Comment faire un organigramme: utilités, conseils et exemples

Imaginons la situation suivante : vous êtes au beau milieu d’un dîner de famille lorsque votre grand-mère sort l’arbre généalogique. Elle défroisse la feuille de papier et cherche son nom le long de la ligne. En cherchant, son doigt se pose sur un nom : « Tu vois ! Il est là, juste à côté de ton cousin Charles  ! » Elle pointe du doigt le nom de votre cousin au troisième degré et prouve ainsi qu’il correspond à celui d’un célèbre poète. 

Comme un arbre généalogique, un organigramme d’entreprise permet de visualiser les relations entre les membres de votre équipe, vous y compris. Un organigramme est un diagramme qui décrit la structure de votre équipe et met en évidence les relations hiérarchiques qui existent entre les différentes fonctions occupées par vos collaborateurs. 

Dans ce guide, nous allons vous expliquer comment créer un organigramme d’entreprise, quels sont les différents types d’organigrammes, et vous fournir des modèles gratuits que vous pourrez adapter à votre structure.

Comment faire un organigramme ?

Un organigramme vous permet de mieux visualiser la structure de votre entreprise. Pour créer un organigramme, vous devez recueillir des informations sur les membres de votre équipe et réfléchir à la manière dont vous souhaitez le construire. 

En tenant compte des relations hiérarchiques qui existent au sein de votre entreprise, vous pouvez faire votre organigramme fonctionnel en partant du haut de la hiérarchie vers le bas.

1. Définir le cadre

Vous pouvez commencer à créer votre organigramme de la même façon que vous démarrez un nouveau projet en général. En définissant le cadre de votre organigramme, vous vous assurerez ainsi qu’il représente clairement la structure de votre équipe. 

Pour commencer, posez-vous les questions suivantes :

• Votre organigramme servira-t-il de ressource aux membres de votre équipe pour savoir qui occupe quel poste au sein de votre entreprise ? 

• Allez-vous partager l’organigramme d’entreprise avec des parties prenantes ou des partenaires externes ? 

• Vous faut-il plusieurs organigrammes pour les différents niveaux de votre entreprise ? 

En vous posant ces questions dès le départ, vous pourrez recueillir les informations les plus pertinentes et faire votre organigramme.

2. Rassembler les informations

La collecte d’informations est l’étape la plus importante, car si vous n’avez pas les bonnes informations, vous ne pourrez pas avancer. Vous pouvez recueillir des informations en interrogeant les membres de votre équipe par e-mail ou en travaillant conjointement avec votre service des ressources humaines. 

Vous aurez besoin d’informations récentes sur vos collaborateurs, y compris sur leurs derniers intitulés de poste. Vous devrez également comprendre les relations hiérarchiques qui existent au sein de votre entreprise. Nous vous conseillons également de demander des photos aux membres de votre équipe, pour un organigramme d’autant plus personnel.

3. Créer votre organigramme d’entreprise

Il est essentiel de réfléchir à la façon dont vous allez créer votre organigramme, car différents outils peuvent faciliter ce processus. En effet, dessiner votre organigramme fonctionnel à la main serait trop chronophage et vous auriez du mal à le diffuser, nous vous conseillons donc d’utiliser un outil pour plus d’efficacité. 

L’utilisation d’un PDF imprimable peut vous permettre de gagner du temps, car ces modèles ont été conçus de telle manière qu’il ne vous reste qu’à remplir les cases. Vous pourrez ensuite facilement le diffuser dans votre entreprise. 

4. Prévoir des mises à jour

Après avoir créé votre organigramme d’entreprise, utilisez un calendrier partagé avec votre équipe pour planifier des mises à jour régulières. En effet, il est probable que la structure de votre entreprise et la dynamique de votre équipe changent régulièrement. 

Les collaborateurs changent de poste et les relations hiérarchiques peuvent également évoluer. Grâce à un organigramme numérique, vous pourrez plus facilement mettre à jour la structure et la diffuser de nouveau aux membres de votre équipe.

