Rédiger un business case efficace : le guide du débutant

Tous les projets ou presque nécessitent une approbation, qu’il s’agisse de convaincre la direction ou simplement d’obtenir le feu vert de votre équipe. Vous avez peut-être l’habitude de recourir à un plan ou une charte de projet avant de soumettre une nouvelle initiative et d’obtenir la validation du projet en question. Toutefois, si ce dernier représente un investissement commercial conséquent, songez à élaborer un business case.

Vous n’avez jamais rédigé ce type de document ? Asana est là pour vous guider. Quelques ressources et une planification efficace suffiront à rédiger un business case. Ce dernier vous aidera à obtenir les moyens et le soutien dont vous avez besoin pour gérer ce projet d’une main de maître et assurer la réussite de votre équipe.

Qu’est-ce qu’un business case ?

Un business case (ou étude d’opportunité) est un document qui précise l’initiative commerciale envisagée et les investissements nécessaires pour la mener à bien. Ce document clarifie également la valeur ajoutée et les avantages apportés par ce projet à l’entreprise. Différents types d’initiatives sont possibles : opérations de communication pour le lancement d’un nouveau produit ou d’une nouvelle fonctionnalité, proposition d’augmentation des investissements pour une initiative en cours ou réalisation d’un investissement significatif dans une nouvelle agence ou un nouveau sous-traitant, entre autres exemples. Pour convaincre, votre business case doit souligner les avantages attendus suite à cet investissement conséquent. Les principales parties prenantes se serviront de votre document pour déterminer s’il convient ou non d’approuver votre initiative et de se mettre au travail.

Vous n’avez jamais rédigé de business case ? Pas d’inquiétude, cela ressemble à d’autres documents de planification de projet. Voici quelques explications pour y voir plus clair :

Business case ou business plan ?

Un business case propose une nouvelle stratégie ou une initiative d’envergure. Il doit présenter les raisons qui justifient la poursuite du projet en question et les avantages que votre entreprise pourra en tirer.

En revanche, un business plan (ou plan stratégique) est élaboré lorsqu’une nouvelle entreprise voit le jour. Ainsi, il est courant de rédiger ce type de document pour définir la stratégie commerciale, la mission et la vision de votre organisation, mais aussi pour préciser la manière que vous emploierez pour atteindre vos objectifs. Notez qu’il est possible de créer un business plan pour une entreprise en activité : le cas échéant, vous souhaitez donc ouvrir un nouveau chapitre et modifier la trajectoire de votre organisation.

Business case ou synthèse ?

Une synthèse est une vue d’ensemble d’un document. Vous devez y inclure toutes les informations que vos lecteurs et principales parties prenantes ont besoin de connaître, au cas où ils n’auraient pas le temps de la lire en entier. La synthèse, qui regroupe donc un certain nombre de données clés et pertinentes pour votre projet, constitue la dernière étape de la rédaction de votre business case.

Business case ou charte de projet ?

Si vous avez besoin de préparer une présentation d’accroche pour votre projet, mais qu’il n’est pas nécessaire de réaliser une étude d’opportunité exhaustive, optez pour une charte de projet (parfois appelée plan de projet). Tout comme le business case, la charte reprend les informations clés d’une initiative. Ce document précise notamment trois éléments essentiels du projet : les objectifs, la portée et les principales parties prenantes. Une fois rédigée, la charte de projet est transmise à votre direction pour approbation.

Ai-je besoin de rédiger un business case ?

Il n’est pas utile de rédiger un business case (ni même une charte) pour tous les projets. Ce document peut toutefois être utile pour les initiatives ou les investissements qui nécessitent des ressources commerciales significatives. Si vous travaillez sur un projet de moindre importance, rédigez plutôt une charte afin de présenter les grandes lignes du projet aux parties concernées.

Vous devez être prêt à répondre à certaines questions de base sur votre projet, même si vous n’avez pas besoin de présenter ce dernier en détail aux parties prenantes :

• Quel est l’objectif de ce projet ?

• Pourquoi travaillez-vous sur ce projet ?

• Dans quelle mesure ce projet soutient-il les buts et objectifs de l’entreprise ?

