Gestion des achats : définition, étapes clés et meilleures pratiques

La gestion des achats joue un rôle clé dans la réussite des entreprises, petites ou grandes. Si une petite équipe peut facilement acheter les outils ou services dont elle a besoin, les choses se compliquent lorsque l’entreprise grandit. Avec des besoins en constante évolution, il devient essentiel de structurer le processus d’achat pour limiter les risques liés aux collaborations avec de nouveaux partenaires.

Pour relever ce défi, de nombreuses entreprises mettent en place des équipes spécialisées dans la gestion des achats. Leur mission ? Optimiser chaque étape : identifier les besoins, lancer des appels d’offres, sélectionner les meilleurs fournisseurs et négocier des contrats avantageux. Une gestion efficace des achats ne se contente pas de réduire les coûts : elle garantit également la fluidité des opérations et renforce la sécurité des collaborations.

Qu’est-ce que la gestion des achats ?

La gestion des achats désigne l’ensemble des processus permettant à une entreprise d’acquérir les biens et services nécessaires à ses activités. Ce concept va au-delà du simple acte d’achat, englobant des pratiques stratégiques qui visent à optimiser les coûts, garantir la qualité, réduire les risques et assurer la continuité des opérations.

Une bonne gestion des achats repose sur une politique d’achat claire, permettant de standardiser les pratiques, d’améliorer la coordination entre les équipes et de renforcer la relation avec les fournisseurs. Cela contribue à une meilleure gestion de la chaîne d’approvisionnement, essentielle pour éviter les ruptures de stock ou les retards de livraison.

En outre, la gestion des achats joue un rôle stratégique dans la performance globale d’une entreprise. Elle permet non seulement de réduire les coûts opérationnels, mais aussi de contribuer au chiffre d’affaires en soutenant l’efficacité des processus et la satisfaction client. Par exemple, des décisions éclairées dans la sélection des fournisseurs et une bonne gestion des workflows peuvent directement améliorer la qualité des produits ou services livrés.

Dans ce contexte, des outils modernes comme Asana peuvent faire toute la différence. En centralisant les demandes d’achat, en assurant un suivi en temps réel des workflows et en facilitant la collaboration entre les équipes, une plateforme comme Asana aide les entreprises à structurer et optimiser leurs processus d’achat.

La gestion des achats en quatre étapes

Un processus de gestion des achats efficace repose sur des étapes clés qui permettent aux entreprises d’assurer la qualité des biens ou services, de respecter les délais de livraison, et de réduire les coûts tout en limitant les risques. Voici comment structurer ce processus de manière optimale.

1. Élaborez un plan de gestion des achats

Commençons par la première étape du processus d’approvisionnement. À ce stade, les équipes achats s’associent aux personnes concernées pour identifier les ressources nécessaires à l’équipe afin de boucler le projet. Elles étudieront ce dernier dans son ensemble avant de trouver des solutions potentielles.

Votre équipe achats peut s’appuyer sur un système de gestion des achats ou un logiciel spécialisé dans la gestion du travail pour centraliser les documents importants (par exemple, appels d’offres, demandes d’achat, ou cahiers des charges) et simplifier la collaboration.

En parallèle, les équipes achats évaluent les ressources disponibles au sein de l’entreprise et les comparent aux besoins exprimés. Cette analyse permet de déterminer si certaines ressources internes peuvent être mobilisées à moindre coût.

Exemple pratique : Une entreprise du secteur industriel souhaitant optimiser son processus a intégré un système ERP pour regrouper les informations sur les fournisseurs, automatiser les demandes d’achat et mieux suivre les stocks. Cette initiative a réduit les délais de traitement des demandes de 30 %.

Points à considérer lors de cette étape :

• Les ressources sont-elles nécessaires pour une date précise ?

• Existe-t-il un processus spécifique pour évaluer les options ?

• Est-il pertinent de lancer un appel d’offres ou de sélectionner directement des fournisseurs ?

• Intégrez-vous des critères liés au développement durable, tels que le choix de fournisseurs locaux ou écoresponsables ?

2. Réalisez vos achats

Généralement, c’est à cette étape que l’équipe chargée des achats prend sa décision. Elle analyse les offres reçues, sélectionne le fournisseur le plus adapté, et formalise l’accord via un contrat. Ce processus implique souvent une collaboration étroite avec le service juridique pour garantir que toutes les conditions respectent les politiques de l’entreprise.

La finalisation se concrétise par la création d’un bon de commande regroupant les détails essentiels : prix, quantité, délais de livraison, et mode de paiement.

Conseil : Mettez en place une procédure claire pour la validation des contrats et des commandes permet de limiter les erreurs coûteuses. Par exemple, en définissant des workflows validés par plusieurs parties prenantes, une entreprise peut éviter des oublis ou des incohérences contractuelles.

3. Gérez (ou supervisez) vos achats

Cette étape implique d’intégrer les biens ou services acquis dans vos projets tout en assurant leur impact positif sur vos opérations. Cela peut inclure :

• L’installation de nouveaux outils ou logiciels.

• La formation des prestataires externes ou des équipes internes.

• L’organisation logistique pour la réception de matières premières ou d’équipements critiques.

Pour garantir la réussite de cette étape, il est essentiel de suivre une méthode structurée de gestion du changement. Cela peut inclure des évaluations régulières pour mesurer l’efficacité des nouvelles ressources.

Exemple concret : Une entreprise ayant investi dans des machines automatisées pour sa production a observé une hausse de 15 % de son rendement après avoir formé ses équipes et suivi les performances avec un tableau comparatif avant/après.

4. Clôturez le processus d’approvisionnement

Une fois les biens ou services livrés et intégrés, la dernière étape consiste à finaliser le processus.

