Dodici consigli per essere più produttivi sul luogo di lavoro

In Asana, non pensiamo che la produttività sia "fare sempre tutto quello che puoi fare". Non pensiamo neanche che la produttività sia un modo per ottenere tutti i giorni il massimo del rendimento. Piuttosto, pensiamo che le persone e i team produttivi siano quelli che passano meno tempo a lavorare ad attività superflue (ad esempio presenziare a riunioni sullo stato senza obiettivi chiari, cercare documenti o richiedere approvazioni) e più tempo a lavorare a ciò che conta di più per la tua organizzazione. 

I team più produttivi riducono la quantità di tempo speso in attività poco importanti, in modo da averne di più per portare a termine quelle che contano davvero, senza dover lavorare di più.

Aumentare la produttività senza dover aumentare il carico di lavoro può sembrare un sogno, ma siamo qui per far sì che diventi realtà. Scopri come gli strumenti di gestione del lavoro, come Asana, possono aiutarti ad aumentare la produttività sul luogo di lavoro e ridurre le attività superflue.

1. Semplifica l'ambiente lavorativo

• Problema: ci sono troppe distrazioni nel tuo ambiente lavorativo.

• Soluzione: usa metodi semplici per prendere il controllo del tuo ambiente lavorativo. Parti da ciò che puoi controllare.

Che tu stia lavorando da casa o dall'ufficio, il tuo ambiente lavorativo influenza in maniera significativa la tua produttività e la tua concentrazione. Nel 2020, questi ambienti hanno subito cambiamenti importanti quando la pandemia da COVID-19 ha costretto molti di noi a capire come lavorare da casa. Potresti non avere avuto il tempo o lo spazio per creare un ambiente che ti aiutasse a lavorare da casa. Se è il tuo caso, sappi che ci sono altre persone nella tua stessa situazione.

Nell'aprile del 2020, abbiamo condotto un sondaggio intervistando 5.000 lavoratori provenienti da tutto il mondo per capire come stavano lavorando da casa. Abbiamo scoperto che il 53% degli intervistati non aveva una scrivania o un PC/laptop da usare solo per il lavoro, oltre a non avere una connessione internet affidabile. Inoltre, il 43% lavorava dal tavolo della cucina, dal divano o addirittura dal letto.

Indipendentemente dal tuo ambiente lavorativo, allenati a ridurre le distrazioni esterne per concentrarti più facilmente sulle attività da svolgere. Il modo migliore è iniziare con piccoli passi. Per esempio, se i rumori ti distraggono spesso, prova a usare delle cuffie antirumore. Se la sedia su cui lavori è scomoda, prova a usare un cuscino lombare. Semplificando l'ambiente lavorativo e trovando soluzioni per eliminare le distrazioni comuni, puoi concentrarti e trovare uno stato di flow.

Le distrazioni hanno un costo, quindi ci siamo concentrati a eliminare tutte quelle che riusciamo. Con Asana, le persone riescono a trovare uno stato di flow e a svolgere il proprio lavoro senza interruzioni perché tutti sanno a che punto sono le attività e quali sono le loro responsabilità, senza bisogno di riunioni stand-up.”

2. Prova strategie di gestione del tempo

• Problema: hai sviluppato alcune cattive abitudini che ti portano a procrastinare.

• Soluzione: smetti di procrastinare usando tecniche di gestione del tempo collaudate.

Tutti procrastiniamo. Inoltre, la procrastinazione non è una cosa negativa di per sé: il tempo che passi a procrastinare può renderti più felice e farti prendere decisioni migliori. Tuttavia, quando si parla di aumentare la produttività e svolgere attività importanti, l'obiettivo è ridurre la procrastinazione, così da non passare tutta la giornata davanti ai social media.

Le tecniche di gestione del tempo servono per affrontare le attività con la giusta mentalità, ridurre la procrastinazione e aumentare la produttività sul luogo di lavoro. Anche solo pianificare in anticipo il modo in cui lavorerai alle attività ti può aiutare a concentrarti. Esistono diverse tecniche di gestione del tempo create per aiutarti ad aumentare la produttività, che elenchiamo di seguito.

