3 éléments essentiels à toute charte de projet

Se lancer dans un nouveau projet ou une nouvelle initiative est une expérience formidable, mais avant cela, que se passe-t-il ? Ne devriez-vous pas déjà les faire approuver ?

Le processus de présentation et d’approbation d’un projet peut paraître frustrant si vous ne l’avez jamais vécu. Mettez donc toutes les chances de votre côté pour réussir cette étape en obtenant les bonnes informations et en les présentant de manière pertinente aux parties prenantes du projet. Dans cette démarche, la charte de projet est sans doute l’outil idéal.

Qu’est-ce qu’une charte de projet ?

La charte de projet est une présentation d’accroche qui englobe les objectifs, la portée et les responsabilités de votre projet dans le but de le faire approuver par les parties prenantes clés. Nous vous recommandons d’y expliquer brièvement les grandes lignes du projet avant de commencer le travail à proprement dit. Cela permettra d’assurer l’approbation du projet ou de rectifier le tir si nécessaire avant de passer à l’élaboration d’autres documents de planification de projet plus aboutis.

La charte de projet est l’un des nombreux documents de planification de projet à placer dans votre boîte à outils. Voyons ensemble ce qui la distingue des autres documents du même type.

Charte de projet et plan de projet

La charte de projet comprend seulement trois éléments : les objectifs, la portée et les responsabilités du projet. Une fois approuvée, élaborez un plan de projet à partir de celle-ci, pour une vision plus aboutie des éléments clés du projet.

Un plan de projet est composé de sept éléments principaux :

• Objectifs

• Indicateurs de réussite

• Participants et rôles

• Portée et budget

• Jalons et livrables

• Chronologie et planning

• Plan de communication

Charte de projet et brief de projet

Un brief de projet est un document succinct qu’il est conseillé de créer après l’approbation de votre projet. Il s’agit d’une version condensée de votre plan de projet à laquelle l’équipe et les parties prenantes du projet peuvent se référer. Comme la charte de projet, le brief de projet apporte des éléments de contexte pour convaincre de la nécessité du projet et aborde également les actions que vous entreprendrez au cours de celui-ci.

Un brief de projet présente quatre parties :

• Des informations de contexte

• Les objectifs du projet et ses critères de réussite

• La chronologie du projet

• Le public cible

Charte de projet et business case

La charte de projet et le business case (ou étude d’opportunité) sont tous les deux des outils de présentation de projet aux parties prenantes concernées. Seule leur portée les distingue.

Un business case est un document officiel qui détaille les avantages et les risques d’un investissement commercial conséquent. Il est recommandé de créer un business case si vous envisagez, par exemple, de présenter un investissement à grande échelle avec une agence externe ou le lancement d’une nouvelle ligne de produits ou de services. Cependant, il est préférable d’opter pour une charte de projet si la portée de votre projet est plus réduite, mais qu’il vous faut l’approbation des parties prenantes, comme pour une campagne qui ressemble aux précédentes ou un lancement de produit qui s’intègre à votre stratégie de commercialisation.

La charte de projet est-elle faite pour vous ?

Il existe de nombreux outils de planification différents et parfois, la charte de projet n’est pas la plus adéquate à votre situation. Voici comment savoir si elle répond à vos besoins ou s’il serait préférable de vous tourner vers autre chose :

• Élaborez une charte de projet afin de présenter un projet et le faire approuver. Elle apporte une idée claire sur vos objectifs, la portée et les responsabilités du projet aux parties prenantes qui peuvent donner leur feu vert ou suggérer des modifications.

• Rédigez un business case si votre projet représente un investissement commercial conséquent. Il doit comprendre des informations et des documents supplémentaires, comme le retour sur investissement (ROI) et les risques du projet.

• Formulez un plan de projet si votre projet a été approuvé. Créé à partir de votre charte de projet, il la complète avec des informations supplémentaires comme la chronologie ou les jalons clés du projet.

