Le petit guide du manager : 10 conseils pour déléguer efficacement

En tant que manager, vous avez également pour responsabilité de déléguer le travail. Non seulement cela vous libère du temps pour vous concentrer sur les tâches à forte valeur ajoutée, mais cela offre également une chance aux membres de votre équipe d’être impliqués dans des projets intéressants.

Pour les nouveaux managers, il n’est pas toujours facile de savoir quand et comment déléguer. Heureusement, vous pourrez développer cette compétence de leadership avec le temps. Dans cet article, vous découvrirez 10 conseils pour devenir un bon délégateur.

Qu’est-ce que la délégation ?

Déléguer des tâches ou initiatives consiste à les rediriger vers les autres membres de l’équipe. Vous pouvez déléguer le travail afin de répartir les responsabilités ou parce que la tâche ou l’initiative concernée correspond davantage aux priorités, compétences ou intérêts d’un autre membre de l’équipe.

Vous serez un meilleur manager en sachant quand et comment déléguer. Non seulement la délégation vous laisse du temps pour le travail à haute valeur ajoutée, mais elle offre également une opportunité aux membres de votre équipe d’être impliqués dans des projets intéressants. Une délégation efficace fait monter l’équipe en compétences et permet à ses membres de développer de nouvelles forces.

Pourquoi est-il important de déléguer ?

À cela, nous pouvons citer deux raisons principales : pour optimiser la productivité de chacun d’une part, et pour montrer à votre équipe que vous avez pleinement confiance en ses capacités à réaliser des tâches importantes d’autre part. Le groupe est plus performant que l’individu : avec une délégation efficace, vous accomplirez plus de choses ensemble que seul.

Une délégation réussie permet également de lutter contre le burnout et le surmenage. En tant que manager, vous n’avez pas à effectuer tout le travail, bien au contraire. Vous êtes responsable du projet dans son ensemble, et vous avez pour mission de déléguer les bonnes tâches aux bonnes personnes. Si vous voulez améliorer vos compétences en délégation, il vous faudra identifier les résultats attendus pour une initiative donnée, afin d’attribuer le travail aux différents membres de votre équipe selon leurs compétences individuelles.

Pour devenir un leader efficace, vous devrez aussi savoir quand déléguer les responsabilités aux autres membres de l’équipe. Cette compétence est importante pour un manager et offre des perspectives de développement essentielles aux membres de votre équipe. Selon le type de tâches que vous déléguez, vous pouvez acquérir de nouvelles compétences d’équipe et vous rapprocher ainsi de vos objectifs d’évolution de carrière.

Pourquoi certaines personnes ne délèguent-elles pas leurs tâches ?

Il n’est pas toujours évident de savoir quand déléguer, surtout en tant que manager débutant. En voici plusieurs raisons chez certains :

• La crainte de passer plus de temps à expliquer comment faire plutôt qu’à faire le travail soi-même

• Le manque de visibilité sur le degré de priorité du travail

• L’envie de participer activement à un projet intéressant

• Le sentiment de culpabilité concernant l’attribution de travail supplémentaire aux autres

• Le doute quant à la présence d’une autre personne sachant effectuer le travail

• La volonté de se sentir important pour son équipe

Quand faut-il déléguer le travail ?

Impossible de décrire une situation lambda à l’occasion de laquelle il vous sera toujours utile de déléguer ! De manière générale, posez-vous les bonnes questions afin de déterminer s’il y a des avantages à confier un travail donné à un collègue.

Quelques questions à se poser avant de déléguer une tâche :

• Cette tâche est-elle plus en phase avec les priorités d’un autre membre de l’équipe ?

• Quelqu’un d’autre connaît-il le contexte et les informations nécessaires pour réaliser ce travail ?

• Cette tâche donnerait-elle à un collègue l’opportunité de monter en compétences ?

• Cette tâche sera-t-elle récurrente à l’avenir ?

• Ai-je le temps de déléguer efficacement cette tâche, y compris de former l’autre personne, de répondre à ses questions et de vérifier son travail ?

• Devrais-je personnellement prendre en charge ce travail (forte valeur ajoutée, essentiel à l’entreprise, etc.) ?

• Son échec nuirait-il à la réussite du projet ?

• A-t-on le temps de refaire le travail si nécessaire ?

Vous n’avez pas à répondre à toutes ces questions par l’affirmative pour déléguer le travail. Toutefois, le fait de vous les poser en amont vous aidera à identifier les tâches qu’il est préférable de confier à d’autres.