• Quels seront les indicateurs grâce auxquels nous évaluerons la réussite du projet ?

• Qui travaille sur ce projet avec vous ?

• Quand ce projet doit-il être terminé ?

Élaborer et présenter un business case en 5 étapes

Votre business case ne doit pas se contenter de présenter des faits et chiffres clés. Il convient également d’expliciter les raisons qui justifient la poursuite de tel investissement ou de telle initiative, et quels en seront les avantages pour votre entreprise. En cas de doute, évitez d’utiliser un langage trop technique et soyez concis : pensez avant tout à souligner clairement la valeur du projet. Vous rédigez votre première étude d’opportunité ? Pas d’inquiétude. Si vous suivez ces cinq étapes, elle sera réussie.

1. Regrouper des informations et avis

Ne rédigez pas votre business case de votre côté. Au contraire, veillez à ce que les membres de l’équipe et les parties prenantes appropriées contribuent à son élaboration. Par exemple, il est préférable que l’équipe informatique prenne part à toutes les décisions relatives aux outils et à la chronologie du projet, tandis que l’équipe financière examinera plutôt tout ce qui a trait au budget et à la gestion des risques. Si vous créez une étude d’opportunité dans le but de soumettre une nouvelle initiative, ligne de produits ou un nouveau profil client, prenez soin de consulter également des experts dans ce domaine.

2. Ne pas hésiter à rédiger les ressources du business case dans le désordre

Certains documents qui se trouveront au début de votre business case, comme la synthèse, doivent être rédigés en dernier lieu, lorsque vous disposez de toutes les ressources et informations nécessaires pour proposer des solutions pertinentes. Dans votre synthèse, vous devez présenter l’ensemble de vos conclusions et énoncer une recommandation pour l’entreprise en fonction de divers facteurs. Pour ce faire, rassemblez tout d’abord des informations clés sur le projet : but et objectifs, informations financières et risques, entre autres. Ainsi, vous êtes certain que votre synthèse regroupera toutes les données pertinentes.

3. Élaborer le business case de manière progressive

Un business case fait état d’un investissement important pour votre entreprise. Le simple fait de rédiger une étude d’opportunité vous demande un certain temps. Toutes les initiatives ne sont pas adaptées à votre entreprise ; veillez donc à vous assurer de la faisabilité de vos propositions au fil de l’eau, auprès des parties prenantes concernées. Qui souhaiterait consacrer des heures, voire des semaines à concevoir un tel document pour qu’il soit rejeté d’emblée une fois présenté à la direction ?

Envisagez un « lancement en douceur » auprès du sponsor du projet ou d’un membre de la direction avec qui vous entretenez de bonnes relations. Présentez les grandes lignes de votre business case à l’interlocuteur approprié, afin qu’il vous confirme qu’il ne s’oppose pas à la poursuite du projet. Continuez alors votre travail, mais pensez à recueillir régulièrement l’avis des principales parties prenantes pour vous assurer que rien ne vienne ternir la poursuite de votre initiative.

4. Peaufiner le document

Au fil de la rédaction des différentes parties de votre business case, vous devrez peut-être revenir en arrière afin de peaufiner certains points. Par exemple, une fois terminée l’analyse coût-avantage (ou coût-bénéfice) menée avec votre équipe financière, assurez-vous de mettre à jour tous les risques du projet liés au budget.

Avant de présenter votre business case, faites une dernière relecture avec les principales parties prenantes et repérez toute partie qui peut encore être améliorée. Rédigez ensuite la synthèse qui figurera au début du document ; elle compte généralement une à deux pages, selon la longueur de votre étude d’opportunité.

5. Présenter le business case

Dernière étape : la présentation de votre business case. Commencez par exposer brièvement votre initiative : répondez aux questions « quoi », « pourquoi » et « comment ». Cette présentation est l’occasion rêvée de préciser les besoins actuels de l’entreprise, dans quelle mesure votre proposition répond à ces besoins et les avantages commerciaux à en tirer. N’oubliez pas d’aborder les risques liés au projet et d’apaiser les doutes éventuels des participants.

