Comment faire une note de cadrage: méthode et modèle inclus

La note de cadrage, bien que moins détaillée qu'un plan de projet complet, est un document essentiel pour synthétiser les éléments clés d'un projet. Ce précieux outil facilite une communication rapide et efficace avec toutes les parties prenantes, garantissant que chacun dispose des informations nécessaires dès le début.

En mettant en lumière les objectifs et les attentes essentiels, la note de cadrage crée une fondation solide pour le succès du projet. Découvrons ensemble comment élaborer une note de cadrage efficace, qui non seulement organise vos idées, mais dynamise également toute votre équipe autour d'un objectif commun.

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Qu’est-ce qu’une note de cadrage ?

La note de cadrage reprend brièvement les éléments clés de votre projet. Rédigée par le chef de projet, elle répond aux questions qqoqcp (« Qui ? Quoi ? Où ? Quand ? Comment ? Pourquoi ? »). Elle décrit les différentes étapes nécessaires à la réalisation du projet. En somme, il s’agit d’un résumé destiné aux parties prenantes du projet et aux collaborateurs interfonctionnels. Votre note doit mentionner les exigences du projet, sans pour autant noyer vos collaborateurs sous les détails.

Comme pour la plupart des éléments de gestion de projet, il n’existe pas un seul et unique modèle ou style de note de cadrage. Avant de la rédiger, interrogez-vous sur la portée et la complexité de votre projet. Dans certains cas, votre note peut être très courte (un paragraphe) et dans d’autres, sensiblement plus long (jusqu’à une page).

On trouve la note de cadrage sous divers autres noms: note de synthèse, note de lancement ou encore brief de projet.

Objectifs de la note de cadrage

La note de cadrage, élément central dans la gestion de projet, sert plusieurs objectifs clés qui renforcent son importance :

• Communication claire et efficace : La principale fonction de la note de cadrage est de fournir une communication claire et efficace des objectifs et des attentes du projet à toutes les parties prenantes. En résumant les informations essentielles, elle assure que tous les participants comprennent rapidement les grandes lignes du projet, les résultats attendus, et la manière dont ces résultats doivent être atteints.

• Référence unique pour le suivi du projet : La note de cadrage agit comme une référence unique tout au long du projet. Elle aide chaque membre de l'équipe à rester aligné sur les objectifs initiaux, même lorsque le projet évolue. En fournissant un document de référence, elle permet de minimiser les malentendus et de faciliter le suivi des progrès par rapport aux plans initiaux.

• Facilitation de l'engagement des parties prenantes : En détaillant les rôles et responsabilités, ainsi que les attentes envers chaque partie prenante, la note de cadrage contribue à l'engagement de tous les acteurs du projet. Elle sert également de base pour les réunions de démarrage et les discussions ultérieures, assurant que tous les participants sont pleinement informés et prêts à contribuer efficacement.

En intégrant ces objectifs clairement définis dans la note de cadrage, le chef de projet met en place les fondations pour une gestion de projet réussie et efficace.

Quand faire la note de cadrage?

La note de cadrage doit être créée au tout début du projet. Elle sert à clarifier les objectifs, la chronologie, le public cible et la portée du projet, et constitue un document concis pour les intervenants et les membres de l'équipe.

Comparaison avec d'autres documents de gestion de projet

• Plan de projet : Contrairement à la note de cadrage qui est une synthèse, le plan de projet est un document complet incluant les objectifs, les indicateurs de réussite, les rôles, le budget, les jalons, la chronologie et le plan de communication.

• Fiche projet : Utilisée principalement pour les projets d'envergure et souvent destinée à la direction, la fiche projet offre une vue d'ensemble des informations clés pour les hauts dirigeants ou dans le cadre d'un business case.

• Cahier des charges : Ce document détaille les tâches spécifiques du projet et est généralement utilisé dans les projets externes comme un contrat entre le prestataire et le client, alors que la note de cadrage résume les aspects généraux du projet et peut servir de préambule à un cahier des charges.

Que mettre dans une note de cadrage projet?

La note offre un aperçu du projet à venir. Elle doit comprendre des informations détaillées sur les éléments clés du projet pour que votre équipe puisse coordonner ses efforts et comprendre l’objet de cette initiative. En règle générale, la note de cadrage compte quatre éléments essentiels :

Des informations de contexte

La première partie de la note de cadrage doit préciser le contexte du projet. La partie réservée au contexte vous permet de fournir toute information utile que les intervenants pourraient ne pas avoir à disposition. Il s’agit ici de répondre à ce type de questions :

• Pourquoi travaillez-vous sur ce projet ?

• Quels besoins professionnels, travaux de recherche ou retours clients (le cas échéant) ont conduit à la création de ce projet ?

• Des projets antérieurs sont-ils associés à celui-ci et, si oui, comment se sont-ils déroulés ? Quels enseignements en a tiré votre équipe ?

