Comment définir un plan projet en 7 étapes efficaces

Les plans projet sont une composante essentielle pour bien organiser et mettre en œuvre toutes les activités liées à vos projets. Doté d’un plan efficace, vous commencez à travailler plus rapidement et avec tous les éléments nécessaires au même endroit (objectifs, budgets, jalons, plans de communication, etc.). En créant un plan pour assurer la réussite de votre projet, vous gagnez du temps et vous vous épargnez de nombreux problèmes par la suite.

Dans cet article nous verrons :

• Ce qu’est un plan projet;

• Quels sont les avantages d’un plan projet;

• Comment rédiger un plan projet en 7 étapes

• Plusieurs modèles gratuits de plan projet.

Qu’est-ce qu’un plan projet ?

Un plan projet peut s’apparenter à un schéma présentant tous les éléments clés à réaliser par votre équipe pour atteindre les objectifs de ce projet. Le plan doit inclure des informations relatives au calendrier du projet, à la portée, aux échéances et aux livrables du projet. En outre, vous devez le créer sur une plateforme à laquelle chacun des membres de votre équipe a accès. Le concevoir et le conserver au sein d’un système de gestion du travail vous permet de planifier, suivre et générer des rapports sur le travail effectué, le tout au même endroit. En gestion de projet, on parle également de “plan de management de projet” (PMP).

En quoi les plans de projet sont-ils importants ?

Les plans de projet préparent le terrain pour l’ensemble de votre projet. Sans cela, vous passez à côté de la première étape cruciale du processus de gestion de projet global. Un plan de gestion de projet rédigé avec clarté attribue des directives à tous les participants et établit les responsabilités de chacun. Il est là pour confirmer que vous disposez de toutes les ressources nécessaires avant de vous lancer.

Le plan projet vous permet aussi d’anticiper les défis potentiels auxquels vous devrez faire face en cours de projet en tant que responsable de son exécution, et ce, dès sa planification. Ainsi, vous pourrez veiller à ce que le projet soit réaliste et corriger le tir si besoin.

D’après une étude menée par le Project Management Institute, il existe une forte corrélation entre la planification d’un projet et sa réussite : mieux un projet est planifié, meilleurs seront les résultats. Cela permet également de garder les équipes concentrées et de limiter les pertes.

Les 7 étapes d’un plan projet efficace

Pour créer un plan de gestion de projet aussi clair que possible, vous devez avoir les moyens d’assurer le suivi de l’ensemble des variables. Indépendamment du type de projet que vous planifiez, chaque plan projet doit comprendre ce qui suit :

• Buts et objectifs de projet

• Indicateurs de réussite

• Parties prenantes et rôles

• Portée et budget

• Jalons et livrables

• Chronologie et planning

• Plan de communication

Vous ne savez pas en quoi consistent ces éléments ni sous quelle forme ils devraient se présenter ? Voyons de quoi ils se composent plus en détail :

Étape 1 : définir les buts et objectifs

Vous travaillez sur ce plan de projet pour une raison bien définie, qui a pour but de mener votre entreprise, votre équipe ou vous-même vers un objectif final. Mais comment savoir si ce but est atteint lorsque vous ne disposez d’aucun outil pour évaluer votre réussite ?

Chaque plan de projet doit clairement préciser quels sont les résultats escomptés. L’identification des objectifs lève le voile sur le pourquoi du projet et permet à tous les acteurs de rester sur la même longueur d’onde, tout en se focalisant sur les résultats à atteindre.

Votre plan de gestion de projet doit être personnalisé en fonction de votre type de projet, de votre type de main-d'œuvre et de vos demandes spécifiques. Les plans projet informatique pour le déploiement de nouveaux équipements, par exemple, diffèrent des plans de projet agiles, qui à leur tour sont susceptibles de différer des plans de projet stratégiques plus complets.

