Come creare programmi di progetto per semplificare il lavoro

Un nuovo progetto di lavoro spesso significa l'inizio di un'altra avventura tra stakeholder, scadenze, deliverable e strumenti. Che il tuo progetto riguardi il lancio di un nuovo prodotto, l'evento di un fornitore, il calendario editoriale annuale o addirittura l'onboarding di un dipendente, avrai bisogno di un programma di progetto per portarlo a termine.

Metterti nelle condizioni di creare un programma di progetto con piani, processi e responsabilità chiare è fondamentale per tenere il tuo team sotto controllo, sapere chi sta facendo cosa e per quando e avere una visione d'insieme degli elementi. Anche se potrebbe volerci un po' all'inizio per crearlo, un programma di progetto aumenterà l'efficienza, l'assunzione di responsabilità e la chiarezza, tre parole che sono musica per le orecchie di tutti i membri del team (soprattutto il tuo capo che ti ha affidato il progetto). Avrai inoltre la possibilità di ridurre la quantità di strumenti da utilizzare nella gestione nel progetto, rendendo il processo più facile.

Nel tuo biglietto da visita magari non c'è scritto project manager, ma sai cosa? Per questo progetto, e altri in futuro, sarà di fatto il tuo ruolo. Accetta questa opportunità! Quando impari a pensare come un project manager, sarai sulla strada per ridare al lavoro il vero senso della parola.

Come creare programmi di progetto

Ora che sei pronto e disponibile a fare il project manager, è arrivato il momento di pianificare e redigere un programma di progetto. Dato che potresti non avere familiarità con il processo di pianificazione del project management, di seguito troverai alcuni passaggi che potrai seguire per creare il tuo piano di progetto.

1. Definisci gli obiettivi del progetto. Scrivi quali traguardi e deliverable chiave renderanno il progetto un successo.

2. Identifica tutti gli stakeholder. Fai un elenco di tutte le persone che devono essere coinvolte nel tuo progetto, anche se devono solo dare una semplice approvazione.

3. Determina la scadenza definitiva. Quando va completato questo progetto in via definitiva? Assicurati di darti abbastanza tempo per mettere in conto gli ostacoli che sicuramente incontrerai.

4. Elenca tutti i passaggi o attività. Prendi i traguardi e i deliverable definite nel primo passaggio e suddividile in attività e sottoattività più piccole per assicurarti che tutti gli aspetti del progetto vengano affrontati.

5. Assegna a ogni attività un membro del team come responsabile. Decidi chi si occuperà di ogni attività e sottoattività e comunica le scadenze in modo trasparente. Ricorda che i tuoi colleghi probabilmente staranno lavorando anche ad altri progetti. Fai attenzione al loro carico di lavoro in modo che non si sentano sovraccaricati.

6. Lavora a ritroso per definire le date di scadenza di ogni attività. Calcola quanto tempo servirà per completare ogni attività (date di inizio e di fine), ricordando che i ritardi sono inevitabili. La creazione di sequenze è ugualmente importante, dato che alcune attività vanno completate prima che altre possano essere iniziate.

7. Organizza il programma di progetto in un solo strumento e condividilo col tuo team.

   Hai creato un piano di progetto correttamente e ora è importante organizzarlo in modo che tutte le persone coinvolte possano vederlo e lavorarci. Trovare uno strumento che ti aiuti a fare entrambe le cose è fondamentale per la riuscita del progetto.

Una volta creato un programma di progetto dettagliato, il tempo impiegato per gestire direttamente il progetto diminuirà e tu (e il tuo team) avrai più ore da investire in lavoro di qualità. In fin dei conti, non è per questo che ti hanno assunto?

Esempi di programmi di progetto

Una volta seguiti i passaggi indicati sopra, avrai a disposizione un programma chiaro che definisce il programma del progetto e i passaggi da completare. Di seguito troverai alcuni esempi di come potrebbero essere.

Esempio di programma per la pianificazione di un evento

Stai pianificando un evento virtuale? Il tuo programma definirà tutto quello che va fatto, e quando, prima del grande giorno.

Esempio di programma per il lancio di un prodotto

Per il tuo prossimo prodotto, crea una struttura di suddivisione del lavoro definendo tutti i passaggi e le dipendenze, e visualizzali in un unico progetto facile da condividere, per tenere sotto controllo il tuo team.

