Program manager e project manager: le principali differenze

Forse sai cos'è la gestione dei progetti, ma hai mai sentito parlare di gestione dei programmi? Sebbene i due termini si assomiglino, potresti stupirti nell'apprendere che le differenze sono molte. 

Che tu stia cercando il ruolo giusto per il tuo team o voglia migliorare i tuoi processi di gestione del lavoro, ti aiuteremo a capire le differenze tra un program manager e un project manager. Non solo capirai le responsabilità di ogni ruolo, ma imparerai anche qual è quello giusto per il tuo team. Analizziamo prima le differenze tra un progetto e un programma.

Differenze tra progetto e programma

Per comprendere appieno la differenza tra un program manager e un project manager, è importante sapere prima qual è la differenza tra un progetto e un programma. In breve, i progetti sono temporanei, mentre i programmi sono strategie di base a lungo termine. Ma ci sono altre differenze e similitudini chiave da conoscere. 

All'atto pratico, un programma è composto da più progetti. Ciò significa che ogni progetto ha obiettivi specifici che costituiscono gli obiettivi più ampi del programma. Mentre i progetti hanno scadenze e risultati chiari, i programmi consistono in obiettivi aziendali a lungo termine con più dipendenze. 

Sebbene ci siano molte differenze tra i due, non mancano alcune somiglianze. Sia un progetto che un programma sono costituiti da quattro componenti: dimensione, difficoltà, relazioni e incertezza. Ciò che li differenzia è il grado di complessità. I progetti tendono a essere di dimensioni più piccole e a essere caratterizzati da una minore incertezza, mentre i programmi tendono a essere più grandi, hanno molte relazioni complesse tra i reparti e comportano una maggiore incertezza.

Program manager e project manager a confronto

Ora che hai compreso meglio le differenze tra programma e progetto, vediamo quali sono le differenze tra la gestione dei programmi e quella dei progetti. Conoscerle ti aiuterà a capire la funzione di ciascun ruolo nel tuo team e identificare le aree in cui anche tu puoi migliorare. 

Un program manager è responsabile della strategia del programma a lungo termine, che consiste in più progetti diversi. Un project manager, invece, è responsabile dei singoli progetti. Ecco alcune ulteriori differenze tra i due ruoli.

• Gestione dei progetti: a differenza di un project manager, che si occupa di singoli progetti, un program manager supervisiona un gruppo di progetti. In altre parole, si concentra su programmi ampi che includono una serie di piccoli progetti. Ciò rende la gestione di più progetti una parte importante del lavoro. 

• Gestione delle attività quotidiane: un project manager, d'altra parte, si concentra sulle attività quotidiane di gestione dei progetti, che includono il coordinamento del lavoro e il monitoraggio delle tempistiche. Spesso lo fa avvalendosi di un software di gestione dei progetti. 

• Anzianità: nella maggior parte dei casi, un program manager ha una maggiore anzianità di servizio di un project manager, poiché sovrintende a strategie più ampie.  

• Responsabilità: i program manager lavorano a fianco dei project manager, senza esserne necessariamente i diretti responsabili. Un ottimo modo per identificare ruoli e responsabilità è utilizzare i grafici RACI. 

• Ruoli interni: un project manager e un program manager hanno ruoli molto diversi, ma sono entrambi necessari per il successo di un'organizzazione. 

Cos'è un program manager?

Come puoi vedere, un program manager gestisce la strategia del programma a lungo termine e le metriche di successo. I suoi compiti vanno dalla definizione del successo alla supervisione della collaborazione e molto altro. 

La presenza di un program manager è importante quando stai cercando di implementare programmi nei tuoi sistemi attuali. I program manager possono anche essere utili per supervisionare i project manager e collegare progetti quotidiani a programmi più grandi. 

Ecco un esempio di una giornata di lavoro di un program manager. 

Passerai la mattinata a finalizzare gli obiettivi di base annuali che derivano dagli OKR a livello aziendale. Nel pomeriggio, incontrerai i project manager dei vari reparti per assicurarti che i progetti procedano secondo i piani per raggiungere gli obiettivi del programma. Terminerai la giornata con una riunione esecutiva in cui riferirai alla dirigenza sulle metriche mensili del progetto. Se hai tempo, inizierai a lavorare alla relazione sul budget per il mese successivo. 

Cos'è un project manager?

Un project manager lavora a progetti e attività quotidiane. Aiuta a mantenere i team organizzati e in linea coi tempi, e a ottimizzare la comunicazione sul posto di lavoro. 

I project manager fanno in modo che gli obiettivi vengano raggiunti e che i membri del team abbiano indicazioni chiare. Lavorano anche con i program manager per garantire che i progetti raggiungano gli obiettivi prefissati, sebbene la maggior parte del loro lavoro sia incentrata sulle attività dei progetti. 

