10 compétences attendues d’un bon chef d’équipe

En équipe, il n’y a pas de place pour l’individualisme, mais toutes les équipes d’exception ont un chef d’équipe. Celui-ci est responsable des activités quotidiennes et doit s’assurer que personne ne manque de rien pour atteindre les objectifs fixés.

Selon la structure de l’entreprise, il peut s’avérer difficile de définir les responsabilités du chef d’équipe et de différencier ce rôle de celui du chef de projet. Dans cet article, nous verrons ce qu’est un chef d’équipe (et ce qu’il n’est pas), avant de vous donner 10 astuces pour devenir un bon chef d’équipe.

Qu’est-ce qu’un chef d’équipe ?

Les chefs d’équipe s’occupent de guider une équipe à l’occasion d’une initiative particulière ou pour atteindre un certain objectif. Ils ne sont pas forcément des responsables d’équipe à proprement parler : leur rôle n’a souvent rien à voir avec la gestion de l’équipe. La création d’un environnement de travail propice à la collaboration et le choix de la direction à prendre dans le cadre d’un projet ou programme font partie de leurs responsabilités principales.

Les chefs d’équipe prodiguent des conseils et des instructions à un groupe de travail dans le cadre d’un projet ou d’un portefeuille de projets. Ils délèguent les tâches, supervisent l’avancée par rapport aux objectifs et conseillent les membres de leur équipe si besoin. Un chef d’équipe endosse souvent le rôle de mentor au sein de l’équipe, même sans en être le responsable ou manager officiel.

Que fait un chef d’équipe ?

Un chef d’équipe est responsable d’une initiative importante, comme un projet, un programme ou un portefeuille de programmes.

Ses principales responsabilités sont les suivantes :

• Organiser le travail

• Communiquer des objectifs

• Relier le travail à son contexte

• Déléguer les tâches

• Montrer l’exemple

• Allouer et gérer les ressources

• Résoudre des problèmes

• Gérer l’avancée du projet et des plannings

• Communiquer sur l’avancée du projet auprès des parties prenantes

• Conseiller les membres de l’équipe pour les aider à améliorer leurs compétences

• Motiver les membres de l’équipe à accomplir leurs objectifs

• Développer les points forts de chaque membre de l’équipe et identifier des axes d’amélioration

• Représenter l’équipe et faire part de ses besoins

Chef d’équipe ou responsable d’équipe ?

Très souvent, des compétences en gestion de projet se retrouvent dans celles attendues chez un chef d’équipe, et à raison : dans de nombreuses équipes, le chef d’équipe et le chef de projet sont une seule et même personne.

La meilleure façon de les distinguer est de se pencher sur leur mission. Celle du chef d’équipe est de motiver et d’encourager les autres membres de l’équipe à fournir un travail de qualité, tandis que le chef de projet doit plutôt s’assurer que les livrables et les tâches sont accomplis à temps.

10 compétences attendues chez un chef d’équipe

Indépendamment du type de projet mené, un bon chef d’équipe est capable de gérer et de communiquer avec son équipe en toute assurance. Voici les 10 compétences dont vous avez besoin pour bien appréhender ce rôle :

1. Gérer les objectifs

En tant que chef d’équipe, l’une des démarches les plus utiles est de répondre à la question : « Quel est le sens de notre travail ? »

Chaque projet contribue à un objectif d’équipe ou d’entreprise, mais ces objectifs sont souvent déconnectés du travail quotidien. Lorsque les membres de l’équipe ne comprennent pas l’utilité de leurs tâches, ils sont moins enclins à réaliser un travail de qualité.

Les chefs d’équipe compétents savent apporter des renseignements complémentaires pour que les membres de leur équipe sachent pourquoi leur travail compte et comment il contribue à une vision d’entreprise plus large. Avec ces informations en tête, les membres de l’équipe sont plus à même de hiérarchiser les tâches selon leur priorité et de veiller à la réalisation du travail à haute valeur ajoutée dans les temps.

2. Faire avancer le travail

Une fois tout cela clair dans leur esprit, les membres de l’équipe ont ensuite besoin de visualiser comment accomplir ces objectifs. En tant que chef d’équipe, considérez-vous comme un capitaine de navire : vous devez orienter votre équipage vers sa destination et réfléchir aux moyens d’y arriver.

Assurez-vous que votre travail avance efficacement grâce à ces trois actions :

1. Clarifiez les indicateurs : les membres de l’équipe ne pourront pas vérifier qu’ils sont sur la bonne voie sans tout d’abord savoir ce qu’ils cherchent à atteindre. Avant de vous lancer dans votre projet, établissez des objectifs SMART pour cadrer l’évaluation des performances et fixer des objectifs mesurables.

