Metodo del percorso critico: come usarlo nell'ambito della gestione dei progetti

Creare la roadmap di un progetto può aiutarti a visualizzare cosa va fatto per raggiungere il tuo obiettivo finale. Il metodo del percorso critico ti aiuta a farlo. È una tecnica che si usa nella gestione dei progetti e che prevede di definire le attività principali o fondamentali che sono necessarie per completare un progetto. 

Usare questa tecnica ti consente di gestire le dipendenze delle attività e di definire tempistiche realistiche. Continua a leggere per scoprire come funziona il metodo del percorso critico e come puoi usarlo col tuo team per ottimizzare le cronologie dei progetti. 

Cos'è il metodo del percorso critico?

Il metodo del percorso critico è una tecnica che consiste nell'identificare le attività necessarie al completamento di un progetto e valutare la flessibilità della programmazione. Nella gestione dei progetti, il percorso critico è la sequenza di attività che richiede più tempo e che deve essere terminata entro la scadenza per poter completare l'intero progetto. Se le attività fondamentali incorrono in ritardi, questo causerà ritardi al resto del progetto.

Il metodo del percorso critico è incentrato sull'identificare le attività più importanti all'interno della cronologia del progetto e le dipendenze delle attività, e sul calcolare la durata delle attività.

Il metodo del percorso critico è stato sviluppato alla fine degli anni '50 per risolvere il problema dell'aumento dei costi causato da una programmazione inefficiente. Da allora, è diventato una soluzione popolare per pianificare progetti e definire la priorità alle attività. È un metodo che aiuta a suddividere progetti complessi in attività singole e a valutare meglio la flessibilità del progetto. 

Perché usare il metodo del percorso critico?

Il metodo del percorso critico può offrire approfondimenti preziosi su come pianificare i progetti, distribuire le risorse e programmare le attività. 

Di seguito elenchiamo alcuni motivi per cui dovresti usarlo. 

• Migliora la pianificazione futura: il metodo del percorso critico può essere usato per fare un confronto tra le aspettative e lo stato di avanzamento reale. I dati provenienti da progetti in corso possono aiutare a prendere decisioni relative a piani di progetto futuri. 

• Agevola una gestione delle risorse più efficace: il metodo del percorso critico aiuta i project manager a stabilire la priorità delle attività, dando loro un quadro più chiaro su come e dove assegnare le risorse. 

• Aiuta a prevenire i colli di bottiglia: in un progetto, i colli di bottiglia possono causare perdite importanti di tempo. Definire le dipendenze del progetto usando un diagramma di rete ti aiuterà a capire quali attività possono o non possono essere svolte allo stesso tempo, consentendoti di pianificare di conseguenza.   

Come trovare il percorso critico

Per trovare il percorso critico, bisogna analizzare la durata delle attività fondamentali e non. Di seguito illustriamo i vari passaggi fornendo degli esempi. 

1. Crea un elenco delle attività

Usa una struttura di scomposizione del lavoro per elencare tutte le attività del progetto che sono necessarie per produrre i deliverable. L'elenco di attività nella struttura di scomposizione del lavoro serve come base per il resto del percorso critico. 

Per esempio, immaginiamo che il team del marketing stia creando un nuovo post interattivo per il blog. Queste sono alcune delle attività che potrebbero essere presenti nella struttura di scomposizione del lavoro:

Una volta che hai un'idea generale di tutto quello che va fatto, puoi iniziare a identificare le dipendenze delle attività.

2. Identifica le dipendenze

In base alla tua struttura di scomposizione del lavoro, determina le attività che sono dipendenti tra di loro. Questo ti aiuterà a identificare le attività che possono essere svolte in parallelo.

Seguendo l'esempio presentato sopra, queste sono le dipendenze delle attività:

• l'attività B è dipendente da A

• l'attività C è dipendente da B 

• le attività C e D possono essere svolte in parallelo

• l'attività E è dipendente da D

• l'attività F è dipendente da C, D ed E

L'elenco delle attività dipendenti viene chiamato sequenza di attività, che verrà usata per determinare il percorso critico. 

