Maîtrisez le Time Blocking : la clé pour transformer votre productivité et atteindre vos objectifs

Dans un monde où les interruptions constantes et les listes de tâches interminables menacent notre productivité et notre bien-être, la méthode de gestion par blocage de temps, ou "time blocking", se révèle être un allié précieux. Cette stratégie, qui consiste à diviser notre journée en blocs de temps dédiés à des activités spécifiques, nous aide à structurer nos journées avec efficacité et précision.

Selon une enquête récente, près de 87 % des professionnels déclarent travailler en moyenne deux heures supplémentaires par jour par rapport à l'année précédente, mettant en lumière une tendance alarmante à la surcharge de travail.

Malgré ces heures supplémentaires, plus d'un quart des échéances ne sont pas respectées, soulignant un besoin criant d'améliorer notre gestion du temps. Le "time blocking" s'impose donc comme une solution stratégique pour rehausser notre capacité à prioriser et à focaliser notre attention là où elle compte le plus. En adoptant cette méthode, non seulement nous reprenons le contrôle de notre agenda, mais nous nous donnons également l'espace pour respirer, pour innover et pour exceller dans nos domaines respectifs, en alignant intentionnellement notre attention avec nos intentions les plus significatives.

Qu’est-ce que le Time blocking ?

Le Time Blocking, connu en français sous le terme de "gestion par blocage de temps", est une méthode de gestion du temps qui consiste à dédier des segments de votre journée à des tâches prédéterminées, permettant ainsi une organisation optimale de votre emploi du temps. Cette approche transforme votre semaine en une série de créneaux horaires spécifiques, chacun réservé à une activité clairement définie – que ce soit pour des périodes de travail intensif, la consultation d'e-mails, des sessions de sport, ou même des pauses bien méritées. 

La force du Time Blocking réside dans sa capacité à vous faire reprendre le contrôle de votre temps. Plutôt que de réagir au flot incessant de demandes, cette technique vous permet de travailler de manière proactive en allouant intentionnellement des plages horaires à vos activités essentielles et à votre bien-être. Cette planification stratégique est cruciale dans un contexte professionnel où, selon des études récentes, une majorité de travailleurs ressentent les effets néfastes du surmenage, exacerbés par la difficulté à se déconnecter après les heures de bureau.

En bloquant délibérément du temps pour les tâches importantes et pour la détente, le Time Blocking favorise non seulement l'achèvement des projets mais aussi une meilleure qualité de vie.

Le fonctionnement du Time blocking

Le Time Blocking est une méthode de gestion du temps qui se fonde sur l'organisation de votre emploi du temps en segments définis pour chaque série de tâches. Voici comment cela fonctionne :

1. Regroupement de tâches : Identifiez des tâches similaires pour les rassembler. Ce regroupement permet une concentration optimale et une efficacité accrue.

2. Planification visuelle : Utilisez un calendrier pour visualiser les blocs de temps. Cela offre une vue d'ensemble de votre journée et prévient les interruptions et les reports. 

Mise en application :

- 9h-10h : Créez un bloc de temps pour la gestion des e-mails.

- 10h-11h30 : Réservez un deuxième bloc pour les tâches prioritaires du jour, telles que la finalisation d'une présentation.

- 12h-13h : Bloquez une heure pour une pause déjeuner, essentielle à votre bien-être. 

En délimitant clairement ces périodes dans votre agenda, vous dédiez du temps à des activités spécifiques sans en chevaucher d'autres, ce qui permet de maintenir votre focus et de maximiser la valeur de votre travail.

Time Blocking vs. Timeboxing

Le Time Blocking vous permet de planifier des plages horaires pour des catégories de tâches, tandis que le Timeboxing attribue un temps limité à chaque tâche spécifique. Le premier approche est flexible sur le temps passé par catégorie, le second est strict sur la durée allouée à chaque tâche.

Time Blocking vs. regroupement de tâches

Dans le Time Blocking, vous organisez votre emploi du temps par blocs dédiés à des types de tâches, tandis que le regroupement de petites tâches consiste à réaliser des tâches similaires en une seule session. Le regroupement est une technique qui peut être intégrée dans le Time Blocking pour renforcer la concentration et l'efficacité.

Time Blocking vs. suivi du temps

Le suivi du temps est souvent utilisé pour la facturation, enregistrant la durée passée sur des projets spécifiques. Le Time Blocking est une méthode de planification qui aide à définir quand ces projets seront traités. En combinant les deux, vous pouvez améliorer la précision de votre facturation et la gestion de votre temps de travail.

À qui s’adresse le Time blocking ?

Le Time Blocking est une méthode de gestion du temps idéale pour ceux qui cherchent à maximiser leurs plages horaires disponibles.

