Avvio del progetto: il primo passo verso una gestione di progetto efficiente

"... tu dovrai cominciare con l'A B C...". 

Anche senza dover cantare do-re-mi, la canzone di Julie Andrews, con le Alpi austriache sullo sfondo, il suo saggio suggerimento funziona anche nella gestione dei progetti, non solo nella musica. Un buon inizio pone le basi necessarie per gestire efficacemente un progetto. Con la fase di avvio di un progetto, puoi assicurarti di aver fatto tutto quello che serve prima che il progetto inizi.   

Avvio del progetto: di cosa si tratta?

La fase di avvio è il primo passaggio di un nuovo progetto, durante la quale ne stabilisci le motivazioni e il valore commerciale, per poi usare queste informazioni per ottenere il consenso degli stakeholder principali. 

Il termine "avvio del progetto" proviene dal modello a cinque fasi creato dal Project Management Institute (PMI). Il PMI definisce questo modello nella Guida al Project Management Body of Knowledge, anche conosciuta come Guida PMBOK®. Il modello suddivide il ciclo di vita di un progetto in cinque fasi, che elenchiamo di seguito. 

• Avvio del progetto: definire il progetto a livello generale e ottenerne l'approvazione.

• Pianificazione del progetto: creare obiettivi dettagliati e una roadmap.

• Esecuzione del progetto: lanciare il progetto usando le informazioni raccolte nelle due fasi precedenti. 

• Performance del progetto: misurare l'efficacia usando gli indicatori chiave di prestazione (KPI). 

• Conclusione del progetto: debriefing con gli stakeholder. 

Avvio del progetto e pianificazione del progetto a confronto

Durante la fase di avvio, definisci a livello generale il progetto, in modo da dimostrarne il valore commerciale. Una volta ottenuto il consenso da parte degli stakeholder principali e aver provato che il progetto è fattibile, si passa alla fase di pianificazione. È qui che vengono definiti in maggior dettaglio obiettivi specifici, deliverable e roadmap di progetto. Pensala così: vuoi fornire abbastanza informazioni in modo da ottenere l'approvazione durante la fase di avvio, per poi definire i dettagli della pianificazione dopo che hai ricevuto l'OK a procedere. 

Perché la fase di avvio del progetto è importante? 

Iniziare un nuovo progetto è emozionante, ma è importante assicurarsi che l'iniziativa porti valore prima di passare alla fase di pianificazione. È qui che fa il suo ingresso la fase di avvio del progetto: offre un approccio strutturato per presentare il business case del tuo progetto e provare che il lavoro che verrà svolto è fattibile. Inoltre, fa in modo che gli stakeholder vengano coinvolti fin da subito, in modo da poter assicurarsi risorse essenziali, dare visibilità al progetto ed evitare ostacoli costosi durante il suo svolgimento. 

Il processo di avvio del progetto: quattro passaggi per iniziare

Bene, ti è venuta un'idea interessante per una nuova iniziativa. E ora? Ecco come affrontare la prima fase della gestione del progetto e gettare solide fondamenta.

1. Creare un project charter o un business case

In questo primo passaggio, spieghi perché il progetto è necessario e quali vantaggi porterà. Puoi farlo creando un project charter o un business case. Questi due documenti seguono la stessa idea fondamentale, poiché entrambi sono usati per definire i dettagli chiave del progetto e presentare la tua iniziativa agli stakeholder. La differenza principale sta nell'ambito: puoi usare un project charter per iniziative più piccole e un business case per progetti più grandi che necessitano di risorse significative. Ad esempio, puoi creare un project charter per la riprogettazione della home page aziendale e un business case per un rebranding dell'intera azienda. 

Sia che tu usi un project charter o un business case, questa è la tua occasione per dimostrare in che modo il progetto porterà valore commerciale e spiegare perché ti servono risorse specifiche, come budget, attrezzature e membri del team. Di seguito presentiamo un modello base che mostra gli elementi solitamente inclusi in questi due documenti. 

Project charter

Un project charter dimostra perché un progetto è importante, che cosa includerà e chi ci lavorerà, dando risposta agli elementi elencati di seguito. 

• Perché: gli obiettivi e lo scopo del progetto

• Cosa: l'ambito del progetto, che include una bozza del budget

• Chi: stakeholder principali, sponsor del progetto e membri del team

Business case

Un business case include tutti gli elementi di un project charter, a cui si aggiungono gli elementi elencati di seguito. 

• Un'analisi finanziaria completa, che include una stima del ritorno sull'investimento (ROI) generato dal progetto. 

• Un'analisi dei rischi di progetto e un piano di gestione dei rischi

• Un piano d'azione che include il metodo con cui verranno prese le decisioni, ad esempio tramite un grafico RACI, un piano di comunicazione e i passaggi successivi nel caso in cui il business case venga approvato. 

2. Identificare gli stakeholder principali e presentare il progetto

Il passaggio successivo è determinare chi deve approvare il project charter o il business case. Tra queste persone ci sono gli stakeholder principali, che hanno voce in capitolo quando si parla dei risultati del tuo progetto. Stiamo parlando di dirigenti, sponsor del progetto e team interfunzionali, a cui richiedi budget e risorse. Se non sai chi sono gli stakeholder principali, chiediti: 

• Chi deve approvare il mio progetto? 

• Chi fornirà risorse al mio progetto? 

• Chi può influenzare il mio progetto? 