Ne vous lancez pas dans une lecture exhaustive de votre document. Mieux vaut communiquer votre business case aux parties prenantes avant la réunion pour leur laisser la possibilité de le lire tranquillement si elles le souhaitent. Si le document n’a pas été envoyé en amont, transmettez-le aux personnes concernées après votre présentation, pour qu’elles puissent le parcourir plus en détail.

Liste de contrôle pour la rédaction d’un business case

Commencer par déterminer le « pourquoi »

La première partie de l’étude d’opportunité est l’occasion de présenter un raisonnement convaincant en faveur du nouveau projet. Veillez à rédiger un argumentaire qui suscite l’intérêt et réponde aux besoins de ceux qui vous écoutent. Cette partie, la synthèse, est la dernière que vous rédigerez, quand bien même elle ouvrira votre business case. S’il convient d’y inclure les éléments clés de toute synthèse, assurez-vous de répondre également aux questions suivantes :

• À quel besoin commercial votre projet répond-il ? C’est l’occasion d’expliquer dans quelle mesure votre initiative est importante et de souligner l’intérêt, pour la direction, de poursuivre le projet.

• Quels sont vos objectifs commerciaux ? Imaginons le meilleur scénario : votre projet est arrivé à son terme sans soucis. Que se passe-t-il ensuite ? Par ailleurs, comment allez-vous évaluer le succès de votre initiative et en quoi un projet est-il considéré comme « réussi » par votre entreprise ?

• Dans quelle mesure ce business case se rattache-t-il au plan stratégique global de votre entreprise ? Assurez-vous que l’étude d’opportunité proposée est reliée aux principaux objectifs de l’entreprise. Votre proposition de projet doit s’inscrire dans l’énoncé de vision formulé par votre organisation.

Exposer les aspects financiers et le retour sur investissement

Il est temps de présenter les aspects fondamentaux du financement de votre projet. N’entreprenez pas cette tâche seul : rédigez-la avec l’aide de l’équipe financière de votre entreprise. Cette partie doit notamment répondre aux questions suivantes :

• Combien ce projet va-t-il coûter ? Effectuez quelques recherches pour estimer les coûts du projet, même si l’initiative en question est nouvelle pour l’entreprise et que vous n’avez pas forcément de repères concrets.

• Quel est le coût de chaque élément du projet ? Outre une estimation du budget global, pensez à subdiviser ce dernier pour mieux calculer le coût total de chaque étape. Prenons un exemple : vous aurez peut-être des dépenses à prévoir pour l’acquisition de nouveaux outils et ressources, ou pour mener une veille concurrentielle, sans compter d’éventuels frais d’agence, etc.

• Quel est le retour sur investissement (ROI) attendu ? Vous avez évoqué les coûts, n’oubliez pas de souligner dans quelle mesure votre initiative apportera une valeur ajoutée à l’entreprise. Précisez la méthode utilisée pour calculer ce retour sur investissement.

• Quels seront les répercussions de ce projet sur le flux de trésorerie ? Ce dernier représente la quantité d’argent qui entre et sort de votre entreprise. C’est une évidence, mais les investissements conséquents coûtent cher et feront donc baisser votre flux de trésorerie. Toutefois, n’oubliez pas que votre ROI a toutes les chances d’être, lui aussi, important. Cela vous permettra donc de rééquilibrer vos finances, voire de les bonifier.

• Et l’analyse de sensibilité dans tout cela ? Il s’agit d’estimer l’incertitude liée à vos chiffres. Bon nombre de variables sont susceptibles d’influer sur votre business case. Veillez à déterminer ces variables et quelle pourrait en être les conséquences sur vos prévisions.

Prendre le temps de réfléchir aux composantes essentielles du projet

Votre business case propose une nouvelle initiative. Outre les risques financiers, prenez le temps de considérer d’autres informations clés, par exemple :

• Les objectifs du projet et les livrables clés : quelle est la marche à suivre en fin de projet, quelles seront les prochaines étapes ? Quelles sont les créations ou livrables attendus ?

• Le plan de projet : il s’agit d’un plan détaillé des étapes clés que votre équipe doit accomplir afin d’atteindre les objectifs fixés.

• La portée du projet : quelles sont les limites du projet ? Êtes-vous en mesure de définir clairement ses objectifs, les résultats attendus et les échéances ?