• Créez un brief de projet si vous souhaitez un résumé de toutes les informations principales de votre plan de projet.

• Rédigez une synthèse si vous souhaitez présenter le résumé d’un document à la direction.

• Concevez une feuille de route si vous désirez une vue d’ensemble de votre projet à la manière d’un diagramme de Gantt.

Comment créer une feuille de route de projet ?

La charte de projet est un moyen de partager les détails du projet avec les parties prenantes clés et d’obtenir leur aval pour démarrer votre projet. Pour cela, elle doit répondre à trois questions :

« Pourquoi ? »

Pour commencer, communiquez sur les objectifs et le but de votre projet. Dans cette partie, il est indispensable de souligner l’importance de ce projet et de partager les objectifs clés que vous souhaitez atteindre. Assurez-vous également de bien expliquer son but, les raisons qui motivent sa réalisation et sa contribution aux objectifs de l’entreprise.

Outre cela, précisez les objectifs du projet, c’est-à-dire les livrables ou ressources que vous allez produire d’ici la fin du projet. Afin de bien les définir, suivez la méthode SMART. En résumé, un objectif de projet doit être :

• Spécifique

• Mesurable

• Atteignable

• Réaliste

• Temporellement défini

« Quoi ? »

La portée du projet est la seconde composante clé de votre charte de projet. L’énoncé de la portée du projet permet de savoir clairement ce qui rentre en compte dans le projet ou non. En le rédigeant, vous fixez non seulement des limites, mais vous définissez surtout les tâches que vous n’effectuerez pas pendant la durée du projet.

Lors de l’élaboration de votre charte de projet, vous vous apercevrez que le calcul du budget idéal contribue grandement à justifier la portée du projet. Gardez à l’esprit que la charte de projet sert à présenter le projet aux parties prenantes. Il est ainsi essentiel de parler sans détours du montant du budget et des dépenses prévues.

« Qui ? »

À la fin de votre charte de projet, vous devrez présenter toutes les personnes qui travailleront ensemble sur le projet : parties prenantes, dirigeants de l’entreprise, sponsors et équipe projet. Si vous ne l’avez pas déjà fait, élaborez un plan de gestion des ressources simplifié dans le but d’illustrer la distribution des ressources au cours du projet.

Exemple de charte de projet

Modèle de charte de projet

Prêt à commencer ? Suivez ce modèle facile d’utilisation pour créer votre prochaine charte de projet.

Nom du projet

Nommez votre projet de manière assez descriptive pour que tout le monde sache au premier coup d’œil ce sur quoi vous travaillez.

Chef de projet

Qui est le référent de ce projet ?

Date de la dernière révision

Votre charte de projet est un document évolutif. Il est donc utile d’y faire figurer la dernière date de révision pour les membres de l’équipe qui la consulteront régulièrement.

But du projet

Pourquoi travaillez-vous sur ce projet ?

Objectifs du projet

Quels livrables et ressources avez-vous prévu de produire d’ici la fin de votre projet ?

Portée du projet

Quelles sont les limites des livrables de votre projet ? Quelles initiatives sont exclues du projet ?

Équipe et ressources du projet

Qui travaille sur ce projet ? Quelles sont les ressources (effectifs, outils, budget) disponibles ?

Parties prenantes et approbateurs

Quelles sont les parties prenantes du projet ? Qui doit approuver la charte et les livrables du projet ?

La charte de projet : le premier pas vers la réussite

Votre charte de projet a été approuvée ? Félicitations, vous pouvez passer à l’étape suivante : la planification du projet. Dans ce cadre, vous allez rédiger d’autres documents de planification, puis vous lancer dans la gestion du projet, pensez donc à bien enregistrer toutes les informations au sein d’un même outil accessible par tous.

Pour nous, le meilleur outil est évidemment Asana : il vous permet de gérer les projets et tâches de votre équipe pour coordonner tous les efforts et respecter vos échéances. Découvrez les avantages de la gestion de projet.