• Tecnica del pomodoro. Per iniziare a usare la tecnica pomodoro, imposta un timer su 25 minuti e comincia a lavorare. Passati i 25 minuti, fai una pausa di cinque minuti, possibilmente facendo un'attività fisica, ad esempio andando in cucina per prendere uno snack (anche se è accettabile dare un'occhiata ai social media se proprio lo desideri). Ripeti il ciclo di 25 minuti di lavoro e cinque minuti di pausa per quattro volte. Dopo la quarta sessione di lavoro da 25 minuti, fai una pausa più lunga, di 20-30 minuti. Perché questa tecnica si chiama del pomodoro? È nata in Italia, dove i timer da cucina hanno solitamente la forma di un pomodoro, da cui il nome della tecnica.

• Principio di Pareto. Il principio di Pareto, noto anche come legge 80/20, è semplice: consiglia di passare il 20% del tuo tempo sull'80% del tuo lavoro. Applicando il principio alla gestione del tempo, dovresti prima lavorare all'80% del tuo lavoro che occupa il 20% del tuo tempo. Completare subito le attività che richiedono meno tempo ti darà la motivazione per dedicare i momenti di alta concentrazione al resto del lavoro (quel 20% che richiede l'80% del tuo tempo).

• Metodo "Detto, fatto!". Il metodo "Detto, fatto!" è stato inventato da David Allen nei primi anni 2000. Seguendo questa metodologia di gestione del tempo, devi scrivere tutte le attività da portare a termine e quindi suddividerle in parti più piccole, se necessario. In questo modo, invece che ricordarti a memoria le attività che devi svolgere e cercare di definire le priorità, puoi visualizzare tutto il lavoro che hai in programma in un unico posto e agire. Per usare questa metodologia, devi avere a disposizione un sistema in cui inserire le attività in programma, ad esempio uno strumento di gestione delle attività.

• Ingoia il rospo. Il principio di gestione del tempo chiamato Ingoia il rospo si basa sulla famosa citazione di Mark Twain: "Se devi ingoiare un rospo, assicurati che sia la prima cosa che fai la mattina". Seguendo questo principio, dovresti svolgere le attività più difficili per prime, prima che tu abbia la possibilità di procrastinare. Una volta terminate queste attività, quelle successive saranno più piacevoli e meno difficili, esattamente come qualsiasi cosa mangiata dopo aver ingoiato un rospo.

3. Riduci il lavoro improduttivo

• Problema: le attività superflue riducono la produttività del tuo team.

• Soluzione: prova uno strumento di produttività per condividere una fonte di riferimento con il tuo team e ridurre gli ostacoli per svolgere il lavoro più importante.

Le attività superflue sono il risultato del lavoro improduttivo. In ufficio, il lavoro improduttivo è rappresentato da attività di poca importanza che fanno sprecare tempo, attività ripetitive e lunghi processi per trovare informazioni o ottenere approvazioni. Quando non si ha chiarezza su chi sta facendo cosa e per quando, si perde molto tempo in attività improduttive.

Per contrastare il lavoro improduttivo, crea una fonte centrale di riferimento per tutte le attività del tuo team. Quando tutti possono vedere il quadro generale e capire da soli in che modo le varie attività sono collegate tra loro, puoi passare più tempo a collaborare in maniera produttiva e meno a lavorare ad attività superflue. Ma come puoi creare una fonte centrale di riferimento? Prova uno strumento di gestione del lavoro, come Asana.

Usando uno strumento di gestione del lavoro, puoi standardizzare e centralizzare i processi del team. Puoi lavorare a idee importanti, senza l'improduttività. Invece di contattare manager o stakeholder per ottenere approvazioni, puoi visualizzare a che punto sono nell'attività di revisione. Invece di inviare un'email per chiedere (di nuovo) quando un membro del team finirà un'attività, puoi controllarne l'avanzamento nello strumento condiviso. Riducendo il lavoro superfluo, puoi liberare tempo da impiegare in attività produttive e di maggior impatto.