Les enjeux du projet et les indicateurs de réussite

La plupart des documents indispensables à votre planification de projet doivent préciser les objectifs du projet sous une forme ou une autre. Relier les activités quotidiennes aux objectifs de l’équipe ou de l’entreprise aide les membres de l’équipe à se coordonner, à rester motivés et à garder le cap. Selon l’Anatomie du travail, les employés qui visualisent clairement en quoi leur travail individuel contribue aux objectifs de leur équipe sont deux fois plus motivés que les autres.

Chronologie du projet

N’oubliez pas d’intégrer la chronologie du projet à votre note de cadrage. Votre équipe pourra ainsi consulter le calendrier du projet pour se faire une idée précise de ses dates clés et jalons. Après tout, la réussite de votre projet dépend de votre capacité à tenir vos échéances et atteindre vos objectifs dans les délais impartis.

Public cible

Votre public cible est la raison pour laquelle vous travaillez sur ce projet. Peu importe le type de projet, il est essentiel de prendre votre public cible en considération lorsque vous rédigez la note de cadrage, pour que tous vos collègues soient sur la même longueur d’onde quant à la typologie de ce public cible.

Voici comment rédiger une note de cadrage, exemples inclus

La note de cadrage comporte quatre éléments principaux, mais sa création se fait en cinq étapes. N’hésitez pas à la diviser en quatre paragraphes ou parties, jusqu’à ce que le lien entre ces derniers vous semble plus naturel. En outre, vous pouvez bien entendu utiliser des listes à puces, insérer des liens vers d’autres documents ou des images si nécessaire. Enfin, rédiger une note de cadrage n’est utile que si les participants au projet et vous-même en jugez ainsi.

1. Définissez la nature du projet, son origine, le contexte

La meilleure façon de commencer votre note de cadrage est d’ajouter toute information de contexte pertinente. De cette façon, tout le monde commence le projet sur un pied d’égalité et les intervenants des différents services abordent le reste de votre brief (ou les autres documents liés au projet) avec toutes les informations essentielles dont ils ont besoin.

Un exemple :

Imaginons que votre entreprise ait développé une application de jeu vidéo où les utilisateurs peuvent jouer en ligne avec leurs amis. Dans le cadre de ce projet, vous réalisez une campagne de marketing pour soutenir le lancement de votre tout dernier produit : un échange vidéo en direct sur l’application. Pour commencer votre note de cadrage, vous pourriez rédiger votre introduction ainsi :

Actuellement, le tchat est la deuxième fonctionnalité la plus populaire, après la possibilité d’inviter ses amis par e-mail. 84 % des utilisateurs utilisent le tchat, à une fréquence variable. De plus, les retours clients nous ont appris que 63 % des utilisateurs déclarent avoir passé un appel vidéo ou vocal avec leurs amis sur une autre plateforme tout en jouant sur notre application. Nous pensons qu’intégrer le tchat vidéo au sein de notre application nous permettra de booster la fidélisation client et, éventuellement, de convaincre les utilisateurs de passer de la version gratuite à la formule mensuelle payante.

2. Indiquez les objectifs et le périmètre du projet

Les objectifs du projet correspondent aux livrables et ressources à obtenir en fin de projet. Définissez quels sont les résultats attendus, et vous pourrez mieux cerner le projet en lui-même. Vos objectifs permettront à leur tour de définir des indicateurs de réussite afin d’évaluer plus facilement le succès de votre projet une fois celui-ci terminé. À cet effet, nous vous conseillons d’employer la méthode SMART  :

• Spécifique

• Mesurable

• Atteignable

• Réaliste

• Temporellement défini

La note de cadrage fixe un cadre et permet de déterminer le périmètre du projet. Les limites du projet sont fixées dans ce cadre afin de concentrer la mise en oeuvre et les actions des équipes sur une finalité précise.

Dans notre exemple :

La majorité des utilisateurs ont commencé à utiliser un service tiers de tchat vidéo tout en jouant sur notre application. Cette campagne marketing vise à expliquer et promouvoir notre nouvelle fonctionnalité. Il s’agit de favoriser l’adoption de cette dernière et d’encourager les utilisateurs à ne plus discuter en vidéo sur d’autres plateformes, mais plutôt à se tourner vers notre nouvelle fonctionnalité intégrée à l’application. L’objectif du projet est le suivant : 40 % des utilisateurs qui se connectent une fois par semaine doivent utiliser notre tchat vidéo intégré au moins deux fois par mois avant la fin de la campagne marketing, fin mai.

Critères de réussite :

• Objectif atteint : 40 %

• Presque atteint : 35 %

• Partiellement atteint : 30 %

• Échec : < 30 %

3. Clarifiez la chronologie du projet

Vos objectifs de projet devront certainement être réalisés d’ici une certaine date ou plage de dates pour répondre à l’exigence de la lettre « T » du terme SMART (Temporellement défini).

Définissez le macro-planning qui fixe toutes les grandes étapes clés : la date de début du projet, les étapes du projet, les jalons, les échéances etc.