• Une liste des principales parties prenantes concernées : quels sont les collaborateurs et décideurs clés impliqués ? Il peut s’agir des membres de l’équipe projet qui travailleront sur cette initiative, de dirigeants qui soutiennent cette dernière ou de toute autre partie prenante externe qui jouera un rôle dans le projet.

• Une feuille de route de projet générale, présentée comme un diagramme de Gantt : inutile de proposer une chronologie détaillée du projet à ce stade. Cela étant, vous devez être en mesure d’indiquer dans les grandes lignes l’enchaînement des différentes étapes. Pour ce faire, créez une feuille de route sur un logiciel permettant de créer des diagrammes de type Gantt. N’oubliez pas de préciser également les principaux jalons du projet.

• L’ensemble des dépendances clés : existe-t-il des obstacles qui pourraient freiner le démarrage de ce projet ? Ce dernier dépend-il d’une ou plusieurs autres tâches en cours ?

Aborder les risques du projet

Une fois décrits les investissements financiers et autres détails clés du projet, pensez à énumérer tous ses risques potentiels. Si vous ne l’avez pas encore fait, créez un plan de gestion des risques. La gestion des risques ne consiste pas à éliminer ces derniers, mais plutôt à les identifier, les analyser et à y réagir de manière proactive. Définissez clairement chaque risque et indiquez dans quelle mesure ce dernier peut influer sur votre projet. Ainsi, votre équipe et vous-même serez mieux armés pour gérer et limiter ces risques.

Dans votre business case, la partie consacrée aux risques doit inclure :

• Une analyse des risques du projet : existe-t-il des risques et si oui, lesquels ? Quelle est la probabilité qu’ils se produisent ? Quel est le degré de priorité de chaque risque ?

• Les hypothèses formulées, le cas échéant : en matière de gestion des risques liés au projet, les hypothèses désignent l’ensemble des éléments que vous pensez être vrais à propos de cette initiative, sans pour autant qu’il s’agisse de faits avérés. Baser vos décisions sur une hypothèse peut donc exposer votre projet à des risques. Veillez à confirmer chaque hypothèse formulée pour éviter de compromettre la réussite de votre projet.

• Les alternatives comparables sur le marché : si vous rédigez un business case pour présenter un nouveau produit ou un nouveau positionnement sur le marché, évaluez toutes les alternatives existantes. Quelles sont celles qui pourraient avoir des répercussions sur vos estimations financières ou sur la réussite du projet ?

Transformer le business case en plan d’action

Dans la dernière partie, décrivez comment vous comptez concrétiser votre business case. Voici le type de questions auxquelles il vous faudra répondre :

• Comment s’opérera la prise de décisions ? Qui sera désigné en tant que responsable du projet ? Votre projet peut-il compter sur un sponsor ? Si ce n’est pas déjà fait, n’hésitez pas à créer une matrice RACI pour déterminer clairement les responsabilités de chacun.

• Comment mesurer et rendre compte de la progression du projet ? Les parties prenantes du projet n’ont pas toutes besoin d’être informées de chaque modification apportée. Créez un plan de communication clair et indiquez les canaux que vous utiliserez pour tenir vos collaborateurs informés des mises à jour de statut de votre projet.

• Quelles sont les prochaines étapes ? Si l’équipe de direction approuve votre business case, quelles mesures comptez-vous prendre pour le mettre en œuvre ?

Votre business case est approuvé ? Mettez-le en œuvre sans attendre !

Vous avez mis au point une étude d’opportunité solide et cette dernière a été approuvée. Félicitations ! Prochaines étapes : mettre en route et concrétiser votre projet. Initier un changement à grande échelle peut être source de stress. Votre business case ne fait pas exception ; il est donc tout naturel de se sentir un peu déstabilisé au moment de sa mise en œuvre.

Disposez-vous d’un outil de gestion de projet ? Si ce n’est pas le cas, adoptez-en un sans attendre pour organiser et gérer votre initiative. Dotez votre équipe d’une source unique de référence pour suivre qui fait quoi et pour quand, communiquer des mises à jour de statut et tenir les parties prenantes informées : le meilleur moyen de réussir la mise en œuvre de votre business case, et donc, de votre projet !