Étape 2 : définir des indicateurs de réussite

Une fois vos objectifs définis, établissez des indicateurs de réussite (KPI) pour vous assurer qu’ils sont mesurables. Ces objectifs représentent les résultats escomptés, tandis que les indicateurs de réussite vous permettent de déterminer si vous êtes en bonne voie pour les atteindre ou non. La meilleure technique consiste à établir des objectifs SMART. Grâce à ces derniers, vous vous assurez que vos indicateurs de réussite sont clairs et quantifiables, de façon à aisément identifier si vos objectifs ont été atteints ou non en fin de projet.

Étape 3 : identifier les parties prenantes

Vous devez à présent identifier les principaux acteurs de la réussite du projet. Une fois que vous avez collecté ces informations, vous devez définir la portée du projet pour chaque partie prenante et mentionner des livrables clairs. 

Cette étape doit permettre de répondre aux questions suivantes: qui est directement responsable de la réussite du projet ? Doit-on impliquer des décideurs en amont de toute finalisation ? Quelles parties prenantes issues d’autres équipes doivent être ajoutées au plan de projet ? Y a-t-il des facteurs de gestion des risques à prendre en compte ?

Vous pouvez utiliser un système comme la matrice RACI pour mieux déterminer qui fait avancer le projet, qui y participe, qui doit être informé de sa progression, et enfin qui approuve les décisions.

Étape 4 : définir le budget

Maintenant que votre plan de projet intègre vos objectifs et la liste des parties prenantes, vous pouvez vous appuyer sur ces informations pour établir votre budget.

Par exemple, s’il s’agit d’un projet pluridisciplinaire impliquant plusieurs services, le coût du projet sera-t-il réparti entre ces derniers ? Imaginons que l’un de vos indicateurs de réussite se rapporte au nombre de participants à un événement ou à de nouveaux utilisateurs : le budget prévisionnel couvre-t-il vos besoins?

Établir votre budget au moment de la planification du projet (et avant qu’aucune dépense ne soit engagée) vous permet de le faire valider en amont. Vous pourrez alors prendre des décisions budgétaires judicieuses au cours de la phase d’implémentation du projet. Vous pourrez aussi allouer votre budget plus facilement une fois votre plan de projet établi, en ayant une parfaite connaissance à la fois des objectifs et des parties prenantes impliquées.

Étape 5 : intégrer jalons et livrables

C’est le moment à présent de découper les phases du projet en jalons, qui sont des objectifs spécifiques représentant certains accomplissements. Vos jalons n’ont pas besoin de comporter de dates de début ou d’échéances, mais leur franchissement est le signe de réalisations importantes en cours de projet. Imaginons par exemple que vous travaillez au développement d’un nouveau produit pour votre entreprise. Vous pouvez ajouter un jalon à la chronologie de votre projet pour indiquer la finalisation du prototype afin de vous aider à mesurer le chemin parcouru jusque-là.

Quant au livrable, il est le résultat tangible du franchissement d’un jalon. Pour reprendre notre exemple de développement de produit, le jalon s’est ici traduit par la production d’un prototype, qui constitue donc le livrable. Inspirez-vous de notre modèle gratuit de plan de projet pour commencer, et articulez votre projet autour de vos livrables et jalons, en toute simplicité. Ainsi, chaque membre de l’équipe a une vision claire à la fois du travail impliqué par la portée du projet et des jalons à franchir.

Étape 6 : établir la chronologie et le planning

Pour atteindre les objectifs de votre projet, vous et les parties prenantes devez clairement établir la chronologie et le planning global. En vous mettant d’accord sur les délais, vous serez plus à même d’identifier les priorités lors des séances de planification stratégique.

Les projets n’ont pas systématiquement une chronologie évidente. Si vous travaillez sur un gros projet et que certaines dates sont inconnues, pourquoi ne pas créer une feuille de route de projet plutôt qu’une chronologie exhaustive ? Vous pourrez ainsi clarifier l’ordre de déroulement des différentes tâches sans pour autant fixer de date précise.