2. Suivez la progression : il ne suffit pas de savoir où aller, savoir où vous en êtes par rapport à votre objectif est également essentiel. Veillez à ce que les membres de votre équipe puissent clairement visualiser la chronologie du projet, ainsi que les responsabilités et échéances de chacun.

3. Communiquez les mises à jour : garder un œil sur l’avancée du travail et partager des mises à jour avec l’équipe comptent aussi parmi les diverses missions du chef d’équipe. Les rapports d’avancement de projet sont un excellent moyen d’y parvenir, car ils permettent de repérer si votre projet présente des risques, est en retard ou, comme attendu, dans les délais.

3. Communiquer

Comme pour tout autre poste de leadership, d’excellentes compétences en communication sont attendues des chefs d’équipe. Ils doivent en effet communiquer à propos du travail avec les membres de l’équipe, informer les parties prenantes de la progression ou encore coordonner les activités avec des partenaires interdisciplinaires pour les besoins de l’équipe projet. De plus, cela concerne aussi bien la communication verbale que non verbale : le langage corporel ou les expressions du visage nous en disent beaucoup !

La communication peut prendre les formes suivantes :

• Communication en personne/face-à-face

• Communication asynchrone

• Communication non verbale

• Créer du lien

• Donner son avis

• Pratiquer l’écoute active

• Résoudre des conflits

Les compétences interpersonnelles comme la communication prennent du temps à développer. La communication n’est pas votre point fort ? Pas de panique, il vous suffit de commencer par établir un plan de communication pour nouer des liens sur une base saine. Celui-ci vous indique quoi communiquer et par quels canaux. Par exemple, vous pourriez décider de vous appuyer sur une communication asynchrone dans votre outil de gestion de projet ou de définir les informations à communiquer pendant vos réunions d’équipe hebdomadaires.

4. Organiser

Les chefs d’équipe portent aussi fréquemment la casquette de chef de projet. Toutefois, ils restent responsables de l’organisation du travail de leur équipe, même sans être chef de projet. Le rôle d’un chef d’équipe est de guider son équipe vers un objectif ou un but ultime, et une bonne capacité d’organisation se révèle être un élément crucial pour y parvenir.

Pensez à organiser les informations de manière à créer une source unique de référence. Votre équipe doit être en mesure de compter sur vous pour lui fournir toutes les informations dont elle a besoin.

La meilleure façon de mettre en place un système d’organisation performant pour votre équipe serait d’utiliser un outil de gestion du travail comme Asana. Asana vous aide à suivre votre travail, gérer vos projets et communiquer la progression de vos objectifs. Les membres de votre équipe auront toutes les clés pour se surpasser dès lors qu’ils auront une idée précise des responsabilités et des échéances de tous.

5. Déléguer des tâches

Les chefs d’équipe aguerris savent qu’ils ne peuvent pas tout faire seuls. Le tout est supérieur à la somme de ses parties, et ce principe représente un aspect clé du leadership d’équipe. Déléguer des tâches a également son importance dans le cadre du coaching et du mentorat : les membres de votre équipe peuvent essayer de développer de nouvelles compétences, en plus d’alléger votre charge de travail.

Afin de déléguer vos tâches efficacement, il vous faut d’abord connaître les forces, faiblesses et intérêts de chaque membre de votre équipe. Ainsi, vous saurez quelles activités leur confier et quelles compétences ils souhaitent développer. N’oubliez pas que les membres de l’équipe à qui vous confiez du travail feront sans doute les choses différemment de vous. Apprenez à lâcher prise et laissez-leur les rênes.

Si vous avez des difficultés à déléguer votre travail, essayez de réaliser une matrice d’Eisenhower ou suivez ce processus en quatre étapes en cas de doute :

1. Identifiez les tâches qui peuvent être déléguées.

2. Clarifiez le degré d’urgence et d’importance pour que les membres de l’équipe puissent hiérarchiser leur travail.

3. Proposez toutes les formations nécessaires.

4. Faites confiance, mais vérifiez.

6. Résoudre les problèmes

Chaque projet présente son lot de difficultés. C’est pourquoi il est indispensable pour un chef d’équipe de savoir résoudre des problèmes rapidement. Pour ce faire, entraînez-vous en hiérarchisant vos tâches les plus importantes selon toutes les informations à votre disposition et identifiez les problèmes à résoudre en priorité de manière à prendre la meilleure décision pour votre équipe.

