Débordé de travail ? Nos conseils pour reprendre le dessus.

Que celui qui ne s’est jamais senti débordé vous jette la première pierre ! Plus effréné et intense que jamais, notre rythme de travail nous inonde sous un déluge de réunions et de notifications incessantes, tout en nous demandant de respecter des délais serrés. Difficile de faire abstraction de toute cette agitation et de se concentrer sur ce qui compte vraiment, notamment lorsque sa charge de travail devient source de stress et que l’on se retrouve à deux doigts de boire la tasse.

Au lieu de subir la situation, chacun devrait pouvoir reprendre le contrôle sur son travail. Vous n’arrivez plus à tenir le rythme ? Rien de tel que des mesures concrètes pour vous aider à retrouver le sourire et l’équilibre au sein de votre vie professionnelle.

Quand se sent-on débordé au travail ?

Ce sentiment d’anxiété est dû à la quantité ou à la difficulté des tâches qui vous sont confiées. Il s’accompagne généralement de l’impression de ne pas pouvoir assumer sa charge de travail, ou bien de ne pas avoir les compétences ou le soutien nécessaires pour en venir à bout correctement.

Si vous avez l’impression d’être submergé de travail, sachez déjà que vous n’êtes pas un cas isolé. D’après les recherches, 80 % des travailleurs de la connaissance dans le monde se sentent surmenés et proches du burnout ; en outre, 62 % souffrent du syndrome de l’imposteur, qui les pousse à douter de leurs capacités professionnelles. La majorité des employés ont donc la sensation d’avoir trop de travail et de ne pas être à la hauteur pour le mener à bien. Nous vous avions bien dit que vous n’étiez pas seul à vous sentir débordé !

Pourquoi cette situation ? Quelques explications.

Pour commencer, rassurez-vous, il y a forcément une bonne explication. Voici quelques-unes des raisons principales qui pourraient vous pousser à ressentir ce type de stress :

• Vous avez trop de travail et pas assez de temps pour le réaliser.

• Vous avez trop d’échéances à respecter en même temps.

• Vous acceptez trop de demandes à la fois.

• Vous vous sentez obligé d’accomplir des tâches ne figurant pas sur votre description de poste.

• Vous n’avez pas les compétences ou les outils nécessaires pour réaliser votre travail.

• Vous manquez de soutien de la part de votre responsable ou de vos collègues.

• Vous avez du mal à identifier les tâches prioritaires.

• Vous devez gérer trop de tâches de dernière minute à réaliser dans l’urgence.

• Vous avez du mal à identifier les tâches à accomplir et les interlocuteurs à qui vous adresser en raison du manque de clarté des processus et des rôles de chacun.

Reconnaître les signes qui ne trompent pas

Si certaines situations ne laissent que peu de place au doute, il n’est pas toujours évident de comprendre ce qui vous tracasse. Pour vous aider à y voir plus clair, voici quelques signes à surveiller :

• Vos tâches, réunions et échéances sont de véritables sources d’anxiété permanente.

• Votre travail occupe toutes vos pensées, y compris le soir et le week-end.

• Vous avez l’impression de devoir faire des heures supplémentaires pour rattraper votre retard.

• Chaque matin, vous redoutez de vous rendre au travail.

• Vous faites preuve d’un certain pessimisme quant à l’avenir et à votre capacité à mener à bien des tâches.

• Vous maîtrisez parfaitement l’art de la procrastination.

• Vous vous sentez physiquement, mentalement ou émotionnellement épuisé.

• Vous avez l’impression de lutter tout au long de la journée.

• Vous vous sentez seul et sans personne pour vous venir en aide.

Un tel sentiment d’impuissance n’est pas facile à vivre et peut avoir des répercussions sur tous les aspects de la vie. Si vous en êtes victime, surtout, ne tentez pas d’ignorer vos émotions : vous avez tout intérêt à les reconnaître et à apprendre à les gérer. Foncer tête baissée à l’assaut de la prochaine tâche ne vous aidera aucunement. Propice au burnout, cette situation pourrait très vite avoir de graves conséquences sur votre vie professionnelle à long terme. Prenez plutôt du recul de façon à identifier le problème et à reprendre le dessus.

