Comment faire un planning à la semaine ? Méthode et outils

La planification hebdomadaire est le processus d'organisation de vos objectifs et de vos priorités pour la semaine à venir. Apprendre à planifier votre semaine vous permet de mieux gérer votre temps et de vous assurer que vous commencez chaque semaine en étant concentré et productif.

Planifier sa semaine à l'avance permet de gagner du temps, d'augmenter la productivité et d'en faire plus. Lorsque vous planifiez votre semaine le vendredi ou le dimanche, vous vous organisez et prenez le contrôle de votre temps, ce qui vous permet d'agir sur vos plus grandes priorités dès le lundi matin.

Qu’est-ce qu’un planning à la semaine ?

Le planning de la semaine (ou weekly planner) est outil de gestion de tâches qui permet de décomposer le travail en plusieurs tâches à accomplir au cours de la semaine à venir, et de les organiser. Grâce à lui, vous apprendrez la gestion du temps en organisant vos activités de manière proactive. Vos tâches et rendez-vous importants seront ainsi réalisés en temps et en heure.

Cet outil de planification est non seulement utile dans le cadre de la création d’un agenda quotidien, mais vous donnera également une vision globale du travail à accomplir pendant la semaine. Lorsque vous créez votre planning de la semaine, n’oubliez pas de prendre en compte les réunions auxquelles vous devez assister afin d’équilibrer votre charge de travail en fonction de celles-ci.

Comment faire un planning efficace?

La création d’un planning de la semaine, ou semainier, est un processus simple, qui vous aidera à partir du bon pied pour votre travail hebdomadaire. Voici comment procéder, en quatre étapes faciles à suivre :

1. Listez les tâches

Pour démarrer le planning de la semaine, on commence en général par la traditionnelle liste de tâches.

• Faites votre to do list sur un support en ligne pour un tri et une hiérarchisation plus intuitifs, tout en gardant une trace enregistrée. Un outil comme Asana vous permet aussi de joindre des informations complémentaires aux tâches pour avoir tous les éléments nécessaires à portée de main, sans encombrer votre liste.

• Rassemblez tous les éléments dont vous avez besoin au même endroit pour constituer une unique source de référence pour votre calendrier hebdomadaire. Si vous vous questionnez sur la suite du travail à effectuer, vous pouvez toujours revenir à votre liste de tâches.

2. Définir les échéances des tâches sur la liste

Chaque action à traiter sur votre liste de tâche doit avoir une échéance correspondante. Cette étape est essentielle à la mise en place de votre planning de la semaine, les échéances vous permettant de définir le moment propice pour travailler sur chaque tâche.

Vous avez une tâche à terminer avant un jour donné ? Déterminez le temps qu’il vous faudra pour l’accomplir, puis appuyez-vous sur cette estimation de durée pour calculer à quel moment au plus tard vous devrez commencer à travailler sur la tâche, en partant de la date d’échéance.

Un exemple : admettons qu’un responsable demande à ce que le calendrier de contenu des réseaux sociaux du mois prochain soit prêt pour vendredi matin. Ce calendrier prend environ trois jours à élaborer d’habitude, ce qui signifie que vous devez vous y atteler mardi au plus tard.

3. Classez les tâches par ordre de priorité

La hiérarchisation des tâches de la semaine est une étape cruciale, mais équilibrer le semainier en fonction de l’importance des tâches n’est pas une mince affaire. Les projets à réaliser sur le long terme à échéance lointaine doivent être divisés en plusieurs tâches plus courtes, qui seront effectuées une par une, jour après jour, jusqu’à l’échéance du projet. Cela vous empêchera de procrastiner et de paniquer à la dernière minute pour terminer vos projets d’envergure.

Vous utilisez un outil de gestion du travail ? Dans ce cas, faites le test et ajoutez un marqueur de priorité à chacune de vos tâches. Cela vous permettra d’établir clairement vos priorités, mais aussi de montrer à vos collaborateurs à quoi vous consacrez votre journée. Vous pourrez ajuster vos marqueurs si la situation évolue et que vous devez revoir vos priorités.

4. Planifiez votre emploi du temps

Une fois que vous avez défini clairement vos priorités pour la semaine, vous pouvez programmer vos tâches les plus importantes.

Le fait d'avoir votre planning hebdomadaire sur un agenda papier, une application personnalisable en ligne ou des post-it vous aidera à gérer efficacement votre liste de choses à faire. Vous pourrez ainsi vous réserver du temps pour travailler sur vos priorités hebdomadaires.

5. Faites un bilan hebdomadaire

La meilleure façon de planifier efficacement votre semaine est de prendre le temps de la passer en revue. Faire un bilan hebdomadaire est l'occasion de réfléchir à la semaine écoulée, de planifier la semaine à venir et de s'assurer que votre liste de choses à faire correspond à vos objectifs.

Faire le point sur votre semaine, c'est aussi l'occasion de célébrer vos réalisations, d'examiner vos progrès et d'identifier les obstacles.

4 astuces pour savoir comment gérer sa semaine

Maintenant que nous vous avons présenté les étapes nécessaires pour créer votre planning de la semaine, voici quelques astuces complémentaires pour en tirer le maximum :

1. Analyser régulièrement votre planning de la semaine

Au moment d’organiser votre planning de la semaine, donnez-vous la peine de passer en revue la semaine passée et les tâches accomplies. Prenez ensuite ceci en compte avant le weekend, au moment de préparer le prochain planning hebdomadaire. Reste-t-il des tâches à réaliser ? Le cas échéant, vous pourrez vous en occuper la semaine suivante.