Elle est particulièrement bénéfique si vous :

• Multitâchez régulièrement et souhaitez améliorer votre focus sur des tâches uniques.

• Cherchez des moyens pour limiter les interruptions et les distractions.

• Voulez quantifier le temps consacré à chaque projet ou activité quotidienne.

• Recherchez des stratégies pour gérer votre charge de travail et éviter le surmenage.

Cette technique s'aligne avec la loi de Parkinson, qui postule que le travail s'étend pour remplir le temps qui lui est alloué. En délimitant des blocs de temps, le Time Blocking encourage des sessions de travail ininterrompues, propices au « deep work » — des périodes intenses sans distractions, pour une productivité et une concentration optimales.

Qu’est-ce que le « deep work » ?

Le terme « deep work » ou travail de fond en français, a été créé par Cal Newport, un des plus fervents partisans actuels du Time blocking. Cette méthode a été adoptée par de nombreux personnages célèbres à travers les siècles : Benjamin Franklin, un des pères fondateurs des États-Unis, a été l’un de ses premiers utilisateurs connus.

Cependant, Newport a été le premier à l’appliquer à la réalisation d’un travail de fond à l’ère du numérique. D’après lui, la gestion par blocage de temps permet de planifier des plages horaires sans distractions pour travailler sur des activités plus intenses sans être interrompu.

7 conseils pour commencer à bloquer du temps sur votre planning dès aujourd’hui

Le Time blocking semble simple en pratique. Néanmoins, cette stratégie peut se révéler plutôt délicate à mettre en place et à tenir sur le long terme. Reprenez la main sur votre calendrier avec ces 7 astuces et découvrez les pièges éventuels que vous pourrez rencontrer en chemin.

1. Identifier les tâches du jour

La première étape de toute stratégie de gestion du temps consiste à identifier le travail que vous devez effectuer pendant la journée ou la semaine. Si vous n’en avez aucune idée, nous vous conseillons de tenir une liste de tâches qui énumère vos tâches clés.

Savoir ce que vous avez à faire n’est pas suffisant. Il est tout aussi important de privilégier la réalisation des bonnes tâches. Repérez vos tâches les plus importantes afin de les accomplir le jour même. Dans l’idéal, adoptez un outil qui vous permet d’ajouter des détails et des éléments de contexte à votre travail : priorité d’une tâche, tout document ou pièce jointe importants, collaborateurs concernés, etc.

Piège éventuel :

Malgré une gestion par blocage de temps rigoureuse, il vous arrive de ne pas réussir à effectuer l’ensemble du travail prévu pour la journée. La solution ? Hiérarchisez vos tâches par ordre de priorité. Cela vous permettra de faire la part entre le travail à terminer impérativement aujourd’hui et celui que vous pouvez remettre à demain.

2. Déterminer à quel moment vous êtes le plus productif

Lorsque vous créez un bloc de temps, vous bloquez un moment pour vous plonger dans une activité, quelle que soit la nature : répondre aux e-mails, assister à des réunions, avancer dans l’accomplissement de votre liste de tâches, etc. Bien que l’utilité de ces créneaux ne soit plus à prouver, vous pouvez décupler leur efficacité en adaptant vos activités à votre état de productivité au cours de la journée.

Pour vous donner une piste : réfléchissez aux moments où vous vous sentez le plus productif. Vous êtes davantage en forme le matin ? Envisagez de programmer des éléments intenses (activité demandant une forte concentration ou réunion) avant la pause déjeuner. Vous avez souvent un coup de mou en début d’après-midi ? Dans ce cas, planifiez des tâches plus petites, comme répondre aux e-mails, pour maintenir votre productivité.

Et si vous sentez généralement votre énergie revenir en fin d’après-midi, réservez vos tâches les plus importantes pour cette période. Assurez-vous de réduire au maximum les distractions qui pourraient vous couper sur votre lancée.

Piège éventuel :

Quelques jours après avoir mis en place le Time blocking, faites un point quotidien sur votre ressenti. Vous sentez-vous fatigué ? Si oui, vous vous êtes sans doute trompé sur votre période de productivité maximale au cours de la journée. Essayez de reprogrammer votre travail pour éventuellement remédier au problème.

3. Regrouper les réunions si possible

Les réunions sont aussi des éléments que vous devriez envisager de programmer lors de votre période de productivité maximale : elles ont tendance à s’éparpille, ce qui nuit à votre productivité. Autrement dit, votre emploi du temps est ce que l’on appelle chez Asana un véritable gruyère !

Ces réunions programmées à différents moments de la journée vous empêchent de vous concentrer pleinement et rendent votre planification quotidienne difficile, vous laissant peu de temps pour travailler ou vous détendre sans être constamment interrompu.