Nos conseils pour reprendre le dessus

Il n’est pas toujours évident de faire preuve de bon sens ou de donner le meilleur de soi-même lorsque l’on se sent débordé. Normal, nous direz-vous. Comme il ne suffit pas d’appuyer sur un bouton pour aller mieux, nous devons prendre les choses en main : prendre du recul, examiner la situation dans son ensemble et mettre en œuvre des mesures concrètes pour nous épanouir à nouveau dans notre vie professionnelle. Voici quelques conseils pour y parvenir.

1. Examinez le fond de votre pensée

Stress et anxiété au travail arrivent rarement par hasard. Au contraire, il est généralement possible d’en identifier la cause sous-jacente : une conviction personnelle ou une petite histoire qui vous trotte dans la tête et vous pousse sans cesse à voir les choses en noir. Evidemment, certaines de vos craintes peuvent être fondées, par exemple si vous avez trop de travail à faire ou que vous n’avez personne pour vous aider. Dans tous les cas, vous devez identifier clairement cette cause pour trouver une solution et remédier à la situation.

Vous pourriez être assailli de pensées comme celles-ci vis-à-vis de votre situation professionnelle :

• « Je ne parviendrai jamais à rattraper le retard que j’accumule dans mon travail. »

• « Je dois dire oui à tout, sinon je ne me sens pas à la hauteur. »

• « Passer à côté de cette échéance sera un constat d’échec. »

• « Si je ne fais pas du bon travail, je serai renvoyé. »

• « Si je demande de l’aide, on me prendra pour un imposteur. »

2. Analysez la situation dans son ensemble

Voir de temps à autre le verre à moitié vide n’a rien d’anormal, mais n’oubliez pas non plus que ces sentiments négatifs ne reflètent pas toujours la réalité. En effet, vous ne connaissez peut-être pas tous les tenants et aboutissants de la situation dans laquelle vous vous trouvez. Pour bien comprendre ce qui se passe et agir en conséquence, vous devez absolument prendre du recul et considérer la situation dans son ensemble.

Pour commencer, posez-vous les questions suivantes et prenez des notes. Cet exercice a pour objectif d’élargir votre vision en considérant à la fois les aspects positifs et négatifs de votre situation. Comprenez-le bien, il ne s’agit pas de donner une dimension favorable à des émotions préjudiciables, mais plutôt d’obtenir des informations impartiales afin de déterminer la réponse adéquate à mettre en œuvre.

• Ces pensées sont-elles corroborées ou infirmées par des preuves tangibles ?

• Y a-t-il une autre explication ?

• Quel est le pire scénario envisageable et comment pourrais-je y faire face ? À l’inverse, que pourrait-il arriver de mieux ? Laquelle de ces deux situations me semble la plus réaliste ?

• Que dois-je faire dans ce cas ?

• Si mon meilleur ami se retrouvait dans la même situation que moi, quels conseils aurais-je à lui donner ?

Exemple

Voici des exemples de réponses possibles à chacune de ces questions.

Pensée profonde : je ne parviendrai jamais à rattraper le retard que j’accumule dans mon travail.

Ces pensées immédiates sont-elles corroborées ou infirmées par des preuves tangibles ?

Les preuves que oui :

• J’ai manqué une échéance aujourd’hui.

• J’ai deux propositions de projet à rendre vendredi.

• C’est la première fois que je dois rédiger une proposition de projet et je ne sais pas comment m’y prendre.

• Je n’ai pas le temps d’avancer sur mes projets, car j’ai trop de réunions.

Les preuves que non :

• Ma dernière échéance manquée remonte à plus de deux mois.

• Mes collègues sont déjà passés à côté de certaines échéances sans conséquence grave.

• J’ai toujours fait du bon travail, même si je me suis déjà senti débordé.

• J’ai déjà été capable d’acquérir de nouvelles compétences au travail.

• Je peux demander de l’aide pour rédiger mes propositions de projet.

• Je peux demander à mon responsable de m’aider à déléguer et à hiérarchiser les tâches qui me sont confiées.

• Je peux reporter ou annuler certaines réunions non essentielles de cette semaine.

• Je n’ai reçu aucun retour négatif à propos de mes performances.

Y a-t-il une autre explication ?

Je place peut-être la barre un peu trop haut. Je veux que tout soit absolument parfait, alors que je fais déjà du bon travail sans le savoir.

Quel est le pire scénario envisageable et comment pourrais-je y faire face ? À l’inverse, que pourrait-il arriver de mieux ? Laquelle de ces deux situations me semble la plus réaliste ?