Cela inclut :

• Vérifier que tous les termes contractuels ont été respectés.

• Traiter les factures en s’assurant qu’elles correspondent aux conditions négociées.

• Clôturer la documentation, avec une décharge de responsabilité si nécessaire.

Bonnes pratiques : À la fin du processus, organisez une analyse post-projet pour identifier les succès et les points à améliorer. Par exemple :

• Le respect des délais de livraison a-t-il été optimal ?

• La qualité des produits livrés correspond-elle aux attentes ?

• Quels ajustements peuvent être apportés au processus pour les prochaines commandes ?

Le rôle du chef de projet dans le processus d’approvisionnement

Le chef de projet a pour mission de faire avancer le projet dans le respect du calendrier prévu. Dans le cadre du processus d’approvisionnement, il s’occupe également de tenir informées les parties prenantes et autres membres de l’équipe quant à ses dernières évolutions. Toutefois, vous noterez que l’essentiel du processus d’approvisionnement devrait être géré par votre service juridique, conformément aux politiques applicables à votre entreprise.

Au cours du processus d’approvisionnement, le chef de projet a avant tout pour rôle d’aider l’équipe achats à se coordonner, au niveau des informations et de tout ce dont elle a besoin pour concrétiser l’appel d’offres ou le contrat avant de passer à l’étape suivante. Si l’équipe achats nécessite des informations spécifiques en rapport avec les besoins du projet, le chef de projet peut l’aider à les regrouper et à les diffuser.

Certaines entreprises font appel à un logiciel spécialisé dans la gestion des achats pour bien organiser toutes les informations destinées au service achats. D’autres encore optent pour une rationalisation de l’information à l’aide d’un outil de gestion du travail, qui les aident à tout réunir au même endroit : jalons de projet clés, coordonnées des fournisseurs, mises à jour à communiquer aux parties prenantes, etc.

À ce titre, les outils de gestion du travail comme Asana sont là pour vous aider à conserver tous vos documents au même endroit, que ce soient vos contrats d’achat, appels d’offres ou autres rapports d’audit importants. La solution idéale pour permettre aux personnes concernées d’y accéder en quelques clics ! Cela vous intéresse ? Testez notre modèle gratuit d’appels d’offres dès aujourd’hui.

Tendances et défis en gestion des achats

Les entreprises adoptent de plus en plus de pratiques innovantes pour optimiser leur gestion des achats. Voici les principales tendances à surveiller :

• L’automatisation des processus avec l’intelligence artificielle (IA) : Les outils d’IA permettent d’analyser rapidement les données fournisseurs, d’identifier des opportunités de réduction des coûts et d’automatiser des tâches chronophages comme la validation des factures ou les suivis des commandes.

• L’e-procurement : L’utilisation de plateformes numériques centralise le processus d’achat, depuis les appels d’offres jusqu’à la gestion des bons de commande. Cela simplifie la coordination entre les équipes et améliore la transparence.

• Le développement durable dans les achats : De plus en plus, les entreprises intègrent des critères écologiques et sociaux dans leurs politiques d’achat. Choisir des fournisseurs responsables ou réduire l’empreinte carbone des chaînes d’approvisionnement devient un axe stratégique.

• Les solutions ERP pour une gestion intégrée : Les logiciels ERP (Enterprise Resource Planning) aident à connecter les équipes achats avec les autres fonctions de l’entreprise (logistique, finances, etc.), facilitant ainsi la prise de décision en temps réel.

Défis courants et solutions pratiques

Bien que la gestion des achats soit essentielle, elle peut présenter des défis importants. Voici les principaux problèmes rencontrés et des solutions pour y remédier :

1. Trouver des fournisseurs fiables : Les entreprises doivent souvent jongler entre prix compétitifs et qualité des produits.

   • Solution : Mettre en place un processus de sélection structuré, incluant des évaluations régulières des performances des fournisseurs.

2. Gérer les retards de livraison : Les délais non respectés peuvent perturber les projets et entraîner des surcoûts.

   • Solution : Travailler avec des fournisseurs ayant un historique fiable et intégrer des clauses contractuelles claires sur les pénalités en cas de retard.

3. Réduction des coûts sans sacrifier la qualité : Réduire les dépenses peut parfois entraîner des compromis sur la qualité.

   • Solution : Prioriser les achats stratégiques et négocier des accords-cadres pour bénéficier de tarifs préférentiels.

4. Eviter les ruptures de stock : Une gestion inefficace des stocks peut impacter la production et la satisfaction client.

   • Solution : Utiliser des outils de gestion des stocks intégrés pour surveiller en temps réel les niveaux critiques et automatiser les réapprovisionnements.

5. Coordonner les parties prenantes : Entre le service juridique, les équipes achats et les responsables de projet, la communication peut être un défi.

   • Solution : Mettre en place des workflows collaboratifs pour partager les informations importantes et éviter les doublons ou les oublis.

Pourquoi rester à jour est essentiel

Adopter ces tendances et relever ces défis permet aux entreprises de transformer leur fonction achats en un levier stratégique. Une gestion des achats moderne contribue à :

• Réduire les coûts tout en améliorant la qualité.

• Renforcer la durabilité et l’impact positif de l’entreprise.

• Garantir une coordination fluide entre toutes les équipes impliquées.

En intégrant des pratiques modernes et en anticipant les défis, vous pouvez simplifier vos processus d’approvisionnement tout en les rendant plus efficaces. Cela vous permet de réduire les coûts, de collaborer plus facilement avec vos équipes et vos fournisseurs, et de garantir que chaque projet avance sans encombre. Dans un environnement en constante évolution, ces ajustements stratégiques vous aideront à rester organisé et à atteindre vos objectifs, étape par étape.

FAQ : Tout savoir sur la gestion des achats