Prima di iniziare a usare Asana, passavo molto tempo a organizzare il lavoro, ad esempio gestendo le richieste, raccogliendo gli aggiornamenti di stato o monitorando i piccoli dettagli, invece che creare strategie o progettare. Ora risparmio tempo e sono diminuite le revisioni, perché ho tutte le informazioni che mi servono in anticipo e in un unico posto.”

4. Investi sulle ore di massima produttività

• Problema: le riunioni sono sparse per tutta la giornata lavorativa, di conseguenza, quando ti metti al lavoro, non riesci a trovare un periodo di tempo in cui concentrarti senza subire interruzioni.

• Soluzione: programma le riunioni in blocchi, in modo da poterti concentrare sul deep work durante le ore di massima produttività.

Se hai mai risposto alla domanda "Sei una persona mattiniera o nottambula?", sai che la produttività personale può cambiare in maniera significativa in base all'orario. Alcuni di noi provano grande soddisfazione a lavorare subito al mattino e riescono a concentrarsi più facilmente sulle attività. Altre persone invece preferiscono buttarsi nel lavoro dopo pranzo. Sapere in quali ore si è più produttivi può aiutare ad affrontare e strutturare la giornata.

Una volta che hai capito qual è il tuo periodo di massima produttività, allenati a creare dei momenti di alta concentrazione nel tuo calendario, che corrispondano alle tue ore di picco. In questo modo, invece che ritrovarti con riunioni frequenti e sparse durante la giornata, avrai un calendario ottimizzato per non farti perdere la concentrazione e aumentare la produttività. Puoi farlo manualmente, programmando un blocco dedicato ai momenti ad alta concentrazione sul tuo calendario, oppure usando uno strumento di gestione dei calendari come Clockwise per automatizzare il tutto. In ogni caso, allenati a ottimizzare la tua agenda per aumentare le ore di massima produttività.

In alternativa, puoi provare a programmare l'intera settimana lavorativa in modo da avere una giornata intera senza riunioni. In Asana, abbiamo i mercoledì senza riunioni, in modo da dedicare quel giorno al deep work. Per deep work si intende qualsiasi periodo di tempo in cui si riesce a lavorare senza distrazioni. Quando non devi preoccuparti di riunioni o distrazioni, puoi dedicare più tempo al deep work.

5. Evita il multitasking

• Problema: lavori contemporaneamente a diverse cose, ma ci vuole troppo tempo per portarle a termine.

• Soluzione: concentrati su un'attività alla volta per raggiungere uno stato di flow.

Curiosità: in realtà, gli esseri umani non sono bravi nel multitasking. Quando cerchi di fare due cose contemporaneamente, il tuo cervello elabora le informazioni (relative a entrambe le attività) più lentamente. Di conseguenza, invece che fare bene una cosa, finisci per farne male due.

Per evitare il multitasking e aumentare la produttività, dedicati a un'attività alla volta. Assicurati di avere abbastanza tempo per il deep work e concentrarti totalmente sulle tue attività, in modo da raggiungere uno stato di flow. Quando ti dedichi completamente al tuo lavoro, sei in uno stato di flow, un'esperienza lavorativa più piacevole, che ti dà più energia e ti coinvolge di più. Lo stato di flow non solo ti aiuta a portare a termine le attività più rapidamente, ma aumenta anche la tua creatività e il tuo senso di coinvolgimento.

Di seguito elenchiamo alcuni suggerimenti per ridurre il multitasking e aumentare lo stato di flow.

• Elimina le distrazioni mettendo il telefono con lo schermo rivolto verso la scrivania e disattivando le notifiche relative ai social media o ai messaggi sul tuo computer.

• Prima di buttarti nel lavoro, mangia uno snack, vai in bagno e versati un bicchiere d'acqua: in questo modo il tuo fisico non creerà distrazioni.

• Ascolta della musica rilassante se ti aiuta a concentrarti. Prendi in considerazione di ascoltare musica strumentale o in una lingua che non parli.

• Introduci qualche attività divertente se inizi a sentire la noia. Se stai lavorando a un'attività elementare o di routine, cerca di renderla divertente: cronometrati, crea una competizione interna o cerca elementi ricorrenti nel tuo lavoro per allontanare la noia.

