Guida per principianti alla stesura di un business case efficace

Quasi ogni progetto deve essere approvato, che si tratti di ottenere il semplice via libera dal proprio team o il supporto di un direttore esecutivo. Probabilmente, quando devi proporre una nuova iniziativa e ottenere l'autorizzazione, di solito usi un piano di progetto o una carta del progetto, ma se il progetto da proporre comporta un investimento aziendale notevole, potrebbe essere necessario creare un business case.

Se non ne hai mai scritto uno, siamo qui per aiutarti. Con poche risorse e un minimo di pianificazione, puoi redigere un business case che ti aiuterà a ottenere le risorse e il supporto necessari per gestire un progetto di successo.

Che cos'è un business case?

Un business case è un documento che illustra il valore o i vantaggi che la tua azienda otterrebbe se effettuasse un investimento o appoggiasse un'iniziativa aziendale significativi. L'iniziativa può essere qualsiasi cosa: la comunicazione relativa al lancio di un nuovo prodotto o di una nuova funzionalità, una proposta per aumentare la spesa per un'attività in corso o un investimento notevole che coinvolge una nuova agenzia o un nuovo terzista, solo per citarne alcune. Un business case convincente evidenzierà i benefici attesi da questa decisione di investimento. Gli stakeholder chiave utilizzeranno il business case fornito per decidere se portare avanti o meno un'iniziativa.

Se non hai mai creato un business case, potrebbe ricordarti altri documenti di pianificazione iniziale dei progetti. Di seguito, ti illustriamo le differenze.

Business case e business plan a confronto

Un business case è una proposta di una nuova strategia o una grande iniziativa. Dovrebbe delineare le esigenze aziendali e i vantaggi che la tua azienda otterrà perseguendo questa opportunità.

Un business plan, invece, è una bozza di un business totalmente nuovo. In genere, lo si redige per definire la strategia, la missione e la visione dell'organizzazione e come si intende realizzarle. È possibile creare un business plan anche per un'attività già esistente, ma solo nel caso in cui si cerchi di portare l'attività in una direzione completamente nuova.

Business case e executive summary a confronto

Un executive summary è una panoramica di un documento importante, che copre tutti gli aspetti principali e i dettagli di un progetto di cui le parti interessate devono essere a conoscenza nel caso in cui non abbiano il tempo di leggere l'intero documento. In effetti, l'ultima fase della stesura di un business case prevede la redazione di un executive summary con tutti i dettagli importanti che i tuoi stakeholder devono conoscere.

Business case e carta del progetto a confronto

Se devi creare un elevator pitch per il tuo progetto senza la necessità della completezza del business case, potresti aver bisogno di un project charter. Proprio come un business case, una carta del progetto delinea i dettagli chiave di un'iniziativa. Nello specifico, copre tre elementi principali di un progetto: obiettivi, ambito e principali stakeholder. Il gruppo dirigenziale userà il project charter per approvare l'ulteriore sviluppo del progetto.

Ho bisogno di un business case?

Non tutti i progetti necessitano di un business case o di una carta del progetto. Crea un business case solo per iniziative o investimenti che richiedono risorse aziendali di un certo rilievo. Se stai lavorando a un'iniziativa più piccola, prendi in considerazione un project charter per presentare il tuo progetto alle parti interessate.

Anche se non devi presentare il tuo progetto a degli stakeholder, dovresti comunque essere pronto a rispondere a domande basilari come:

• Qual è lo scopo di questo progetto?

• Perché stiamo lavorando a questo progetto?

• In che modo questo progetto si collega agli obiettivi e alle finalità dell'organizzazione?

• Quali parametri utilizzeremo per misurare il successo del progetto?

• Chi lavora a questo progetto?

• Quando sarà completato questo progetto?

Cinque passaggi per creare e presentare un business case

Il tuo business case non dovrebbe includere solo fatti e numeri chiave, ma dovrebbe anche spiegare perché un particolare investimento o una particolare iniziativa sono una buona idea per la tua azienda. In caso di dubbio, evita i tecnicismi e sii breve, mettendo in risalto l'importanza del progetto. Se è la prima volta che crei un business case, non preoccuparti. Segui questi cinque passaggi per crearne uno solido.

1. Raccogli informazioni e opinioni

Non devi scrivere un business case tutto da te. Piuttosto, assicurati che i membri del team e le parti interessate contribuiscano alle sezioni pertinenti. Ad esempio, il team IT dovrebbe essere coinvolto in qualsiasi decisione relativa a strumenti e tempistiche, mentre l'ufficio contabile dovrebbe rivedere qualsiasi sezione relativa al budget e alla gestione dei rischi. Se devi creare un business case per proporre una nuova iniziativa, linea di prodotti o buyer persona, assicurati di consultare anche gli esperti in materia.