Maintenant que nous avons abordé les responsabilités générales, prenons le temps de peaufiner les détails. Ouvrez votre modèle de plan de projet et commencez par diviser votre projet en plusieurs tâches, en vous assurant de bien y intégrer toutes les parties du processus. Vous pouvez aussi subdiviser les tâches les plus complexes en des tâches plus petites pour en faciliter la gestion.

Attribuez ensuite une date de début et une échéance à chaque tâche et sous-tâche. Ainsi, vous commencerez à voir émerger une chronologie de projet cohérente. N’oubliez pas non plus d’y ajouter les participants concernés et de préciser qui fait quoi et pour quand.

Étape 7 : partager le plan de communication

Comme nous l’avons établi auparavant, la plupart des projets impliquent de multiples acteurs, ce qui entraîne l’utilisation de différents styles de communication. Dans votre plan de projet, vous pouvez décider de définir vos attentes en amont du projet. Il est essentiel de disposer d’un plan de communication pour s’assurer que tout le monde comprend bien ce qui se passe, et pour que chacun puisse suivre la progression du projet et sache quoi faire par la suite. Par ailleurs, en cas de blocage, vous aurez déjà mis en place un système de communication clair.

Lorsque vous élaborez votre plan de communication, essayez de répondre aux questions suivantes :

• Combien de réunions de projet vous attendez-vous à organiser ? Quels seront leurs objectifs ?

• Comment vos mises à jour de statut seront-elles gérées ? Où seront-elles partagées ?

• Quel sera l’outil utilisé pour gérer le projet et pour communiquer la progression et les mises à jour ?

Comme pour tous les autres éléments, assurez-vous que votre plan de communication est aisément accessible au sein de votre plan projet. L’ensemble des parties prenantes pourra ainsi facilement retrouver ces instructions pendant les phases de planification et d’exécution du projet.

Exemples de plans de projet

Pour vous aider à mieux visualiser à quoi devrait ressembler votre plan de gestion de projet, nous allons maintenant vous présenter deux exemples de plans projets marketing et de conception. Ces derniers vous guideront à travers votre propre planification de projet.

Exemple de plan de projet : calendrier de contenu annuel

Supposons que vous êtes le responsable contenu de votre entreprise, et que vous avez pour mission de créer et de livrer tout le contenu devant être publié l’année prochaine en respectant un calendrier de contenu marketing spécifique. Vous savez que la première étape à suivre consiste à concevoir votre plan de projet. Voici à quoi cela pourrait ressembler :

Objectifs et indicateurs de réussite

Pour la création et la mise en œuvre des activités liées à votre calendrier de contenu, vous vous fixez pour objectif d’augmenter l’engagement de 10 %. Vos indicateurs de réussite sont les taux d’ouverture et de clics des e-mails, les abonnés à votre entreprise sur les réseaux sociaux, et enfin le classement de vos éléments de contenu dans les moteurs de recherche.

Participants et rôle de chacun

Cinq personnes seront impliquées dans ce projet.

• Vous, responsable contenu : concevoir le calendrier et le tenir à jour

• Bertrand et Jimmy, rédacteurs : produire les résumés et les textes pour chaque élément de contenu

• Jonathan, éditeur : éditer et fournir du feedback sur le contenu

• Paula, productrice : publier le contenu une fois celui-ci rédigé et édité

Budget

Vous disposez d’un budget de 50 000 €, couvrant à la fois le plan de projet et un an de contenu.

Jalons et livrables

Votre premier jalon consiste à terminer le calendrier de contenu, présentant tous les sujets de l’année. Le livrable prend la forme d’une version partageable du calendrier. Les jalons et livrables doivent être clairement identifiés sur votre calendrier de projet.

