Sei passaggi per organizzare una riunione post mortem di successo

Una delle sensazioni più soddisfacenti nel processo di gestione dei progetti è quella che deriva proprio dal completamento del progetto. Tu e il tuo team avete lavorato sodo per arrivare a questo punto e, prima di andare avanti, è importante che vi prendiate del tempo per celebrare e riflettere su tutto il grande lavoro che avete fatto. 

Un ottimo modo per riflettere è la riunione post mortem. In questo articolo discutiamo degli aspetti chiave della riunione post mortem di un progetto e condividiamo sei semplici passaggi per organizzare una riunione di successo. 

Cos'è la riunione post mortem di un progetto?

Le riunioni post mortem sono riunioni tenute dopo il completamento di un progetto. Queste consentono al tuo team di progetto di identificare le cose che sono andate bene durante tutto il progetto e quelle che sarebbero potute andare diversamente. 

Le riunioni post mortem del progetto sono una buona opportunità per celebrare i successi, riflettere sul flusso di lavoro del tuo team e rivedere ciascun processo per far sì che la volta successiva tutto funzioni meglio. 

Le riunioni post mortem possono avere diversi nomi. Ecco i più comuni.

• Debriefing del progetto. Questo termine ha origine in ambito militare e si riferisce al momento in cui i team fanno un debriefing al termine di una missione per analizzare ciò che è accaduto. 

• Retrospettiva. La retrospettiva di un progetto è comunemente usata nella gestione dei progetti Agile. Siccome l'obiettivo principale della metodologia Agile è il miglioramento continuo, queste riunioni sono di solito tenute dopo un ciclo di sprint per consentire al team di riflettere. 

• Riepilogo del progetto. Un riepilogo è di solito un aggiornamento scritto che documenta i punti chiave di una riunione. I riepiloghi del progetto fanno la stessa cosa, ma evidenziano i punti chiave di un intero progetto.

• Riunione conclusiva. È comunemente tenuta alla fine del progetto per chiudere o sistemare le questioni in sospeso.

• Riunione sulle lezioni apprese. Il Project Management Institute usa questo termine per indicare la fine di un progetto. Queste riunioni possono aiutare i leader di progetto ad avere una visione chiara su cosa ha funzionato, su cosa non ha funzionato e su cosa può essere migliorato.

Riunioni post mortem e pre-mortem a confronto

La principale differenza tra una riunione post mortem e una pre-mortem è quando viene tenuta. Le riunioni pre-mortem sono organizzate prima dell'inizio del progetto. In queste riunioni il team riflette in modo proattivo su ciò che potrebbe andare male per mitigare i rischi. 

Le riunioni post mortem sono organizzate dopo la fine del progetto. Si tratta di retrospettive per riflettere su ciò che è accaduto durante il progetto. 

Perché dovresti organizzare la riunione post mortem di un progetto?

Organizzare la riunione post mortem di un progetto fornisce ai project manager una buona comprensione su come migliorare il processo del progetto. Ecco in cosa queste riunioni ti possono aiutare.

Imparare dalle tue esperienze passate

Le riunioni post mortem del progetto sono importanti perché possono aiutare i project manager a ottimizzare i processi per i progetti futuri. Prendendoti del tempo per riflettere su ciò che è andato bene durante un progetto, puoi usare quel feedback per elaborare i piani relativi al tuo prossimo progetto. Se qualcosa non è andato bene durante un progetto, puoi sfruttare questa opportunità per adattare la tua strategia. 

L'applicazione degli insegnamenti forniti dai progetti precedenti può aiutarti a prevenire gli errori e a mitigare i rischi. Se lavori a progetti simili regolarmente, puoi creare un modello basato sui processi dei tuoi progetti passati. In tal modo il tuo team di progetto sa quali azioni da attuare e quali risultati finali devono essere inseriti nel tuo piano di progetto. 

Le retrospettive e l'iterazione sono pilastri importanti della metodologia di gestione dei progetti Agile. I processi Agile rendono l'iterazione una priorità. Se non ti prendessi del tempo per riflettere su ciò che va bene o su ciò che non va bene, non saresti in grado di modificare i tuoi processi per il prossimo sprint.

Aumentare la comunicazione del team

Uno dei principali vantaggi della riunione post mortem di un progetto è che consente ai project manager di fare un passo indietro e riflettere sulle impressioni che gli altri membri del team hanno avuto riguardo alla loro parte del progetto. 

Il successo di un progetto dipende spesso dal modo in cui i membri di un team lavorano insieme, quindi è importante creare uno spazio in cui tutti possano condividere le proprie esperienze uniche. Si tratta di un'opportunità per le persone di parlare dei propri specifici punti critici e di collaborare per trovare delle soluzioni da attuare nel progetto successivo, in modo che tali criticità non si ripresentino.

Migliorare il morale del team

Trovare del tempo per riflettere sui risultati del tuo team è un modo semplice per migliorarne il morale. Anche se può essere facile concludere un progetto e passare immediatamente a quello successivo, prendersi del tempo per celebrare ciò che il team ha realizzato è importante per rafforzare l'intesa al suo interno. 

La riunione post mortem è una grande opportunità per riconoscere i meriti dei membri del team che hanno fatto di tutto per portare a compimento il progetto. Dare loro un giusto riconoscimento può migliorarne notevolmente il morale.

Ecco alcuni modi in cui puoi migliorare il morale durante una riunione post mortem.