Ecco un esempio di una giornata di lavoro di un project manager. 

La giornata inizia esaminando l'avanzamento dei due progetti ai quali sta lavorando il tuo team. Un risultato finale sembra in ritardo, quindi ti relazioni con il responsabile del team per fornire supporto. Nel pomeriggio, parlerai con il program manager per esaminare i progetti in programma e assicurarti che siano sulla buona strada per raggiungere gli obiettivi mensili. Terminerai la giornata organizzando una riunione post mortem per rivedere il progetto che il tuo team ha completato la settimana precedente prima di archiviarlo. 

Cosa fa un program manager?

Quello del program manager è un ruolo molto gratificante. Le responsabilità sono tante, tra cui le iniziative di grande impatto. Un program manager gestisce progetti complessi che abbracciano lunghi periodi di tempo e si allineano a obiettivi aziendali più grandi e coordina anche i team di progetto e le esigenze di budget. 

Il project manager lavora alle attività quotidiane, mentre il program manager si concentra sui piani generali di progetto. Capita spesso che i due collaborino regolarmente. Diamo uno sguardo più da vicino alle funzioni e alle responsabilità chiave del program manager. 

Ruoli e responsabilità del program manager

Sebbene i ruoli di un program manager e di un project manager siano diversi, ci sono alcune responsabilità condivise, come la supervisione dei progetti e il coordinamento della comunicazione. I ruoli e le responsabilità del program manager variano da un'azienda all'altra, ma alcune delle mansioni generali includono la strategia del progetto, il controllo della qualità, i resoconti sulle prestazioni, la gestione del cambiamento e la pianificazione del rischio. 

Il candidato ideale dovrà occuparsi di tutto questo e altro ancora, e dovrà essere anche un buon leader, in grado di coordinarsi con più team. Ecco alcuni ruoli e responsabilità aggiuntivi di un program manager. 

Implementare strategie

I program manager hanno il compito di coordinare progetti più piccoli con obiettivi che contribuiscono alle finalità dell'intera azienda. Ciò significa lavorare con i project manager per garantire che gli obiettivi giornalieri dei progetti vengano raggiunti e che i programmi più ampi procedano come previsto.

I program manager ottimizzano anche i processi interni e definiscono le buone pratiche per una serie di progetti, consentendo ai project manager di seguire una direzione chiara durante la gestione dei progetti ed evitando gli errori dovuti alla mancanza di comunicazione e agli sprechi di tempo. 

Altri compiti strategici includono il coordinamento dei progetti con un project manager per garantire l'allineamento dei risultati finali. 

Supervisionare la collaborazione

Mentre i project manager tendono a concentrarsi sulla gestione della collaborazione durante i singoli progetti, i program manager si assicurano che ci sia collaborazione a livello interdipartimentale. Sebbene impegnativa, è una delle parti più gratificanti del lavoro. 

Il program manager crea anche tabelle di marcia dei programmi per gli obiettivi aziendali di grande importanza. In questo, differisce leggermente da un project manager, il quale creerà singole roadmap di progetto. 

Un program manager può gestire la collaborazione introducendo nuovi strumenti che semplificano la comunicazione, come software di gestione dei programmi o attività di team building. Sebbene diversi, questi metodi sono progettati per incoraggiare il lavoro di gruppo e aumentare la visibilità.

Definire le metriche di successo

Mentre sia un project manager che un program manager analizzano e relazionano sul ROI, un program manager ha il compito di garantire che il ROI a livello aziendale sia allineato agli obiettivi di rilievo. 

Ciò significa incontrare i project manager per garantire che i singoli progetti raggiungano gli obiettivi iniziali. I program manager sono spesso la figura di riferimento che riferisce ai dirigenti dell'azienda sulle metriche del ROI e le prestazioni complessive del programma. 

Competenze ed esperienza

Un program manager dovrebbe avere competenze a tutto tondo ed esperienza sia nella gestione dei progetti che del flusso di lavoro. Sebbene alcuni professionisti studino formalmente la gestione del programma e ottengano una certificazione, ciò non è sempre necessario.

Se devi aggiungere un program manager al tuo team, queste sono le competenze da cercare e tenere presente.

Competenze nella gestione del programma

Le principali competenze che un buon program manager deve possedere includono organizzazione, pianificazione, programmazione, strategia di programma, reportistica, scrittura di proposte e pianificazione del budget. Ciò dipenderà in ultima analisi dalle mansioni che la tua organizzazione richiede e dal rapporto lavorativo che il program manager instaurerà con i membri del team esistenti. 