Chronologie et planning

Vous avez déterminé les échéances suivantes pour votre plan de projet relatif au calendrier de contenu :

• 15 octobre - 1er novembre : phase de recherche pour trouver des idées de sujets de contenu

• 2 novembre - 30 novembre : définir les sujets d’écriture

• 1er décembre - 1er janvier : concevoir le calendrier

• 1er janvier - 31 décembre : tout au long de l’année, le contenu sera rédigé par Bertrand et Jimmy, puis édité par Jonathan

• 16 janvier - 31 décembre : Paula sera chargée de lancer la publication et de la poursuivre au fil de l’année.

Plan de communication

Votre plan de communication prévoit d’organiser une réunion de lancement, suivie de réunions de statut mensuelles. L’envoi de mises à jour de statut hebdomadaires se fera tous les vendredi après-midi. Enfin, l’ensemble des communications en rapport avec le projet passera par un outil de gestion de projet.

Exemple de plan de projet : refonte de site Web

Dans cet exemple, votre site Web est enfin mis à jour pour bénéficier d’un nouveau design (enfin, parlons ici plutôt d’une refonte complète). Étant donné le large périmètre et les attentes élevées suscitées par ce projet de la part de différents acteurs, il vous faut concevoir un plan détaillé. Voici à quoi pourrait ressembler votre plan projet :

Objectifs et indicateurs de réussite

Selon votre plan de projet, vous avez pour principal objectif d’augmenter de 15 % les conversions sur le site Web de votre entreprise d’ici la fin de l’année. Vos indicateurs de réussite sont le nombre quotidien de visiteurs qui s’inscrivent à votre essai gratuit ainsi que le taux de conversion d’inscription.

Participants et rôle de chacun

• Vous, responsable contenu : planifier et gérer le projet

• Sophie, chercheuse UX : mener des recherches et fournir des renseignements pour chaque élément

• James et Jennifer, conception : produire de nouveaux designs pour le site Web

• Sarah, contenu : rédiger les textes et produire le contenu pour tous les nouveaux composants ou pages Web

• Kate, développeuse Web : mettre en œuvre le nouveau site Web

• Robert, responsable développement Web : mettre en œuvre l’assurance qualité et lancer le nouveau site Web

• Émilie, responsable marketing : fournir du feedback et approuver les éléments du projet

Budget

Le budget alloué à la refonte du nouveau site Web s’élève à 30 000 €.

Jalons et livrables

Vous franchirez votre premier jalon lorsque la phase de recherche sera terminée et que Sophie aura envoyé un rapport (le livrable) contenant des recommandations sur la marche à suivre pour le design et le contenu.

Chronologie et planning

• Mars - mai : Sophie mène toutes les recherches nécessaires à la refonte du site.

• Mai - juillet : James et Sarah travaillent en parallèle sur la création du design et du contenu.

• Début août : Kate lance le nouveau site Web contenant les designs de James et le contenu de Sarah.

Plan de communication

Pour ce qui est du plan de communication, on utilisera un outil de gestion de projet pour regrouper les tâches, les communications et les ressources au même endroit, afin qu’elles soient aisément accessibles à tous les participants. Une réunion de lancement sera organisée en amont du projet, de même qu’après le franchissement de chaque jalon. Toutes les autres communications seront elles aussi gérées à partir de l’outil, notamment les mises à jour de statut et les nouvelles demandes de travail.

Concevez votre prochain plan de projet comme un pro

Vous savez à présent comment monter un projet et le rendre lisible à tous grâce au plan projet.! En suivant ces étapes tout en faisant preuve d’un peu de patience et de beaucoup d’organisation, vous êtes parvenu à rédiger un plan de projet efficace.

À partir de maintenant, votre équipe et vous-même serez en mesure de garder le cap sur vos projets et de résoudre les problèmes en amont. Grâce à un outil de gestion de projet comme Asana, vous pouvez mettre en œuvre chacune des étapes de votre plan de projet en toute sérénité.