2. Inizia a scrivere il tuo business case senza un ordine

Alcuni dei documenti inclusi nel business case, come il tuo executive summary, dovrebbero essere redatti per ultimi, quando hai tutte le risorse e le informazioni per dare delle indicazioni informate. Il tuo riepilogo esecutivo presenterà tutti i risultati e conterrà le raccomandazioni per l'azienda in base a una varietà di fattori. Raccogliendo prima tutti questi dettagli, come lo scopo, i dati finanziari e i rischi del progetto, avrai la certezza che il tuo executive summary conterrà tutte le informazioni pertinenti.

3. Costruisci il tuo business case in modo progressivo

Un business case descrive un investimento significativo per la tua azienda. D'altro canto, scrivere un business case è già di per sé un investimento notevole di tempo. Non tutte le iniziative sono adatte alla tua azienda, quindi assicurati di verificare il lavoro con le parti interessate mentre procedi. Non vuoi dedicare ore e settimane a questo documento, per poi vedere che viene bocciato dalla dirigenza.

Valuta la possibilità di fare una "presentazione di prova" con una bozza del tuo business case allo sponsor del progetto o a un membro del direttivo con cui hai un buon rapporto, per verificare che valga la pena perseguire l'iniziativa. Poi, mentre prepari le diverse sezioni del tuo business case, ricontrolla con i tuoi principali stakeholder, per confermare che non ci siano problemi.

4. Perfeziona il documento

Quando crei le sezioni del tuo business case, potrebbe essere necessario rivedere e perfezionare altre parti. Per esempio, una volta terminata l'analisi costi-benefici con l'ufficio contabile, assicurati di aggiornare eventuali rischi relativi al budget del progetto.

Prima di presentare il tuo business case, esegui una lettura finale con le principali parti interessate per cercare eventuali sezioni che possono essere ulteriormente migliorate. In questa fase, ti consigliamo anche di scrivere l'executive summary che va inserito all'inizio del documento. In base alla lunghezza del business case, il riepilogo esecutivo dovrebbe essere lungo una o due pagine.

5. Presenta il business case

Il passaggio finale consiste nel presentare il tuo business case. Inizia con un rapido elevator pitch che risponda al cosa, al perché e al come della tua proposta. Pensa a questa presentazione come alla tua occasione per spiegare l'attuale esigenza dell'azienda, in che modo la tua proposta soddisfa tale esigenza e quali sono i vantaggi. Non dimenticare di discutere i rischi associati al progetto e fugare ogni dubbio dei partecipanti.

Non presentare il tuo business case pagina per pagina. Condividi, invece, il documento con le parti interessate prima della presentazione, in modo che abbiano la possibilità di leggerlo in anticipo. Quindi, dopo la presentazione, condividi nuovamente il documento, in modo che gli stakeholder possano approfondire i dettagli.

La checklist di un business case

Inizia con il perché

La prima sezione del business case è la tua occasione per presentare un'argomentazione convincente a favore del nuovo progetto. Assicurati che risvegli l'interesse e soddisfi le esigenze di chi ti ascolta. Sebbene sia la prima sezione del documento, dovrebbe essere l'ultima a essere scritta. Oltre a includere gli elementi tradizionali di un executive summary, assicurati di rispondere alle seguenti domande:

• Quale problema aziendale risolve il tuo progetto? Questa è la tua occasione per spiegare perché il tuo progetto è importante e perché le parti interessate della dirigenza dovrebbero prendere in considerazione questa opportunità.

• Qual è il tuo obiettivo di business?  Cosa succede alla fine di un progetto di successo? Come ne misurerai la riuscita e cosa significa un progetto di successo per la tua azienda?

• In che modo questo business case si inserisce nel piano strategico aziendale generale dell'organizzazione? Assicurati che il business case sia collegato a obiettivi aziendali importanti. L'iniziativa proposta nel tuo business case dovrebbe allinearsi alla dichiarazione di visione della tua azienda.

Illustra gli aspetti finanziari e il ritorno sull'investimento

In questa sezione del business case, dovresti delineare i presupposti finanziari del progetto. Dovresti redigerla in collaborazione con l'ufficio contabile della tua azienda e dovrebbe rispondere a queste domande:

• Quanto costerà questo progetto? Anche se l'iniziativa è completamente nuova per la tua azienda, fai qualche ricerca per stimare i costi.

• Quanto costa ogni singolo aspetto del progetto? Oltre a stimare il costo complessivo, suddividi i vari costi, ad esempio quelli per nuovi strumenti e risorse, di agenzia, per l'analisi della concorrenza, ecc.

• Qual è il ritorno atteso sull'investimento (ROI)? Hai parlato dei costi, ora illustra come la tua azienda trarrà vantaggio da questa iniziativa. Assicurati di spiegare anche come hai calcolato il ROI.

• In che modo questo progetto influirà sul flusso di cassa? Il flusso di cassa è la quantità di denaro che viene trasferita in entrata e in uscita dalla tua attività. Investimenti significativi avranno un costo elevato, per cui avranno un impatto negativo sul flusso di cassa, ma dovresti anche aspettarti un ROI elevato, che avrà invece un impatto positivo.

