Modèle de to do list hebdomadaire

Un agenda papier vous suffit peut-être à titre personnel, mais soyons honnêtes : vous aurez beau faire de votre mieux pour tenir votre planning, un simple imprévu peut venir bouleverser votre journée et vous forcer à reprendre tout votre emploi du temps. Pour gérer vos tâches quotidiennes, rien ne vaut un modèle de to do list en ligne, personnalisable et modifiable en quelques clics.

Comment utiliser un modèle de to do list hebdomadaire ?

La création et l’utilisation d’une to do list hebdomadaire sont d’une simplicité enfantine, surtout si vous optez pour un modèle de to do list en ligne. Suivez les étapes ci-dessous pour élaborer votre propre modèle en quelques minutes.

1. Créez un nouveau projet. Si vous utilisez un logiciel de gestion de projet, optez pour un affichage sous la forme d’un tableau Kanban pour une visualisation plus simple.

2. Créez une section pour chaque jour de la semaine.

3. Ajoutez des tâches dans chaque section.

4. Ajoutez des responsables, des échéances et des dépendances de projet (si nécessaire).

5. Lancez-vous !

Les cinq avantages d’un modèle de to do list hebdomadaire

L’adoption d’un modèle de to do list simplifie la planification de vos activités en vous permettant de visualiser facilement toutes les tâches à accomplir au cours de votre semaine de travail. Vous vous acquittez de beaucoup de tâches chaque jour ? Optez plutôt pour un planning quotidien en ligne, car un planning hebdomadaire surchargé risque d’être source de stress.

Que vous optiez pour un planning quotidien ou hebdomadaire, vous trouverez de nombreux avantages à utiliser un modèle de to do list en tant que source unique de référence.

Vous pouvez vous appuyer sur un modèle de ce type pour :

1. Créer une nouvelle to do list hebdomadaire en quelques secondes

Une fois créé, votre modèle de to do list est réutilisable à l’infini. Tirez parti d’une plateforme de gestion des tâches pour automatiquement créer une nouvelle to do list chaque semaine en un clic.

2. Consulter en un clin d’œil votre planning pour la semaine

Organisez toute votre semaine d’une traite. Dès que vous voulez faire le point sur votre charge de travail, consultez votre liste hebdomadaire : vous y trouverez les tâches déjà accomplies et celles qu’il vous reste à faire.

3. Réorganiser votre modèle de to do list en quelques clics

Votre charge de travail peut évoluer au fil du temps : changement de rôle, modification des priorités… Dans ce cas, il vous faut un modèle de to do list hautement flexible. Pourquoi ne pas le créer sur une plateforme de gestion du travail ? Ce type d’outil vous permettra de trier par ordre de priorité et d’adapter le modèle de to do list à vos besoins, au fil des changements de processus et de responsabilités.

4. Automatiser vos tâches hebdomadaires

Tirez parti de votre modèle de to do list pour automatiser les tâches récurrentes. Ajoutez directement des dépendances et des documents à vos projets, associez vos processus à vos listes de tâches et veillez à ce que toutes les petites tâches s’enchaînent sans accroc.

5. Faire le lien entre les tâches et les objectifs généraux

Une fois la tête dans le guidon, vous pouvez facilement perdre de vue vos objectifs, veillez donc à faire le lien entre ceux-ci et les tâches hebdomadaires listées dans votre modèle. Vous pourrez ainsi surveiller votre progression et suivre en temps réel l’accomplissement des jalons clés du projet.

Fonctionnalités intégrées

• Vue Tableau : inspiré de la méthode Kanban, ce mode d’affichage répartit les tâches d’un projet dans différentes colonnes représentant leur statut (ex. : « À faire », « En cours » et « Terminé »). Vous êtes libre de modifier le nom des colonnes en fonction de vos besoins. Dans chaque colonne, les tâches sont affichées sous la forme de fiches, chacune indiquant diverses informations (nom de la tâche, échéance, champs personnalisés…). Cette vue vous permet de suivre facilement l’avancement des tâches et d’obtenir une vue d’ensemble sur le statut de votre projet.

• Automatisation : grâce aux règles, automatisez les étapes manuelles afin que votre équipe consacre moins de temps aux tâches d’organisation et davantage à son cœur de métier. Sur Asana, les règles sont basées sur des déclencheurs et des actions : par exemple, « quand l’événement X survient, déclencher Y ». Utilisez les règles pour attribuer automatiquement du travail, définir des champs personnalisés, envoyer des informations aux parties prenantes, etc. Que vous cherchiez à automatiser des tâches ponctuelles ou des processus complets, les règles aideront votre équipe à se dégager plus de temps pour le travail qualifié et stratégique.

• Dépendances : les dépendances de tâches vous permettent d’indiquer qu’une tâche est en attente d’une autre. En repérant aisément les tâches qui bloquent le travail de vos collègues, vous êtes plus à même de gérer vos priorités en conséquence. Les équipes qui suivent des processus collaboratifs peuvent ainsi identifier les tâches dont dépendent les leurs et savoir à quel moment se lancer dans leur propre travail. Lorsque la première tâche est terminée, le responsable de la tâche suivante est informé qu’il peut commencer la sienne. Enfin, si la tâche dont dépend votre travail est reportée, Asana vous en informe afin que vous puissiez modifier votre propre échéance si nécessaire.

• Mes tâches : cette fonctionnalité propose une vue personnalisée affichant toutes les tâches qui vous sont attribuées, quel que soit le projet ou l’équipe dans lequel elles se trouvent. En visualisant toutes vos tâches au même endroit, vous pouvez trier et hiérarchiser le travail et vous assurer de n’oublier aucun détail. Mes tâches vous permet de basculer entre les vues Liste, Tableau et Calendrier pour travailler selon vos envies.

Applications recommandées

• Clockwise : avec l’intégration Asana pour Clockwise, vous pouvez ajouter des tâches à votre Google Agenda sous forme de blocs de temps. Cette intégration vous permet d’indiquer la durée des tâches et à quel moment les réaliser, ainsi que d’autoriser (ou non) Clockwise à les reprogrammer automatiquement. Ajoutez des tâches à votre calendrier et prenez le temps de bien travailler.

• OneDrive : le sélecteur de fichiers Microsoft OneDrive est intégré au volet des tâches d’Asana, vous permettant de joindre directement et simplement des fichiers aux tâches à partir de Word, Excel, PowerPoint, et plus encore.

• Google Workplace : le sélecteur de fichiers Google Workplace est intégré au volet des tâches d’Asana, vous permettant de joindre directement des fichiers aux tâches, en toute simplicité.

• Dropbox : utilisez le sélecteur de fichiers Dropbox intégré au volet des détails de tâche Asana pour joindre des fichiers en toute simplicité.

En optant pour une application de to do list comme Asana, vous allez pouvoir créer votre propre modèle de to do list hebdomadaire pour simplifier l’organisation de votre planning et faciliter la gestion du travail quotidien.

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