Per un certo periodo di tempo, reagire al lavoro è stato lo standard per il nostro team di creativi. Ma non riusciremo mai a lavorare al meglio senza un processo chiaro.”

6. Dai priorità al lavoro più importante

• Problema: hai molto lavoro da fare, ma non sai da dove iniziare.

• Soluzione: collega il tuo lavoro quotidiano agli obiettivi del team o dell'azienda, così da sapere chiaramente quali attività sono importanti e in che modo si collegano agli obiettivi aziendali.

Sapere in che modo il tuo lavoro quotidiano si collega agli obiettivi aziendali o alle iniziative del team non è solo comodo, ma è fondamentale per essere produttivi. Quando c'è chiarezza, puoi assegnare in maniera più efficace le priorità alle tue attività, così puoi assicurarti di svolgere prima quelle più importanti. Inoltre, i membri del team che sanno in che modo il loro lavoro si collega alle iniziative aziendali sono doppiamente motivati.

Al contrario, se non hai un metodo chiaro e semplice per collegare il tuo lavoro quotidiano agli obiettivi del team e dell'azienda, non riuscirai a capire a cosa dare la priorità. Il modo migliore per farlo è usare un software di gestione del lavoro, come Asana. Gestendo gli obiettivi e le iniziative del tuo team nello stesso posto in cui coordini il tuo lavoro quotidiano, il tuo team può gestire meglio le priorità, allinearsi e lavorare in modo efficiente. Di fatto, secondo il Report di Asana sugli obiettivi, l'84% dei dipendenti che usano un software di gestione del lavoro collaborativo hanno dichiarato di comprendere meglio in che modo il loro lavoro si collega agli obiettivi aziendali, rispetto al 43% dei dipendenti che non usano strumenti di gestione del lavoro.

7. Riduci le notifiche

• Problema: le notifiche provenienti da email, messaggi e strumenti di gestione dei progetti ti distraggono continuamente.

• Soluzione: prova a silenziare le notifiche o a usare la funzionalità Non disturbare.

Per concentrarti sulle attività a cui stai lavorando e dare il meglio, devi eliminare le distrazioni. Le notifiche sono la causa principale, sia che si tratti di notifiche produttive, come quelle relative alle email o ai messaggi Slack, o di notifiche che non riguardano il lavoro, come quelle relative ai social media e agli SMS.

Aumentare la produttività sul luogo di lavoro non significa isolarsi completamente ma, piuttosto, cercare strumenti che offrono funzionalità per silenziare le notifiche o per impostare lo stato Non disturbare. In questo modo puoi concentrarti sul deep work senza doverti preoccupare che una notifica ti faccia uscire dal tuo stato di flow.

La funzionalità Non disturbare ha un ulteriore vantaggio: consente ai membri del tuo team di sapere quando stai lavorando a qualcosa. La maggior parte degli strumenti che offrono questa opzione fanno sapere ai membri del team che cercano di contattarti che in quel momento non riceverai la notifica, così che possano sapere quando aspettarsi una risposta. Sanno che non ricevi le notifiche, ma che risponderai quando avrai portato a termine la tua attività. È un ottimo metodo per creare sane abitudini lavorative (e trovare un equilibrio tra vita personale e lavoro).

Incoraggiamo i membri del nostro team a lavorare durante le ore che preferiscono, a patto che lo comunichino in anticipo. Quando è ora di chiudere la giornata lavorativa, si chiude la giornata lavorativa. Le notifiche vengono disattivate. Anche se un membro del team vuole pubblicare qualcosa di notte perché ha un momento libero dopo aver messo a letto i bambini, questo non deve far pensare ai colleghi che sia un'urgenza.”

8. Integra gli strumenti di lavoro

• Problema: sprechi il tuo tempo passando da uno strumento di lavoro a un altro: chat, email, fogli di lavoro, eccetera.

• Soluzione: gestisci il lavoro in una fonte di riferimento centrale in grado di integrare tutti i tuoi strumenti di lavoro, per evitare di passare continuamente da un'app all'altra.