Modèles d’organigramme fonctionnel

Il peut être plus facile de créer un organigramme à partir d’un modèle. La plupart des grandes entreprises s’appuient sur des structures similaires, qu’il s’agisse de structures descendantes ou matricielles. 

Vous pouvez utiliser les modèles d’organigramme fonctionnels ci-dessous pour démarrer. Afin de créer votre propre organigramme, commencez par télécharger le modèle qui reflète au mieux la structure de votre entreprise. Ensuite, remplissez les cases pour l’adapter aux besoins de votre équipe.

Quels sont les différents types d’organigrammes d’entreprise?

Il existe quatre principaux types d’organigrammes d’entreprise, chacun représentant le mode de fonctionnement d’une société. Un organigramme permet de représenter visuellement la structure interne de votre entreprise. L’organigramme fonctionnel que vous choisirez doit donc refléter les relations hiérarchiques et les processus de prise de décision au sein de votre entreprise.   

1. L’organigramme hiérarchique

L’organigramme hiérarchique est le plus utilisé  : l’entreprise est vue comme une structure hiérarchique, ou structure fonctionnelle descendante. Au sommet de cette structure organisationnelle se trouve un membre de l’équipe, qui porte généralement le titre de président ou de PDG. 

À partir du PDG, les dirigeants sont situés juste en dessous, comme les vice-présidents de l’entreprise. Représentée par des lignes verticales, la hiérarchie s’étend ensuite aux services ou départements et se ramifie finalement en équipes. 

2. L’organigramme matriciel

L’organigramme matriciel est une structure plus complexe que la structure traditionnelle descendante. Si votre entreprise utilise cette structure hiérarchique, cela signifie que les membres de l’équipe relèvent de plusieurs responsables. 

Si les employés ont très certainement un responsable principal pour leur service, ils peuvent également être sous la responsabilité d’un chef de projet. Ces chefs de projet secondaires ont également des chefs de service auxquels ils rendent compte, ce qui donne à l’organigramme matriciel un aspect rectangulaire plutôt qu’arborescent. 

3. La structure divisionnelle

Une structure organisationnelle divisionnelle est une version de haut niveau de la structure hiérarchique traditionnelle. Les structures divisionnelles conviennent aux entreprises dont les services travaillent indépendamment les uns des autres. 

Par exemple, les entreprises ayant des gammes de produits distinctes peuvent s’appuyer sur une structure divisionnelle, car chaque gamme de produits dispose de ses propres services informatiques, marketing et commerciaux.

4. L’organigramme horizontal

L’organigramme horizontal est particulier, car il n’a pas ou peu de niveaux de gestion intermédiaires. Ce type de structure organisationnelle peut se retrouver dans une petite entreprise ou une entreprise moderne qui expérimente l’absence de chaîne de commandement. 

Avec ce type de structure organisationnelle, l’entreprise favorise l’autogestion et la prise de décision par les membres de l’équipe. 

Quel est le rôle d’un organigramme d’entreprise ?

L’utilisation d’un organigramme peut être bénéfique pour votre entreprise, car il fournit une représentation visuelle des différents services et intitulés de poste. Cet organigramme peut entre autres aider les membres de votre équipe à comprendre comment collaborer les uns avec les autres et à assumer leur rôle et leurs responsabilités en toute confiance. 

Visualiser les relations hiérarchiques

En tant que manager, vous pouvez utiliser un organigramme pour montrer les responsabilités professionnelles et les rapports de subordination existants aux nouveaux membres de l’équipe. Lors de l’intégration de nouveaux membres, l’organigramme aide ces derniers à identifier leurs collègues et les tâches sur lesquelles ils travaillent. Il aide également les nouveaux membres à se souvenir de qui est qui au sein de l’entreprise. 

Gérer la croissance et les changements

Les organigrammes peuvent également aider la direction à rester organisée et à gérer la croissance ou les changements au sein de l’entreprise. Par exemple, si un chef de service remarque qu’une équipe a gagné en importance, il peut muter ou embaucher de nouveaux membres pour rééquilibrer les effectifs.