Vous débutez en résolution de problèmes ? Essayez donc de répondre aux questions suivantes 

• Comment l’équipe va-t-elle aborder le travail ?

• Qu’est-ce qui est le plus important ?

• Sur quelles tâches doivent se focaliser les membres de l’équipe ?

• Quelles seront les répercussions de cette décision sur l’équipe ?

7. Gérer le temps

Les chefs d’équipe sont des experts en gestion du temps : ils savent hiérarchiser leur travail de façon claire. Pour améliorer vos compétences en gestion du temps, essayez de mettre en place des stratégies et d’utiliser des outils pour tirer pleinement profit de votre journée. Vous pouvez aussi encourager les membres de votre équipe à en faire de même et trouver la stratégie de gestion du temps qui fonctionne le mieux pour eux.

Vous ne savez pas par où commencer ? Essayez :

• La méthode « Get Things Done » : renseignez les informations dans un outil externe pour mieux vous concentrer sur l’accomplissement du travail à forte valeur ajoutée.

• Le « Time blocking » ou blocage de temps : regroupez des tâches similaires pour les réaliser toutes en même temps et programmez-les en blocs dans votre agenda.

• La technique Pomodoro : organisez vos activités en alternant sessions de travail et pauses pour optimiser votre productivité et votre concentration.

• Le principe de Pareto ou la règle des 80/20 : réalisez 80 % de votre travail avec seulement 20 % d’effort.

• La méthode « avalez le crapaud » : donnez le meilleur de vous-même en vous attaquant à la tâche la plus importante (le crapaud) dès le début de votre journée.

8. Gérer la charge de travail

Le chef d’équipe doit aider son équipe à atteindre ses objectifs, en s’assurant que le travail avance dans les délais et que personne ne s’épuise . Demandez aux membres de votre équipe ce qu’ils pensent de leur charge de travail lors des réunions d’équipe ou des entretiens individuels, afin de supprimer, reporter ou déléguer des tâches si besoin.

Votre rôle exige que vous ayez une idée précise de la quantité de travail de chaque membre de votre équipe. Cependant, vous ne pourrez pas toujours tout garder en tête, notamment lorsque votre équipe s’agrandira. Un outil de gestion des ressources vous sera utile pour suivre les activités de chaque membre de l’équipe. Cette démarche est d’autant plus importante si vos collègues travaillent sur plusieurs projets ou sur des tâches dont vous n’avez pas forcément connaissance. En gardant tout au même endroit, vous pouvez visualiser leurs charges de travail en un clin d’œil et éviter de les surmener.

9. Assurer la cohésion d’équipe

Les chefs d’équipe ne sont pas seulement chargés de l’organisation d’un groupe : ils doivent également encourager et motiver leur équipe. Pour devenir un meilleur leader, consacrez du temps à renforcer la cohésion de votre équipe et faites en sorte que tout le monde se sente intégré.

La cohésion d’équipe, c’est tout d’abord veiller à ce que chacun comprenne les objectifs d’équipe dans l’optique d’avancer tous ensemble dans la réalisation du livrable final. Mais cela ne s’arrête pas là. Pour renforcer l’efficacité de votre équipe :

• Faites un point quotidien ou hebdomadaire, selon la durée du projet.

• Évaluez la performance de l’équipe et encouragez-en les membres.

• Consacrez du temps aux activités de cohésion.

• Essayez de mieux connaître votre équipe au moyen de questions brise-glace.

10. Mentorat et coaching

Conseiller et former les membres de votre équipe représente une part importante de votre travail de chef d’équipe. Vos collègues ne seront pas forcément habitués aux initiatives ou auront peut-être des questions sur la façon d’effectuer telle ou telle tâche. Il vous est possible de les conseiller si vous avez la réponse à leurs interrogations, ou de les rediriger vers la personne la plus apte à les aider.

Même si vous n’êtes pas chargé de la gestion du personnel, vous devez tout de même soutenir et encourager les membres de votre équipe projet. Misez sur vos compétences de leadership et développez votre intelligence émotionnelle à cette fin.

Centralisez toutes vos ressources grâce la gestion de projet

Sans mode de communication clair ni partage d’informations, impossible de travailler efficacement. Pour obtenir plus de transparence au sein de votre équipe, essayez des outils de gestion de projet et donnez à chacun la clarté dont il a besoin pour coordonner ses efforts, collaborer efficacement et se surpasser.