La guida definitiva sulla gestione del programma

Gestire più progetti contemporaneamente può farti sentire come un giocoliere a cui stanno per cadere le palline a terra. Affinché il gioco riesca, è necessario osservare il quadro generale delle varie iniziative interdipendenti e nel frattempo gestire il lavoro dei singoli progetti. La gestione dei progetti può aiutarti a migliorare la coordinazione e la chiarezza all'interno del team per ridurre lo stress legato alla gestione di più progetti. Tuttavia, se i progetti di cui ti stai occupando sono interconnessi, puoi avvalerti di una valida alternativa: la gestione del programma.

Se realizzata correttamente, la gestione del programma può aiutarti a gestire iniziative simili e a definirne la priorità. In questa guida, ti forniremo tutte le informazioni necessarie per iniziare subito a implementarla con successo.

Cos'è la gestione del programma?

La gestione del programma è la gestione simultanea di più progetti correlati. Come program manager, contribuirai allo sviluppo di un piano di gestione delle risorse del programma e coordinerai i progetti interconnessi per garantirne il successo. Inoltre, i program manager allineano gli obiettivi di progetto agli obiettivi aziendali generali.

Se tutto questo ti suona familiare, probabilmente è perché ti stai già avvalendo della gestione del programma al posto della gestione dei progetti. Se invece non sai ancora come integrarla nei tuoi processi, ecco come si differenzia da altre metodologie simili.

Gestione del programma e gestione dei progetti a confronto

Un progetto è un insieme di attività che mirano al raggiungimento di un obiettivo specifico. La gestione dei progetti è il processo di pianificazione, gestione ed esecuzione del lavoro di un team. Un software di gestione dei progetti offre un aiuto ai team aumentando la chiarezza e migliorando la collaborazione.

Un programma, invece, è un insieme di progetti volti al raggiungimento di obiettivi aziendali strategici. Per esempio, tutte le nuove funzionalità lanciate da un'azienda in un trimestre dovrebbero essere considerate un programma, anche se ogni funzionalità probabilmente fa parte di un progetto specifico. La gestione del programma è un processo che consiste nella gestione di iniziative interdipendenti e a lungo termine nel rispetto degli obiettivi aziendali. Il programma includerà una serie di progetti collegati, ognuno con il proprio project manager. Scopri di più sulla differenza tra un program manager e un project manager.

Gestione del programma e gestione dei portfolio di progetto a confronto

La gestione del programma e la gestione del portfolio di progetti sono molto simili. La differenza sta nel tipo di progetto che viene gestito. Nella gestione del programma, i progetti sono collegati e spesso interdipendenti. Per esempio, un programma può includere tutte le campagne di marketing per la promozione delle nuove funzionalità che verranno lanciate nel corso dell'anno, o anche un piano per la gestione delle sovvenzioni per organizzazioni non-profit. Tutte queste funzionalità sono collegate, quindi rientrano nella gestione del programma e non nella gestione del portfolio di progetti. Un portfolio, invece, può includere tutte le iniziative di marketing di un trimestre o anno, indipendentemente dal fatto che siano collegate o meno. Un software per la gestione dei portfolio di progetti è lo strumento che i team usano per monitorare i progetti e condividere gli approfondimenti con gli stakeholder.

Gestione del programma e gestione del prodotto a confronto

La gestione del prodotto consiste nello sviluppo di nuovi prodotti da parte di un'azienda. Un product manager è un team leader responsabile del successo di un prodotto, dalla ricerca sugli utenti fino al lancio.

Un programma può anche includere qualsiasi tipo di iniziativa, anche lo sviluppo di un nuovo prodotto. È possibile creare un programma per gestire il processo di sviluppo dei prodotti per l'anno a venire. Ogni singolo progetto per lo sviluppo di un prodotto avrà il proprio product manager, ma l'intero programma sarà supervisionato da un program manager.

Gestione del programma e gestione del lavoro a confronto

La gestione del programma, come le cinque fasi della gestione dei progetti e la gestione dei portfolio di progetti, rientrano nella gestione del lavoro. La gestione del lavoro è un approccio sistemico per la coordinazione dei flussi di lavoro di un'organizzazione, che si tratti di un progetto, un processo in corso o attività di routine, per fornire ai team la chiarezza necessaria per raggiungere i propri obiettivi. La gestione del lavoro è imperniata sul coordinamento delle persone, del lavoro e dei team dell'intera organizzazione per fare in modo che tutti abbiano accesso alle informazioni di cui hanno bisogno. Con un software di gestione del lavoro, puoi coordinare i piani, i progetti e i processi in tutta l'azienda.

I ruoli e le responsabilità della gestione del programma

Il processo di gestione del programma prevede diversi ruoli e acronimi. Se ne stai sviluppando uno per la tua organizzazione, non dovrai ricorrere a tutti questi ruoli e responsabilità, ma è importante conoscerli e sapere che funzione hanno.