Il est tout à fait possible de bloquer une plage horaire pour les réunions. Au lieu de les éparpiller sur une journée, essayez de programmer vos réunions sur une même période, avec des pauses entre chacune pour recharger vos batteries. Cela vous donnera davantage de temps pour réaliser des tâches demandant une concentration optimale. Une autre solution serait d’investir dans un outil qui fera ce travail pour vous, comme Clockwise.

Piège éventuel :

Certaines réunions seront planifiées en dehors de votre plage horaire préférée, mais il faut l’accepter. Le Time blocking est une stratégie conçue pour mieux gérer votre temps, vos journées ne seront pas toujours parfaites. Pour une bonne mise en œuvre de cette stratégie, gardez un calendrier flexible et réorganisez votre temps si nécessaire.

4. Programmer vos blocs de temps

Vous connaissez votre période de productivité maximale et avez pu attribuer un créneau à vos réunions, vous êtes donc désormais prêt à définir et planifier le reste de vos blocs de temps. Réfléchissez bien aux priorités de la journée et programmez une plage horaire dédiée à chaque regroupement de tâches sur votre calendrier.

Par ailleurs, il est tout à fait convenable d’effectuer les mêmes tâches plus d’une fois par jour : par exemple, vous pouvez consacrer deux ou trois blocs de temps pour consulter et lire vos messages.

Piège éventuel :

Nous vous conseillons de programmer vos blocs de temps de façon visible afin de prendre vos responsabilités vis-à-vis de vos engagements. Cependant, avec un calendrier trop rempli, il sera difficile pour les membres de votre équipe de caler des réunions de dernière minute ou de vous consulter en personne pour parler de sujets importants.

Il est préférable de nommer chaque bloc de temps sur votre calendrier pour éviter cette situation. « Temps de concentration » le matin, « Personnel/Temps pour soi » pendant l’heure du déjeuner ou « Ne pas déranger - bloc de travail » l’après-midi pour effectuer du travail de fond. En indiquant ce que vous prévoyez de faire pendant chaque plage horaire, les membres de votre équipe sauront plus facilement quand vous solliciter, sans vous gêner dans vos activités.

5. Bloquer du temps pour soi

Le Time blocking est plus qu’un moyen de planifier vos tâches de travail : il permet aussi de bloquer du temps pour soi chaque jour. Créez des blocs de temps pour vos loisirs comme vous le faites déjà pour les tâches, vous serez ainsi certain de vous y consacrer.

En plus du déjeuner, faites des petites pauses pour vos activités personnelles et tâches quotidiennes, comme aller chercher vos enfants à l’école ou faire du sport en début d’après-midi.

Piège éventuel :

Il n’est pas nécessaire de désigner une intention pour chaque bloc de temps. Vous pouvez très bien laisser un créneau ouvert pour des activités personnelles et décider quoi faire le moment venu : faire une promenade, consulter vos réseaux sociaux, nettoyer votre appartement ou appeler vos parents. Cela vous permet de faire tout ce qui est susceptible de vous détendre à l’instant T, absolument tout (et on ne dira rien à vos parents).

5. Permettre les imprévus : interruptions ou autres tâches

La gestion par blocage de temps se révèle inefficace lorsque vous ne pouvez pas dégager du temps pour d’éventuelles surprises, comme des tâches non prévues ou des réunions inopinées programmées pendant un bloc de temps consacré à un travail clé. Vous devriez être en mesure de vous impliquer dans ces activités imprévues sans pour autant compromettre l’organisation de votre journée.

Si cela arrive fréquemment, nous vous recommandons de réserver une plage horaire flexible dans l’après-midi. Vous prévoyez ainsi du temps en cas de travail inattendu. Cela vous permet également de déplacer vos tâches du matin à l’après-midi en cas d’interruption.

Piège éventuel :

Avant de procéder, assurez-vous que toute tâche soudaine est bien prioritaire. Souvent, ces tâches inattendues semblent urgentes, mais cela ne veut pas forcément dire qu’elles sont plus importantes que votre travail en cours. Ne perdez jamais de vue vos priorités et réorganisez votre planning en conséquence.

6. Planifier pour rattraper le temps perdu

Même le plus chevronné des adeptes du Time blocking peut perdre du temps au cours de la journée. Il y aura toujours un message Slack, un e-mail ou un appel auxquels vous devrez répondre. Si vous êtes en télétravail, vous êtes aussi susceptible d’être distrait par un colocataire, un enfant ou votre animal de compagnie. Cela est tout à fait normal et ce n’est pas grave !