3. Crea un diagramma di rete

Il passaggio successivo è trasformare la struttura di scomposizione del lavoro in un diagramma di rete, che è un diagramma di flusso che mostra la cronologia delle attività. Crea una casella per ogni attività e usa le frecce per raffigurare le dipendenze. 

Continuerai ad aggiungere altri componenti con scadenza al diagramma di rete finché non avrai definito il programma generale del progetto. 

4. Fai una stima della durata delle attività

Per calcolare il percorso critico, la sequenza più lunga di attività fondamentali, devi prima fare una stima della durata di tutte le attività. 

Per stimare la durata, prova a: 

• fare stime ragionate in base alla tua esperienza e conoscenza

• fare delle stime in base a dati relativi a progetti precedenti

• fare delle stime in base agli standard di settore

In alternativa, puoi provare la tecnica del "passaggio in avanti" e del "passaggio all'indietro".

• Passaggio in avanti: questa tecnica viene usata per calcolare le date al-più-presto dell'inizio e della fine delle attività, usando una data di inizio specificata in precedenza. La data-al-più-presto dell'inizio delle attività è il valore più alto tra le date-al-più-presto della fine delle attività, mentre la data-al-più-presto della fine delle attività è dato dalla somma tra la data-al-più-presto dell'inizio delle attività e la durata. Il calcolo inizia con 0 come data-al-più-presto dell'inizio della prima attività e procede lungo il programma. Determinare le date-al-più-presto dell'inizio e della fine delle attività consente di assegnare le risorse al progetto. 

• Passaggio all'indietro: questa tecnica viene usata per calcolare le date-al-più-tardi dell'inizio e della fine delle attività. La data-al-più-tardi dell'inizio delle attività viene calcolata sottraendo la data-al-più-tardi della fine delle attività alla durata, mentre la data-al-più-tardi della fine delle attività è il valore più basso tra le date-al-più-tardi per l'inizio delle attività, identificato tra i successori immediati. Il calcolo inizia dall'ultima attività programmata e procede all'indietro attraverso l'intero programma.    

Le date-al-più-presto, le date-al-più-tardi e le date di fine possono quindi essere usate per calcolare lo scorrimento, ovvero la flessibilità di programmazione per ogni attività. 

5. Calcola il percorso critico

Il calcolo del percorso critico può essere fatto manualmente, ma puoi risparmiare tempo usando un algoritmo. 

Come calcolare manualmente il percorso critico

Passaggio 1: scrivi l'orario di inizio e fine accanto a ogni attività.

• L'orario di inizio della prima attività è 0, e l'orario di fine è la durata dell'attività.

• L'orario di inizio dell'attività successiva è l'orario di fine dell'attività precedente, e l'orario di fine è l'orario di inizio più la durata.

• Ripeti per tutte le attività.

Passaggio 2: controlla l'orario di fine dell'ultima attività in sequenza per determinare la durata di tutta la sequenza. 

Passaggio 3: la sequenza di attività con la durata più lunga è il percorso critico.

Usando l'esempio sopra, il diagramma del percorso critico avrà questo aspetto: 

Una volta definito il percorso critico, puoi usarlo per creare il programma vero e proprio del progetto.

6. Calcola lo scorrimento

Con scorrimento si intende la flessibilità di un'attività. Indica quanto ritardo può subire l'attività senza che questa abbia un impatto negativo su quelle successive o sulla data di fine del progetto.

Calcolare lo scorrimento è utile per stimare la flessibilità del progetto. È una risorsa che andrebbe utilizzata per analizzare i rischi del progetto o gli ostacoli imprevisti che potrebbero verificarsi. 