Oltre alle competenze specifiche necessarie, è anche importante che un program manager abbia buone doti comunicative. Ciò aiuterà a coordinare la collaborazione e spronare i colleghi a fare del loro meglio. 

Esperienza nella gestione del programma

Un program manager che si rispetti ha precedentemente maturato esperienza nel project management o ha ricoperto un altro ruolo incentrato sulla gestione e l'organizzazione di progetti. 

Sebbene il numero di anni di esperienza richiesta vari, un buon program manager ha circa cinque anni di esperienza. Il ruolo di project management, invece, ne richiede meno in base alla complessità di un particolare lavoro. 

Sfide abituali

Che si tratti di affrontare ritardi sulla tabella di marcia o problemi di budget, i program manager devono superare ostacoli proprio come chiunque altro all'interno di un team. Infatti, i program manager si trovano in una posizione unica, in cui devono gestire le aspettative sia dall'alto che dal basso.  

Ecco alcune sfide abituali che i responsabili dei programmi si trovano spesso ad affrontare. 

• Sfide interdipartimentali, come obiettivi non allineati, e mancanza di comunicazione, possono avere un impatto negativo sugli obiettivi a lungo termine.   

• Senza una vera linea di subordinazione, i program manager possono incontrare difficoltà a imporre la loro autorità e influenza. 

• Con tempistiche dei programmi lunghe, può essere difficile fare in modo che i progetti a breve termine raggiungano gli obiettivi annuali nel rispetto dei tempi previsti.  

Cosa fa un project manager?

Le attività di ogni giorno del project manager sono diverse da quelle del program manager, ma il suo ruolo è altrettanto gratificante. La principale responsabilità di un project manager è tradurre la strategia del program manager in singoli progetti che raggiungano gli obiettivi prefissati. Ciò include l'organizzazione, la pianificazione, il monitoraggio e l'esecuzione del lavoro.

I project manager spesso lavorano a fianco del program manager o sono suoi subordinati. Questo perché gran parte del loro lavoro si basa sulle strategie del programma messe in atto. Altri compiti includono l'assegnazione di attività, l'organizzazione dei progetti, la creazione di scadenze e il monitoraggio dei progressi, il che aiuta i progetti e i team a rimanere in linea per raggiungere gli obiettivi aziendali.

Ruoli e responsabilità del project manager

Il ruolo principale del project manager è quello di garantire una buona comunicazione e una buona organizzazione dei team con l'obiettivo di rispettare le scadenze e raggiungere gli obiettivi del programma. Altre responsabilità includono l'assegnazione di attività e il monitoraggio dell'avanzamento del progetto, al fine di garantire il rispetto delle scadenze. 

Ecco alcune responsabilità aggiuntive da tenere in considerazione quando si valutano le differenze tra un program manager e un project manager.

Coordinare il lavoro

I project manager sono responsabili dell'assegnazione delle attività dei progetti alle parti interessate corrette e di garantire che queste dispongano di tutte le informazioni necessarie per completare il lavoro, di modo che non perdano tempo a cercarle. È anche uno dei compiti più difficili, considerando che molti team lavorano da remoto e che dedicano il 60% del loro tempo a coordinare le attività anziché al lavoro effettivo. 

Coordinare i membri di un team può essere un compito difficile, ma, se fatto correttamente, migliora la produttività e l'efficienza. Ciò consente al tuo team di concentrarsi sui risultati finali a portata di mano.

Organizzare progetti

I project manager sono anche responsabili dell'organizzazione dei progetti. Per farlo, non devono solo relazionarsi con i membri del team, ma anche gestire le informazioni inerenti e i risultati finali delle parti interessate.

Anche se può sembrare facile, c'è molto da fare per organizzare efficacemente i progetti. Alcuni dei compiti chiave includono fornire ai membri dei team informazioni accurate, far avanzare i risultati finali e condurre riunioni con il team durante tutto il ciclo di vita di un progetto. 

Monitorare l'avanzamento

Il monitoraggio dell'avanzamento dei progetti è un altro compito importante di cui sono responsabili i project manager. Ciò comporta l'allineamento dei risultati finali alla tabella di marcia delle attività per garantire il rispetto delle scadenze dei progetti. 

Inoltre, i progressi devono essere comunicati ai membri dei team al fine di offrire visibilità e migliorare la collaborazione. Non è sempre facile, specialmente quando si lavora a distanza. Per questo motivo, sono necessarie pazienza e capacità di risoluzione dei problemi. 

Competenze ed esperienza

A differenza dei program manager, in genere, ai project manager non sono richiesti cinque anni di esperienza. I criteri principali da cercare sono le capacità organizzative e comunicative e l'esperienza di coordinamento del lavoro. 

