. Monitora il lavoro nei progetti per bilanciare i carichi di lavoro e le cronologie

• Problema: non sai precisamente quanto (o quanto poco) lavoro debba svolgere ogni membro del tuo team.

• Soluzione: trovare un modo per visualizzare i carichi di lavoro dei dipendenti all'interno dei progetti.

C'è una seconda insidia nel pianificare ogni progetto in un posto diverso: non hai modo di vedere tutto il lavoro che una singola persona sta svolgendo in tutti i tuoi diversi progetti. Questo significa che devi fare affidamento sul tuo team per sapere quando il carico di lavoro è troppo o troppo poco. Questo rende difficile anticipare i problemi, come le scadenze non rispettate, prima che vadano fuori controllo, o (al contrario) riconoscere un talento poco sfruttato.

Gestire tutti i tuoi progetti nello stesso posto è un buon primo passo per risolvere questo problema ma, in seguito, potresti aver bisogno di sapere quali attività fanno parte di ogni progetto, a chi sono state assegnate e i loro intervalli di date in modo da poter individuare i dipendenti sovraccaricati e i conflitti a livello di cronologia del progetto. Successivamente potrai rinviare, rimuovere o ridelegare le attività per mantenere i tuoi progetti in linea con la tabella di marcia. Non tutti gli strumenti ti consentono di farlo, quindi assicurati di sceglierne uno che lo faccia.

Per esempio, puoi assegnare a un designer una piccola attività, come editare un paio di foto per il lancio del tuo prossimo prodotto, ma allo stesso tempo potrebbe anche essere impegnato in altre attività come progettare, stampare e consegnare brochure, biglietti da visita e poster per una conferenza che si terrà il prossimo mese! Dall'altra parte, potrebbe esserci un altro designer con più disponibilità. Se confronti il carico di lavoro di tutti i membri del team, puoi individuare rapidamente questa discrepanza e ridistribuire il lavoro di conseguenza.

7. Adatta i programmi del progetto per massimizzare la produttività

• Problema: le date di inizio del progetto non sono state concordate e, di conseguenza, i dipendenti sono in sovraccarico, il lavoro è bloccato e i progetti in ritardo.

• Soluzione: pianifica ogni progetto in base al portfolio completo.

Perfino il progetto più accuratamente pianificato può fallire se non è stato programmato tenendo conto della finalità del lavoro del tuo team per il mese, trimestre o anno. Per esempio, se cerchi di lanciare tre diversi aggiornamenti web nello stesso momento, potrebbero entrare in conflitto tra di loro o protrarsi più a lungo del previsto perché il tuo team sta cercando di fare troppe cose alla volta.

Invece, pianifica e coordina il lavoro del tuo team in base alla finalità del tuo programma e prendi in considerazione l'implementazione di un piano per la gestione degli incidenti. Di seguito elenchiamo alcuni suggerimenti utili.

• Scagliona le date di inizio per progetti simili: specialmente se uno stesso gruppo lavora su più progetti, può essere utile scaglionare le date di inizio e di completamento di ciascun progetto. In questo modo, i membri del team non dovranno completare il proprio lavoro in cinque progetti diversi allo stesso tempo, ma potranno concentrarsi su un progetto alla volta prima di passare a quello successivo.

• Cerca le dipendenze: vuoi completare la riprogettazione dell'infrastruttura prima di progettare un nuovo sito web? In questo caso, programma il progetto dipendente per quando il primo sarà completato.

• Contrassegna le attività duplicate: se stai svolgendo la stessa attività in due progetti diversi, uniscile. Assicurati che entrambe le attività, come l'onboarding di un nuovo fornitore o l'acquisto di attrezzature per le riprese video, vengano completate in tempo per rispettare le scadenze di entrambi i progetti.

La sincronizzazione può fare la differenza quando si tratta di mantenere più progetti in carreggiata e aiutare il tuo team a essere il più produttivo possibile.

8. Delega il lavoro senza perdere la visibilità

• Problema: c'è una linea sottile tra il micromanaging e l'essere un manager assente. Come puoi stare a cavallo tra i due?

• Soluzione: condividere un'unica fonte di verità con il tuo team così da poter controllare il lavoro quando necessario.

Nessun manager, che sia un product manager o un project manager, vuole essere un micromanager, ma perdere di vista le attività e sentirsi all'oscuro del lavoro svolto dal proprio team può rendere quasi impossibile essere un leader efficace. La buona notizia è che c'è speranza.

Condividere un'unica fonte di verità con il tuo team ti permette di monitorare il lavoro svolto. Quando tutto il lavoro del tuo team si trova in un progetto centralizzato e condiviso, puoi sapere a colpo d'occhio di cosa si occupa ognuno, quando le attività scadono e come stanno avanzando. In questo modo, puoi controllare le attività solo se necessario, senza doverle gestirle nel dettaglio.

9. Monitora e salva i tuoi flussi di lavoro invece di iniziare ogni volta da zero

• Problema: crei i tuoi flussi di lavoro dall'inizio per ogni nuovo progetto.

• Soluzione: semplificare il processo di pianificazione dei progetti con i modelli.

Immagina di avere appena finito la tua campagna di marketing trimestrale e ti stai preparando per la prossima, ma non ricordi esattamente come avevi impostato il lavoro. È cambiato così tanto da allora, quindi è difficile ricordare i passaggi iniziali, ma hai già diversi progetti da gestire. Come puoi replicare questa campagna e avere la certezza di non dimenticare nessuna attività importante?

Non iniziare da zero a ogni nuovo progetto. Crea invece un modello e semplifica il modo in cui inizi i tuoi progetti, così potrai trasformare i tuoi flussi di lavoro in modelli e usarli ogni volta che vuoi. Quando sarà il momento di coordinare un nuovo progetto, dovrai solo usare un modello personalizzato per iniziare più velocemente e in maniera più efficiente.

Inoltre, assicurati di aggiornare regolarmente il tuo modello con nuove attività o passaggi che hai aggiunto al processo o nuovi flussi di lavoro che stai creando. Pensa al tuo modello come a un documento vivo: per rendere il processo più efficace ed efficiente, dovrai continuare ad aggiornarlo con le migliori pratiche e le nuove intuizioni. Infine, assicurati di mantenere il tuo modello nella fonte di riferimento del tuo team in modo che tutti vi abbiano accesso e possano iniziare il progetto facilmente.

Gestisci più progetti con successo, in ogni situazione

Come team leader, la gestione di più progetti allo stesso tempo è una realtà sempre più diffusa sul lavoro. Speriamo che questi consigli ti aiutino a monitorare tutti gli elementi del tuo programma, a organizzarti al meglio, a rispettare le scadenze e a raggiungere i tuoi obiettivi, in qualsiasi momento.