Lo sapevi che il dipendente medio usa all'incirca dieci strumenti al giorno? Quando il lavoro è sparso e difficile da trovare, sprechi tempo prezioso passando da uno strumento all'altro per cercare le informazioni giuste. Se il contesto del tuo lavoro è in uno strumento, ma usi un secondo strumento per lavorare a un terzo per comunicare, accedere alle informazioni necessarie per portare a termine il lavoro diventa un'attività che impatta negativamente sulla produttività.

Invece, trova una fonte di riferimento centrale in cui puoi integrare tutti gli strumenti di lavoro, eliminare i compartimenti stagni e quindi aumentare la produttività. A questo serve, in parte, uno strumento di gestione del lavoro: aiutare il team a coordinare e gestire il lavoro. Portando le comunicazioni e la comunicazione nello stesso strumento, puoi trovare il contesto relativo al lavoro esattamente dove viene svolto.

9. Automatizza il lavoro manuale

• Problema: passi troppo tempo a distribuire e a classificare manualmente le attività.

• Soluzione: scegli uno strumento che ti aiuti ad automatizzare le attività di routine.

Un altro elemento che si aggiunge al numero di attività superflue è il lavoro manuale, come distribuire le richieste, condividere le attività con gli stakeholder per dare visibilità e spostare elementi all'interno della pipeline. Se gestisci un team o un progetto, è probabile che tu spenda una buona parte della giornata a svolgere queste attività manuali, invece che concentrarti su quelle produttive e di maggior importanza.

Per ridurre il lavoro manuale, prova ad automatizzarlo con uno strumento apposito. In questo modo, non dovrai preoccuparti del fatto che le attività siano state distribuite correttamente, né dovrai occupartene personalmente. Invece di passare cinque minuti qui e dieci là per distribuire un'attività o ripulire un modulo, le regole di Asana possono farlo per te. Tramite le regole, puoi selezionare un trigger (ad esempio la creazione di una nuova attività o la modifica dello stato di un'attività) e un'azione (ad esempio aggiungere stakeholder all'attività per visibilità o modificare la data di scadenza). Questa è una delle soluzioni più facili da implementare per aumentare la produttività, e quella con i risultati migliori.

Grazie alle regole, risparmiamo tra i due e i sei passaggi ogni 40-50 richieste dei clienti per sprint, perché le attività vengono automaticamente aggiunte ad altri progetti e spostate da una fase all'altra.”

10. Dì di no

• Problema: onestamente, hai troppo da fare in questo momento.

• Soluzione: allenati a dire di no ai nuovi progetti, o abituati a chiarire le tue priorità e la tua disponibilità quando vengono proposte nuove iniziative.

Se si parla di produttività, dire di no a nuovi lavori può sembrare un suggerimento controintuitivo. In fin dei conti, non sono le persone più produttive quelle che possono fare tutto? In verità, non è così. Le persone produttive sanno quali sono le loro priorità, il che significa che sanno anche cosa non costituisce una priorità.

Quando dici di no ad attività per cui non hai tempo, ti stai creando spazio per lavorare ad attività importanti che si collegano a iniziative o a obiettivi importanti della tua azienda e che si allineano con il tuo piano di progetto. Alla fine, non devi "fare tutto": hai bisogno di un metodo per concentrarti e portare a termine le attività più importanti per te e il tuo team.

Per dire di no in maniera efficace, allenati a definire le aspettative con il tuo team. Di seguito elenchiamo diversi modi in cui puoi farlo.

• Adotta strategie di gestione del controllo delle modifiche. La gestione del controllo delle modifiche consiste nell'identificare, documentare e autorizzare le modifiche relative alle tue attività o progetti. Con un processo di questo tipo, gli stakeholder possono inviare una richiesta di modifica, ad esempio all'ambito del progetto o un aggiornamento dei deliverable. La modifica viene quindi verificata da te e altri stakeholder. Se viene approvata, si può iniziare a lavorarci, ma a quel punto dovresti avere chiarezza sulla priorità e sul suo impatto.