Le attività fondamentali hanno uno scorrimento pari a zero: ciò significa che le loro date sono definitive. Le attività che hanno uno scorrimento indicato con un numero positivo fanno parte del percorso non-critico e quindi possono subire ritardi senza che la data di completamento del progetto debba essere modificata. Se ti mancano il tempo o le risorse, le attività non fondamentali possono essere saltate. 

Il calcolo dello scorrimento può essere svolto manualmente o usando un algoritmo. Usa i calcoli indicati di seguito per determinare lo scorrimento totale e lo scorrimento libero. 

Scorrimento totale e scorrimento libero

Di seguito elenchiamo le caratteristiche dei due tipi di scorrimento.

• Scorrimento totale: è il ritardo che un'attività può avere rispetto alla data-al-più-presto dell'inizio dell'attività senza che questo provochi un ritardo al completamento del progetto o una violazione di un vincolo di programma. Lo scorrimento totale è uguale alla data-al-più-tardi dell'inizio dell'attività meno la data-al-più-presto dell'inizio dell'attività oppure data-al-più-tardi della fine dell'attività meno data-al-più-presto della fine dell'attività. 

• Scorrimento libero: è il ritardo che un'attività può avere senza avere un impatto negativo sull'attività successiva. Lo scorrimento libero si verifica solo quando due o più attività hanno un successore in comune. In un diagramma di rete, è dove le attività convergono. Lo scorrimento libero è uguale alla data-al-più-presto dell'inizio della prossima attività meno la data-al-più-presto dell'inizio dell'attività corrente.

Esistono alcuni motivi per cui i project manager traggono vantaggio dalla comprensione dello scorrimento.

• Fa avanzare i progetti secondo le tempistiche: tenere sotto controllo lo scorrimento totale di un progetto ti consente di determinare se verrà completato nei tempi previsti. Maggiore è lo scorrimento, maggiore sarà la probabilità di finirlo in anticipo o entro la scadenza.  

• Ti consente di assegnare le priorità: identificando le attività con scorrimento libero, avrai un'idea più chiara di quali attività hanno la priorità e quali possono essere posticipate. 

• È una risorsa utile: lo scorrimento rappresenta tempo extra che può essere usato per analizzare i rischi di progetto o gli ostacoli imprevisti che potrebbero verificarsi. Sapere quanto scorrimento hai a disposizione ti consente di scegliere il modo più efficace per usarlo. 

Come usare il metodo del percorso critico

Il metodo del percorso critico ti consente di analizzare l'avanzamento del progetto e di tenere sotto controllo le attività e i relativi tempi di completamento. Di seguito elenchiamo altri modi in cui applicare questo metodo. 

Compressione dei programmi

Anche se non è la soluzione ideale, a volte le date di scadenza dei progetti vanno spostate in avanti. In queste situazioni, esistono due tecniche di compressione dei programmi che puoi usare: il fast tracking e il crashing.

1. Fast tracking: analizza il percorso critico per determinare quali attività possono essere svolte contemporaneamente. Portare avanti processi in parallelo ridurrà la durata totale. 

2. Crashing: in questo processo, assegnerai più risorse per velocizzare le attività. Prima di ottenere maggiori risorse, assicurati che rientrino nell'ambito del progetto e informa gli stakeholder di qualsiasi modifica effettuata.

Definire il percorso critico può aiutarti a scegliere la strategia giusta per rispettare le date di scadenza aggiornate. 

Risoluzione della mancanza di risorse

Tieni presente che il metodo del percorso critico non prende in considerazione la disponibilità delle risorse. Quando si verifica una mancanza di risorse, ad esempio un membro del team sovraccaricato di lavoro o una mancanza di strumenti, puoi usare tecniche di livellamento delle risorse per risolvere il problema. 

Queste tecniche puntano a risolvere problemi di sovrassegnazione e a far sì che un progetto possa essere completato con le risorse a disposizione in quel momento. 

Le risorse vengono livellate modificando le date di inizio e di fine del progetto, di conseguenza potresti dover modificare il percorso critico o usare questa tecnica per le attività con scorrimento.