• Che cos'è l'analisi di sensibilità? L'analisi di sensibilità è una sintesi dell'incertezza dei tuoi numeri. Ci saranno diverse variabili che influiranno sul tuo business case. Assicurati di spiegare quali sono e in che modo potrebbero influire sulle tue proiezioni.

Esegui un'analisi preliminare dei dettagli del progetto

Il tuo business case propone una nuova iniziativa. Oltre ai rischi finanziari, prenditi del tempo per analizzare i dettagli del progetto. Ad esempio, il tuo business case dovrebbe includere:

• Gli obiettivi e i risultati finali del progetto. Cosa accadrà alla fine del progetto? Cosa ti aspetti di creare o consegnare?

• Il tuo piano di progetto. Un piano di progetto è un modello che include gli elementi chiave di cui il tuo team si deve occupare per raggiungere con successo gli obiettivi prefissati.

• L'ambito del progetto. Quali sono i confini del tuo progetto? Per quali obiettivi esatti, risultati finali e scadenze lavorerai?

• Un elenco degli stakeholder del progetto. Chi sono gli attori principali del progetto e i responsabili chiave di questo lavoro? Possono essere inclusi membri del team che lavoreranno a questa iniziativa, le persone della dirigenza che sponsorizzeranno il progetto e tutte le parti interessate esterne che potrebbero essere coinvolte.

• Una generica roadmap di progetto in una vista simile a quella di un diagramma di Gantt. In questa fase del processo, non è necessario fornire una cronologia di progetto dettagliata, ma è sufficiente indicare a grandi linee le tempistiche di ciascuna fase in relazione alle altre. Per farlo, crea una roadmap di progetto in un software simile a un diagramma di Gantt. Assicurati di includere nella roadmap anche tutti i  traguardi di progetto importanti.

• Eventuali dipendenze del progetto importanti. C'è qualcosa che potrebbe ostacolare l'avvio di questo progetto? Questo lavoro si basa su altri lavori che sono attualmente in corso?

Presenta i rischi del progetto

Dopo aver delineato l'impatto finanziario e i dettagli importanti del progetto, assicurati di includere tutti i potenziali rischi. Se non l'hai già fatto, crea un piano di gestione dei rischi del progetto per il tuo business case. La gestione dei rischi di un progetto non è il processo di eliminazione del rischio, ma consiste nell'identificare, analizzare e rispondere in modo proattivo i potenziali rischi. Definendo chiaramente tutti i rischi del progetto e l'eventuale impatto, tu e il tuo team saprete come gestirli ed evitarli.

Nella sezione sui rischi del tuo business case, includi:

• Un'analisi degli eventuali rischi del progetto. Qual è il rischio? Quanto è probabile che accada? Qual è il livello di priorità di questo rischio?

• Quali ipotesi stai facendo, se ce ne sono. Nella gestione dei rischi di un progetto, le ipotesi sono tutto ciò che pensi si avvererà durante il progetto, senza alcuna garanzia che quei dettagli diventino fatti. Basare le decisioni relative a un progetto su una supposizione può esporre il tuo progetto a rischi. Assicurati di ratificare ogni ipotesi del progetto per evitare di comprometterne il successo.

• Qualsiasi alternativa paragonabile sul mercato. Se stai creando un business case per lanciare un nuovo prodotto o un nuovo punto di vista sul mercato, valuta tutto ciò che esiste già. L'alternativa potrebbe influire sulla valutazione finanziaria o sul successo del progetto?

Trasforma il business case in un piano d'azione

Nella sezione finale del tuo business case, spiega come lo trasformerai in un progetto attuabile. Questa sezione dovrebbe rispondere a domande quali:

• Come verranno prese le decisioni? Chi è responsabile del progetto? Chi è lo sponsor? Se non l'hai già fatto, prendi in considerazione la creazione di un grafico RACI per delineare le responsabilità del progetto.

• Come saranno valutati e riportati i progressi? Non tutte le parti interessate devono essere informate di ogni modifica al progetto. Descrivi gli elementi principali del tuo piano di comunicazione del progetto e come comunicherai gli aggiornamenti sul suo stato.

• Quali sono i passi successivi? Se la dirigenza ratifica questo business case, quali sono i prossimi passi da compiere per metterlo in pratica?

Metti in pratica il tuo business case

Hai costruito un business case solido ed è stato approvato: congratulazioni! Il prossimo passo è metterlo in atto. Avviare un cambiamento su larga scala  può spaventare e l'implementazione del tuo business case non fa eccezione.

Se non l'hai già, assicurati di disporre di uno strumento di gestione dei progetti per gestire e organizzare la tua nuova iniziativa. Con un punto centrale di riferimento per monitorare chi sta facendo cosa e per quando, condividere gli aggiornamenti sullo stato del progetto e tenere aggiornati gli stakeholder, puoi trasformare un ottimo business case in un progetto di successo.