Dai un'occhiata a queste competenze nella gestione dei progetti per comprendere meglio l'esperienza necessaria.

Competenze nella gestione dei progetti

Le competenze nella gestione dei progetti sono simili a quelle della gestione dei programmi, con due principali differenze. Competenze come organizzazione, pianificazione e programmazione sono essenziali in entrambi i ruoli. La differenza tra i due è che i project manager lavorano con scadenze ravvicinate e devono essere in grado di operare in un ambiente frenetico, mentre i program manager non hanno scadenze così precise. Per questo motivo, la persona giusta dovrebbe preferire un ambiente di lavoro veloce. 

Come per il ruolo di program manager, è importante continuare ad apprendere nuovi metodi e strumenti che possono aiutarti a differenziarti dalla concorrenza. Organizzazioni come il Project Management Institute (PMI) offrono strumenti per aumentare le proprie competenze e apprendere nuovi metodi da utilizzare nel team. 

Esperienza nella gestione dei progetti

L'esperienza necessaria per essere un project manager varia in base alla complessità del ruolo. La maggior parte dei ruoli richiede circa due anni di esperienza, anche se alcuni ne richiedono poca o addirittura nessuna. 

Proprio come per un program manager, l'esperienza necessaria dipenderà da ciò che la tua organizzazione sta cercando. I piccoli team che hanno bisogno di aiuto con la pianificazione dei progetti possono essere adatti a un project manager con poca esperienza, mentre i grandi team con risultati finali di progetto complessi possono trarre vantaggio da un project manager con più esperienza. 

Sfide abituali

A differenza di un program manager, che affronta sfide strategiche, un project manager affronta ostacoli quotidiani come problemi di comunicazione e produttività. 

Ecco alcune delle sfide più grandi che i project manager devono affrontare quotidianamente. 

• Se non c'è comunicazione tra le parti interessate, i risultati finali potrebbero essere consegnati in ritardo o, peggio, non essere corretti.

• Lo slittamento del progetto può diventare un problema se si superano i tempi previsti. Questo può accadere se c'è una mancanza di organizzazione o non si usano gli strumenti giusti 

• La mancanza di metriche di successo può rappresentare un problema quando si monitorano obiettivi e opportunità. 

Qual è il ruolo giusto per il tuo team?

Mentre i project manager sono essenziali per l'esecuzione dei progetti e la gestione del carico di lavoro e della comunicazione del team, i program manager sono fondamentali per una strategia di progetto di successo. Diamo un'occhiata ai modi in cui puoi determinare quale ruolo è giusto per il tuo team. 

Analizza le aree che necessitano miglioramenti e valuta se è un project manager o un program manager a fare al caso tuo. È anche utile valutare se i tuoi attuali dipendenti svolgono i propri ruoli correttamente. In molti casi, i project manager si assumono le responsabilità del program manager. Questo può portare al burnout e a errori nei singoli progetti. Puoi anche fare riferimento agli OKR aziendali per avere un'idea di quale ruolo si adatta maggiormente agli obiettivi a lungo termine. 

Ecco alcuni esempi di situazioni che il tuo team potrebbe dover affrontare e come determinare quale ruolo può aiutare a risolverle. 

Scenario 1: il tuo team rispetta le scadenze ma fa fatica a misurare le prestazioni e raggiungere gli obiettivi aziendali?

• Soluzione: un program manager può definire le metriche delle prestazioni ed elaborare strategie in cui obiettivi di progetto più piccoli possono contribuire al raggiungimento degli obiettivi aziendali. 

Scenario 2: il tuo team fa fatica a rispettare le scadenze ed è oberato di lavoro?

• Soluzione: un project manager può supervisionare le scadenze e il carico di lavoro del team, per garantire che le scadenze siano rispettate e la comunicazione sia chiara. 

Scenario 3: la tua organizzazione mira a una crescita importante ma ha difficoltà sia a raggiungere i risultati finali che a misurare le prestazioni? 

• Soluzione: potrebbe essere utile aggiungere al tuo team sia un program manager che un project manager. Il primo sarà in grado di aiutare a definire strategie a lungo termine e a far sì che i progetti raggiungano gli obiettivi. Il secondo si occuperà della gestione quotidiana delle scadenze, dei risultati finali e della comunicazione del team. 

Da project manager a program manager

Sia i project manager che i program manager svolgono un ruolo fondamentale per le prestazioni dei team. Mentre entrambi gestiscono i progetti, ognuno porta una prospettiva diversa alle operazioni di ogni giorno. In fin dei conti, a chi non farebbe comodo un maggiore aiuto nel gestire il lavoro e la strategia?

Se stai cercando ulteriori informazioni, leggi la nostra guida su cos'è la gestione dei programmi.