Le pire cas possible : je continue à prendre du retard et je finis par être licencié.

Le moyen de faire face à la situation : j’ai déjà réussi à obtenir un nouvel emploi, j’y parviendrai donc à nouveau.

Le meilleur cas possible : ma charge de travail s’allègera dès la semaine prochaine, ce qui me permettra de rattraper le retard accumulé sans problème.

La situation la plus réaliste : il me faudra un peu de temps avant de me sentir complètement à l’aise dans mes nouvelles fonctions, car je dois acquérir de nouvelles compétences et demander de l’aide, mais je finirais au bout du compte par avoir davantage confiance en mes capacités.

Que dois-je faire dans ce cas ?

• Faire savoir à mon responsable que je me sens débordé et lui demander si je peux repousser certaines échéances afin de rattraper mon retard et acquérir les compétences dont j’ai besoin.

• Demander de l’aide pour rédiger mes propositions de projet.

• Hiérarchiser mes tâches de façon à m’attaquer d’abord aux plus importantes.

• Déléguer les tâches dont je n’ai pas besoin de m’occuper personnellement.

• Reporter ou annuler certaines réunions non essentielles de cette semaine.

Si mon meilleur ami se retrouvait dans la même situation que moi, quels conseils aurais-je à lui donner ?

Un peu de temps et quelques coups de pouce de la part de collègues bienveillants seront probablement nécessaires, mais une chose est sûre, vous finirez par rattraper votre retard et par acquérir toutes les compétences dont vous avez besoin pour gagner en confiance et vous épanouir pleinement au travail.

3. Reprenez le contrôle de la situation

Maintenant que vous avez fait le point sur vos sentiments et sur la situation en général, il est temps de passer à l’action. Bonne nouvelle ! Vous avez déjà défini les étapes à franchir en répondant à la question « Que dois-je faire dans ce cas ? » un peu plus haut. Il ne reste donc plus qu’à les suivre à la lettre.

Les mesures que vous prendrez dépendront bien évidemment de votre situation professionnelle. Vous ne savez pas par où commencer ? Pas de panique, jetez un coup d’œil aux quelques conseils suivants et sortez enfin la tête de l’eau :

• Parlez de vos difficultés à votre manager : vous sentez l’angoisse vous envahir ? Dans ces cas-là, misez sur une bonne communication. Prenez le temps de discuter avec votre manager et soyez honnête concernant votre charge de travail. Vous prenez du retard ? Vous avez besoin d’aide pour mieux hiérarchiser les tâches et gérer les échéances ? Faites-lui savoir ! N’oubliez pas qu’un responsable cherche avant tout à aider ses subordonnés à surmonter les obstacles qui leur barrent la route, notamment en partageant son expérience. Qui sait, il s’est peut-être déjà retrouvé dans la même situation que vous ?

• Demandez de l’aide ou déléguez des tâches : nous avons tous à cœur d’aider les autres, c’est inscrit dans nos gènes. N’hésitez plus, certaines personnes se feront un plaisir de vous donner un coup de pouce ! Qui plus est, demander de l’aide est en réalité un excellent moyen de tisser des liens avec vos collègues. Lorsque vous déléguez du travail, faites-le en clarifiant au maximum le contexte et le degré de priorité des tâches en question auprès des collègues concernés. Et bien sûr, témoignez-leur votre reconnaissance.

• Revoyez vos priorités : la hiérarchisation est le meilleur moyen de s’attaquer systématiquement aux tâches essentielles en premier. Essayez de créer une matrice d’Eisenhower pour classer les tâches en quatre catégories, que sont les tâches prioritaires, à planifier, à déléguer et à abandonner.

• Divisez les tâches volumineuses en plus petits éléments : le projet majeur que l’on vient de vous confier vous terrifie ? Pas de panique, il suffit de le décomposer en plus petites tâches. Vous y verrez tout de suite beaucoup plus clair. De plus, élaborer des objectifs à court terme plus accessibles vous aidera à vous lancer, à lutter contre vos petites manies de perfectionniste et à obtenir des résultats plus rapidement.

• Apprenez à dire « non » : c’est en acceptant trop de demandes à la fois que l’on finit généralement par sombrer. Certes, repousser les demandes des parties prenantes n’est pas une mince affaire, mais c’est essentiel si vous voulez garder le contrôle et ne pas crouler sous le travail. Faites preuve d’une totale transparence quant à vos disponibilités, sans hésiter à demander à votre manager d’intervenir et de vous soutenir si nécessaire.