Lorsque vous consultez les tâches restantes de la semaine précédente, évaluez également votre charge de travail pour la semaine à venir. S’il reste un nombre important de tâches non effectuées, cela pourrait indiquer que vous êtes débordé.

Voici quelques conseils pour vous libérer de quelques tâches :

• Signalez à votre responsable que vous vous sentez surmené.

• Déléguez certaines tâches à d’autres membres de l’équipe.

• Utilisez une matrice d’Eisenhower pour mieux hiérarchiser vos tâches.

• Refusez de travailler sur de nouveaux projets.

2. Équilibrer votre charge de travail hebdomadaire

Certaines tâches peuvent demander davantage de capacité mentale que d’autres. Par exemple, la planification de votre travail dans son ensemble sera bien plus éprouvante que de répondre à un e-mail. Lors d’une journée chargée en réunions, faites contrepoids avec des tâches qui ne nécessitent pas beaucoup d’énergie mentale.

Équilibrez votre charge de travail de façon à ne pas être épuisé mentalement trop tôt dans la semaine.

3. Planifier des pauses pendant vos journées de travail

N’oubliez pas non plus de faire des pauses au fur et à mesure que vous avancez sur votre liste de tâches. Pour ce faire, combinez le planning de la semaine avec une autre méthode de productivité comme la technique Pomodoro ou le blocage du temps (« time blocking »). Planifier des pauses tout au long de votre journée a aussi son importance : votre cerveau est un muscle qui mérite d’être traité comme tel.

4. Tirer le meilleur parti de l’automatisation

Organisez votre planning de la semaine avec un outil de gestion du travail et gagnez du temps en automatisant vos tâches. Par exemple, Asana peut déplacer automatiquement toutes les tâches à accomplir dans une section de votre liste de tâches. De cette façon, vous n’aurez pas à choisir manuellement les tâches sur lesquelles travailler.

Planning de la semaine : les avantages

Non seulement l’intégration d’un planning hebdomadaire à vos habitudes vous sera bénéfique, mais vous rendrez également service à vos collègues et à toutes les parties prenantes concernées.

Voici comment cela peut contribuer au travail de toute l’équipe :

• Rester organisé. C’est l’avantage le plus évident du planning de la semaine, vous n’avez plus à gérer toutes les activités à la fois, puisque vous pouvez consulter le travail de la semaine en un coup d’œil. Vous pouvez ainsi aisément diviser un projet conséquent en de plus petites étapes faciles à gérer. Outre cela, plus vous gardez le contrôle sur les délais, plus les membres de votre équipe sont à même de réaliser leur part du travail à temps.

• Donner la priorité aux dépendances. Lorsque vous organisez les différents jours de la semaine, accordez la priorité aux tâches dont dépendent les autres afin que vos collègues puissent se mettre au travail au plus tôt. Cela contribuera à réduire les points de blocage et les mises à jour de statut nécessaires, et vous pourrez vous focaliser sur les tâches prioritaires au lieu de rattraper les messages reçus en votre absence. Vos projets ne s’en dérouleront donc que mieux.

• Gagner en visibilité. Utilisez un outil de gestion du travail en ligne pour organiser vos tâches, par exemple Asana. Tous les membres de votre équipe sauront ainsi sur quoi vous travaillez, et à quel moment : de quoi éliminer les échanges superflus et vous aider à coordonner vos plannings individuels entre collègues.

FAQ : tout pour faire un planning efficace

Découvrez comment Asana transforme votre planning à la semaine, en alliant flexibilité, priorisation, et collaboration.

Puis-je ajuster mon planning hebdomadaire dans Asana après le début de la semaine ?

Absolument. Asana est conçu pour la flexibilité, vous permettant de réajuster les tâches et les échéances à tout moment. Si votre semaine prend une tournure inattendue ou si de nouvelles priorités émergent, vous pouvez facilement modifier votre planning. Cela inclut le report des tâches, la réattribution des responsabilités, et l'ajustement des échéances, assurant ainsi que votre planning reste aligné avec vos objectifs actuels.

Comment Asana aide-t-il à prioriser les tâches pour la semaine ?

Asana permet de marquer les tâches avec des niveaux de priorité, vous aidant à identifier rapidement ce qui doit être fait en premier. En attribuant des priorités et en utilisant la vue de calendrier, vous pouvez organiser votre semaine pour vous concentrer sur les tâches les plus critiques, tout en planifiant des moments pour les tâches moins urgentes. Cette visualisation aide à équilibrer votre charge de travail et à rester sur la bonne voie.

Asana peut-il faciliter la collaboration sur le planning hebdomadaire ?

Oui, la collaboration est au cœur d'Asana. Vous pouvez partager votre planning avec les membres de votre équipe, assigner des tâches spécifiques, et suivre l'avancement en temps réel. La fonction de commentaire permet une communication fluide sur les tâches individuelles, facilitant la coordination et assurant que tout le monde est aligné et informé des dernières mises à jour.

Créez votre planning de la semaine en ligne avec Asana

Vous trouverez bien sûr des modèles de planning sous forme de semainier ou de calendrier mensuel. Côté pratique, préférez le format excel aux formats PDF ou JPG, qui sont plus difficiles à modifier.

Savez-vous pourquoi les gens n’arrivent généralement pas à mettre en oeuvre leurs plans hebdomadaires? Sans doute parce qu’ils sont mal organisés et parce qu’ils utilisent des outils ennuyeux et inappropriés. 

Nous avons besoin d’un outil qui ne se contente pas seulement de répondre aux besoins de planification, mais qui laisse également place à la créativité et à la convivialité.