Puoi anche creare un'analisi degli stakeholder del progetto per assicurarti di non dimenticare nessuno. Questa metodologia prevede la suddivisione degli stakeholder in quattro gruppi principali: quelli che hanno influenza elevata e interesse elevato, quelli che hanno influenza elevata e scarso interesse, quelli che hanno scarsa influenza e interesse elevato, e quelli che hanno scarsa influenza e scarso interesse. Tutte le persone che fanno parte del primo gruppo (influenza elevata e interesse elevato) sono probabilmente stakeholder principali, che dovrebbero approvare il progetto durante la fase di avvio. 

A prescindere dagli stakeholder principali, questo è un buon momento per identificare altre persone che potrebbero essere interessate al tuo progetto o venirne influenzate. Nonostante queste persone non debbano approvare la tua iniziativa in maniera ufficiale, potrebbe essere utile informarle in anticipo, soprattutto se il progetto avrà un impatto sulle loro attività. Potrebbero inoltre essere in grado di fornire assistenza aggiuntiva sotto forma di approfondimenti o risorse.  

Ottenere il consenso degli stakeholder durante la fase di avvio non solo serve per assicurarti l'approvazione, il supporto e le risorse, ma aumenta la visibilità del progetto e impedisce il sorgere di ostacoli costosi durante il ciclo di vita del progetto. 

3. Eseguire uno studio di fattibilità

A questo punto, hai presentato il tuo progetto, dimostrando il valore che apporta e in che modo rientra nel piano strategico generale dell'azienda. Ora è il momento di eseguire uno studio di fattibilità per confermare che è realizzabile usando le risorse a disposizione. 

In poche parole, uno studio di fattibilità valuta se il progetto può avere successo o meno. Risponde a queste due domande: 

1. Il mio team ha le risorse necessarie per portare a termine il progetto?

2. Il ritorno sull'investimento (ROI) sarà sufficiente per motivare lo svolgimento del progetto? 

Se la risposta a entrambe le domande è sì, hai una solida base logica per procedere con il progetto. Se il tuo studio di fattibilità conclude che non hai abbastanza budget o risorse, hai creato un ottimo caso per tornare dagli stakeholder e chiederne di più. Se il ritorno sull'investimento del progetto non è accettabile, puoi usare quei dati per modificare il piano di progetto o decidere di cambiare progetto. 

È necessario uno studio di fattibilità per tutti i progetti?

Gli studi di fattibilità sono solitamente usati per progetti di dimensioni più grandi, che richiedono risorse aziendali significative. Potresti non dover eseguire uno studio di fattibilità per progetti più piccoli che hanno un impatto a lungo termine minimo. Puoi anche saltare questo passaggio se hai gestito progetti simili in passato, se i tuoi concorrenti stanno già avendo successo con un'iniziativa simile o se hai effettuato uno studio di fattibilità simile negli ultimi tre anni. Tieni presente che uno studio di fattibilità richiede tempo e risorse, quindi assicurati che sia assolutamente necessario prima di iniziare. 

4. Organizzare il team e gli strumenti

Ora che il tuo progetto è stato approvato e che la sua fattibilità è stata provata, puoi finalmente iniziare a organizzare il team, lo spazio di lavoro e gli strumenti. Di seguito elenchiamo alcuni suggerimenti per aiutarti a iniziare. 

• Avere un buon team può essere di grande aiuto nel farti portare a termine il progetto, e ci può voler tempo per trovare le persone con la giusta esperienza e le giuste competenze. È una buona idea iniziare questo processo non appena il tuo progetto viene confermato, soprattutto se devi assumere nuovi dipendenti ed effettuare l'onboarding di appaltatori. Inoltre, in base alle procedure della tua azienda, potresti dover inoltrare una richiesta in anticipo per riassegnare alcuni dipendenti al progetto. 

• Considera in che modo desideri organizzare la struttura del team. Ad esempio, vuoi una semplice struttura gerarchica, con i membri del team che fanno capo a singoli responsabili o ha più senso dividere il team per regione geografica?

• Il luogo in cui lavori può influenzare il modo in cui lavori. Se hai in programma di gestire il tuo progetto da remoto, assicurati di avere le giuste infrastrutture per gestire un team virtuale. Inoltre, se il tuo team lavorerà in sede, ricordati che potresti dover richiedere con largo anticipo una stanza in cui tenere la riunione di avvio del progetto. 

• Scegli gli strumenti giusti. Considera il modo in cui il tuo team collaborerà per svolgere le attività quotidiane. Ad esempio, userai email, documenti Google o un software di gestione dei progetti più affidabile? Potresti voler prendere in considerazione uno strumento come Asana, che ti consente di centralizzare le comunicazioni del team in un unico posto, assegnare attività con titolari e date di scadenza chiare, e organizzare facilmente i progetti in modo che siano fatti su misura per il tuo team.

Prossimo passo: la pianificazione del progetto

La fase di avvio del progetto ti motiva a gettare delle basi solide. Fa sì che tu possa provare che il tuo progetto è necessario all'azienda, assicurarti le approvazioni necessarie, confermare la fattibilità del tuo lavoro e iniziare a organizzare il tuo team. 

Una volta completato questo passaggio, puoi iniziare a finalizzare i dettagli del tuo piano di progetto e determinare obiettivi, deliverable, traguardi e roadmap specifici. Buona pianificazione e speriamo che tu possa iniziare (e portare a termine) tanti progetti importanti.