• Ajustez les délais : un jour ou l’autre, nous passons tous à côté de certaines échéances. Dans ce cas, la meilleure mesure à prendre sera de redéfinir l’échéance dépassée en fonction du temps que vous estimez nécessaire à la réalisation des tâches en question. Vous disposerez ainsi d’un plan concret à présenter aux parties prenantes et éviterez de vous faire un sang d’encre en attendant.

• Fixez des limites : lorsque nous sentons que la situation nous échappe, nous avons tendance à redoubler d’efforts et à travailler davantage pour tenter de rattraper tout le retard accumulé. Cette attitude peut cependant nous conduire droit au burnout et nous faire perdre encore plus de temps à long terme. Pour éviter ce type de situation et préserver votre vie personnelle, fixez des limites claires à ne pas dépasser. En effet, il sera essentiel de trouver le bon équilibre entre vies professionnelle et privée, mais aussi prendre des congés à intervalle régulier pour vous ressourcer.

• Concentrez-vous sur une seule chose à la fois : il est par ailleurs tout aussi tentant de faire plusieurs choses à la fois dans l’espoir de gagner un temps précieux. Navrés de vous décevoir, le travail multitâche n’a rien de magique. Bien au contraire ! Pour passer d’une tâche à l’autre, notre cerveau doit fournir un effort considérable et nous perdons donc plus de temps qu’autre chose à essayer de tout faire en même temps. Réservez plutôt des blocs de temps à la réalisation d’une tâche en particulier, et sans distraction, cela va sans dire. N’oubliez pas non plus de prévoir de courtes pauses pour vous ressourcer de temps à autre.

4. Ne soyez pas trop dur avec vous-même

Si vous vous sentez dépassé, c’est très certainement qu’il est temps pour vous de faire une pause et de revenir à l’essentiel, c’est-à-dire prendre soin de vous. Votre santé physique et mentale doit toujours passer en premier, d’où l’importance de prendre le temps de se ressourcer et de faire le vide. Ne pensez plus à rien, respirez profondément, sortez dehors ou parlez à un ami. Vous n’arrivez toujours pas à vous débarrasser de ce sentiment d’anxiété malgré nos conseils ? Rassurez-vous, cela ne signifie pas que vous ne maîtrisez pas la situation. Au contraire, vous faites tout votre possible pour la comprendre et la gérer au mieux. Croyez-nous, les choses finiront par s’arranger.

Vos subordonnés se sentent débordés ? Nos conseils pour les aider

En tant que manager, il n’est jamais agréable de savoir l’un de ses subordonnés directs en train de perdre pied. Vous vous demandez sûrement quoi faire pour améliorer la situation, et c’est bien normal ! Vous êtes en effet la personne la mieux placée pour l’aider à surmonter ses difficultés.

Voici quelques pistes :

Soyez à l’écoute

Admettre que l’on se sent débordé n’est pas toujours évident. Il est donc très important d’écouter activement les préoccupations dont votre employé vous fait part. Autrement dit, ne l’interrompez pas, ne le jugez pas trop vite et adoptez une communication non verbale positive en maintenant par exemple le contact visuel ou en hochant la tête. Une fois que votre employé a fini de s’exprimer, paraphrasez ce que vous avez entendu avec vos propres mots afin de vous assurer d’avoir bien compris son message.

Faites preuve de bienveillance

Les collègues qui se sentent débordés sont généralement envahis d’un sentiment de solitude, en particulier dans le cadre du travail à distance. En effet, d’après certaines études, 41 % des employés se sentent plus isolés en télétravail.

Pour aider un employé à se sentir moins seul, ne le contredisez pas. Si vous pensez pouvoir lui en parler, vous pouvez même lui faire part des difficultés que vous avez pu rencontrer par le passé. Insistez sur le fait que vous êtes de son côté, quoi qu’il arrive, et qu’il n’est pas question de sacrifier son bien-être pour gagner en productivité et en efficacité. Bien au contraire ! Si vous voulez qu’il fasse preuve d’un maximum d’implication et d’autonomie dans son travail, vous ferez tout pour le mettre à l’aise.