10 conseils pour déléguer le travail efficacement

Apprenez à déléguer différentes activités pour devenir un meilleur manager et permettre à vos collaborateurs de participer à des projets intéressants. Pour mieux appréhender le processus de délégation, suivez les 10 conseils ci-après :

1. Identifiez le travail à déléguer

Tout ne peut pas être délégué. Le travail stratégique ou essentiel à vos activités requiert en effet toute votre attention. Avant d’attribuer une telle tâche à un collègue, évaluez bien son importance et ce qu’implique pareille délégation.

Cela ne signifie pas pour autant que vous ne pouvez déléguer les tâches importantes. Si un autre membre de l’équipe a bonne connaissance du contexte, qu’il a l’expérience ou les compétences nécessaires pour effectuer le travail efficacement, ce peut être une bonne solution. En revanche, n’oubliez pas que la responsabilité du résultat final vous revient.

Quelques exemples de tâches à déléguer :

• Les tâches récurrentes à l’avenir : il est souvent utile de confier les tâches récurrentes à des collègues ayant davantage de temps et d’énergie à leur consacrer pour produire un travail de qualité.

• Les activités pour lesquelles un membre de l’équipe a manifesté son intérêt : si un collaborateur a indiqué souhaiter perfectionner une compétence existante ou en développer une nouvelle, voyez si vous pouvez lui déléguer des tâches qui l’aident à monter en compétences.

• Les tâches qui participent aux objectifs à atteindre par vos collègues : pour une délégation efficace, nous vous conseillons aussi d’attribuer à vos coéquipiers des tâches en rapport avec leurs objectifs professionnels.

2. Pratiquez le lâcher-prise

En tant que manager ou dirigeant débutant, vous hésiterez peut-être à confier une tâche importante à quelqu’un d’autre, tant vous vous sentez impliqué dans votre travail et responsable de sa bonne exécution.

Si vous devez absolument apprendre à déléguer, vous ne devez pas non plus ressentir de gêne à chaque réattribution. Commencez plutôt par confier de petits travaux avant de passer à des projets de plus en plus importants. Soyez patient, que ce soit envers vous-même comme envers les membres de votre équipe, et vous verrez que votre capacité à déléguer progressera avec le temps. N’oubliez pas non plus que vos collègues pourraient mettre plus de temps que vous à effectuer le travail, mais qu’en le leur attribuant, vous vous libérez du temps et leur offrez l’opportunité de développer leurs compétences par la même occasion.

3. Clarifiez les priorités

Vous déléguerez plus facilement en connaissant le degré de priorité et de difficulté des tâches concernées. Quand le degré de priorité est élevé, vous (ou un collègue) devez effectuer la tâche rapidement. Selon le type de travail, vous pouvez alors décider de le faire vous-même ou de le confier à un collaborateur.

La meilleure façon de clarifier les priorités est d’associer les activités aux objectifs de l’équipe et de l’entreprise. Une fois que votre équipe connaît l’importance de son travail, il lui est plus facile de gérer ses priorités et ainsi d’accomplir les tâches à haute valeur ajoutée. Si ce n’est déjà fait, constituez-vous une source unique de référence, par exemple grâce à un outil de gestion de projet. De cette manière, vous aurez tous une visibilité générale sur le travail et les échéances de chacun.

4. Déterminez les forces de chacun de vos collègues

Une partie du processus de délégation consiste à vous assurer que la personne à qui vous confiez le travail a les éléments nécessaires pour réussir. Une délégation efficace repose sur deux éléments : les membres de l’équipe à qui vous confiez le travail doivent avoir les compétences requises dans le domaine concerné et cette délégation doit leur offrir l’opportunité de monter en compétences.

Afin d’y parvenir, vous devez discerner clairement les forces de chacun des membres, mais aussi leurs centres d’intérêt. Lors de vos prochains entretiens individuels, prenez le temps de leur demander quelles compétences ils souhaitent améliorer, ainsi que celles qu’ils souhaitent acquérir.

5. Expliquez le contexte et faites office de guide

Au moment de confier le travail à un collègue, assurez-vous que celui-ci a tous les éléments pour réussir, notamment :

• Le mode d’emploi pour réaliser le travail

• L’échéance de la tâche déléguée

• Le contexte, les documents et les détails concernant le travail

• Les outils nécessaires pour le réaliser

• La priorité, les objectifs et les attentes pour cette tâche

• Les résultats attendus

• Les activités connexes

Gardez aussi à l’esprit qu’une tâche qui peut vous sembler facile pourra être une véritable découverte pour la personne à qui vous la confiez. Prenez le temps de la guider et de répondre à toutes ses questions en amont, afin de lui donner les clés pour réussir.