• Prova a usare un modulo per le richieste di lavoro. Se ricevi frequentemente richieste di lavoro attraverso qualsiasi tipo di canale, standardizzale e semplificale usando un modulo. Un modulo per le richieste di lavoro ti consente di standardizzare i dettagli forniti dagli stakeholder quando richiedono un nuovo lavoro, ad esempio la priorità, la data di scadenza ideale e molto altro.

• Chiarisci le priorità spesso e in anticipo. Anche se non dici di no, assicurati che i membri del tuo team e gli stakeholder capiscano la priorità relativa di ciò a cui stai lavorando. In questo modo, puoi far sì che si rendano conto della situazione.

• Prova a dire "non adesso". Se dire di no ti sembra strano, prova a posticipare le attività. Tienile nell'elenco delle attività per un periodo di vacche magre, ma non ridurre la tua produttività per completare attività per cui non hai tempo.

11. Aiutati a lavorare al meglio

• Problema: ogni mattina, passi tempo prezioso a capire su cosa concentrarti.

• Soluzione: classifica le attività in programma prima di staccare dal lavoro, così da avere un chiaro punto di partenza la mattina successiva.

Conosciamo tutti la sensazione di aprire la casella di posta alla mattina e ritrovarsi pieni di email. All'improvviso, la lista di cosa da fare che avevi preparato nella tua testa è da buttare, e passi il resto della mattinata a classificare e rispondere alle email. Accedere a uno spazio di lavoro disorganizzato può essere estremamente stressante. Invece di incoraggiare il deep work e aumentare la tua produttività, causa continue distrazioni.

Per evitare queste mattinate, pianifica le tue attività la sera prima. Prima di staccare dal lavoro, passa cinque minuti ad esaminare la lista delle cose da fare per il giorno successivo. Sapere cosa dovrai fare è il metodo migliore per iniziare una giornata produttiva.

12. Aumenta la chiarezza all'interno del team

• Problema: tu e il tuo team passate tempo prezioso a cercare informazioni e approvazioni.

• Soluzione: condividi una fonte di riferimento centrale così da poter lavorare, verificare e trovare il contesto in un unico posto.

Fondamentalmente, puoi ridurre le attività superflue e aumentare la produttività concentrandoti sul dare chiarezza al team e visibilità al progetto. Al giorno d'oggi, tanto lavoro si svolge in compartimenti stagni e manca di collegamenti. Ogni volta che cerchiamo, chiediamo o diamo la caccia al lavoro non siamo produttivi, il che significa che dobbiamo crearci del tempo per dedicarci al lavoro importante in altri momenti. Tuttavia, per aumentare la collaborazione del team e allo stesso tempo migliorare l'equilibrio tra lavoro e vita privata, hai bisogno di un metodo per collaborare in maniera più efficace.

Il metodo migliore per farlo è usare uno strumento di gestione del lavoro. Gli strumenti di gestione del lavoro rappresentano un metodo per gestire e organizzare i flussi di lavoro e dare al team la chiarezza necessaria per raggiungere rapidamente gli obiettivi. Questi strumenti ti aiutano a coordinare le persone e le attività per far sì che tutti abbiano le informazioni necessarie per completare il lavoro che conta nel modo più produttivo possibile.

Se vuoi iniziare a usare uno strumento di gestione del lavoro, prova Asana. Asana è progettata per massimizzare la visibilità e minimizzare le attività superflue, così che tu possa concentrarti sul lavoro produttivo ad alto impatto.

Grazie ad Asana abbiamo compreso qual era la mole di lavoro complessiva e quindi abbiamo ridefinito le priorità e creato una nuova strategia in base ai diversi tipi di attività.”

La collaborazione crea team produttivi

I team più produttivi sono quelli che condividono chiarezza e visibilità. In questo modo, non si è produttivi in un compartimento stagno ma, piuttosto, si collabora e ci si tiene in contatto per lavorare al meglio nel minor tempo possibile. Inoltre, i team più produttivi sono quelli che riescono a ridurre le attività superflue, ovvero quelle attività improduttive che ostacolano il lavoro ad alto impatto.

Se desideri aumentare la produttività e portare a termine le attività più importanti, prova Asana, uno strumento di gestione del lavoro progettato per aiutare i team a collaborare con facilità.