Visualiser la place de chacun

Utiliser un organigramme permet de clarifier la structure de l’entreprise en montrant à chaque collaborateur la place qu’il occupe au sein de la structure organisationnelle. Si un nouveau membre rejoint l’équipe, il peut jeter un coup d’œil à l’organigramme et constater les différents niveaux hiérarchiques. Il verra par exemple qu’il y a cinq autres membres dans son équipe, deux assistants en dessous de lui et un chef de projet au-dessus. Il peut également voir que son chef de projet dépend d’un chef de service.

Améliorer la communication

Avec une structure organisationnelle établie, votre entreprise améliore la communication entre les parties prenantes, car elle clarifie les rapports hiérarchiques. Sans organigramme, les collaborateurs risquent de ne pas savoir à qui s’adresser en cas de questions. L’organigramme indique clairement qui dirige quoi, de sorte que les membres de l’équipe se sentent libres de poser des questions et de collaborer avec les autres.  

Créer un répertoire visuel

Un organigramme est essentiellement un répertoire visuel de votre organisation. Vous pouvez le mettre à jour lorsque des membres de l’équipe sont promus ou quittent l’entreprise. La mise à jour de ce répertoire visuel permet à chacun de savoir qui travaille dans l’entreprise et quel est son poste actuel.

Quelles sont les limites d’utilisation d’un organigramme? 

Si les organigrammes d’entreprise peuvent améliorer la communication entre les équipes, leur utilisation présente des limites. Connaître ces limites vous aidera à trouver des solutions à tout problème potentiel avant qu’il ne se produise.

Il peut devenir rapidement obsolète

Les organigrammes fonctionnels peuvent rapidement devenir obsolètes lorsque les entreprises se restructurent et modifient les rôles des équipes. Les membres de l’équipe doivent être attentifs et s’assurer que l’organigramme représente bien la structure actuelle de l’entreprise et les noms des employés. 

Solution : désignez une personne chargée de mettre à jour et de rediffuser régulièrement votre organigramme afin de conserver cette précieuse ressource.

Il ne montre que les relations formelles

L’organigramme d’entreprise est un document unidimensionnel, il ne permet donc pas d’appréhender des éléments autres que la structure hiérarchique qu’il fournit. Bien qu’il soit utile pour visualiser la structure de base de l’entreprise, il ne montre que les relations formelles. De nombreuses entreprises fonctionnent grâce à diverses relations hiérarchiques informelles qui n’apparaissent pas sur un organigramme traditionnel. 

Solution : utilisez l’organigramme fonctionnel comme point de départ, mais gardez à l’esprit qu’il peut exister d’autres relations de travail que l’organigramme ne met pas en évidence.

Il n’indique pas le style de management

Si faire un organigramme permet de recenser les membres de l’équipe et les responsables dont ils dépendent, il n’indique pas le style de management adopté par chaque responsable. Par exemple, un organigramme peut montrer qu’un responsable a deux membres dans son équipe et qu’un autre en a cinq. On peut supposer que le responsable qui supervise le plus de personnes a le plus de pouvoir, mais l’organigramme ne montrera pas que celui qui a moins de membres dans son équipe a un style de management plus direct. 

Solution : utilisez votre organigramme d’entreprise comme premier point de référence, mais n’oubliez pas que le contact direct est le meilleur moyen de comprendre les relations hiérarchiques qui existent entre les équipes internes.

Optimisez votre structure organisationnelle avec un organigramme

Comme nous l’avons vu, les organigrammes présentent certaines limites, mais ils constituent un bon moyen de comprendre la structure d’une entreprise. Ils peuvent également améliorer la communication au sein d’une entreprise en clarifiant les rôles et les responsabilités.

Pour créer l’organigramme de votre entreprise, inspirez-vous de nos PDF gratuits et personnalisez-les comme bon vous semble. 

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