Consacrez éventuellement quelques blocs de temps au travail nécessitant de la concentration et d’autres à du travail de fond. Il est plus facile de se remettre au travail quand vous êtes interrompu pendant la lecture de vos e-mails ou l’étude de votre liste de tâches quotidienne. Cependant, si vous avez prévu un bloc de temps dédié à un travail de fond, nous vous conseillons de mettre toutes vos notifications en sourdine et d’activer le mode Ne pas déranger.

Piège éventuel :

Réduire efficacement les distractions ne se fait pas du jour au lendemain. Continuez à réarranger vos blocs de temps si nécessaire. De fil en aiguille, vous constaterez que vous perdez moins de temps grâce au Time blocking.

7. Faire des ajustements si nécessaire

Rien n’est gravé dans le marbre : modifiez et ajustez vos blocs de temps jusqu’à être satisfait du résultat. Votre première journée organisée avec le Time blocking ne sera pas parfaite, mais prenez le temps de vous familiariser avec cette méthode et suivez votre instinct.

N’oubliez pas : cette stratégie ne prouve son efficacité que si elle répond à vos objectifs et à vos besoins. N’hésitez pas à privilégier ce qui fonctionne et à vous débarrasser du reste si vous n’en ressentez pas les effets sur votre productivité.

Piège éventuel :

Le Time blocking ne vous convient pas ? Pas de souci ! Essayez une autre technique de gestion du temps, comme le Timeboxing, une stratégie axée sur les objectifs et qui consiste à attribuer une date de début et de fin à chaque tâche. Pour en savoir plus, consultez l’article correspondant.

Exemple de Time Blocking et intégration des techniques de productivité

Dans la pratique du Time Blocking, l'adoption de techniques de gestion du temps éprouvées peut grandement améliorer l'efficacité de votre planification. Voici comment les termes techniques du management et de la productivité peuvent être intégrés :

1. Technique Pomodoro : Cette méthode consiste à diviser votre travail en intervalles de temps, traditionnellement 25 minutes suivies d'une pause de 5 minutes. Dans le cadre du Time Blocking, vous pouvez structurer vos blocs de travail intensif en suivant cette approche pour maintenir une concentration élevée et prévenir la fatigue.

2. Loi de Parkinson : Cette loi stipule que le travail s'expand pour occuper le temps disponible pour son achèvement. En appliquant la Loi de Parkinson au Time Blocking, vous définissez des délais stricts pour chaque tâche, ce qui encourage une exécution plus rapide et empêche la procrastination.

3. Principe d'Eisenhower : Ce principe vous aide à prioriser vos tâches en les classant selon leur importance et leur urgence. Lors de l'élaboration de votre emploi du temps Time Blocking, utilisez ce principe pour identifier les tâches à effectuer en premier et celles qui peuvent être planifiées plus tard ou déléguées.

Mise en application : Supposons que vous ayez un projet de développement web à livrer. Vous pouvez commencer par utiliser la matrice d'Eisenhower pour décider des aspects du projet qui nécessitent une attention immédiate. Ensuite, appliquez la méthode Pomodoro pour les phases de codage intensives, en bloquant des séquences de 25 minutes de travail ininterrompu.

Enfin, avec la Loi de Parkinson en tête, fixez une échéance pour le projet entier, ainsi que pour chaque étape, pour vous assurer que vous progressez à un rythme soutenu sans laisser le travail s'étendre inutilement.

En combinant ces techniques avec la méthode du Time Blocking, vous pouvez créer un emploi du temps structuré qui non seulement vous aide à accomplir vos tâches de manière efficace mais qui contribue également à une meilleure gestion de votre énergie et de votre temps.

Aucun calendrier ne se ressemble et les calendriers organisés grâce à la gestion par blocage de temps ne font pas exception à la règle. Si vous avez appliqué nos sept conseils ci-dessus, voici à quoi le vôtre pourrait ressembler :

Prochaine étape : décider des activités à réaliser pendant votre temps libre

Le Time Blocking est une méthode puissante pour maximiser votre productivité et atteindre vos objectifs de manière structurée. En allouant des segments dédiés à des activités précises, vous vous donnez les moyens d'accomplir vos tâches essentielles avec une concentration renouvelée, réduisant ainsi la dispersion et la procrastination.

Cette méthode est particulièrement efficace pour réussir dans la gestion de projets, car elle favorise une approche disciplinée qui peut transformer votre réalisation professionnelle. En fin de compte, adopter le Time Blocking peut être une révélation, vous permettant non seulement d'achever vos projets dans les délais mais aussi d'améliorer la qualité de votre temps libre.

Vous souhaitez obtenir plus de conseils pour mieux organiser et gérer votre temps ? Consultez notre article dédié à la création d’une liste de tâches efficace.