Esempio di programma di una campagna marketing

Usa un piano di progetto che programma ogni aspetto della tua campagna marketing per sapere esattamente cosa succede in ogni momento:

Passaggi successivi dopo il completamento del programma di progetto

Lo scopo della cronologia di progetto è completare più lavoro e in maniera più efficiente. Avere una visione d'insieme del tuo progetto e creare un piano ben pensato significa meno stress e più produttività. Una volta completato il piano, ci sono altri due passaggi fondamentali da seguire.

Condividilo col tuo team

Condividendo il programma del progetto, i membri del team capiranno chiaramente le proprie responsabilità relative al progetto e avranno un luogo in cui riportare approfondimenti sulle parti del piano di cui sono responsabili. Inizia inviando il programma del progetto a tutte le persone coinvolte e chiedi un feedback specifico (domande, dubbi o idee).

Mantieni l'organizzazione offrendo uno spazio centralizzato dove fornire tutte le risposte e dare una scadenza decisa per promuovere azioni tempestive da parte dei membri del team. Una volta raccolto il feedback, crea una versione aggiornata del programma del progetto e condividilo nuovamente con tutti gli stakeholder. Inoltre, assicurati che il programma del progetto sia incluso in tutta la documentazione importante relativa alla pianificazione del progetto, ad esempio il brief e l'executive summary.

Adattalo in corso d'opera

Ai tempi dell'antica Grecia, Eraclito aveva avuto una buona intuizione quando disse che l'unica cosa costante è il cambiamento. Lo stesso vale per il tuo piano di progetto. Una volta lanciato il progetto, assicurati di tenere costantemente sotto controllo il programma. Adattalo quando lo ritieni necessario in caso in cui si presentino circostanze impreviste.

Gestire il programma e le risorse del progetto in uno spazio centralizzato aiuterà tutti ad avere un'unica fonte di verità e assicurerà l'utilizzo della versione più recente.

Migliora l'efficienza: trasforma piani e programmi in modelli

Per risparmiare ancora più tempo nella pianificazione di progetti, usa un modello verificato e smetti di reinventare la ruota tutte le volte che premi "Avvia" su un nuovo progetto.

Se il tuo progetto è un evento annuale, ad esempio una fiera di fornitori, è palese che serva creare un programma di progetto ora, in modo da poterlo utilizzare come base per organizzare il prossimo. E a quali altri progetti lavori che seguono lo stesso processo tutte le volte? Ad esempio, la fiera dei fornitori potrebbe avere attività simili al pranzo virtuale coi clienti che organizzerai più avanti nell'anno. Avere a disposizione un modello di un programma di progetto significa avere la possibilità di lanciare progetti futuri più rapidamente e più efficacemente.

Dove dovresti creare un programma di progetto?

Se stai accettando il tuo nuovo ruolo di project manager de facto, oltre a un modo più efficiente di affrontare il lavoro creando programmi di progetto, è probabilmente arrivato il momento di passare a uno strumento multifunzione. (Sì, esistono!)

Gli strumenti di gestione del lavoro esistono per aiutarti a creare programmi di progetto dinamici e cronologie simili ai diagrammi di Gantt che forniscono una visibilità chiara in tutte le fasi a tutti gli stakeholder. Saluta email, fogli di calcolo e chat che non sono collegate tra di loro.

Lo sviluppo e la gestione di un programma di progetto in un sistema centralizzato ti consente di creare ogni passaggio e determinarne la durata con un calendario di progetto, oltre a creare attività e sottoattività e assegnarle alla persona giusta. Nel caso in cui dovessi modificare il piano di progetto, potrai farlo direttamente all'interno dello strumento e gli stakeholder riceveranno una notifica. Le diverse modalità di visualizzazione del programma soddisfano le esigenze di qualsiasi stile di lavoro e di apprendimento e i flussi di lavoro funzioneranno in maniera fluida perché saprai sempre chi sta facendo cosa e per quando.

Lavora in maniera più intelligente con i programmi di progetto

Congratulazioni project manager de facto, sei sulla strada per lavorare in maniera più intelligente. Hai la mentalità e le istruzioni che ti servono per iniziare a rinnovare e rivitalizzare il tuo processo per i progetti. Puoi fare tutto quanto elencato qui sopra e molto altro con una soluzione di gestione del lavoro come Asana. Considerala il tuo strumento multifunzione che ti aiuterà a completare i progetti con successo. Buona pianificazione!