Raccogliere dati per usi futuri

Il programma creato usando il metodo del percorso critico può subire modifiche, poiché stai lavorando con stime ragionate relative alla durata delle attività. Puoi confrontare il percorso critico originario con quello attuale mentre il progetto è in corso.

Questi dati possono essere usati come riferimento per fare stime più precise sulla durata delle attività per progetti futuri. 

Metodo del percorso critico e PERT a confronto

Il metodo del percorso critico e la PERT (Project Evaluation and Review Technique, tecnica di revisione della valutazione del programma) sono stati sviluppati entrambi negli anni '50. La tecnica PERT viene usata per stimare l'incertezza relativa alle attività del progetto applicando una media ponderata tra ottimismo e pessimismo. Questa tecnica serve per calcolare il tempo necessario a completare un'attività. 

La tecnica PERT usa una stima a tre valori per trovare l'intervallo della durata di un'attività.

1. Durata probabile (TM)

2. Durata ottimistica (TO)

3. Durata pessimistica (TP) 

Il calcolo per definire il PERT è: tempo stimato = (TO + 4TM + TP) / 6

La differenza principale tra tecnica PERT e metodo del percorso critico è il livello di certezza relativo alla durata delle attività. La tecnica PERT viene usata per stimare il tempo necessario a completare le attività, mentre il metodo del percorso critico viene usato quando la durata delle attività è già stata stimata. 

Mettiamo a confronto le due tecniche

• La tecnica PERT gestisce le attività incerte di un progetto, mentre il metodo del percorso critico gestisce le attività prevedibili di un progetto.

• La tecnica PERT si concentra sul rispettare o contenere la durata del progetto, mentre il metodo del percorso critico si concentra sui compromessi tempo-costi.

• La tecnica PERT segue un modello probabilistico, mentre il metodo del percorso critico segue un modello deterministico.

• La tecnica PERT si serve di tre stime per ogni attività, mentre il metodo del percorso critico se ne serve di una sola.

Nonostante le differenze, sia la tecnica PERT che il metodo del percorso critico prendono in analisi i seguenti elementi:

• elenco di attività richieste

• durata stimata per ogni attività

• dipendenze delle attività

Le due tecniche possono essere usate insieme per aumentarne l'efficacia. Puoi usare la tecnica PERT per ottenere stime più realistiche relative alla durata delle attività prima di calcolare il percorso critico e gli scorrimenti.  

Metodo del percorso critico e diagrammi di Gantt a confronto

I diagrammi di Gantt sono diagrammi a barre orizzontali che rappresentano le attività del progetto, che possono essere tenute sotto controllo da una cronologia definita. Sia il metodo del percorso critico che i diagrammi di Gantt mostrano le dipendenze tra attività. 

Di seguito elenchiamo le differenze tra i due strumenti.

Metodo del percorso critico

• Visualizza i percorsi critici e non critici e calcola la durata del progetto

• Visualizzato come diagramma di rete con riquadri collegati

• Non mostra le risorse necessarie

• Pianifica le attività in un diagramma di rete senza arco temporale

Diagramma di Gantt

• Visualizza l'avanzamento delle attività del progetto

• Visualizzato come diagramma a barre orizzontali

• Mostra le risorse necessarie per ogni attività 

• Pianifica le attività usando un arco temporale 

I diagrammi di Gantt possono essere usati insieme al metodo del percorso critico per monitorare i percorsi critici nel tempo, in modo che il progetto venga completato entro la scadenza. 

Usa il metodo del percorso critico per una migliore gestione dei progetti

Il metodo del percorso critico può essere una risorsa utile nella gestione dei progetti, in particolare quando si tratta di pianificare attività e gestire risorse. Con l'aiuto di strumenti di pianificazione dei progetti, sarai in grado di creare programmi e monitorare i progetti con facilità. Per aumentare ulteriormente la tua efficienza lavorativa, leggi l'articolo Dodici consigli per essere più produttivi ai giorni d'oggi.