Et surtout, n’oubliez pas : tout le monde est différent. Lorsqu’un membre de votre équipe vous fait part d’un sentiment de mal-être, ne prenez pas son attitude pour de la paresse. Le sujet n’est pas à prendre à la légère et vous devez régler la situation au plus vite. Toute comparaison avec d’autres employés ou vous-même serait malvenue ; efforcez-vous plutôt de lui donner tous les outils dont il a besoin pour réussir.

Tendez la main

En tant que manager, vous avez de nombreuses solutions à disposition pour soulager les maux de votre employé et l’aider à mieux gérer son travail. Hiérarchisez par exemple les tâches à effectuer, adaptez sa charge de travail selon ses capacités du moment et refusez à sa place toute demande émanant de partenaires transverses.

Cela dit, il n’est pas toujours possible d’alléger l’emploi du temps de votre employé, notamment si vous avez un livrable important à rendre en temps et en heure. Dans ce cas, essayez de vous rendre utile autrement. Y a-t-il des tâches moins importantes que vous pouvez reporter à plus tard ? D’autres collaborateurs pourraient-ils vous aider à alléger sa charge de travail ? Jetez un coup d’œil à l’agenda de votre employé et voyez si certaines de ces réunions ne pourraient pas être remplacées par des mises à jour asynchrones. Si votre employé a par ailleurs besoin d’acquérir de nouvelles compétences, proposez-lui de les lui enseigner vous-même ou de le mettre en contact avec des personnes qualifiées. Mettez ainsi à sa disposition toutes les ressources nécessaires à sa progression.

Clarifiez les responsabilités

Lorsque les responsabilités de chacun sont clairement définies, votre employé ne perd pas de temps à chercher qui fait quoi. Il peut alors se dépasser sans s’écarter de son rôle ni faire d’heures supplémentaires, propices au surmenage et au burnout. Chez Asana par exemple, nous attribuons aux membres de nos équipes des domaines de responsabilité (système AOR) bien particuliers. Clairement documentés et accessibles à tous les employés de l’entreprise, ces domaines indiquent précisément ce que l’on attend de chacun d’entre eux.

Faites des retours

Les employés qui se sentent débordés sont souvent pris d’un sentiment d’échec ou ont l’impression de faire du mauvais travail. Pour lutter contre cet état d’esprit, mettez en valeur leurs points forts en leur faisant des retours positifs. Expliquez en quoi leurs contributions personnelles profitent à l’équipe et exprimez votre reconnaissance à l’égard de tout le travail qu’ils ont accompli jusqu’à présent. Énumérez des exemples de réalisation bien précis afin de leur prouver concrètement qu’ils sont à leur place et qu’ils participent à la réussite de l’entreprise.

Il n’est pas rare que les employés qui perdent pied affichent de mauvaises performances. Les raisons qui expliquent ce phénomène sont nombreuses, par exemple :

1. Obtenir de mauvais résultats au travail les stresse énormément et les rend encore moins performants.

2. Ils ne disposent pas des outils et compétences nécessaires pour être efficaces, ni du soutien dont ils ont besoin pour progresser.

3. Toute autre difficulté à laquelle ils peuvent être confrontés, par exemple des problèmes personnels, de santé, etc.

Si nécessaire, élaborez ensemble un plan d’amélioration des performances (PIP)et définissez ainsi concrètement les étapes, objectifs et mesures de soutien qui l’aideront à reprendre le dessus.

Prenez régulièrement des nouvelles de vos collègues

Revenir dans la course demande généralement un certain temps et de nombreux efforts. Il est alors essentiel de prendre le temps d’en discuter et de faire le point seul à seul avec votre employé à l’occasion d’une réunion hebdomadaire ou bimensuelle. Demandez-lui comment il se sent par rapport à sa charge de travail, comment se déroulent ses projets et si vous pouvez faire quelque chose pour l’aider davantage. S’il peine à remonter la pente, continuez d’adapter sa charge de travail, de hiérarchiser ses tâches et de l’aider à mieux gérer son temps.

Simplifiez votre liste des tâches avec un logiciel de gestion de projet

Un logiciel de gestion de projet comme Asana facilitera la collaboration au sein de votre équipe, lui permettra d’organiser efficacement son travail et empêchera à ses membres de perdre pied. Pour éviter le va-et-vient entre applications, réunissez toutes vos activités et vos communications d’équipe au même endroit. Autrement dit, davantage de transparence, moins de temps perdu et plus de clarté pour votre équipe.