Dans notre exemple :

Durée du projet : du 15 mars au 29 mai

Jalons clés :

• 15 mars : réunion de lancement

• 5 avril : l’équipe produit livre la version bêta du produit final de tchat vidéo

• 22 avril : présentation des premières ressources créatives

• 7 mai : approbation des ressources créatives

• 17 mai : produit finalisé et prêt à être déployé

• 29 mai : lancement

4. Misez sur votre public cible

Avoir clairement identifié son public cible ou créer des personas est essentiel pour la réussite du projet. Votre équipe a besoin de connaître certaines données démographiques à propos du public cible afin de concevoir un produit parfaitement adapté aux utilisateurs. Dans notre exemple, l’équipe concernée développe une application pour son public cible et organise une campagne marketing pour étendre la portée de ce lancement.

Définir votre public cible en amont peut également vous éviter de trop vous écarter des objectifs initiaux ou du calendrier prévu. Si vous n’avez pas une idée précise de votre cible, vous risquez de devoir retravailler certaines parties de votre projet, ce qui pourrait entraîner une dérive des objectifs (retards, contraintes budgétaires, etc.).

Dans notre exemple :

Cette campagne vise les lycéens âgés de 15 à 18 ans qui souhaitent discuter avec leurs amis après l’école ou pendant le week-end. Le public cible est fin connaisseur des technologies, mais n’a que peu de patience face à des fonctionnalités médiocres, des bugs ou des retards.

5. Identifiez les acteurs du projet

La note de cadrage intègre une description des acteurs du projet afin de définir qui sont les différentes parties prenantes. La note de cadrage permet à chacun de connaître son rôle et de savoir à qui se référer en cas de besoin spécifique. Indiquez qui sont les commanditaires du projet, les membres de l’équipe projet et quelles sont les responsabilités de chacun. Nommez les experts qui participeront aux comités de pilotage, indiquez également qui sont les utilisateurs clés et qui sera chargé de la validation des livrables du projet.

6. Ajoutez les ressources supplémentaires

N’oubliez pas que ce document est principalement destiné aux différents intervenants et aux membres de votre équipe, pour que chacun soit sur la même longueur d’onde et dispose des mêmes informations. Sentez-vous libre d’y inclure toute ressource supplémentaire pertinente : budget, plan de communication ou rôles du projet, entre autres.

À la fin de votre note de cadrage, veillez à joindre tout document pertinent dont votre équipe pourrait avoir besoin. Par exemple, si vous avez déjà créé un plan de projet, pensez à l’inclure. Vous pouvez également y joindre une matrice RACI, une proposition de projet ou une feuille de route.

Modèle de note de cadrage

Votre note de cadrage n’est pas simplement une série de paragraphes qui résume les informations du projet. Vous devez plutôt le voir comme un moyen de communiquer les dates et détails importants au reste de l’équipe projet. Pensez d’ailleurs à le mettre à disposition de tous dans une source de référence centralisée. Les éléments à inclure dans le document de cadrage peuvent changer en fonction du secteur d’activité, de la finalité du projet,

Voici à quoi il pourrait ressembler :

Quelle place pour la note de cadrage au sein de votre projet?

La gestion de projet comporte de nombreux éléments. Voici un petit guide qui résume les différents éléments à produire et leur place dans le processus de gestion de projet :

• Les buts du projet donnent un aperçu détaillé du lien entre votre projet et les objectifs commerciaux.

• Les objectifs de projet représentent les livrables concrets que vous comptez obtenir à la fin du projet.

• La feuille de route de projet est une présentation générale des livrables, jalons clés et objectifs principaux d’un projet. Ce type de document est particulièrement utile dans le cadre de projets complexes.

• Le kick-off se tient en début de projet. C’ est l’occasion de prendre contact avec l’équipe chargée du projet et les principaux participants pour obtenir leur adhésion.

• Le plan de projet (parfois appelé aperçu de projet) regroupe les informations dont vous avez besoin pour commencer votre projet du bon pied.

• La note de cadrage est la source unique de référence de votre équipe. Elle regroupe les informations clés du projet.

• La synthèse est un aperçu de votre plan de projet destiné à la direction.

• Les rapports d’avancement de projet sont des mises à jour que vous (le chef de projet) devez envoyer tout au long de votre projet afin de maintenir votre équipe sur les rails.

• Le post-mortem (retour sur expérience) est l’occasion de faire le point avec votre équipe sur ce qui a fonctionné ou non et sur les enseignements à tirer de ce projet pour améliorer ceux à venir.

Optimisez votre gestion de projet avec la note de cadrage

Vous savez maintenant comment présenter un projet à l’aide d’une note de cadrage. Les notes de cadrage sont un excellent moyen de regrouper les informations clés de votre projet et de les rendre facilement accessibles à toutes les parties prenantes. Rédiger une note de cadrage permet de présenter les points essentiels à l’équipe chargée de la réalisation du projet et aux différents intervenants, sans les submerger d’informations.

Pour optimiser votre gestion de projet, vous pouvez rassembler tous vos outils sur une plateforme de gestion du travail. Ainsi, chacun sait exactement qui fait quoi et pour quand.

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