Il program manager

Il program manager è responsabile di un insieme di progetti correlati. Una delle responsabilità chiave di questa figura è assicurarsi che le iniziative del programma siano allineate agli obiettivi aziendali. Il program manager monitora l'avanzamento dei progetti del programma per verificare che siano sempre allineati agli obiettivi strategici e aziendali.

Inoltre, un program manager di successo:

• ottiene il consenso da parte dei dirigenti sul programma

• gestisce le aspettative dei suoi superiori e dei colleghi

• fa in modo che il processo decisionale sia coerente con il programma

• sviluppa un piano di gestione delle risorse all'interno del programma

• riduce i rischi e sfrutta le opportunità creando un registro dei rischi 

Domanda frequente: è necessaria una certificazione per diventare program manager?

Esistono diversi percorsi per diventare program manager, il più conosciuto dei quali è la certificazione del Project Management Institute (PMI). Tuttavia, conseguire una di queste certificazioni non è un requisito obbligatorio.

Chi decide di ottenere la certificazione come program manager lo fa per dimostrare la propria serietà e di aver investito in questo percorso. Inoltre, un attestato di questo tipo può anche portare a un aumento di stipendio o permetterti di crescere dal punto di vista professionale.

Sponsor o gruppo di sponsorizzazione

Lo sponsor è il membro con maggiore anzianità di servizio nell'organizzazione responsabile della gestione del programma. È sua responsabilità approvare e autorizzare gli elementi chiave, come il finanziamento, i deliverable e i business case rilevanti, se necessario. Inoltre, deve sostenere il programma e aiutare a ottenere il consenso dei dirigenti. Infine, è la persona che nomina il Senior Responsible Owner (SRO).

Senior Responsible Owner (SRO)

Il Senior Responsible Owner viene nominato dallo sponsor e ha il compito di prendere decisioni per conto del gruppo di sponsorizzazione e di assicurarsi che il programma raggiunga gli obiettivi. Anche se lo sponsor approva i principali aspetti finanziari come il budget del programma, è responsabilità dell'SRO ottenere i fondi necessari dai budget dei team o dall'ufficio contabile dell'azienda.

Inoltre, il Senior Responsible Owner lavorerà a stretto contatto con il program manager per assicurare che il programma sia allineato dal punto di vista strategico agli obiettivi aziendali. Sebbene il program manager sia incaricato di realizzare il programma, è responsabilità dell'SRO garantire l'allineamento strategico tra il programma e gli stakeholder senior dell'organizzazione.

Responsabile del cambiamento aziendale (BCM)

Il BCM è responsabile dello sviluppo e dell'esecuzione del piano di realizzazione dei benefici, che è il processo che fa sì che il programma apporti valore misurabile all'organizzazione. Il program manager lavorerà con l'SRO per definire e conseguire i risultati del programma, ma è responsabilità del BCM fare in modo che vengano sfruttati.

Quattro vantaggi della gestione del programma

Se hai già il compito di gestire più progetti contemporaneamente, probabilmente ti starai chiedendo se c'è davvero molta differenza tra quello che stai facendo e la gestione del programma. La risposta è: probabilmente sì! Anche se non tutti i team ne hanno bisogno, la gestione del programma offre quattro vantaggi principali.

1. Collegamento dei progetti agli obiettivi aziendali strategici

La gestione del programma, con i relativi ruoli e responsabilità, può aiutare il tuo team a collegare i progetti correlati agli obiettivi aziendali strategici. Oltre a coordinare più progetti all'interno del programma, il program manager ha una visione generale e olistica dei progetti del programma. Come program manager, puoi collegare l'obiettivo di ogni progetto all'obiettivo del programma e assicurarti che gli obiettivi del programma siano allineati agli obiettivi aziendali e agli OKR.

2. Comprensione delle interdipendenze tra progetti

Poiché il program manager si occupa di diversi progetti correlati, riesce a vedere meglio le interdipendenze e gestire gli eventuali problemi. Progetti diversi potrebbero essere interdipendenti, ma monitorando ogni progetto individualmente, potresti non rendertene conto. Come program manager, non puoi concentrarti solo sulla meta (in questo caso, gli obiettivi aziendali strategici) dimenticandoti del contesto generale. La gestione del programma è il modo migliore per coordinare il lavoro di diversi progetti correlati in tempo reale.

3. Semplificazione della distribuzione delle risorse

Oltre a comprendere e gestire le interdipendenze tra progetti, il program manager può anche contribuire a ottimizzare e semplificare la distribuzione delle risorse. Poiché conosce tutti i progetti del programma e le relative interdipendenze, sa perfettamente quale risorsa assegnare a ogni progetto, che sia il tempo a disposizione di un dipendente, un aumento di budget o un nuovo strumento o software.