• Includi una sezione nel tuo modello di retrospettiva del progetto sui "successi". 

• Fai in modo che ciascun membro del team si congratuli almeno con un altro membro del team riguardo al progetto.

• Prepara una lista di alcuni successi chiave prima che la riunione inizi.

Sei passaggi per organizzare una riunione post mortem di successo

Il processo post mortem non deve per forza essere complicato. Ecco alcuni semplici passaggi per aiutarti a condurre una riunione post mortem di successo.

1. Organizza la riunione entro pochi giorni dal completamento del progetto

Un'analisi post mortem è più efficace quando l'esperienza del progetto è ancora chiara nelle menti dei membri del team. Un semplice modo per assicurarsi che venga effettuata entro un periodo di tempo ragionevole è stabilire quando si terrà la riunione già all'inizio del progetto. Inserire il processo di post mortem nel tuo flusso di lavoro ti assicura di non dimenticare questo passaggio.

Di solito il momento migliore in cui fissare una riunione post mortem è alcuni giorni dopo il completamento del progetto. Ciò offre al team una breve pausa dopo il progetto per riflettere per conto proprio prima di immergersi nella retrospettiva.

2. Invia un questionario pre-riunione

Durante l'intervallo di tempo tra la fine del progetto e la riunione post mortem è utile inviare un questionario al team per raccogliere alcuni spunti preliminari su ciò che pensa del progetto. Se diversi membri menzionano lo stesso problema, assicurati che l'argomento diventi un punto chiave della discussione durante la riunione. 

Esempi di domande pre-riunione:

• Quali sono le tre cose che sono andate bene durante questo progetto?

• Quali sono le tre cose che non sono andate bene durante questo progetto?

• Hai dei suggerimenti su come possiamo migliorarci per il prossimo progetto?

Dopo aver identificato questi punti di discussione, il passaggio successivo è creare l'ordine del giorno e inviarlo al team prima della riunione.

3. Condividi l'ordine del giorno della riunione post mortem

È buona pratica condividere l'ordine del giorno prima di qualsiasi riunione, non solo prima di quelle post mortem. Informare in anticipo il team riguardo agli argomenti chiave consente ai membri di preparare le proprie riflessioni.

Esempio di ordine del giorno:

• introduzione (2,5 minuti)

• riconoscimenti al team (5 minuti)

• cosa è andato bene (5 minuti)

• cosa sarebbe potuto andare meglio (5 minuti)

• suggerimenti per il prossimo progetto (5 minuti)

• conclusioni (2,5 minuti)

4. Incarica una persona che prenderà appunti e una che fungerà da moderatore

Prima dell'inizio della riunione, identifica una persona che si occuperà di prendere appunti e una che fungerà da moderatore. L'ideale è che siano due membri diversi del team a occupare i due ruoli, poiché, se lo stesso facesse entrambe le cose, si finirebbe per avere delle pause nella conversazione. Spesso è il project manager che copre il ruolo di moderatore della discussione, mentre qualcun altro prende appunti. 

Se la riunione è virtuale, è una buona idea registrarla, in modo che i partecipanti possano analizzarla in un momento successivo e che tu abbia un riferimento quando rivedi i tuoi appunti della riunione.

5. Organizza la riunione

Quando tieni la riunione, è importante definire alcune regole di base sul suo svolgimento. Di solito il moderatore guida la conversazione seguendo i punti chiave dell'ordine del giorno. Ma cosa succede se la conversazione arriva a un punto di stallo? 

Fa parte del lavoro del moderatore continuare la conversazione e incoraggiare ulteriori discussioni sul progetto. Ecco alcune interessanti domande che i moderatori possono rivolgere ai membri del team per incoraggiare la discussione.

• Qualcuno nel team ha avuto difficoltà a rispettare le tempistiche definite nel piano del progetto? Se non ne ha avute, tu hai riscontrato qualcosa che ti ha bloccato?

• Pensi che il team avesse risorse sufficienti per completare il progetto entro la scadenza che abbiamo definito? In caso contrario, quali altre risorse avremmo potuto fornire per rispettare tali scadenze?

• Dopo aver vissuto questa esperienza, se potessi ricominciare da capo il progetto, cosa faresti di diverso?

• Vorresti lavorare di nuovo a un progetto come questo? Perché o perché no?

• Lo consideri un progetto di successo? Perché o perché no?

Domande aperte come queste possono aiutarti a identificare alcuni aspetti del processo relativo al tuo progetto di cui probabilmente non eri a conoscenza durante lo svolgimento. Puoi utilizzare queste importanti informazioni provenienti dal tuo team per sviluppare un processo migliore per il tuo prossimo progetto.

6. Invia un riepilogo della riunione ai partecipanti

Una volta terminata la riunione, invia un riepilogo degli aspetti principali al tuo team. Assicurati di includere le azioni da attuare che hai identificato durante la riunione e condividi i tuoi pensieri iniziali su ciò che il team può attendersi nel prossimo progetto a cui lavorerà.

Scopri di più sulle competenze essenziali per la gestione dei progetti

Oltre a imparare dalla riunione post mortem del tuo progetto, puoi prepararti con efficacia per un progetto di successo con le competenze essenziali per la gestione dei progetti, come la definizione di un piano del progetto e l'organizzazione di una riunione per il lancio del progetto per le prossime iniziative. 

Vorresti saperne di più su come affinare le tue competenze per la gestione dei progetti? Scopri di più nella raccolta delle risorse sulla gestione dei progetti di Asana.