6. Investissez dans la formation

Dans certains cas, vous serez peut-être la seule personne de votre équipe à savoir comment réaliser un travail donné. Dans ce genre de situation, certains managers considèrent la délégation impossible. Pourtant, selon vos priorités, il est souvent préférable de former les membres de l’équipe afin qu’ils soient en mesure de réaliser ce type de travail à l’avenir.

La formation prenant du temps, nous aurions tendance à vouloir faire le travail nous-mêmes. Mais voyez plutôt cette formation comme un investissement pour votre équipe et votre propre charge de travail. Ce temps de formation sera rentabilisé plus tard, une fois la personne formée apte à effectuer le travail. Déléguez les tâches chronophages pour améliorer vos compétences en gestion du temps, tout en offrant de nouvelles opportunités aux membres de l’équipe.

Lorsque l’on forme un collègue sur une tâche, il s’agit également de le laisser résoudre ses problèmes et non lui fournir immédiatement une solution. Si le membre de l’équipe concerné rencontre un obstacle, demandez-lui comment il pense le surmonter. Plutôt que de régler le problème à sa place, essayez plutôt de le pousser à suggérer des solutions et de le guider vers la bonne réponse de façon à l’aider à améliorer ses compétences en prise de décision.

7. Donnez la priorité à la communication et au feedback

Déléguer le travail est une bonne occasion de pratiquer une communication bidirectionnelle. Veillez à ce que la personne à qui vous avez confié une ou plusieurs tâches ait le moyen de vous poser des questions et organisez un suivi régulier, par exemple des entretiens individuels au cours desquels vous pourrez revenir sur certains points.

Faites-lui des retours sur son travail pour toutes les tâches à venir que vous lui confierez. Recueillez également son propre feedback : avait-elle les informations suffisantes pour réussir ? D’autres éléments auraient-ils permis de réaliser le travail plus facilement ? Rappelez-vous là aussi que notre capacité à déléguer s’acquiert à long terme, et que le fait de solliciter du feedback nous aide à la développer.

8. Concentrez-vous sur les résultats

Quand vous déléguez des tâches, le but n’est pas de faire réaliser le travail à l’identique par un tiers. Votre collègue peut en effet faire appel à d’autres méthodes, pourvu qu’il obtienne les résultats escomptés.

Au cours du processus, au moment de conseiller les membres de votre équipe, évitez de passer trop de temps à leur expliquer comment faire. Concentrez-vous plutôt sur l’objectif final, en leur laissant le libre choix du processus à employer pour réaliser le travail. Cela leur permet d’approfondir leurs compétences et leur démontre, par la même occasion, que vous avez confiance en eux concernant la réalisation du travail.

9. Faites confiance, mais vérifiez

Une fois les tâches déléguées, essayez de prendre du recul et de laisser à vos collègues le champ libre pour travailler. Faites le point régulièrement et assurez-vous qu’ils n’ont pas besoin d’assistance supplémentaire, tout en leur laissant assez de liberté pour leur faire comprendre que vous avez toute confiance en votre équipe.

N’oubliez pas que la réussite du travail vous incombe. Si vous déléguez pour la première fois, veillez à mettre en œuvre un cycle de révision afin de vérifier le travail terminé et revoir le tir, le cas échéant.

10. Soulignez le mérite de chacun une fois le travail terminé

Déléguées efficacement, ces tâches seront autant d’opportunités pour les membres de votre équipe de développer de nouvelles compétences ou de participer à des projets importants. Une fois le travail terminé, veillez à ce que le membre de l’équipe concerné en soit félicité.

Des membres d’équipes interfonctionnelles pourraient vous attribuer tout le mérite, surtout si vous avez déjà réalisé un travail semblable précédemment. Faites donc bien attention à ce qu’on ne vous attribue pas le travail d’un autre, et prenez le temps de préciser à quel point vous êtes satisfait du travail de votre collaborateur.

Aussitôt délégué... aussitôt réalisé !

Déléguer le travail est non seulement un bon moyen d’améliorer vos compétences en gestion de projet, mais aussi d’encourager l’épanouissement professionnel de votre équipe. Pour mener vos collègues à la réussite, assurez-vous qu’ils aient toutes les informations nécessaires de façon à réaliser correctement les tâches qui leur sont attribuées.

Si ce n’est pas encore le cas, appuyez-vous sur un outil de gestion de projet. Ce dernier vous permettra de créer une source unique de référence essentielle à votre équipe pour obtenir davantage de visibilité sur le contexte, à tout moment : un indispensable pour bien travailler !