Considerando che il lavoro è finanziato a livello di programma, il program manager e l'SRO possono collaborare per identificare al meglio le risorse da destinare a ogni progetto. Se un team di progetto raggiunge gli obiettivi prima del previsto, il program manager può riassegnare le risorse e garantire così che gli obiettivi di ogni progetto vengano raggiunti.

4. Identificazione dei rischi e delle opportunità

Come potrai immaginare, in un programma sia i rischi che le opportunità si moltiplicano a causa dei numerosi progetti. Ma poiché il program manager ha una visione generale di tutti i progetti del programma, può evitare i rischi e cogliere le opportunità con maggiore facilità.

Per esempio, un aspetto della gestione dei rischi di progetto è l'assegnazione delle risorse, per garantire l'equilibrio all'interno del team a far sì che il numero di membri sia adeguato. A livello di programma, si possono assegnare e ridistribuire le risorse in base alle necessità, per evitare di ritrovarsi con un progetto a corto di personale, fuori budget o in ritardo.

Dall'altra parte, poiché il program manager conosce l'impatto del programma e sa come contribuisce al raggiungimento degli obiettivi aziendali strategici, può individuare nuove opportunità, come prorogare la data di scadenza di un progetto o modificare il piano di progetto per realizzare un deliverable aggiuntivo.

Come Discovery Digital Studios ottiene una visione d'insieme dei processi più complessi grazie ad Asana

Discovery Inc. è un gigante delle telecomunicazioni e proprietario di grandi reti di intrattenimento come TLC, Animal Planet e Food Network. Ogni mese, i team responsabili della creazione dei contenuti di Digital Studios realizzano migliaia di video per i social media e le app.

Mike Singer, Content Operations Director, e il suo team monitoravano la produzione dei contenuti con fogli di calcolo e email. Mike aveva bisogno di una piattaforma condivisa che offrisse una panoramica di tutti i contenuti in fase di sviluppo e che registrasse anche i dettagli dell'ultimo minuto del processo di produzione di ciascun video e lo stato. In breve, aveva bisogno di uno strumento di gestione del programma come Asana. I flussi di lavoro personalizzabili di Asana gli avrebbero permesso di definire processi per la gestione dei contenuti complessi, avrebbero fornito agli stakeholder una panoramica dei risultati del team facile da consultare e avrebbero consentito a ciascun collaboratore e ai team esterni di comunicare e restare informati.

Alcuni flussi di lavoro venivano monitorati separatamente. È stato fantastico poterli unire su Asana, vedere come si combinano tra loro e notare alcune dipendenze che ci erano sfuggite quando usavamo i fogli di calcolo.”

I team addetti allo sviluppo dei contenuti di Discovery usano anche i portfolio per avere una visione d'insieme di un gruppo specifico di produzioni in corso. Per esempio, possono creare un nuovo portfolio per monitorare sia i progetti relativi alla creazione di lezioni di cucina per l'app Food Network sia i progetti correlati legati allo sviluppo delle campagne per la promozione dei contenuti, supervisionandone lo stato e le date di lancio.

I team utilizzano anche le integrazioni per collegare Asana al resto dei loro strumenti. Con l'integrazione di Asana per Outlook, possono trasformare le email in attività di Asana direttamente dalla posta in arrivo. Possono anche aggiungere un'email a un'attività come commento per non creare disordine nella posta in arrivo e salvare le informazioni importanti. L'integrazione di Asana per Slack permette loro di vedere gli aggiornamenti relativi al progetto, aggiungere commenti e creare nuove attività senza uscire da Slack. Inoltre, grazie all'integrazione Zapier + Asana, il team risparmia tempo automatizzando i processi.

Questa visibilità permette al team di prevedere precisamente quanto tempo richiederà il lavoro. Lo aiuta anche a individuare i ritardi e i punti critici di un progetto e a riprendere il controllo della situazione. L'intero team lavora in modo più efficiente perché tutto è centralizzato, semplificato e chiaro.

La frustrazione di non sapere dove finissero i nostri documenti è scomparsa. È stato un cambiamento culturale che ci ha aiutato a ridurre lo stress. Abbiamo notato che tutto è diventato più facile.”

Per saperne di più su come il team Discovery Digital Studios usa Asana, leggi il caso di studio completo.

Collega i progetti alla strategia con la gestione del programma

La gestione del programma è un approccio olistico alla gestione di più progetti e all'allineamento di questi progetti agli obiettivi strategici. Se gestire più progetti ti fa sentire come un giocoliere che sta per perdere il controllo della situazione, prova la gestione del programma per avere una visione d'insieme delle interdipendenze tra progetti.